Acerca de EthicsPoint
Aspectos generales de la presentación de denuncias
Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias
Consejos y prácticas recomendadas
Acerca de EthicsPoint
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias confidencial e integral creada por NAVEX que le permite a la gerencia y a los empleados trabajar juntos para tratar asuntos de fraude, abuso y conducta indebida en el lugar de trabajo, a la vez que cultiva un ambiente de trabajo positivo en el marco de la Cultura Organizativa de Nemak.
¿Por qué Nemak necesita un sistema como EthicsPoint?
- Nuestros empleados son nuestro activo más importante. Mediante la creación de canales de comunicación abiertos, fomentamos un ambiente de trabajo positivo y maximizamos la productividad.
- Un sistema de presentación de denuncias eficaz potenciará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
- Este sistema nos permite abordar comportamientos que van en contra de nuestros valores corporativos de respeto y responsabilidad, confianza y colaboración, innovación y orientación al cliente.
Aspectos generales de la presentación de denuncias
¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?
Sí. EthicsPoint le permite presentar denuncias confidenciales y anónimas, ya sea por teléfono o por Internet.
¿Qué tipo de situaciones debería denunciar?
El sistema de EthicsPoint permite que los empleados denuncien cualquier tipo de infracción de nuestro Código de conducta establecido o cualquier inquietud que tengan que va en contra de nuestra cultura organizativa.
Si veo una infracción, ¿no debería denunciarla solamente a mi gerente, a seguridad o a Recursos Humanos y dejar que esas personas se ocupen?
Cuando observe algún comportamiento que considere que infringe nuestro Código de conducta o entra en conflicto con nuestra cultura organizativa, esperamos que lo denuncie. Lo ideal sería que usted le comunique cualquier irregularidad a su gerente directo o a otro miembro de nuestro equipo de gerencia. Sin embargo, reconocemos que podría haber circunstancias en las que no se sienta a gusto denunciando el asunto de esta manera. Es por eso que nos asociamos con NAVEX. Preferimos que haga una denuncia anónima y no que se guarde la información.
¿Por qué debería denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo y, con ese derecho, viene la responsabilidad de actuar de una manera ética y avisar a las personas adecuadas si alguien no está actuando correctamente. Al trabajar juntos y vivir nuestros valores corporativos podemos mantener un ambiente de trabajo saludable y productivo. Además, la conducta corporativa indebida puede amenazar a la existencia misma de la empresa en su totalidad.
¿Quiere realmente la gerencia que yo presente denuncias?
Por supuesto que sí. De hecho, necesitamos que presente denuncias. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que usted sea la primera persona en enterarse de una actividad que podría ser motivo de denuncia. La denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro personal. Además, el hecho de ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas y así mejorar la cultura y el desempeño de la empresa.
¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias ingresan directamente en el servidor seguro de EthicsPoint. NAVEX pone estas denuncias solo a disposición de las personas específicas dentro de la empresa que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y el lugar del incidente. Cada uno de estos destinatarios de denuncias recibió la capacitación necesaria para mantenerlas en la mayor confidencialidad posible.
¿No es este sistema simplemente un ejemplo de que alguien me vigila?
No. El sistema de EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía general que nos permite brindarle un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos que busque asesoramiento sobre dilemas éticos, brinde sugerencias positivas o comunique una inquietud. En el lugar de trabajo actual, la comunicación eficaz es esencial y este sistema es una gran herramienta para mejorar esa comunicación.
Elegimos cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para respetar nuestras obligaciones de cumplimiento mientras mantenemos un ambiente positivo para presentar denuncias.
Seguridad y confidencialidad en la presentación de denuncias
Comprendo que cualquier denuncia que envíe desde una computadora de la empresa genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web con los que se conecta mi computadora. ¿No me identificarán en ese registro como el creador de la denuncia?
NAVEX no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, así que no hay información disponible que vincule a su computadora con EthicsPoint.
Si no le resulta cómodo hacer la denuncia desde su computadora personal del trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera del ambiente de trabajo (tal como la de un cibercafé o de la casa de un amigo) por medio del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de NAVEX muestran que menos del 12 % de las denuncias se generan durante el horario laboral.
¿Puedo presentar una denuncia desde casa y mantener el anonimato?
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario, y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, así que se mantiene el anonimato total.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint revele mi identidad. ¿Cómo puedo tener la seguridad de que eso no sucederá?
El sistema EthicsPoint protege su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como denunciante, debe asegurarse de que el cuerpo de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, “Desde mi cubículo al lado de Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
¿También es confidencial y anónima la línea telefónica directa gratuita?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador registrará sus respuestas en la página web de EthicsPoint. Durante su transferencia, a estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.
¿Qué ocurre si deseo identificarme cuando presento mi denuncia?
En la denuncia, hay una sección para que se identifique, si desea hacerlo.
Consejos y prácticas recomendadas
Tengo conocimiento de que algunas personas están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciarlo?
La empresa promueve el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluso a usted. Solo piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes para ver los efectos desastrosos que un desliz ético puede tener en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. Si usted toma conocimiento de cualquier incidente de conducta indebida, infracción relacionada con la ética o acciones que entren en conflicto con nuestra cultura organizativa, tenga en cuenta que su obligación ante usted mismo y ante sus compañeros es denunciarlo.
No sé bien si lo que observé o escuché es una infracción de una política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?
Presente una denuncia. NAVEX puede brindarle ayuda para preparar y presentar su denuncia para que se pueda comprender adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva, en lugar de permitir que una posible conducta poco ética pase inadvertida.
¿Qué sucede si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción? ¿No recibirán la denuncia e iniciarán un encubrimiento?
El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias garantizan que las partes implicadas no reciban una notificación ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?
Cuando presente una denuncia en la página web de EthicsPoint o por medio del centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un número único al azar denominado “clave de denuncia” y se le pedirá que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder a la denuncia inicial para agregar más información o responder las preguntas que haya planteado un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el tiempo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la empresa iniciaron un “diálogo anónimo”, en donde las situaciones no solamente están identificadas, sino que pueden ser resueltas, sin importar su complejidad.
¿Los seguimientos de estas denuncias son tan seguros como la primera denuncia que se presentó?
Todos los correos de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad de la denuncia inicial, por lo que continúa con la cobertura del anonimato.
¿Qué pasa si pierdo la clave de denuncia u olvido la contraseña que creé?
A fin de garantizar que se mantengan la seguridad y la confidencialidad, si pierde su clave de denuncia o contraseña, deberá presentar una nueva denuncia. En la nueva denuncia, mencione que esta se relaciona con una denuncia o pregunta presentada anteriormente.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su casa. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso a una computadora o le incomoda usarla, puede llamar a la línea directa y gratuita de EthicsPoint, que está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.