Foire aux questions

Signalement – Dispositions générales

Sécurité et confidentialité des rapports

À propos de NAVEX

Qu’est-ce que NAVEX ?

NAVEX est un outil de signalement exhaustif et confidentiel permettant à la direction et aux employés de travailler main dans la main dans la lutte contre le harcèlement, les discriminations, la fraude et les autres conduites répréhensibles sur le lieu de travail.

Pourquoi un système tel que NAVEX est-il nécessaire ?

Un système de notification efficace viendra compléter nos autres efforts pour favoriser une culture de l'intégrité et une prise de décision éthique.
Les sociétés cotées en bourse sont tenues par la loi d'avoir un moyen de déclaration anonyme pour traiter les fraudes en matière de comptabilité et d'audit directement au comité d'audit.

Conseils et bonnes pratiques

Je suis conscient que certaines personnes ont un comportement contraire à l'éthique, mais cela ne me concerne pas. Pourquoi devrais-je me donner la peine de le signaler ?

Tout comportement contraire à l'éthique, à quelque niveau que ce soit, finit par nuire à l'entreprise et à tous les employés, y compris à vous-même. Il suffit de considérer ce qui s'est passé lors des récents scandales d'entreprises pour constater les effets désastreux qu'un manquement apparemment inoffensif à l'éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Si vous avez connaissance de comportements contraires à la déontologie ou de violations éthiques, il est de votre devoir – envers vos collaborateurs et envers vous-même – de les signaler.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu c'est une violation de la politique de l'entreprise ou implique un comportement contraire à la déontologie, mais cela ne me semble pas juste. Que dois-je faire?

Rédiger un rapport. NAVEX peut vous aider à préparer et à déposer votre rapport, de façon à ce qu’il soit parfaitement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte inoffensive plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à la déontologie parce que vous avez exprimé des doutes.

Que faire si mon patron ou d'autres cadres sont impliqués dans une infraction ? Recevront-ils un rapport ?

Le système et les protocoles de distribution de rapports de NAVEX sont conçus de manière à ce que les parties concernées n’en soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux déclarations citant leurs noms.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé ma déclaration ?

Lorsque vous soumettez un signalement, que ce soit en ligne ou via le centre de contact de NAVEX, une clé de signalement unique vous est attribuée et vous devez choisir un mot de passe. Votre clé de signalement et votre mot de passe vous permettent de retourner dans le système de NAVEX, sur Internet ou par téléphone, et d’accéder au signalement initial. Vous pourrez alors ajouter des détails supplémentaires.

Que faire si vous avez des questions à me poser concernant ma déclaration ?

Le système NAVEX dispose d’une fonctionnalité permettant aux représentants de l’entreprise de vous poser des questions, même si vous avez effectué votre déclaration dans l’anonymat. Le délai de traitement de votre déclaration vous est communiqué lorsque vous recevez votre clé de déclaration. À l’expiration du délai, nous vous recommandons vivement de vérifier si des questions vous ont été posées. Cette possibilité d’échange d’informations signifie que les situations signalées pourront non seulement être identifiées, mais également résolues, quel que soit leur degré de complexité.

Ces suivis de déclarations sont-ils aussi sûrs que les premières ?

Toutes les correspondances de NAVEX sont tenues dans le même niveau de confidentialité que le rapport initial, et se poursuivent sous le couvert de l'anonymat, si vous le souhaitez (et lorsque la législation locale le permet).

Puis-je faire une déclaration si je n'ai pas accès à l'internet ?

Vous pouvez faire une déclaration NAVEX depuis n'importe quel ordinateur pouvant accéder à Internet. Vous pouvez le faire depuis votre domicile. De nombreux lieux publics, y compris la plupart des bibliothèques publiques, disposent d'ordinateurs avec accès à Internet. Si vous n'avez pas accès à un ordinateur ou si vous n'êtes pas à l'aise avec un ordinateur, vous pouvez appeler la ligne d'assistance gratuite de NAVEX qui est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an. Les instructions de numérotation varient selon les pays ; vérifiez les instructions de numérotation correctes auprès d’un membre de l’équipe locale.

Que faire si le numéro de téléphone ne fonctionne pas ?

Si le numéro de téléphone indiqué ci-dessus ne fonctionne pas, veuillez faire votre rapport en ligne sur ce site web. Veuillez y indiquer le fait que le numéro de téléphone ne fonctionne pas.

Que dois-je faire si le pays dans lequel je me trouve ne figure pas dans la liste ci-dessus ?

S'il n'y a pas de service pour votre localité, veuillez faire votre rapport en ligne sur ce site. Veuillez indiquer que les instructions de composition du numéro du pays dans lequel vous êtes ne sont pas disponibles.

Signalement – Dispositions générales

Puis-je faire un rapport en ligne ou par téléphone ?

Oui. Avec NAVEX, vous avez la possibilité de déposer un rapport en ligne ou par téléphone.

Quel genre de situations dois-je signaler ?

Le système NAVEX est conçu pour que les employés puissent signaler toute violation présumée de notre Code de déontologie et de conduite professionnelle ou tout autre problème d'éthique ou de conformité que vous pourriez avoir.

Si je constate une infraction, ne devrais-je pas simplement la signaler à mon responsable, à la sécurité ou aux ressources humaines ?

Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre Code de déontologie et de conduite professionnelle, nous comptons sur vous pour les signaler. Idéalement, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de nous associer à NAVEX. Nous préférons que vous fassiez votre rapport de manière anonyme (lorsque la législation locale le permet) plutôt que de garder l’information pour vous.

Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir de manière éthique et d’informer les personnes habilitées si une personne agit de manière inappropriée. En travaillant ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif. La mauvaise conduite d'une entreprise peut mettre en danger les moyens de subsistance de toute une entreprise.

La direction veut-elle vraiment que je fasse un rapport ?

Tout à fait. En réalité, nous avons même besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise – les bonnes comme les mauvaises choses. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Votre déclaration peut minimiser l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et nos employés.

Où vont ces rapports ? Qui peut y avoir accès ?

Les rapports sont saisis directement sur un serveur sécurisé de NAVEX afin d’éviter tout risque de faille de sécurité. NAVEX met ces rapports à la disposition de certaines personnes au sein des départements des risques commerciaux, de la conformité globale et des relations avec les employés, et du service juridique, qui sont chargés d'évaluer le rapport, en fonction du type de violation et du lieu de l'incident. Chacun des destinataires du rapport gardera confidentielle toute information rapportée et a reçu une formation sur l'importance de la confidentialité.

Sécurité et confidentialité des rapports

Est-il vrai qu'un ordinateur d'entreprise génère un journal de serveur qui indique tous les sites web avec lesquels mon ordinateur se connecte ? Cet historique ne va-t-il pas m'identifier comme l'auteur d'un rapport ?

NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses de protocole Internet (IP) et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à NAVEX. NAVEX s’est d’ailleurs engagé contractuellement à ne pas rechercher l’identité de ses correspondants.

Si vous ne vous sentez pas à l'aise pour faire un rapport sur votre ordinateur de travail, vous avez la possibilité d'utiliser un ordinateur en dehors de notre environnement de travail (cybercafé, bibliothèque, domicile d’un ami, etc.) via le site Internet sécurisé de NAVEX. De nombreuses personnes choisissent cette option, car les données de NAVEX montrent que moins de 12 % des rapports sont générés pendant les heures de travail.

Puis-je déposer un rapport depuis mon domicile tout en gardant l'anonymat ?

Un rapport provenant chez vous, de l'ordinateur d'un voisin ou de tout portail Internet restera sécurisé et anonyme, dans la mesure où la législation locale le permet. Un portail Internet n'identifie jamais un visiteur par son nom d'écran et le système NAVEX supprime les informations d'identification, telles qu'une adresse IP, afin que l'anonymat soit préservé. De plus, NAVEX s'engage contractuellement à ne pas rechercher l’identité d’une personne à l’origine d’une déclaration.

J’ai peur que les informations que je fournis à NAVEX ne permettent en fin de compte de dévoiler mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?

Le système NAVEX est conçu pour vous protéger. En effet, nous nous sommes engagés par contrat à ne pas rechercher l’identité des auteurs des déclarations. Afin de garantir davantage votre anonymat, il vous incombe, en tant qu’auteur de la déclaration, de veiller à ne révéler aucun élément d’identification dans le cadre de votre déclaration. Par exemple, « De mon poste, situé à côté de Jean Dupont… » ou « L’année de mes 33 ans… »

Le service d’assistance téléphonique gratuit en matière d’éthique et de conformité est-il également confidentiel et anonyme ?

Oui, dans la mesure où les lois locales autorisent les déclarations anonymes. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations pour une déclaration en ligne ; l’opérateur saisira vos réponses directement dans l’environnement sécurisé de NAVEX . Les déclarations effectués via le service d’assistance téléphonique bénéficient des mêmes mesures de confidentialité et de sécurité que les déclarations envoyés par Internet.

Que dois-je faire si je souhaite être identifié dans mon signalement ?

La déclaration contient une rubrique qui vous permet de décliner votre identité, si vous le souhaitez.