Acerca de EthicsPoint

Reportes: generalidades

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Consejos y mejores prácticas

Acerca de EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta integral y confidencial creada por NAVEX, que permite a la administración y a los empleados trabajar juntos para abordar temas de fraudes, abusos y otros comportamientos inapropiados en el lugar de trabajo, fomentando al mismo tiempo un ambiente laboral positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?

• Nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales de comunicación abiertos, promovemos un ambiente de trabajo positivo y maximizamos la productividad.
• Un efectivo sistema de reporte y denuncias complementa nuestros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.

Reportes: generalidades

¿Puedo presentar denuncias a través de internet?

Sí. EthicsPoint te permite presentar una denuncia confidencial y anónima a través de un portal web.

¿Qué tipo de situaciones debería denunciar?

El sistema EthicsPoint está diseñado para que presente denuncias de cualquier infracción a nuestro Código de ética y conducta, u otras inquietudes que pueda tener.

Si soy testigo de una infracción, ¿no debería reportarlo directamente a mi gerente, a seguridad o a recursos humanos y dejar que ellos se encarguen?

Cuando observes un comportamiento que creas que infringe nuestro Código de Ética y Conducta, esperamos que lo denuncies. Idealmente, deberías plantear cualquier preocupación a tu gerente o a otro miembro del equipo directivo. Sin embargo, entendemos que hay situaciones en las que puede no ser cómodo hacerlo. Por eso, hemos colaborado con NAVEX. Preferimos que denuncies de forma anónima, en lugar de guardar la información para ti.

¿Por qué debería denunciar lo que sé?

Todos tenemos el derecho de trabajar en un entorno positivo, y con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de manera ética y de informar a las personas adecuadas si alguien no está actuando correctamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. Además, las malas conductas pueden amenazar la existencia misma de una empresa.

¿La administración realmente quiere que yo presente una denuncia?

Definitivamente, sí. De hecho, necesitamos que lo hagas. Tú eres quien sabe lo que está sucediendo en la Compañía, tanto lo bueno como lo malo. Puede que tú seas el primero en conocer una actividad que puede generar preocupaciones. Tu denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la Compañia y su entorno. Además, tu contribución puede ayudar a identificar problemas que mejoren la cultura y el desempeño de la Compañia.

¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?

Las denuncias se envían directamente a un servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier incidente de seguridad. EthicsPoint permite que estas denuncias estén disponibles exclusivamente para personas dentro de la Compañia que estén a cargo de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y la ubicación del incidente. Cada uno de estos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener estas denuncias con la máxima confidencialidad.

¿No es este sistema solo un ejemplo de alguien vigilando mis acciones?

No. EthicsPoint es un aspecto positivo que nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Lo invitamos a buscar orientación sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar cualquier inquietud. La comunicación efectiva es crucial en el entorno laboral actual, y esta herramienta mejora esa comunicación.

Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta de reporte para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento, manteniendo al mismo tiempo un ambiente positivo para presentar las denuncias.

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Entiendo que cualquier reporte que envíe desde una computadora de la Compañia genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web a los que se conecta mi PC. ¿No me identificará este registro como la persona que inició una denuncia?

EthicsPoint no genera ni mantiene registros de conexión internos con direcciones IP, por lo que no hay información que vincule tu PC con EthicsPoint. Si te sientes incómodo haciendo un reporte desde tu PC de trabajo, puedes utilizar un ordenador fuera de nuestro entorno laboral a través del sitio web de EthicsPoint.

¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y seguir siendo anónimo?

Las denuncias realizadas desde su casa, la computadora de un vecino o cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. Los portales de Internet no identifican a los visitantes por su nombre de usuario, y el sistema EthicsPoint cubre las direcciones de Internet para garantizar que se mantenga el anonimato.

Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint pueda revelar mi identidad. ¿Cómo puedo asegurarme de que eso no suceda?

El sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, debe asegurarse de que el contenido de su denuncia no revele involuntariamente su identidad. Por ejemplo, evite frases como “Desde mi lugar de trabajo con Pablo Antonio Echevarria...” o “En mis 33 años...”.

¿Qué pasa si quiero identificarme en la denuncia?

Solo si tú lo deseas, hay una sección en el reporte donde puedes identificarte.

Consejos y mejores prácticas

Sé que algunas personas se comportan de manera poco ética, pero a mí no me afecta. ¿Por qué debería preocuparme por presentar una denuncia al respecto?

Nuestra Compañia promueve el comportamiento ético. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, perjudica a la Compañia y a todos los empleados, incluido usted. Solo tienes que pensar en los recientes escándalos corporativos para ver los efectos desastrosos que una falta de ética, aparentemente inofensiva, puede provocar en una compañía. De manera que, si usted conoce alguna situación de conducta inapropiada o infracciones éticas, considere que está en la obligación, tanto para ti mismo como para tus compañeros, denunciarlo.

No estoy seguro de si lo que observé o escuché constituye una infracción a la política de la empresa o implica un comportamiento poco ético, pero simplemente no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?

Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarlo a preparar y presentar su denuncia para que se comprenda correctamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva a que permita que un comportamiento poco ético pase desapercibido.

¿Qué sucede si mi gerente o los administradores están involucrados en una infracción? ¿No recibirán ellos la denuncia y tratarán de encubrirlo?

El sistema EthicsPoint y la distribución de denuncias garantizan que no se notifique a las partes involucradas ni se les dé acceso a las denuncias que los mencionan.

¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O bien, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas respecto a mi denuncia?

Cuando presentas una denuncia en el sitio web de EthicsPoint, recibes un número único y aleatorio llamado “Clave de Reporte” y se te pedirá elegir una contraseña. Luego, puedes regresar nuevamente al sistema de EthicsPoint y acceder al reporte original para agregar más detalles o responder a las preguntas de un representante de la Compañia. Te sugerimos que regreses al sitio en el tiempo especificado para responder a las preguntas de la empresa. Ahora tanto tú como la empresa han iniciado un "diálogo anónimo", donde no solo se identifican situaciones, sino que también se resuelven, sin importar su complejidad.

¿Es el seguimiento de las denuncias tan seguro como la denuncia original?

Toda la correspondencia en EthicsPoint se mantiene bajo las mismas estrictas medidas de confidencialidad que la denuncia inicial, lo que garantiza la continuidad del anonimato.

¿Qué pasa si pierdo la clave de denuncia u olvido la contraseña que creé?

A fin de mantener la seguridad y la confidencialidad, si pierde su clave de denuncia o contraseña, deberá presentar una nueva denuncia. En la nueva denuncia, mencione que está relacionada con una denuncia o pregunta que enviaste previamente.

¿Puedo presentar un reporte si no tengo acceso a Internet?

Solo se puede presentar un reporte en EthicsPoint desde una computadora con acceso a Internet. Puede hacerlo desde su casa o en muchos lugares públicos, como bibliotecas públicas con computadoras con acceso a Internet.