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À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX pour permettre à la direction et aux salariés de travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et autres agissements répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif.

Pourquoi avons-nous besoin d’un système comme EthicsPoint ?

Signalement – Généralités

Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?

Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme aussi bien par téléphone que par Internet.

Quel type de situations dois-je signaler ?

Le système EthicsPoint permet aux employés de signaler toutes les violations de notre code de conduite ainsi que toute autre préoccupation qu’ils pourraient avoir.

Si je constate une violation, mon rôle ne se limite-t-il pas à avertir mon responsable, la sécurité ou le service des ressources humaines pour les laisser s’en occuper ?

Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre Code de conduite, nous comptons sur vous pour les signaler. Idéalement, vous devriez faire part de vos préoccupations à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe de direction. Nous comprenons toutefois que, dans certaines circonstances, vous pourriez hésiter à procéder de la sorte. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de nous associer à NAVEX. ​ Nous préférons que vous signaliez un problème via le système de signalement des manquements à la conduite et à l'éthique de TD Bank plutôt que de garder ces informations pour vous.

Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Chez TD, nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui.

Nous tirons tous profit du maintien et de la préservation de la culture éthique de TD et du fait que nos employés agissent de manière appropriée. Notre attente que les employés signalent les fautes professionnelles dont ils sont témoins fait partie intégrante de notre Code de conduite et d'éthique.

La direction de TD Bank Group souhaite-t-elle vraiment que je fasse mon signalement ?

Certainement. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, le positif comme le négatif. Vous pourriez être la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Votre signalement pourrait minimiser ses répercussions potentielles sur la société et notre personnel. Par ailleurs, faire part de suggestions constructives permet d’identifier des éléments susceptibles d’améliorer la culture et les performances de la société.

Où vont ces signalements ? Qui peut y accéder ?

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint. NAVEX n’autorise l’accès aux signalements qu’aux seules personnes de chez TD spécifiquement chargées de les évaluer en fonction du type de violation ou du lieu où l’incident s’est produit. Chacun des destinataires des signalements a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements avec la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?

Non. Le système EthicsPoint s’inscrit dans notre philosophie positive globale en nous permettant de garantir un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme éthique, à nous communiquer vos suggestions constructives et à nous faire part de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard.

Nous avons sélectionné avec soin le meilleur outil de signalement pour répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement sain.

Sécurité et confidentialité des signalements

D’après ce que je sais, tout signalement que j’envoie à partir d’un ordinateur de l’organisation génère un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Internet auxquels l’ordinateur se connecte. Ce fichier journal ne risque-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement ?

NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal de connexion interne contenant des adresses IP ; il n’existera par conséquent aucune information susceptible de relier votre ordinateur à EthicsPoint.

Si vous hésitez à envoyer un signalement avec l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez vous connecter au site Web sécurisé d’EthicsPoint via un autre ordinateur (cybercafé, domicile d’un ami, etc.).

Est-il possible d’effectuer un signalement de mon domicile tout en conservant l’anonymat ?

Les signalements effectués de votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes si vous avez opté pour l’anonymat. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total.

J’ai peur que les informations que je pourrais fournir à EthicsPoint dévoilent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous m’assurer que cela ne se produira pas ?

Le système EthicsPoint préserve votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme en tant qu’auteur du signalement, vous devez également vous assurer que son contenu ne révèle pas votre identité par mégarde Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupont » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... ».

Le service d’assistance téléphonique gratuit est-il également confidentiel et anonyme ?

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Les mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent à la transmission de ces signalements.

Que dois-je faire si je souhaite de m'identifier dans mon signalement ?

Le formulaire de signalement comporte une section où vous pouvez vous identifier si vous le souhaitez.

Il est généralement très utile pour TD que vous vous identifiiez. Au cours de l'examen de votre signalement, nous pourrions vous demander des informations supplémentaires. Dans tous les cas, si vous déposez un signalement, veuillez revenir pour faire le suivi du signalement afin de voir si nous avons des questions à vous poser.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais cela ne me concerne pas. Pourquoi devrais-je prendre la peine de les signaler ?

TD encourage les comportements éthiques. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à l'entreprise et à tous ses salariés, vous y compris. C'est pour cette raison que nous avons précisé dans le Code de conduite et d'éthique que les employés sont tenus de signaler tout comportement répréhensible ou toute violation de l'éthique dont ils sont témoins.

Je ne suis pas certain(e) que ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation d’une politique de l'entreprise ou implique un comportement contraire à l’éthique, mais cela ne me semble pas approprié. Que dois-je faire ?

Rédigez un signalement via le portail de signalement des manquements à la conduite et à l'éthique de TD Bank. EthicsPoint peut vous aider à préparer et à rédiger votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Que faire si mon supérieur hiérarchique ou d’autres responsables sont impliqués dans une violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?

Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les personnes concernées n’en soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Ou que se passe-t-il si l'entreprise a d’autres questions à me poser au sujet de mon signalement ?

Lorsque vous signalez un problème sur le site Web ou via le centre d’appels d’EthicsPoint, vous recevez un numéro unique sélectionné au hasard (une « clé de signalement ») et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint, en ligne ou par téléphone, et accéder à votre signalement initial pour ajouter des informations ou répondre aux questions posées par le membre de la société chargé de le traiter. Nous vous recommandons fortement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de l'entreprise.

Ces suivis sont-ils aussi sécurisés que le signalement initial ?

Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.

Que faire si j’ai perdu ma clé de signalement ou oublié le mot de passe que j’ai créé ?

Si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe, il vous faudra effectuer un nouveau signalement afin de garantir la confidentialité et la sécurité du système. Veuillez indiquer dans le nouveau signalement qu’il fait référence à une préoccupation ou à une question déjà envoyée.

Puis-je faire un signalement si je n’ai pas accès à Internet ?

Vous pouvez envoyer un signalement à EthicsPoint de n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez l’envoyer de votre domicile. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou s’il vous est difficile d’en utiliser un, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par année.