Acerca de EthicsPoint

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es una herramienta de denuncias completa y confidencial alojada por NAVEX, una empresa independiente externa, para ayudar a la dirección y a los empleados a colaborar frente al fraude, los abusos y otras conductas indebidas en el lugar de trabajo, y que permite al mismo tiempo cultivar un entorno laboral positivo.

¿Por qué es necesario un sistema como EthicsPoint?

• Creemos que nuestros empleados son nuestro activo más valioso. Al crear canales de comunicación abiertos, podemos promover un entorno laboral positivo y maximizar la productividad.
• Un sistema de denuncias eficaz aumentará el resto de nuestros esfuerzos para impulsar una cultura de integridad y de toma de decisiones ética.

Denuncias: aspectos generales

¿Puedo presentar una denuncia por Internet o por teléfono?

Sí. Con EthicsPoint, tiene la posibilidad de realizar una denuncia confidencial y anónima a través del teléfono o por Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

EthicsPoint está diseñado para que los empleados puedan denunciar cualquier violación de nuestro Código de Conducta o cualquier otro asunto que pudiera preocuparles.

Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente presentar un informe ante mi gerente, al personal de seguridad o al equipo de RR. HH. y dejar que sean ellos quienes se ocupen?

Si observa alguna conducta que considera que viola nuestro Código de Conducta, esperamos que la denuncie. Lo ideal sería que, en efecto, denunciara cualquier preocupación a su superior directo o a otro miembro del equipo de gestión. Sin embargo, sabemos que pueden darse circunstancias en las que no se encuentre cómodo presentando una denuncia sobre el problema de esta forma. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con EthicsPoint. Preferimos que denuncie el problema de forma anónima a que se calle la información.

¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con esto?

Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si todos colaboramos, podremos mantener un entorno laboral saludable y productivo. La conducta corporativa indebida puede amenazar la subsistencia de toda una empresa.

¿La gerencia desea realmente que presente una denuncia?

Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, lo bueno y lo malo. Es posible que se entere de una actividad que pueda ser motivo de inquietud. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la empresa y sus trabajadores. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativos.

¿Dónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las comunicaciones se envían directamente a través del servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible filtración de seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias exclusivamente a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluarlas, según el tipo de infracción y el sitio en el que tenga lugar el incidente. Cada una de estas personas ha recibido formación adecuada para tratar los informes con la máxima confidencialidad.

¿No es este solo un sistema de vigilancia?

El sistema de EthicsPoint se centra en preservar el aspecto más positivo de nuestra filosofía general y nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos solicitar asesoramiento sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar sus inquietudes. La comunicación eficaz es fundamental en el lugar de trabajo actual, y este sistema es una herramienta excelente para mejorar dicha comunicación.

Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y mantener al mismo tiempo un entorno positivo para la presentación de denuncias.

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

Entiendo que cualquier denuncia que envíe desde un ordenador de la empresa genera un registro de servidor que muestra todos los sitios web a los que se conecta mi ordenador; ¿este registro no me identifica como creador de origen de la denuncia?

EthicsPoint no genera ni mantiene registros de las conexiones internas con las direcciones IP; por lo tanto, no habrá información que vincule su ordenador con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint mantiene por contrato el compromiso de no intentar identificar a las personas denunciantes.

Si no se siente cómodo realizando una denuncia en el ordenador del trabajo, puede hacerlo desde uno externo al entorno laboral (como en una cafetería con acceso a Internet, en casa de un amigo, etc.) mediante el sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas escogen esta opción, puesto que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12 % de las denuncias se generan durante el horario de trabajo.

¿Puedo denunciar desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?

Las denuncias presentadas desde su casa, desde el ordenador de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato está totalmente garantizado. Además, EthicsPoint mantiene por contrato el compromiso de no intentar identificar a los denunciantes.

Me preocupa que la información que facilite a EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?

El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, como la parte denunciante, debe asegurarse de que el contenido de la denuncia no revele su identidad por error. Por ejemplo, “Desde mi cubículo, junto a Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.

¿El teléfono gratuito de presentación de denuncias también es anónimo y confidencial?

Sí. Se le pedirá que facilite la misma información que debe indicar para una denuncia por Internet, y su interlocutor registrará sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante su presentación.

¿Qué pasa si quiero identificarme en mi denuncia?

Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.

Consejos y prácticas recomendadas

Tengo constancia de que hay personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?

Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta poco ética, sea del nivel que sea, al final acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, y eso le incluye a usted. Solo tiene que recordar lo que sucedió en recientes escándalos corporativos para darse cuenta de los desastrosos efectos que un pequeño error de ética aparentemente inofensivo puede tener en una empresa con buena gestión hasta entonces. Por ello, si tiene conocimiento de algún incidente de conducta inapropiada o de infracción del código ético, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.

No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una violación de la política de la empresa o de si se puede considerar una conducta poco ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?

Presentar una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a preparar y presentar la denuncia de forma que comunique exactamente lo que desea. Preferimos que denuncie una situación que finalmente resulte inofensiva antes de dejar que un comportamiento potencialmente no ético no sea investigado porque no estaba seguro.

¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia?

El sistema EthicsPoint y su distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni puedan acceder a las denuncias en las que puedan haber sido nombradas.

¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? O, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre mi denuncia?

Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio del centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que escoja una contraseña. Después, podrá volver al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más datos o contestar a las preguntas que haya podido dejar un representante de la empresa a fin de aportar más información que ayude a resolver los asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio en el plazo especificado para contestar a las preguntas de la empresa. Usted y la empresa habrán iniciado un “diálogo anónimo” en el que no solo se identifican situaciones, sino que también se pueden resolver, con independencia del grado de complejidad que entrañen.

¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?

Toda la correspondencia mantenida a través de EthicsPoint se mantiene bajo el mismo nivel estricto de confidencialidad que la primera denuncia, preservando el anonimato de los denunciantes en todo momento.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar una denuncia de EthicsPoint desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Puede hacerlo desde su casa. Muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas públicas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo usando un ordenador, puede llamar sin coste alguno a la línea directa gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas al día, los 365 días del año.