Foire aux questions

Qu’est-ce que le Service d’assistance ?

Le Service d’assistance est un service qui permet à la direction et aux employés de travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et les autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif.

Nous voulons que nos employés de Spirit sachent que l’aide n’est qu’à un clic ou un coup de téléphone, nous sommes là pour écouter vos préoccupations ou répondre à vos questions en utilisant le Service d’assistance.

Pourquoi avons-nous besoin d’un Service d’assistance ?

• Nos employés constituent notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous favorisons la création d’un environnement de travail positif et maximisons la productivité.
• La loi impose aux sociétés cotées en bourse de disposer d’un moyen anonyme de signalement permettant de dénoncer les fraudes comptables ou de vérification directement au comité de vérification.
• Un système de signalement efficace complète les autres efforts que nous déployons pour instaurer une culture de l’intégrité et de l’éthique dans notre prise de décisions.

Qu’est-il arrivé à EthicsPoint?

Nous voulons que nos employés de Spirit sachent que l’aide n’est qu’à un clic ou un coup de téléphone, nous sommes là pour écouter vos préoccupations ou répondre à vos questions en utilisant le Service d’assistance.

Le Service d’assistance fonctionne grâce au logiciel EthicsPoint. EthicsPoint est un outil complet de signalement confidentiel créé par NAVEX. Le logiciel EthicsPoint aide la direction et les employés à travailler main dans la main dans la lutte contre les fraudes, les abus et autres conduites répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement professionnel positif.

Signalement – Généralités

Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?

Oui. Le Service d’assistance vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone, soit par Internet.

Quel type de situations dois-je signaler ?

Le Service d’assistance permet aux employés de signaler toutes les violations de notre Code de conduite ou toute autre préoccupation qu’ils pourraient avoir.

À quoi ressemble le processus de signalement ?

Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?

Lorsque vous êtes témoin d’un comportement qui vous semble contrevenir au Code de conduite, nous comptons sur vous pour le signaler. Dans l’idéal, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct, au service des ressources humaines ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de nous associer à NAVEX. Nous préférons que vous signaliez un problème anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.

Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent l’existence même de l’entreprise tout entière.

La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?

Absolument. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, ce qui est positif comme ce qui est négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur Spirit et nos clients et employés. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de l’entreprise.

Où vont ces signalements ? Qui peut y avoir accès ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint. NAVEX ne mettra ces signalements qu’à la disposition des personnes de l’entreprise spécifiquement chargées d’évaluer le signalement, en fonction du type de violation ou du lieu où le problème est survenu. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?

Non. Le Service d’assistance s’inscrit dans notre philosophie positive globale en nous permettant de garantir un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme déontologique et à nous faire part de vos suggestions constructives et de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.

Nous avons soigneusement sélectionné le meilleur outil de signalement pour nous permettre de répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement positif.

Sécurité et confidentialité des signalements

D’après ce que je sais, n’importe quel signalement que je soumets à partir d’un ordinateur de l’entreprise génère un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce fichier journal ne risque-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement ?

NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses de protocole Internet (IP) et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur au Service d’assistance, utilisant EthicsPoint.

Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur (tel qu’à la bibliothèque publique ou au domicile d’un ami) via le site Internet sécurisé d’EthicsPoint. Il s’agit de la méthode la plus utilisée, comme l’indiquent les statistiques de NAVEX : moins de 12 % des signalements sont soumis durant les horaires de bureau.

Puis-je soumettre un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?

Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant d’utilisateur et le système efface les adresses IP de manière à ce que l’anonymat soit toujours garanti.

Je crains que les informations que je fournis ne finissent par dévoiler mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?

Le système préserve votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupond » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... »

L’assistance téléphonique gratuite est-elle également confidentielle et anonyme ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Internet. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.

Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?

Si vous le souhaitez, une rubrique du signalement vous permet de décliner votre identité.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?

Notre entreprise opte pour la déontologie. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à l’entreprise et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Si vous avez connaissance de comportements contraires à la déontologie ou de violations éthiques, il est de votre devoir – envers vos collaborateurs et envers vous-même – de les signaler.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation d’une politique de l’entreprise ou un comportement contraire à la déontologie, mais cela me semble suspect. Que faire ?

Signalez votre préoccupation. NAVEX peut vous aider à préparer et à déposer votre dossier de signalement, de façon à ce qu’il soit parfaitement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte inoffensive plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Que faire si mon patron ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Le système et la transmission des signalements sont conçus de manière à ce que les parties concernées n’en soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Que se passe-t-il si l’entreprise a d’autres questions à me poser concernant ce dernier ?

Lorsque vous signalez un préoccupation sur le site Web ou via le centre d’appels, vous recevez un numéro unique choisi au hasard, appelé « clé de signalement », et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système, soit sur Internet, soit par téléphone, et accéder au signalement initial pour ajouter des informations ou pour répondre aux questions posées par un représentant de l’entreprise. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de l’entreprise. L’entreprise et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations ne seront pas seulement identifiées, mais également résolues, quel que soit leur niveau de complexité.

Ces suivis de signalements sont-ils aussi sûrs que la première communication ?

Toute la correspondance est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.

Que dois-je faire si j’ai oublié ma clé de signalement ou le mot de passe que j’ai créé ?

En cas de perte de votre clé de signalement ou de votre mot de passe, vous devrez effectuer un nouveau signalement afin de maintenir la confidentialité et la sécurité. Mentionnez alors dans le nouveau signalement qu’il fait référence à un signalement ou une question que vous avez préalablement soumis.

Est-il possible de signaler un problème si je n’ai pas accès à Internet ?

Vous pouvez déposer un signalement depuis n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à Internet. Vous pouvez déposer votre signalement depuis votre domicile. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à Internet ou s’il vous est difficile d’utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler le numéro vert du Service d’assistance, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.