Exprimer votre préoccupation, c’est poser une question d’ordre juridique, de conformité, de politique ou d’éthique, soulever une préoccupation ou signaler un acte répréhensible ou une mauvaise conduite. Medtronic encourage la communication ouverte et honnête des préoccupations et la politique « Exprimez votre préoccupation » nous aide à découvrir et à traiter les problèmes d’intégrité et d’éthique à un stade précoce, alors qu’ils sont plus facilement résolus. L’endroit où il convient de soulever un problème dépend, dans une certaine mesure, de la nature du problème et des personnes concernées. Dans la plupart des cas, votre responsable, votre représentant local des relations avec les employés ou un autre partenaire de confiance au sein de votre unité opérationnelle ou géographique est le plus près du problème et peut être le meilleur endroit pour obtenir une réponse rapide

En fonction de la question ou des personnes concernées, les signalements locaux n’ont pas toujours de sens ou peuvent être inconfortables. D’autres options sont possibles :

• Une unité opérationnelle ou une conformité géographique
• Un conseiller juridique de Medtronic
• Le bureau d’éthique et de conformité de Medtronic

Vous pouvez également utiliser la ligne « Exprimez votre préoccupation » - un service gratuit ou en ligne, accessible 24 heures sur 24, géré par une société indépendante. L’utilisation des signalements anonymes est soumise aux lois de votre pays

LIGNE « EXPRIMEZ VOTRE PRÉOCCUPATION »

• http://www.voiceyourconcernline.com
• États-Unis, Canada et Porto Rico : Composez le 1-800-488-3125
• Pour toutes les autres régions géographiques : visitez le http://www.voiceyourconcernline.com pour des directives spécifiques en matière de numéros à composer. Choisissez le pays dans lequel vous êtes situé, puis suivez les directives pour effectuer votre signalement par téléphone ou en ligne.

Les gens pourraient éviter d’exprimer leurs préoccupations parce qu’ils croient que « rien ne se produira »’. Medtronic s’engage à répondre aux employés qui soulèvent de bonne foi une préoccupation concernant un problème potentiel. Toutefois, pour protéger la vie privée des personnes concernées, nous ne sommes pas toujours en mesure de partager les détails ou le résultat d’une enquête avec les employés. Si vous avez signalé une préoccupation à la direction locale et que vous estimez que la situation n’a pas été résolue, vous devez transmettre le problème à la direction supérieure, contacter le bureau d’éthique et de conformité ou soumettre votre signalement et vos préoccupations à la ligne « Exprimez votre préoccupation »

Si vous voyez, entendez ou apprenez de quelque manière que ce soit une conduite inappropriée, vous devez en parler. Cette règle de base s’applique à toute personne qui travaille pour ou au nom de Medtronic, et ce, partout dans le monde. Si vous ne signalez pas les cas de mauvaise conduite dont vous avez connaissance, vous transgressez une exigence essentielle de notre code de conduite et pourriez faire l’objet de mesures disciplinaires

Les discussions en présentiel sont souvent préférables, mais il peut arriver que vous ne vous sentiez pas à l’aise de parler à quelqu’un en personne ou que vous préfériez rester anonyme.

La ligne « Exprimez votre préoccupation » vous permet de signaler vos préoccupations n’importe où, n’importe quand et dans la plupart des zones géographiques, vous pouvez effectuer un signalement de manière anonyme. Lorsque vous appelez ou signalez votre problème via le formulaire en ligne à la ligne « Exprimez votre préoccupation », vous n’êtes pas tenu de fournir votre nom ou toute autre information susceptible de vous identifier. Tous les appels et les signalements électroniques sur le Web sont bloqués par l’identification de l’appelant et de l’utilisateur, et comme le site web est hébergé par un tiers, il n’est pas nécessaire d’avoir accès au réseau interne de Medtronic pour soumettre votre signalement.

Si vous choisissez de demeurer anonyme, Medtronic peut être limité dans son enquête et sa réponse. Les enquêteurs doivent disposer de suffisamment d’informations sur le signalement pour pouvoir mener une enquête. Si vous décidez par la suite de révéler votre identité, Medtronic traitera tous les signalements avec discrétion et s’efforcera de préserver votre confidentialité

Que vous choisissiez de demeurer anonyme ou de révéler votre identité, Medtronic traitera le signalement avec discrétion et fera tout en son pouvoir pour préserver votre confidentialité.

Dans certaines situations, votre identité pourrait être révélée au cours de l’enquête. De même, il peut arriver que Medtronic ait l’obligation légale de mettre à la disposition de tiers des informations sur les problèmes de conformité signalés. Si cela se produit, Medtronic fera tout en son pouvoir pour protéger votre identité. Soyez assuré que Medtronic ne tolère aucune représailles à l’encontre de toute personne qui soulève un problème ou signale un doute de mauvaise conduite en toute bonne foi

Tout employé qui demande conseil, soulève une préoccupation ou signale un doute de mauvaise conduite en toute bonne foi fait ce qu’il faut. Medtronic ne tolérera aucune représailles contre cette personne. Toute personne qui se livre à des représailles s’expose à des mesures disciplinaires pouvant mener jusqu’au licenciement, quelle que soit la position de cette personne dans l’entreprise

Si vous pensez que vous ou quelqu’un que vous connaissez a été victime de représailles pour avoir soulevé un problème lié à l’éthique ou à la conformité, communiquez immédiatement avec l’une de vos ressources en matière d’éthique et de conformité.

Chaque fois que vous voyez, entendez ou avez connaissance d’une mauvaise conduite potentielle ou autres violations du code de conduite de Medtronic, de ses politiques, de ses procédures ou de la loi, vous devez faire part de vos préoccupations dès que possible. De nombreuses ressources ont été mises à la disposition des employés pour qu’ils puissent faire part de leurs préoccupations, notamment celles énumérées ici. Il est également important de vous exprimer si vous nécessitez des conseils sur un problème d’éthique ou de conformité. Des signalements opportuns permettent une intervention précoce et peuvent empêcher un petit problème de se transformer en un problème plus important

Les fautes importantes doivent être signalées immédiatement. Une mauvaise conduite significative est toute situation qui peut :

• être potentiellement illégale - par exemple, une violation possible des lois qui interdisent la fraude ou les pots-de-vin;
• violer notre code de conduite ou les politiques de Medtronic - par exemple, nos normes de conduite des affaires ou notre politique de qualité;
• exposer Medtronic, ses employés, ses dirigeants ou ses administrateurs à la responsabilité; ou
• porter atteinte à la réputation de Medtronic.

Vous devez exprimer vos préoccupations si vous pensez avoir été impliqué dans une faute potentielle lors de toute activité pour le compte de Medtronic. Tous les employés et agents de Medtronic sont censés connaître et respecter les lois et les politiques de l’entreprise, applicables à leur travail.

Vous devez exprimer vos préoccupations si vous recevez d’une autre personne, toute information concernant un comportement potentiellement répréhensible. Il arrive que les responsables apprennent l’existence d’une faute potentielle par leurs subordonnés directs ou que les employés entendent parler d’une faute présumée par d’autres sources. Si vous recevez des informations sur une faute potentielle, vous devez exprimer votre préoccupation.

Quelle que soit la ressource que vous utilisez pour signaler un problème, voici quelques exemples des types de problèmes que vous devez signaler :

• Avantages offerts ou donnés à un client pour encourager ou récompenser l’achat de produits;
• Corruption ou tentative de corruption d’agents publics, de clients ou d’autres personnes;
• Acceptation ou don de pots-de-vin ou de cadeaux inadmissibles;
• Promotion par Medtronic, de produits pour des utilisations non approuvées (hors indication);
• Toute fausse déclaration à une entité gouvernementale, notamment lors d’une demande de prestations auprès d’un programme de soins de santé gouvernemental;
• Toute inéligibilité d’un employé de Medtronic, ou d’une personne agissant en son nom, à travailler avec les programmes du gouvernement fédéral américain en raison d’une mauvaise conduite;
• Utilisation abusive des fonds ou des biens de Medtronic, y compris le vol, la fraude, le détournement de fonds ou la divulgation d’informations confidentielles;
• Non-respect des normes comptables, des politiques ou des exigences en matière de signalements financiers applicables;
• Violations de la protection des informations d’identification personnelle;
• Échange de prix ou autres informations exclusives avec des concurrents, ou autre comportement anti-concurrentiel;
• Falsification des données de recherche, de développement, de production ou de qualité des produits;
• Représailles contre tout employé signalant un problème;
• Discrimination, harcèlement ou violence au travail;
• Autres violations de la loi, des règlements ou de nos politiques et procédures.

Bien que Medtronic demande à ses employés d’exprimer leurs préoccupations, certains pays de l’Union européenne et autres pays imposent des limites législatives ou réglementaires à la communication d’informations par le biais de mécanismes tels que la ligne « Exprimez votre préoccupation ». Voici quelques exemples de ces restrictions :

• Les signalements qui se limitent à des questions de comptabilité, de contrôles comptables internes, d’audit, de corruption, de banque ou de criminalité financière.
• Les limitations concernant le niveau de l’employé qui fait l’objet d’un signalement.
• L’interdiction du signalement anonyme.

Outre le signalement d’une mauvaise conduite potentielle, Medtronic attend de vous que :

• vous encouragiez toujours (et ne découragiez jamais) les autres à exprimer leurs préoccupations;
• vous soyez attentif à protéger les droits et les préoccupations de toute personne accusée de mauvaise conduite;
• vous soyez sincère, franc, ouvert et pleinement coopératif tout au long de l’enquête interne; et
• vous n’exerciez jamais de représailles contre une personne qui effectue un signalement.

Nous avons tous l’obligation de signaler toute conduite susceptible de contrevenir à la loi ou la politique de l’entreprise, même si nous avons été impliqués dans cette conduite. Si vous pensez avoir enfreint une loi ou une politique, la meilleure solution est de soulever le problème et de le résoudre.

La ligne « Exprimez votre préoccupation » est gérée par une société indépendante dont les opérateurs ne sont pas employés par Medtronic. Des traducteurs sont disponibles pour vous aider si vous devez signaler votre problème dans une langue autre que l’anglais. La recherche d’un traducteur peut prendre quelques minutes, alors ne raccrochez pas. Vous pouvez choisir de divulguer votre identité ou de rester anonyme dans la plupart des pays. Aucune tentative pour tracer ou enregistrer votre appel n’est utilisée. Si vous choisissez de révéler votre nom, votre signalement sera traité de manière confidentielle, et seules les personnes nécessitant de le savoir en seront informées.

L’opérateur de la ligne « Exprimez votre préoccupation » vous posera une série de questions pour comprendre la nature de votre problème ou, si vous signalez votre problème via le site Web, vous devrez saisir vos réponses aux questions écrites. Veuillez fournir des détails spécifiques afin que les enquêteurs puissent effectuer un examen approfondi et opportun des questions soulevées

À la fin de votre signalement, vous recevrez une clé de signalement et un mot de passe. Assurez-vous d’enregistrer les deux afin de pouvoir accéder au signalement pour fournir des informations supplémentaires et répondre aux questions, si nécessaire

Le tiers qui gère la ligne « Exprimez votre préoccupation » envoie le signalement au directeur de notre programme « Exprimez votre préoccupation », qui examinera les informations. Si le signalement contient une question ou un commentaire, quelqu’un y répondra. Si l’OEC détermine que le signalement contient des préoccupations ou des allégations qui doivent faire l’objet d’une enquête, un enquêteur est désigné. Les enquêteurs mèneront chaque affaire avec impartialité, honnêteté, équité, rapidité, rigueur et confidentialité. Medtronic respecte les droits de toutes les parties impliquées dans les signalements et traitera tous les signalements avec discrétion. Personne n’est jamais présumé coupable.

Il se pourrait que nous devions effectuer des demandes de suivi pour obtenir des informations supplémentaires afin d’aider l’enquête. Si vous vous êtes identifié dans votre signalement, l’enquêteur tentera de vous contacter directement si nécessaire.

Oui. N’oubliez pas d’utiliser la fonction « suivi » de la ligne « Exprimez votre préoccupation », qui est disponible par téléphone ou sur le site Web. Cette fonction vous permet, ainsi qu’à la personne qui enquête sur vos préoccupations, de communiquer entre vous - de manière anonyme, si vous le souhaitez. L’enquêteur peut vous demander des informations supplémentaires qui pourraient être essentielles à une enquête approfondie et opportune des dites préoccupations. Et vous pouvez utiliser cette fonction pour fournir des informations ou de nouveaux développements à l’enquêteur. Pour accéder à la fonction « suivi », vous devez enregistrer et utiliser la clé de signalement et le mot de passe qui vous ont été attribués après avoir soumis votre préoccupation.

Les documents à l’appui de vos préoccupations peuvent être soumis de différentes manières, selon la façon dont vous les exprimez. Si vous choisissez de vous adresser à votre responsable, aux RH ou à un employé du service juridique ou de la conformité, discutez avec eux de la meilleure façon de préserver votre documentation. Si vous envoyez un courriel au Bureau d’éthique et de conformité, vous pouvez joindre des documents à votre message. Si vous utilisez la ligne « Exprimez votre préoccupation » pour signaler votre préoccupation, vous avez la possibilité de télécharger des documents sur le site Web. Si vous ne pouvez pas utiliser le site Web de la ligne « Exprimez votre préoccupation » ou si vous avez des documents qui ne peuvent être téléchargés, vous devez indiquer dans votre signalement que vous avez des documents que vous n’avez pas inclus. L’employé de Medtronic chargé du signalement vous contactera pour vous expliquer comment soumettre les informations.

Medtronic prend tous les signalements au sérieux. Tous les signalements sont examinés afin de déterminer la meilleure façon de traiter et de résoudre la problématique en fonction de la nature du signalement. Toutes les préoccupations ne nécessitent pas une enquête formelle. Une personne n’est jamais présumée « coupable » sur la base d’un signalement sans enquête complémentaire pour déterminer les faits

Toutes les allégations sont examinées et font l’objet d’une réparation appropriée. Nous examinons les faits de chaque incident pour garantir un traitement équitable. Cela comprend l’examen des raisons ayant mené a une violation, de la bonne foi des personnes impliquées et de la rapidité des mesures correctives. Dans de nombreux cas, les normes sont violées en raison de simples erreurs, et non d’une faute délibérée ou préméditée.

Les enquêtes peuvent varier en fonction de l’importance des allégations, de l’étendue des opérations commerciales concernées, du nombre de personnes impliquées et de la quantité de preuves nécessaires. Certaines enquêtes se concluent rapidement, d’autres peuvent prendre des semaines, des mois, voire plus longtemps. Chaque cas est unique, mais nous utilisons un processus cohérent. Quelle que soit la durée d’une enquête, Medtronic prend chaque allégation au sérieux

Que vous appeliez la ligne « Exprimez votre préoccupation » ou que vous soumettiez un signalement par le biais du formulaire en ligne, vous recevrez une clé de signalement et un mot de passe. Cela vous permettra d’assurer le suivi du signalement, par téléphone ou en ligne, afin de surveiller l’évolution de votre signalement et de communiquer avec l’enquêteur désigné. Si vous avez des questions, des commentaires ou de la documentation supplémentaires, ou si les enquêteurs vous demandent des détails ou de la documentation supplémentaires, cette fonction permet une communication bidirectionnelle.

Dans la plupart des cas, on vous dira si le problème que vous avez signalé a fait l’objet d’une enquête et s’il a été résolu. Si vous signalez votre problème de manière anonyme en utilisant la ligne « Exprimez votre préoccupation », vous pourrez vérifier l’état d’avancement du dossier en le consultant par téléphone ou en ligne à l’aide de votre clé de signalement et de votre mot de passe. Vous devez savoir qu’il existe des restrictions légales et autres sur le type d’informations que Medtronic peut fournir.

Chaque cas est unique, mais nous utilisons un processus cohérent. Si nous ne sommes pas en mesure d’étayer les allégations ou les préoccupations, nous pouvons déterminer que nous n’avons pas besoin de prendre de mesures. Dans d’autres cas, nous pouvons constater que des erreurs de bonne foi ou des manquements mineurs au jugement ont été commis. Notre priorité est de rectifier la situation et de fournir la formation et le suivi nécessaires pour que cela ne se reproduise pas. À l’autre bout du spectre, nous pouvons avoir besoin de nous déclarer auprès du gouvernement. Si les faits le justifient, la direction prendra des mesures correctives pour améliorer les systèmes de l’entreprise ou des mesures disciplinaires contre les employés qui ont enfreint la loi ou violé la politique de l’entreprise. Les mesures disciplinaires peuvent prendre diverses formes pouvant mener jusqu’au licenciement. Dans certains cas, nous pouvons signaler des faits aux autorités chargées de l’application des lois en vue d’éventuelles poursuites. Dans d’autres cas, la faute initiale n’était peut-être pas grave en soi, mais les tentatives pour la dissimuler ou mentir à son sujet pendant l’enquête transforme la situation en violation grave qui entraîne un niveau de discipline plus élevé

L’intégralité de la politique « Exprimez votre préoccupation » est disponible sur le portail des politiques. Des liens vers le code de conduite et les normes de conduite des affaires de Medtronic sont disponibles sur le site intranet du Bureau d’éthique et de conformité de Medtronic à l’adresse suivante : & ethics.medtronic.com . La brochure « Exprimez votre préoccupation » et d’autres ressources pour les employés sont disponibles sur la page « Exprimez votre préoccupation » du site intranet du Bureau de l’éthique &de la conformité .