Eettinen kuuma linja

Kysymyksiä ja vastauksia

Standard Industries -yhtiön eettinen kuuma linja - Usein kysytyt kysymykset

Ilmoittaminen – Yleistä

Ilmoittamisen turvallisuus ja luottamuksellisuus

Vinkkejä ja parhaita käytäntöjä

Standard Industries -yhtiön eettinen kuuma linja - Usein kysytyt kysymykset

Mikä on Standard Industries -yhtiön eettinen kuuma linja?

Standard Industries -yhtiön eettinen kuuma linja auttaa kaikkia vastuullisille henkilöille mahdollisuuden ilmoittaa huolenaiheista tai pyytää ohjeita käytännesääntöjen ja yrityskäytäntöjen mukaisista toimintaohjeista (mukaan lukien petokset, väärinkäytökset ja muut väärät toimintatavat työpaikalla) ja sovellettavista laeista. Kun otetaan huomioon liiketoimintamme maailmanlaajuinen luonne, kuuma linja on saatavilla eri kielillä.

Standard Industries -yhtiön eettistä kuumaa linjaa tukee riippumaton kolmannen osapuolen palveluntarjoaja NAVEX ja sen asianhallintasovellus EthicsPoint.

Miksi meillä on eettinen kuuma linja?

Uskomme, että eettinen ja rehellinen toiminta on välttämätöntä, ja haluamme antaa työntekijöillemme mahdollisuuden tehdä oikein ja puhua, jos ja kun heillä on huolenaiheita. Standard Industries -yhtiön eettinen kuuma linja auttaa kaikkia vastuullisille henkilöille mahdollisuuden ilmoittaa huolenaiheista tai pyytää ohjeita käytännesääntöjen ja yrityskäytäntöjen mukaisista toimintaohjeista ja sovellettavista laeista. Jos laki sen sallii, raportit voidaan antaa nimettömänä, ja kaikkia raportteja käsitellään erittäin luottamuksellisesti.

Ilmoittaminen – Yleistä

Minkä tyyppisistä tilanteista minun tulisi ilmoittaa?

Sinun tulee ilmoittaa toiminnasta tai käyttäytymisestä, joka on ristiriidassa käytännesääntöjemme, yrityskäytäntöjemme tai sovellettavien lakien kanssa. Tämä sisältää muun muassa seuraavaa:

Miksi on tärkeää ilmoittaa huolesta?

Käytännesääntöjemme, yrityskäytäntöjemme tai sovellettavien lakien vastainen toiminta voi aiheuttaa vaaroja ihmisille ja liiketoiminnallemme. Jokaisella meistä on velvollisuus toimia eettisesti ja esittää havaintoja tai huolenaiheita, joita meillä on epäeettisestä tai sopimattomasta käyttäytymisestä työpaikalla. Tutkimme kaikki huolenaiheet perusteellisesti varmistaaksemme, että asiat käsitellään asianmukaisesti, ja minimoimme mahdolliset kielteiset vaikutukset yritykseen.

Kuinka ilmoitan huolenaiheesta?

Työntekijöille, jotka olet huolissasi, ilmoita siitä mahdollisimman pian. Huolenaiheista voidaan ilmoittaa suoraan esimiehelle, henkilöstöosastolle, sisäiselle tarkastukselle, turvallisuusosastolle ja/tai lakiasiainosastolle. Huomaa, että sisäpiirikauppaan tai materiaaliseen ei-julkiseen tietoon liittyvät huolenaiheet tulee suunnata yksinomaan yrityksesi lakiasiainjohtajalle. Katso täydellinen luettelo käytettävissä olevista sisäisistä resursseista kohdassa Ilmoituskäytäntö.

Huolenaiheet voidaan ilmoittaa myös pöytätietokoneen tai matkapuhelimen kautta Standard Industries -yhtiön eettiseen kuumaan linjaan tai puhelimitse soittamalla paikallisen kuuman linjan numero, joka on saatavissa osoitteesta standardindustries.ethicspoint.com. Jos päätät ilmoittaa huolenaiheistasi puhelimitse, kuuman linjan edustajat kirjoittavat vastauksesi suoraan kuuman linjan turvalliseen ympäristöön.

Jos et halua raportoida huolta työtietokoneen tai mobiililaitteen kautta Standard Industries -yhtiön eettisen kuuman linjan kautta, voit käyttää työympäristön ulkopuolella olevaa laitetta kuuman linjan käyttämiseen.

Raportteja käsitellään yhtä turvallisemmin ja luottamuksellisina riippumatta siitä, onko ne lähetetty verkossa vai puhelimitse.

Entä jos muistan jotain tärkeää tapauksesta ilmoituksen tekemisen jälkeen?

Kun esität huolenaiheen Standard Industries -yhtiön eettisen kuuman linjan kautta käyttämällä joko verkkoportaalia tai kuuman linjan puhelinta, sinulle annetaan yksilöllinen ilmoitusavain ja sinua pyydetään valitsemaan salasana. Ilmoitusavaimen ja salasanan avulla voit palata uudestaan järjestelmään joko internetissä tai puhelimitse ja saada esille alkuperäisen raportin.

Minne huolenaiheeni menee?

Kun olet ilmoittanut huolenaiheesta verkossa tai puhelimitse, se syötetään suoraan kolmannen osapuolen järjestelmänvalvojan NAVEX in suojattuun palvelimeen. Tämän jälkeen tietyt asianomaisen liiketoiminnan ja toiminnon nimetyt edustajat tarkastavat raportin.

Kuka voi päästä näkemään raportoidun huolenaiheen?

Vain asianomaisen liiketoiminnan ja toiminnon nimetyt edustajat pääsevät katsomaan ilmoittamaasi huolenaihetta. Huolenaihe annetaan tarkasteluun vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen ilmoitetun ongelman tutkimiseksi ja tarvittaessa käsittelemiseksi. Jos laki sallii, raportit voidaan antaa nimettömänä, ja kaikkia raportteja käsitellään erittäin luottamuksellisesti.

Ilmoittamisen turvallisuus ja luottamuksellisuus

Miten yksityisyyteni on suojattu Standard Industries -yhtiön eettisen kuuman linjan yhteydessä?

Jos laki sallii, raportit voidaan antaa nimettömänä, ja kaikkia raportteja käsitellään erittäin luottamuksellisesti. Kolmannen osapuolen kuuman linjan järjestelmänvalvojamme NAVEX ei saa kertoa toimittajan henkilöllisyyttä. Voit edelleen varmistaa nimettömyytesi huolenaiheiden ilmoittamisen yhteydessä välttämällä kertomasta mitään yksityiskohtia, jotka voisivat paljastaa henkilöllisyytesi.

Voinko lähettää ilmoituksen kotoa ja pysyä silti tuntemattomana?

Riippumatta siitä, missä ja millä laitteella ilmoitat ongelmasta, henkilöllisyytesi pysyy suojattuna ja piilossa aina, kun paikallinen laki sen sallii. Tunnistetiedot, kuten IP-osoitteet, jätetään raportin ulkopuolelle nimettömyyden ja luottamuksellisuuden säilyttämiseksi. NAVEXin sopimusehdot estävät ilmoittamasta ilmoituksen tekijän henkilöllisyyttä.

Auttaako se, jos ilmoitan henkilöllisyyteni?

Raportin tutkiminen on yleensä nopeampaa ja tehokkaampaa, jos huolenaihetta tutkivat henkilöt voivat pitää seurantayhteyttä asiasta ilmoittaneen henkilön kanssa. Jos olet tunnistanut itsesi, tiimi pyrkii kaikin kohtuullisin keinoin kunnioittamaan luottamuksellisuuttasi. Henkilöllisyyttäsi ei paljasteta, ellei se ole tarpeen asianmukaisen tutkinnan suorittamiseksi, oikeudenkäynnin aikana tai paikallisten lakien tai paikallisten yritysten toimeksiantojen edellyttämällä tavalla.

Emme hyväksy minkäänlaista kostoa siitä, että ilmoitus tehdään hyvässä uskossa.

Miten voin seurata lähetetyn raportin tilaa?

Kun olet lopettanut huolenaiheen ilmoittamisen, saat ilmoitusavaimen (viitenumeron) ja sinua pyydetään luomaan salasana. Voit seurata raporttia käyttämällä ilmoitusavaintasi ja salasanaasi Standard Industries -yhtiön eettisen kuuman linjan kautta tai soittamalla kuuman linjan puhelinnumeroon.

Saatat joutua odottamaan muutaman päivän lähettämisen jälkeen, ennen kuin voit seurata edistymistä ja tarkistaa, onko sinulta pyydetty lisätietoja. Voit katsoa raportin tilan ja tarkistaa, onko se avoin vai onko se ratkaistu, mutta tutkimukseen liittyviä tietoja ei voida antaa, jotta kaikkia osapuolia voidaan suojella.

Mitä minun pitää tehdä, jos kadotan ilmoitusavaimeni tai salasanan?

Jotta luottamuksellisuus säilyisi mahdollisimman korkealla tasolla, sinua pyydetään ilmoittamaan uudesta huolenaiheesta, jos kadotat joko ilmoitusavaimen tai salasanasi. Mainitse, että uusi ilmoituksesi koskee aiemmin ilmoitettua raporttia.

Vinkkejä ja parhaita käytäntöjä

Tiedän joidenkin henkilöiden osallistuneen epäeettiseen käytökseen, mutta se ei vaikuta minuun. Tuleeko minun ilmoittaa asiasta?

Kyllä. Kaikenlainen epäeettinen toiminta millä tahansa tasolla vahingoittaa lopulta yhtiötä ja kaikkia työntekijöitämme. Jos olet tietoinen väitetystä rikkomuksesta tai eettisestä rikkomuksesta, pidä vastuusi ilmoittaa huolenaiheesta.

En ole varma, voidaanko havaitsemaani tai kuulemaani asiaa pitää käytännesääntöjen, yrityskäytäntöjen tai lakien rikkomuksena tai liittyykö siihen epäeettistä käytöstä, mutta se ei näytä minusta oikealta. Mitä minun pitäisi tehdä?

Ilmoita huolenaiheesta. Me pidämme parempana, että ilmoitat lopulta harmittomaksi osoittautuvan asian sen sijaan, että antaisit epäeettisen tai laittoman käyttäytymisen jatkua puuttumatta siihen epävarmuuden vuoksi.

Kuten mainitaan ilmoituskäytännössämme, olemme sitoutuneet ylläpitämään työympäristöä, jossa yksilöt voivat ilman pelkoa kostotoimista raportoida kaikista toimista, joiden he tietävät tai uskovat rikkovan yhtiön ohjeita tai käytäntöjä tai lakeja kaikissa maissa, missä yrityksellämme on liiketoimintaa.

Entä jos pomoni tai muut johtajat ovat osallisina rikkomuksessa? Saavatko he raportin?

Standard Industries -yhtiön eettinen kuumalinja on suunniteltu siten, että osallisena oleville osapuolille ei ilmoiteta tai myönnetään pääsyä raportteihin, joissa heidät on nimetty, ellei paikallinen laki sitä edellytä.

Entä jos teillä on kysyttävää minulta raportistani?

Huolenaiheesi tutkimisesta vastaavat henkilöt voivat lähettää kysymyksiä verkkoportaalissa, vaikka ilmoittaisit nimettömänä. Kun saat ilmoitusavaimen, saat myös raportin arvioidun käsittelyajan. Suosittelemme arvioidun ajan kuluttua tarkastamaan onko sinulle esitetty kysymyksiä.

Ovatko ilmoitusten seurantaviestit yhtä suojattuja kuin alustava ilmoitus?

Kaikki kirjeenvaihto pidetään yhtä luottamuksellisena kuin alkuperäinen raportti ja pysyy saman anonymiteettisuojan alaisena siinä määrin kuin paikallinen laki ja yrityskäytännöt sen sallivat.

Voinko tehdä ilmoituksen, vaikka minulla ei olisi pääsyä internetiin?

Jos sinulla ei ole internetyhteyttä tai jos tietokoneen käyttö tai matkapuhelimen käyttö on sinulle epämukavaa, voit soittaa kuuman linjan puhelinpalveluun, joka on avoinna vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Kansainväliset valintavaihtoehdot ovat saatavilla maittain Standard Industries -yhtiön eettisellä kuumalla linjalla, kun valitset "Ilmoita huolesta".