Service d’assistance éthique

Questions et réponses

Service d’assistance éthique de Standard Industries – Questions fréquemment posées

Signalement – Généralités

Sécurité et confidentialité des signalements

Conseils et bonnes pratiques

Service d’assistance éthique de Standard Industries – Questions fréquemment posées

Qu’est-ce que le service d’assistance éthique de Standard Industries ?

Le Service d’assistance éthique de Standard Industries permet à quiconque au sein de nos entreprises de signaler des problèmes ou de demander conseil au sujet des principes visés dans notre Code de conduite, dans nos politiques d’entreprise (notamment en ce qui concerne les présomptions de fraudes, d’abus ou de comportements répréhensibles sur le lieu de travail) ou des lois applicables. Au vu de l’envergure internationale de notre entreprise, le service d’assistance est disponible en plusieurs langues.

Le service d’assistance éthique de Standard Industries est pris en charge par un fournisseur de services tiers indépendant, NAVEX, et son application de gestion des cas, EthicsPoint.

Pourquoi avons-nous besoin d’une ligne d’assistance éthique ?

Nous sommes convaincus qu’il est essentiel d’agir avec éthique et intégrité et nous souhaitons donner à nos employés les moyens de prendre les bonnes décisions et de signaler tous les problèmes éventuels. Le Service d’assistance éthique de Standard Industries permet à quiconque au sein de nos entreprises de signaler des situations ou des comportements violant les principes visés dans notre Code de conduite, nos politiques d’entreprise ou les lois applicables. Quand la loi l’autorisera, les signalements pourront être effectués de manière anonyme. Tous les signalements feront l’objet d’un traitement hautement confidentiel.

Signalement - Généralités

Quel genre de situations dois-je signaler ?

Vous devez signaler tous les actes ou comportements violant les principes visés dans notre Code de conduite, nos politiques d’entreprise ou les lois applicables. Cela inclut, sans s’y limiter, les problèmes concernant :

Pourquoi est-il important de signaler les problèmes ?

Les violations de notre Code de conduite, de nos politiques d’entreprise et/ou de la loi peuvent mettre en péril à la fois notre personnel et notre activité. Il nous incombe à tous d’agir dans le respect de l’éthique et de faire part de nos observations ou de nos inquiétudes si nous pensons que des comportements répréhensibles ou contraires à l’éthique ont lieu sur notre lieu de travail. Nous enquêtons de manière approfondie sur tous les problèmes pour nous assurer qu’ils font tous l’objet d’un traitement approprié et minimiser toutes les éventuelles répercussions négatives qu’ils pourraient avoir sur notre entreprise.

Comment signaler un problème ?

Pour les employés qui chose vous inquiète, signalez-le dès que possible. Vous pouvez signaler les problèmes directement à votre responsable, au service des ressources humaines, au service d’audit interne, au service de sécurité et/ou au service juridique. Veuillez noter que les problèmes relatifs à des conflits d’initiés ou à la divulgation d'informations non publiques importantes ne peuvent être signalés qu’au directeur juridique de votre entreprise. Pour obtenir la liste intégrale des personnes compétentes en interne auxquelles vous pouvez vous adresser, merci de consulter notre politique en matière de signalements.

Vous pouvez également signaler les problèmes au service d’assistance éthique de Standard Industries par Internet à l’aide d’un ordinateur de bureau ou d’un téléphone mobile ou par téléphone en appelant le numéro de téléphone de la ligne d’assistance locale, disponible en cliquant ici standardindustries.ethicspoint.com. Si vous optez pour le téléphone, les standardistes du service d’assistance saisiront vos réponses directement dans l’environnement sécurisé du système.

Si signaler un problème au service d’assistance éthique de Standard Industries à l’aide de votre ordinateur de bureau ou de votre téléphone portable professionnel vous pose problème, vous pouvez utiliser un appareil extérieur à votre environnement de travail pour accéder au service d’assistance.

Qu’ils soient effectués par Internet ou par téléphone, les signalements sont toujours traités avec le même souci de sécurité et de confidentialité.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ?

Lorsque vous signalez un problème via le service d’assistance éthique de Standard Industries, que ce soit par Internet ou par téléphone, une clé de signalement unique vous est attribuée et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Cette clé de signalement et ce mot de passe vous permettent de revenir dans le système, par Internet ou par téléphone, afin d’accéder au signalement initial ou d’ajouter de nouveaux détails.

Où mon signalement est-il envoyé ?

Tous les signalements effectués, que ce soit par Internet ou par téléphone, sont directement saisis dans le serveur sécurisé de notre administrateur tiers, NAVEX. Ils sont ensuite examinés par certains membres spécialement désignés à cet effet au sein de l’entreprise ou de la fonction concernée.

Qui peut accéder à mon signalement ?

Seules certaines personnes spécialement désignées à cet effet au sein de l’entreprise ou de la fonction concernée peuvent accéder au signalement. Le signalement n’est communiqué que dans la mesure nécessaire à l’enquête et, s’il y a lieu, à la résolution du problème signalé. Quand la loi l’autorisera, les signalements pourront être effectués de manière anonyme. Tous les signalements feront l’objet d’un traitement hautement confidentiel.

Sécurité et confidentialité des signalements

Comment le service d’assistance éthique de Standard Industries garantit-il la protection de mes données ?

Quand la loi l’autorisera, les signalements pourront être effectués de manière anonyme. Tous les signalements feront l’objet d’un traitement hautement confidentiel. L’administrateur tiers du service d’assistance, NAVEX, n’est pas autorisé à rechercher l’identité des auteurs de signalement. Pour garantir encore davantage votre anonymat, évitez d’inclure dans votre signalement des détails susceptibles de révéler votre identité.

Puis-je effectuer un signalement depuis mon domicile tout en restant anonyme ?

Peu importe l’endroit ou l’appareil utilisé pour signaler le problème, votre identité restera protégée et secrète chaque fois que la législation locale le permettra. Les informations d’identification telles que les adresses IP, sont exclues des signalements afin de garantir l’anonymat et la confidentialité des auteurs. NAVEX s’est engagé par contrat à ne pas rechercher l’identité des auteurs de signalement.

Est-il utile de décliner mon identité ?

Les enquêtes menées à la suite de signalements se révèlent généralement plus rapides et plus efficaces si les personnes qui en sont chargées peuvent directement échanger avec les auteurs. Si vous avez décliné votre identité, l’équipe fera tout son possible pour respecter votre confidentialité. Votre identité ne sera pas divulguée, sauf si cela se révèle nécessaire pour les besoins de l’enquête, dans le cadre d’une procédure juridique ou si les lois locales ou les politiques en vigueur au sein de la société l’exigent.

Nous ne tolérerons aucune forme de représailles à l’encontre des personnes ayant signalé un problème en toute bonne foi.

Comment suivre l’avancement d’un signalement ?

Dès que vous aurez terminé votre signalement, une clé de signalement (un numéro de référence) vous sera communiquée et il vous sera demandé de créer un mot de passe. Vous pourrez suivre l’avancement du signalement à l’aide de cette clé de signalement et de votre mot de passe via le site Internet ou la ligne téléphonique du service d’assistance éthique de Standard Industries.

Il vous faudra peut-être attendre quelques jours après votre signalement avant de pouvoir suivre son avancement et consulter les éventuelles demandes d’informations complémentaires qui vous seront adressées. Vous pouvez suivre l’avancement du signalement pour voir s’il est ouvert ou s’il a été résolu mais, dans un souci de protection des parties concernées, vous ne pourrez pas connaître les détails de l’enquête.

Que faire si je perds ma clé de signalement ou mon mot de passe ?

Afin de maintenir un haut niveau de confidentialité, il vous sera demandé d’effectuer un nouveau signalement si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe. Vous devrez alors indiquer que votre nouveau signalement concerne un problème signalé précédemment.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Dois-je quand même les signaler ?

Oui. Tous les comportements contraires à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finissent toujours par porter préjudice à l’entreprise et à ses employés. Si vous avez connaissance d’un quelconque incident concernant d’éventuelles conduites répréhensibles ou violations de l’éthique, il vous incombe de les signaler.

Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation de notre Code de conduite, de la politique de l’entreprise, de la loi applicable ou même un comportement contraire à l’éthique mais la situation me semble suspecte. Que dois-je faire ?

Vous devez signaler le problème. En cas de doute, il est toujours préférable de signaler une situation se révélant en fin de compte inoffensive que de laisser perdurer un comportement contraire à la loi ou à l’éthique.

Comme l’indique notre politique en matière de signalements, nous nous engageons à garantir un environnement de travail où les personnes se sentent libres de signaler, sans crainte de représailles, tous les comportements qu’elles savent ou pensent être en violation des directives/des politiques de l’entreprise ou des lois des pays où nos sociétés exercent leurs activités.

Que faire si mon patron ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Recevront-ils le signalement ?

Le service d’assistance éthique de Standard Industries est conçu de manière à ce que, sauf si les lois locales l’exigent, les parties concernées ne soient pas informées et n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Que faire si vous avez des questions à me poser concernant mon signalement ?

Même si vous avez effectué un signalement anonyme, les personnes chargées d’enquêter sur la situation pourront vous envoyer des questions sur le portail en ligne. Lorsque vous recevrez votre clé de signalement, vous serez également informé(e) du délai approximatif de traitement de votre signalement. Quand ce délai aura expiré, nous vous suggérons de consulter votre signalement pour savoir si des questions vous ont été posées en vue de faire avancer l’enquête.

Les suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que le signalement initial ?

Toutes les correspondances ultérieures d'EthicsPoint assurent le même niveau de confidentialité que le premier signalement et, dans la mesure où la loi et les politiques de l’entreprise le permettront, vous continuerez à rester anonyme.

Je n’ai pas accès à Internet. Est-il quand même possible de signaler un problème ?

Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou à un téléphone portable ou s’il est difficile pour vous de les utiliser, vous pouvez appeler le service d’assistance téléphonique, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an. Pour obtenir les numéros internationaux à composer depuis chaque pays, veuillez cliquer sur le bouton « Signaler un problème » du service d’assistance éthique de Standard Industries.