Avis de Protection des Données et de Confidentialité Hotline

Les réglementations en matière de confidentialité des données de certains pays exigent qu’une personne rédigeant un rapport contenant des données personnelles soit informée des pratiques de collecte et de conservation des informations transmises via ce service d'assistance téléphonique.

Si vous ne souhaitez pas accepter les conditions ci-dessous, nous pourrions être incapables d’accepter la moindre information via ce système d’assistance en ligne. Dans ce cas, nous vous suggérons de signaler le problème directement à votre responsable ou supérieur hiérarchique, ou à un membre du service des ressources humaines, du service juridique, ou du service de la conformité globale et des relations avec les employés, en fonction de la nature de la violation potentielle.

  • 1. Dispositions générales

    Le service d’assistance en matière d’éthique et de conformité d’ MillerKnoll (« service d’assistance ») est un système de saisie par Internet et par téléphone que MillerKnoll, situé au 855 E. Main Avenue, Zeeland, MI 49464 (« MillerKnoll »), met à la disposition de ses employés, vendeurs, fournisseurs et partenaires commerciaux ainsi que de ceux de ses filiales (les « auteurs du signalement ») pour leur permettre de signaler toute violation présumée des lois, des réglementations ou des politiques de l’entreprise concernant des problèmes financiers, comptables, d’audit ou de corruption.

    Vous pouvez poser à MillerKnoll toutes les questions relatives à la présente note d’information ou à ce service en contactant :

    E-mail :ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com

    Il est possible que, dans certains pays, comme les États-Unis, le service d’assistance soit également utilisé pour le signalement de violations présumées associées à d’autres domaines. Ce service et la base de données associée dans laquelle sont enregistrées toutes les informations et données personnelles que vous signalez sont exploités aux États-Unis par NAVEX. Cette déclaration de confidentialité explique comment NAVEX collecte, utilise, protège et partage vos données personnelles.

  • 2. Utilisation du service d’assistance

    L’utilisation du service d’assistance est une initiative personnelle. Nous vous encourageons vivement à signaler toute violation éventuelle directement à votre supérieur hiérarchique, à un membre de la direction ou à un représentant du service des ressources humaines,du service juridique, ou du service de la conformité globale et des relations avec les employés, en fonction de la nature de la violation potentielle. Si vous hésitez à adopter cette démarche, vous pouvez utiliser le service d’assistance pour signaler votre problème.

    Le service d’assistance est un système de signalement confidentiel en ligne qui vous permet de signaler à MillerKnoll les violations présumées de la loi ou des politiques de l’entreprise, de même que toute autre préoccupation. Dans certains pays, il se peut qu’MillerKnoll n’accepte via le service d’assistance que les signalements ayant trait aux finances, à la comptabilité, aux audits, à la corruption, à la loi sur la concurrence, à la discrimination et au harcèlement, de même qu’à l’environnement, à la santé, à l’hygiène et à la sécurité. Si la préoccupation que vous désirez signaler porte sur un fait qui, d’après la législation locale, est susceptible de ne pas être accepté par MillerKnoll via le service d’assistance, vous devrez alors contacter votre supérieur hiérarchique, votre direction régionale ou un représentant du service des ressources humaines, du service juridique, ou de service de la conformité globale et des relations avec les employés pour la signaler.

    N’oubliez pas que les informations que vous fournirez à votre sujet ou concernant vos collègues ou tout aspect du fonctionnement de l’entreprise sont susceptibles d’avoir des répercussions pour autrui. C’est pourquoi nous vous demandons de fournir exclusivement des informations que vous estimez exactes. Vous ne ferez l’objet d’aucune forme de représailles de la part d’MillerKnoll si vous avez signalé des violations présumées en toute bonne foi, même si ces dernières s’avèrent inexactes. Sachez toutefois qu’aucune tentative de transmission d’informations trompeuses ou erronées ne sera tolérée. Les informations que vous nous soumettez seront traitées de façon confidentielle, sauf exception pour des raisons juridiques ou nécessaires au bon déroulement de l’enquête, auquel cas elles seront traitées avec soin. Nous vous encourageons à vous identifier afin de nous permettre de vous poser des questions dans le cadre du suivi de votre signalement.

  • 3. Quelles données et informations personnelles sont collectées et traitées ?

    Le service d’assistance enregistre les données et informations personnelles suivantes que vous fournissez lorsque vous signalez une préoccupation : (i) votre nom et vos coordonnées (sauf en cas de signalement anonyme) et si vous êtes un(e) employé(e) d’MillerKnoll ; (ii) le nom et les autres données personnelles des personnes que vous citez dans votre signalement si vous communiquez de telles informations (par exemple le descriptif des fonctions et les coordonnées) ; et (iii) une description du comportement répréhensible présumé et des circonstances de l’incident. Veuillez noter qu’il est possible que la législation de votre pays de résidence interdise l’envoi anonyme de signalements ; cependant, vos informations personnelles feront l’objet d’un traitement confidentiel et ne seront divulguées que dans les limites stipulées ci-après.

  • 4. Comment vos informations et données personnelles sont-elles traitées à la suite d’une déclaration ? Qui peut y avoir accès ?

    Les informations et données personnelles que vous nous fournissez seront stockées dans une base de données sur des serveurs hébergés et exploités par NAVEX aux États-Unis. NAVEX s’est engagé contractuellement auprès d’MillerKnoll à protéger les informations que vous fournissez conformément à la législation en vigueur. NAVEX s’est engagée à adopter des pratiques de sécurité et de confidentialité strictes, y compris en ce qui concerne la notification, le choix, le transfert ultérieur, la sécurité, l’intégrité des données, l’accès aux données et le respect des réglementations applicables.

    Vous pouvez contacter MillerKnoll pour toute demande portant sur l’utilisation, le transfert, la correction ou la suppression de vos données personnelles conservées par ce service via :

    Privacy Rights Portal: https://www.millerknoll.com/legal/privacy/privacy-rights

    Email: privacy@millerknoll.com

    Afin de traiter et d’examiner votre signalement, et conformément aux dispositions légales de votre pays, les données et informations personnelles transmises sont accessibles, exploitables et utilisables par le personnel compétent d’Herman Miller, y compris les services des ressources humaines, financier, des risques commerciaux/d’audit interne, juridique, de la conformité globale et des relations avec les employés ainsi que la direction ou les conseillers externes (par ex. conseillers juridiques) et, dans certains cas restreints, par le personnel technique de NAVEX. Il est possible que ces personnes se trouvent aux États-Unis, au Royaume-Uni ou ailleurs.

    Les informations et données à caractère personnel que vous nous fournirez pourront également être divulguées à la police ou à d’autres autorités de régulation ou chargées de l’application des lois. Les organismes compétents qui reçoivent et traitent les données personnelles peuvent être situés aux États-Unis ou dans un autre pays qui n’assure pas nécessairement le même degré de protection des données que l’Union européenne.

    Les informations personnelles que vous nous transmettez seront conservées aussi longtemps que nécessaire dans un souci de traitement de votre signalement ou, le cas échéant, aussi longtemps que nécessaire pour lancer des sanctions ou satisfaire aux besoins financiers et juridiques de notre entreprise.

  • 5. Accès aux informations concernant votre rapport

    MillerKnoll informera dans les plus brefs délais toutes les personnes faisant l’objet d’un signalement déposé auprès du service d’assistance, sauf si cette notification doit être reportée de façon à assurer l’intégrité de l’enquête et la conservation des informations pertinentes.

    Sauf exception, les personnes faisant l’objet d’un signalement peuvent accéder aux informations relatives à ce dernier (mais pas à l’identité de l’auteur) et exiger la rectification des informations personnelles erronées ou incomplètes, conformément à la législation en vigueur. De même, sauf exception, l’auteur de la déclaration peut également accéder aux informations relatives à cette déclaration et demander à ce que ses données personnelles soient corrigées, conformément à la législation en vigueur. Pour toute demande de correction des informations personnelles, veuillez contacter le directeur juridique ou le directeur de la conformité globale.

  • 6. Réglementations nationales particulières

    La plupart des pays membres de l’UE et des pays limitrophes n’acceptent que les déclarations associés à certains domaines tels que la finance, la comptabilité, les audits, la corruption, le droit de la concurrence, la discrimination et le harcèlement, ainsi que l’environnement, la santé, l’hygiène et la sécurité. De plus, certains pays restreignent également les déclarations de façon à ce que seuls les employés occupant des postes clés et les membres de la direction puissent faire l’objet d’une déclaration.

    Les problèmes ou inquiétudes associés à des sujets ne pouvant pas être signalés via le service d’assistance, tel que prescrit par la loi, doivent être directement signalés à votre responsable ou supérieur hiérarchique ou à un représentant des services des ressources humaines, juridique, de la conformité globale et des relations avec les employés, des risques commerciaux/de l’audit interne ou en envoyant un e-mail à ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com selon l’objet de la violation possible. Il est également possible que certains pays considèrent la déclaration anonyme comme illégal, sauf exception très particulière.