Aviso de Protección de Datos y Privacidad

Según las normas que rigen la privacidad de datos en algunos países, la persona que presenta una denuncia que contiene datos personales debe recibir información respecto de las prácticas de recopilación y conservación de la información presentada por esa persona a través de este servicio de línea de ayuda.

Si no desea aceptar los siguientes términos, no podremos aceptar ninguna información a través de esta línea de ayuda; en tal caso, le sugerimos denunciar este asunto directamente ante su supervisor o gerente, o ante un representante de los departamentos de Recursos Humanos, Asuntos Legales o Cumplimiento Global y Relaciones con el Personal, según la naturaleza de la posible infracción.

  • 1. Generalidades

    La Línea directa de ética y cumplimiento de MillerKnoll (“línea directa”) es un sistema de recepción telefónico y en línea proporcionado por MillerKnoll, con domicilio en 855 E. Main Avenue, Zeeland, MI 49464 (“MillerKnoll”) a sus empleados, vendedores, proveedores y socios comerciales y los de sus subsidiarias (“Denunciantes”) para denunciar presuntas violaciones de leyes o reglamentos, o políticas de la empresa relacionadas con asuntos financieros, contables, de auditoría y sobornos.

    Puede comunicarse con MillerKnoll para cualquier pregunta relacionada con este Aviso o este servicio de la siguiente manera:

    Correo electrónico: ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com

    En determinados países, como los Estados Unidos, la línea directa también podría usarse para denunciar presuntas infracciones relacionadas con otros asuntos. La línea directa y la base de datos en la que se almacenan los datos personales y la información que denuncie son operadas en los Estados Unidos por NAVEX. Esta Declaración de privacidad explica cómo NAVEX recopila, usa, protege y comparte sus datos personales.

  • 2. Uso de la línea directa

    El uso de la línea directa es completamente voluntario. Se lo anima a denunciar posibles infracciones directamente a su supervisor o gerente, o a un representante de los departamentos de Recursos Humanos, Asuntos Legales o Cumplimiento Global y Relaciones con el Personal, según la naturaleza de la posible infracción. Si considera que no puede hacerlo, puede usar la línea directa para presentar su denuncia.

    La línea directa es un sistema confidencial de presentación de denuncias que le permite denunciar presuntas violaciones de la ley o políticas de la empresa, así como otras irregularidades, a MillerKnoll. En algunos países, MillerKnoll podrá aceptar únicamente denuncias a través de la línea directa que se relacionen con asuntos financieros, contables, de auditoría, soborno, ley de competencia, discriminación y acoso, medioambiente, salud, higiene y seguridad. Si su denuncia pertenece a un asunto que, conforme a la legislación local, MillerKnoll no puede aceptar mediante la línea directa, tendrá que comunicarse con su supervisor o con la administración local o un representante de los departamentos de Recursos Humanos, Asuntos Legales o Cumplimiento Global y Relaciones con el Personal para denunciar el problema.

    Tenga en cuenta que la información que nos proporcione sobre usted mismo, sus colegas o cualquier aspecto de las operaciones de la empresa puede dar lugar a decisiones que afecten a otros. Por lo tanto, le pedimos que solo proporcione información que crea que es verdadera. Usted no será objeto de represalias por parte de MillerKnoll si denuncia de buena fe presuntas infracciones, incluso si luego resulta que su denuncia se basó en datos incorrectos. Sin embargo, tenga en cuenta que no se tolerará la presentación de información falsa o engañosa de forma deliberada. La información que presente se tratará con confidencialidad, salvo en casos en los que eso no sea posible a causa de requisitos legales o con el fin de realizar una investigación, en cuyo caso la información se tratará con cuidado. Le recomendamos que se identifique para que podamos realizarle las consultas necesarias.

  • 3. ¿Qué datos e información personales se recopilan y procesan?

    La línea directa capta los siguientes datos e información personales que usted proporciona al realizar una denuncia: (i) su nombre y detalles de contacto (a menos que su denuncia sea anónima) y si es empleado de MillerKnoll; (ii) el nombre y demás datos personales de las personas que usted menciona en la denuncia, si proporciona dicha información (es decir, descripción de las funciones y detalles de contacto), y (iii) una descripción de la presunta conducta indebida, así como también una descripción de las circunstancias en que se produjo el incidente. Tenga en cuenta que, según las leyes del país en que resida, es probable que la denuncia no pueda ser anónima; sin embargo, su información personal se tratará de manera confidencial y solo se divulgará según se establece a continuación.

  • 4. ¿Cómo se procesarán la información y los datos personales después de su denuncia, y quién podría tener acceso a ellos?

    Los datos personales y la información que usted proporcione se almacenarán en una base de datos ubicada en servidores atendidos y operados en los Estados Unidos por NAVEX . NAVEX ha formalizado compromisos contractuales con MillerKnoll para asegurar la información que brinde de acuerdo con la ley aplicable. NAVEX tiene el compromiso de mantener prácticas de privacidad y seguridad rigurosas, incluidas las relacionadas con el aviso, la elección, la transferencia ulterior, la seguridad, la integridad de los datos, el acceso y el cumplimiento.

    Usted puede contactar a MillerKnoll con cualquier solicitud relacionada con el uso, transferencia, corrección o eliminación de cualquiera de sus datos personales almacenados por este servicio en:

    Portal de derechos de privacidad: https://www.millerknoll.com/legal/privacy/privacy-rights

    Email: privacy@millerknoll.com

    Con el fin de procesar e investigar su denuncia y conforme a las disposiciones de la ley local, los datos personales y la información que usted brinde, quienes podrán acceder, procesar y utilizarlos son el personal relevante de MillerKnoll, incluidos los departamentos de Recursos Humanos, Finanzas, Riesgo Comercial/Auditoría Interna, Asuntos Legales, Cumplimiento Global y Relaciones con el Personal, gerencia, asesores externos (p. ej. asesores legales) o, en circunstancias limitadas, el personal técnico de NAVEX. Dichas personas pueden estar ubicadas en los Estados Unidos, en el Reino Unido o en cualquier otro lugar. Para obtener más detalles e información sobre cómo usamos y protegemos su información personal, visite nuestro Aviso de privacidad para empleados.

    La policía u otras autoridades reguladoras u organismos de aplicación también podrían tener acceso a la información y los datos personales que usted brinde. Los organismos correspondientes que reciban y procesen los datos personales pueden estar localizados en los Estados Unidos o en otro país que podría no brindar el nivel de protección de datos disponible en la Unión Europea.

    Los datos personales que usted brinde se conservarán el tiempo que sea necesario para procesar su denuncia o, si corresponde, el tiempo necesario para aplicar sanciones o para satisfacer nuestras necesidades legales o financieras.

  • 5. Acceso a la información concerniente a la denuncia

    MillerKnoll notificará rápidamente a cualquier persona que sea objeto de una denuncia en la línea directa, salvo que el aviso deba demorarse para garantizar la integridad de la investigación y la conservación de la información relevante.

    Con algunas excepciones, la persona denunciada podrá tener acceso a la información concerniente a la denuncia (con excepción de la identidad del denunciante) y solicitar la corrección de datos personales que sean imprecisos o incompletos, de acuerdo con la ley correspondiente. De manera similar, con algunas excepciones, los denunciantes también podrán tener acceso a la información sobre la denuncia y solicitar correcciones de sus datos personales, de acuerdo con la ley aplicable. Para hacer esas correcciones, comuníquese con el asesor general o con el ejecutivo de Cumplimiento Global.

  • 6. Reglamentos especiales del país

    En gran parte de la Unión Europea y áreas circundantes, los temas sobre los que tratan las denuncias pueden estar limitados; en general se limitan a las irregularidades sobre asuntos de contabilidad, auditoría, soborno, ley de competencia, discriminación y acoso, medioambiente, salud, higiene y seguridad. Además, algunos países restringen las denuncias de modo que solo puedan denunciarse empleados en funciones clave o de gerencia.

    Cualquier irregularidad o problema relacionados con temas que la ley no permite que se denuncien mediante la línea directa deberán comunicarse directamente a su gerente o supervisor o a un representante de los departamentos de Recursos Humanos, Asuntos Legales o Cumplimiento Global y Relaciones con el Personal, Riesgo Comercial/Auditoría Interna o por correo electrónico a ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com según corresponda para el asunto de la posible infracción. En algunos países, es posible que la ley no permita las denuncias anónimas, excepto en circunstancias muy puntuales.