À propos du Speak Up Portal de Santen
Signalement – Généralités
Sécurité et confidentialité des signalements
À propos du Speak Up Portal de Santen
Qu’est-ce que Speak Up Portal ?
Speak Up Portal est une plateforme de signalement confidentiel conçue pour aider le personnel de Santen, ses associés, ses parties prenantes ainsi que les autres personnes concernées à signaler tous les éventuels manquements et/ou comportements répréhensibles. Cette plateforme se décline sous la forme d’un portail en ligne, d’un site Internet mobile et de lignes téléphoniques gratuites permettant de signaler toutes les violations potentielles de notre Code de bonnes pratiques ou d’autres réglementations internes ou externes. Speak Up Portal est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Il offre un service de traduction à même de gérer les différentes langues du contexte mondial dans lequel Santen exerce son activité.
Qui gère le Speak Up Portal ?
Pour garantir une confidentialité maximale des signalements, Speak Up Portal est géré par NAVEX sur sa plateforme EthicsPoint. NAVEX est une entreprise tierce spécialisée dans les systèmes d’éthique et de conformité. La mission première de NAVEX est de mettre à disposition un service de signalement des manquements présumés ou réels au sein de Santen, de protéger l’identité des auteurs de signalement souhaitant rester anonymes et de fournir des prestations de traduction aux personnes voulant signaler un incident dans la langue locale. Les signalements envoyés à NAVEX via Speak Up Portal sont transmis aux personnes compétentes de Santen en vue d’une enquête plus approfondie et de leur résolution.
Pourquoi avons-nous besoin de Speak Up Portal ?
Santen met à disposition de nombreux canaux permettant de signaler directement les doutes et les problèmes, notamment les supérieurs hiérarchiques, les hauts dirigeants, le service des ressources humaines, le service juridique ou le service chargé de la conformité d’entreprise. Nous sommes toutefois conscients que dans certains cas de figure, il peut être plus facile d’utiliser un service tiers pour alerter Santen en cas de violations ou de manquements présumés. C’est la raison pour laquelle nous mettons à disposition Speak Up Portal, un portail géré par NAVEX, une entreprise tierce, afin d’encourager les membres de notre personnel éventuellement réticents à signaler, en toute bonne foi, tous les éventuels manquements ou violations dont ils auraient connaissance. Dans la mesure où il est disponible 24 heures sur 24, Speak Up Portal est pratique pour toute personne souhaitant faire part de ses préoccupations. Nous avons choisi cette plateforme afin de prôner une culture d’entreprise incitant le personnel à s’exprimer, ceci afin de pouvoir garantir, tous ensemble, un environnement de travail sûr, sain et positif pour tous.
Signalement – Généralités
Que dois-je faire pour signaler un problème via Speak Up Portal ?
Speak Up Portail vous permet de rédiger un signalement confidentiel et (si vous le souhaitez) anonyme soit par téléphone soit en ligne (via votre ordinateur ou votre téléphone portable). Si vous optez pour un signalement par téléphone, un opérateur de NAVEX spécialement formé à cet effet vous répondra. Il vous demandera quelques renseignements, documentera votre retour d’informations ou vous posera des questions de suivi à des fins d’éclaircissements. Cette procédure dure environ de 10 à 15 minutes. Concernant les signalements en ligne ou par Internet, les mêmes renseignements vous seront demandés. Dans les deux cas, dès que la rédaction de votre signalement sera terminée, ce dernier sera envoyé aux personnes compétentes au sein de Santen en vue d’un examen complémentaire et d’une enquête. Si, par exemple, le signalement concerne des brimades ou un cas de harcèlement sur le lieu de travail, il sera adressé au service des ressources humaines du site concerné. Les signalements envoyés via Speak Up Portal sont traités de la même façon que les signalements directement soumis à l’entreprise.
REMARQUE : Speak-Up Portal de Santen N’EST PAS un service de premiers secours N’utilisez pas ce site pour signaler des effets indésirables ou des problèmes liés à la sécurité des produits. Il est possible que les signalements transmis par l’intermédiaire de ce service nécessitent un certain temps de réponse. Vous devez signaler les effets indésirables des produits Santen dans un délai de 24 heures à compter du moment où vous en êtes informé(e) via les canaux de l’entreprise prévus à cet effet. Conformément aux politiques mondiales en matière de sécurité des informations, vous devez toujours signaler immédiatement à votre service d’assistance informatique local les incidents liés à la cybersécurité et à la sécurité des informations.
Hormis Speak Up Portal, existe-t-il d’autres canaux pour signaler les problèmes ?
Absolument. Dans l'idéal, vous devriez signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Mais vous pouvez aussi vous adresser au service des ressources humaines, au service chargé de la conformité d’entreprise, au service juridique, au service d’audit interne, etc.
Si vous n’êtes pas sûr(e) que ce que vous avez vu ou entendu constitue une violation des politiques de l’entreprise ou un manquement éthique, n’hésitez pas à contacter l’un quelconque des services susmentionnés pour leur en parler et savoir quelles démarches adopter. Vous pouvez également consulter le spécialiste en la matière au niveau local pour obtenir plus d’informations.
Quel type de situations dois-je signaler ?
Le but de Speak Up Portal est de documenter les problèmes en lien avec des violations présumées ou potentielles des politiques/des réglementations internes de Santen, notamment de son Code de bonnes pratiques ou de sa politique de lancement d’alertes, ou en lien avec des violations des lois/des réglementations locales du site concerné. Ces violations peuvent concerner des cas de corruption, des conflits d’intérêts, des pratiques malhonnêtes ou trompeuses, des comportements déplacés, des situations de discrimination, de harcèlement ou de représailles, des problèmes liés à la sécurité des données ou des violations de leur protection, des questions de sécurité sur le lieu de travail, des utilisations abusives des ordinateurs ou des dispositifs de communication électronique, des préoccupations en lien avec l’hygiène, l’environnement et la sécurité ou avec la législation antitrust ou relative aux valeurs mobilières.
Tous les employés de Santen sont tenus de signaler, dans les plus brefs délais, toutes les éventuelles violations susmentionnées et peuvent recourir à Speak Up Portal pour ce faire. Aucun acte de représailles ne pourra être exercé à l’encontre des personnes qui auront signalé un problème en toute bonne foi (en étant convaincus de la vérité de leur affirmation). En revanche, nous ne saurons tolérer les signalements effectués de mauvaise foi dans la mesure où ils vont à l’encontre de notre volonté d’assurer un environnement de travail sûr, sain et positif pour tous. Ces comportements feront donc l’objet de sanctions disciplinaires.
Une fois le signalement envoyé, les auteurs de signalement reçoivent une Clé de signalement. Elle leur permet de communiquer anonymement avec la personne chargée de gérer le dossier.
Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais ?
Santen est déterminé à garantir un environnement de travail permettant à son personnel de donner le meilleur de lui-même et où les problèmes et les préoccupations sont exprimés et résolus vite et bien. Nous avons à cœur d’exercer notre activité avec honnêteté et intégrité et nous dépendons de chacun d’entre vous pour rendre cela possible. Les membres de notre personnel agissent en notre nom et nous attendons tous que chacun agisse avec intégrité, éthique et honnêteté tout en faisant preuve de confiance et de respect pour les autres. La réussite et la réputation de Santen en dépendent. Protéger notre réputation et nos valeurs est fondamental pour que nous puissions poursuivre notre réussite et notre croissance. Signaler les problèmes permet de mettre un terme ou d’éviter toutes les formes de comportements répréhensibles susceptibles de nous empêcher de garantir un environnement de travail sûr, sain et positif pour tous.
Toute action violant le Code, les politiques/les procédures de l’entreprise ou les lois et réglementations en vigueur peut porter préjudice à Santen. Enfreindre la loi peut donner lieu à des poursuites civiles ou pénales aussi bien à l’encontre de Santen que de la personne responsable.
Nous prenons très au sérieux toutes les éventuelles violations. Nous examinons de près tous les manquements potentiels et prenons les mesures nécessaires pour résoudre les situations, notamment des sanctions disciplinaires s’il y a lieu.
Il nous incombe à tous d’être respectueux de l’éthique et de nous conformer aux règles dans tout ce que nous faisons. Il est de notre devoir de nous exprimer et de signaler toutes les violations éventuelles ou tous les problèmes de conformité. Notre culture de la conformité commence par vous !
Et si je me trompe ? Ou si mes informations s’avèrent erronées ? Je ne voudrais pas accuser quelqu’un à tort.
Tous les signalements font l’objet d’un examen, d’une enquête et d’une résolution appropriés ; nous analysons également s’ils sont fondés ou non. Si le signalement n’est pas fondé ou s’il ne peut pas être étayé (par exemple en raison d’un manque de preuves), vous serez informé en tant qu’auteur. Si vous êtes véritablement inquiet et souhaitez effectuer un signalement en toute bonne foi, nous vous conseillons vivement de le faire.
Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Que faire si la société a d’autres questions à me poser concernant le signalement ? Que faire pour connaître l’avancement de mon signalement ?
Une Clé de signalement vous est envoyée dès l’envoi de votre signalement via Speak Up Portal. Prenez-en note et conservez-la en lieu sûr. Nous vous demanderons d’utiliser cette Clé de signalement ainsi que le mot de passe de votre choix pour recontacter Speak Up Portal. Vous pouvez recontacter Speak Up Portal par Internet (via ordinateur ou téléphone portable) ou par téléphone pour obtenir un retour d’informations ou pour fournir des renseignements complémentaires sur le problème signalé. Si vous avez conservé l’anonymat lors de votre signalement, nous vous conseillons vivement de recontacter Speak Up Portal étant donné que c’est le seul moyen dont nous disposons pour vous poser d’éventuelles questions.
L’accès à Speak Up Portal vous permet également de vérifier le statut et l’avancement de votre signalement. Pour des questions de confidentialité, nous ne serons pas en mesure de divulguer le détail des enquêtes ou leurs résultats aux auteurs des signalements. Nous pourrons en revanche vous dire si le dossier fait encore l’objet d’une enquête ou s’il a été clos. Même si le dossier est clos, nous vous encourageons bien sûr à nous communiquer tout retour d’informations à ce propos ou à nous informer si le problème persiste.
Sécurité et confidentialité des signalements
Où ces signalements sont-ils envoyés et qu’advient-il des informations fournies ?
Afin d’éviter toute faille de sécurité, les signalements envoyés via Speak Up Portal sont directement saisis dans le serveur sécurisé de NAVEX. NAVEX ne transmettra ces signalements qu’à certaines personnes spécifiques au sein de Santen chargées de les évaluer en fonction du type de violation ou du lieu où le problème est survenu. Les signalements seront ensuite remis à la personne compétente au sein de Santen en vue d’une enquête plus approfondie.
Dans la mesure où la loi le permettra et sauf s’il est nécessaire de les divulguer pour le bon déroulement de l’enquête menée sur le problème signalé, toutes les informations que vous nous transmettrez seront traitées avec la plus grande confidentialité. Nous protégerons également votre confidentialité dans toute la mesure du possible pendant que nous effectuerons une enquête plus approfondie et prendrons les mesures qui s’imposent.
Anonymat et tolérance zéro en matière de représailles
Sauf si la loi l’interdit, vous pourrez rester anonyme ou décliner votre identité dans votre signalement. Dans la mesure où nous appliquons une tolérance zéro en matière de représailles, nous vous encourageons à vous identifier lors de votre signalement : connaître l’identité de l’auteur facilite souvent l’enquête. Nous prenons très au sérieux le principe de la tolérance zéro en matière de représailles car il constitue la clé du succès des systèmes de lancement d’alertes. Les représailles à l’encontre des personnes ayant signalé des violations présumées en toute bonne foi sont strictement interdites. « De bonne foi » signifie que vous nous communiquez toutes les informations dont vous disposez et que vous pensez faire un signalement sincère, véridique et complet.
Veillez à fournir suffisamment de détails et de preuves pour permettre à Santen d’examiner votre signalement de façon approfondie, en particulier si vous souhaitez garder l’anonymat.
Est-il possible d’effectuer un signalement depuis mon domicile, l’entreprise ou un autre ordinateur tout en conservant l’anonymat ?
NAVEX, le prestataire du service Speak Up Portal, ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses IP et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur au signalement. NAVEX s’est d’ailleurs engagé contractuellement à ne pas rechercher l’identité des auteurs de signalement.
Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant d’utilisateur et le système efface les adresses IP de manière à ce que l’anonymat soit toujours garanti.
La ligne d’assistance téléphonique est-elle également confidentielle et anonyme ?
Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site de Speak Up. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.