Foire aux questions

À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

  • EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX pour aider la direction et les employés à travailler main dans la main en vue de lutter contre les fraudes, les abus et autres conduites répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement de travail positif.

Pourquoi un système tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?

  • Nous sommes convaincus que nos employés constituent notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous pouvons promouvoir un environnement de travail positif et maximiser la productivité.
  • La loi impose aux sociétés cotées en bourse de disposer d’un moyen anonyme de signalement permettant de dénoncer les fraudes comptables ou d’audit directement au comité d’audit. Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques.

À propos du Service d’assistance Speak Up

Qu’est-ce que le Service d’assistance Speak-Up de NVIDIA ?

  • Le Service d’assistance Speak Up de NVIDIA est un canal de signalement conçu pour permettre aux employés, clients ou prestataires d’exprimer leurs préoccupations lorsqu’ils sont témoins ou soupçonnent la survenue d'un événement inapproprié et/ou contraire à notre Code. Le Service d’assistance Speak Up est disponible 24h/24 et 7j/7. Il permet de transmettre des demandes d'informations par téléphone, en ligne ou via le QR code mobile.

Qu’est-ce que le Service d’assistance Speak-Up de NVIDIA ?

  • Le Service d’assistance Speak Up de NVIDIA est important car les valeurs d’intégrité, d’équité et de responsabilité forment la pierre angulaire de tout ce que nous entreprenons. Le Code de NVIDIA énonce notre engagement commun à préserver et développer ces valeurs, à entretenir des relations exceptionnelles entre nous ainsi qu’avec nos clients, nos actionnaires et nos communautés. Tel est le fondement de ce qui constitue un NVIDIEN.
  • Le Service d’assistance Speak Up de NVIDIA fournit un moyen facile d’entrer en contact avec nous lorsque vous êtes témoin ou soupçonnez la survenue d’un événement inapproprié dans le cadre de vos interactions avec des clients, des prestataires ou d’autres employés. Le signalement d’un éventuel problème ne saurait donner lieu à des représailles et vous pouvez choisir de rester anonyme dans la plupart des cas (sauf si la loi locale l’interdit).

Si je signale un problème, dois-je craindre des représailles ?

  • Non. Chez NVIDIA, nous comptons sur nos employés pour être nos yeux et nos oreilles. Vous n’avez aucune crainte à avoir lorsque vous signalez un problème. Notre Code interdit strictement toute forme d’intimidation ou de représailles à l’encontre des personnes qui nous contactent de bonne foi pour signaler une violation présumée ou avérée de notre Code, ou des personnes qui nous assistent dans la réalisation d'une enquête. Si vous craignez des représailles, signalez-le immédiatement à votre responsable, au service des ressources humaines ou au Service d’assistance Speak Up.

Si je signale un problème, mon responsable, mes coéquipiers et les autres employés en seront-ils informés ?

  • Lorsque vous nous communiquez un problème, nous nous engageons à le traiter avec discrétion. Nous en informerons uniquement les personnes compétentes pour examiner et/ou remédier au problème. Dans certains cas, vous pouvez choisir de rester anonyme lors de votre signalement. Cependant, vous devez garder à l’esprit que vous ne vous exposez à aucune forme de représailles lorsque vous nous contactez de bonne foi pour signaler un problème.

Signalement – Généralités

Comment signaler un problème via le Service d’assistance Speak Up de NVIDIA ?

  • Vous pouvez signaler un problème par téléphone, en ligne ou via votre mobile. Si vous nous contactez par téléphone, un membre de l’équipe externe s’entretiendra avec vous afin de comprendre votre problème. Si vous effectuez votre signalement en ligne ou via le QR code mobile, vous recevrez une réponse dans un délai de deux jours ouvrables.

Puis-je conserver l’anonymat ?

  • Dans la plupart des cas, vous avez la possibilité d’effectuer un signalement anonyme et confidentiel (sauf si la loi locale l’interdit). Si vous choisissez de rester anonyme, merci de fournir des informations aussi détaillées que possible afin de permettre un examen approfondi du problème. Si vous choisissez de rester anonyme, nous échangerons avec vous par l’intermédiaire de cet outil en fonction des besoins et cela n’affectera pas la qualité de l’enquête.

Quels types de problèmes dois-je signaler ?

  • Contactez le Service d’assistance Speak Up de NVIDIA lorsque :
    • Vous ou une autre personne avez fait l’objet d’un traitement inéquitable, de brimades, de harcèlement, de discrimination ou d'une violation d’une politique/de la loi ; et/ou

    • Des propos inconvenants ont été tenus sur le lieu de travail (par exemple, un commentaire à propos d’une actualité, une catégorie protégée, la politique, etc.).

    • Vous avez été témoin de ou détenez des informations concernant une violation de notre Code par un membre de NVIDIA.

Par quels moyens puis-je signaler un problème ?

Dois-je signaler les violations des politiques de NVIDIA ?

  • Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir dans le respect de l’éthique et de prendre les mesures nécessaires pour signaler un problème en cas d’agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent la subsistance de la société tout entière.

Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des RH pour les laisser s’en occuper ?

  • Lorsque vous constatez des comportements qui vous semblent contraires à notre Code, il est important de les signaler. Idéalement, vous devez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de nous associer à NAVEX. Nous préférons que vous signaliez une préoccupation anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi prendre la peine de les signaler ?

  • Notre entreprise opte pour la déontologie. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à l’entreprise et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Si vous avez connaissance de comportements contraires à la déontologie ou de violations éthiques, il est de votre devoir – envers vos collaborateurs et envers vous-même – de les signaler.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation d’une politique de l’entreprise ou un comportement contraire à la déontologie, mais cela me semble suspect. Que faire ?

  • Signalez le problème. NAVEX peut vous aider à rédiger et à envoyer votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Que faire si mon patron ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

  • Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées n’en soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

En quoi mon signalement va-t-il aider NVIDIA ?

  • Nous tenons à connaître les problèmes afin d’y remédier. Lorsque vous signalez un problème, votre contribution peut nous aider à identifier les points susceptibles d’améliorer notre culture et notre environnement de travail.
  • Pourquoi devrais-je les signaler ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
    • Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir dans le respect de l’éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail sain et productif.
  • La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?
    • Absolument. Nous avons d’ailleurs besoin que vous le fassiez. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur la société et ses employés. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de la société.

Où les signalements sont-ils envoyés ? Qui peut y avoir accès ?

  • Lorsque vous contacter le Service d’assistance Speak Up, un signalement est directement saisi dans un système sécurisé tiers indépendant pour empêcher toute faille de sécurité éventuelle. Ce signalement est ensuite rendu accessible uniquement à un membre de l’équipe chargée de l’enquête au sein de NVIDIA, qui mène l’enquête en fonction du type de violation et du lieu de l’incident. Ce membre de l’équipe a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements dans la plus grande confidentialité.

Qui examine le problème ?

  • Un membre de l’équipe chargée de l’enquête qui a suivi une formation approfondie sur notre Code et la résolution des problèmes signalés sera affecté à chaque problème signalé. Il examinera minutieusement le problème, en impliquant uniquement les parties compétentes pour le résoudre, en toute discrétion.

Si l’on me contacte à propos d'un problème signalé par quelqu’un d’autre, dois-je répondre aux questions posées et/ou fournir les informations demandées ?

  • Oui. Si une autre personne a contacté le Service d’assistance Speak Up pour signaler un problème, et si vous êtes susceptible de détenir des informations à ce propos, vous êtes tenu de participer autant que nécessaire à notre examen approfondi du problème.

Quelles sont les suites possibles de l’examen approfondi d’un problème ?

  • Selon le niveau de gravité du problème et les conclusions de l’examen, les suites peuvent aller de l’absence d’action à une session d’information et de coaching, ou encore une sanction disciplinaire, licenciement compris.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Que se passe-t-il si NVIDIA a d’autres questions à me poser sur mon signalement ?

  • Lorsque vous contactez le Service d’assistance Speak Up, vous recevez un nom d’utilisateur unique et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ensuite vous reconnecter au système du Service d’assistance, accéder au signalement d’origine et y apporter des précisions/répondre aux questions de suivi posées. Des informations concernant les délais de reconnexion au système pour répondre aux questions vous seront également fournies.

Les questions de suivi des signalements sont-elles sécurisées ?

  • Oui. Tous les contacts garantissent le même niveau de confidentialité que lors du premier signalement et vous pourrez continuer à préserver votre anonymat si vous le souhaitez (si la loi locale l’autorise).

Sécurité et confidentialité des signalements

Je comprends que l’entreprise contrôle toutes les activités exécutées sur les ordinateurs de la société. Cela signifie-t-il que si je signale un problème depuis mon ordinateur professionnel, je serai facilement identifié comme l’auteur d'un signalement ?

  • Tous les signalements effectués via le Service d’assistance Speak Up sont transmis à un tiers qui ne génère ni ne conserve aucune donnée interne concernant la source de la transmission, notamment les adresses IP et les numéros de téléphone. Il n’existe donc aucune information permettant d’associer votre ordinateur professionnel à un signalement.
  • Si vous hésitez à envoyer un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un ordinateur externe (par exemple, votre ordinateur personnel ou un ordinateur localisé au domicile d’un ami) ou via la connexion mobile. Il n’est pas inhabituel de signaler un problème en dehors des horaires de bureau.

Puis-je signaler un problème depuis mon domicile tout en choisissant de rester anonyme ?

  • Les signalements effectués depuis le domicile, l’ordinateur d'un ami ou un portail Internet ou mobile resteront sécurisés et vous aurez la possibilité de conserver l’anonymat (sauf si la loi locale l'interdit).

L’assistance téléphonique gratuite est-elle également confidentielle et anonyme ?

  • Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet ou depuis votre mobile et l’opérateur saisira vos réponses sur le système. Ces signalements sont soumis aux mêmes mesures de sécurité et de confidentialité que ceux des signalements effectués par Internet et sur mobile. Vous pouvez choisir de rester anonyme (sauf si la loi locale l’interdit).

Que dois-je faire si je souhaite être identifié(e) dans mon signalement ?

  • La plupart des employés qui signalent des problèmes déclinent leur identité. Cela permet d’obtenir des informations utiles, d’identifier les témoins et de procéder à des entretiens détaillés complémentaires pour examiner le problème en profondeur.