AZ EthicsPoint® RENDSZERRŐL
Mi az EthicsPoint® rendszer?
Az EthicsPoint egy olyan bizalmas bejelentési rendszer, amely lehetővé
teszi az alkalmazottak számára a munkahelyi csalás, visszaélés és más jogellenes
magatartás bejelentését.
Miért van szükségünk egy olyan rendszerre, mint az EthicsPoint?
A Flexnél hiszünk abban, hogy az alkalmazottaink a legfontosabb értékeink.
A nyílt kommunikációs csatornák megteremtésével elősegíthetjük a pozitív
munkakörnyezetet és maximalizálhatjuk a termelékenységet. Továbbá, a tőzsdén
jegyzett társaságok számára a törvény előírja, hogy rendelkezniük kell
egy névtelen bejelentési eszközzel a számviteli és könyvvizsgálati csalás,
az üzleti magatartási kódex megszegése vagy más egyéb aggály névtelen bejelentésére.
Bejelentés - Általános
Hogyan tudok bejelentést tenni?
Bejelentését bizalmasan megteheti telefonon vagy az EthicsPoint weboldalán
keresztül. Bejelentését ugyancsak megteheti közvetlenül a vezetője, az
adott hely biztonsági vagy humánerőforrás részlege felé is.
Milyen jellegű ügyeket kell bejelentenem?
Be kell jelentenie az Üzleti magatartási és etikai kódexünk bárminemű
megsértését, vagy bármilyen más aggályát. Ön tudja, hogy mi történik a
Flexnél - legyen az jó vagy rossz. Ön az elején tudomást szerezhet olyan
tevékenységről, ami aggályra adhat okot. Az Ön bejelentése minimalizálhatja
a vállalatot és a munkatársainkat érő esetleges negatív hatásokat.
Ha jogsértést látok, be kell jelentenem azt a vezetőmnek vagy a humánerőforrás osztálynak, hogy ők foglalkozzanak vele?
Elvárjuk, hogy bejelentsen minden olyan magatartást, melyről úgy véli,
hogy megsérti a kódexünket. Ezekkel az aggályokkal a közvetlen menedzseréhez,
a humán erőforráshoz, a megfelelőségi és a jogi osztályhoz vagy a vezetőség
más tagjához fordulhat. Tisztában vagyunk azzal, hogy előfordulhatnak olyan
körülmények, amikor a probléma vezetőségnek történő jelentése kellemetlen
lehet az Ön számára. Az EthicsPoint használatával bizalmas úton és névtelenül
tehet bejelentést (amennyiben a helyi törvények ezt engedélyezik).
Miért jelentsem be azt, amit tudok? Mi előnyöm származik nekem ebből?
Mindannyiunknak jogunk van ahhoz, hogy egy pozitív környezetben dolgozzunk.
Ez a jog azzal a felelősséggel jár, hogy etikus módon kell viselkednünk
és tájékoztatnunk kell a megfelelő személyeket arról, ha valaki nem megfelelően
jár el. Együttműködéssel fenntarthatjuk az egészséges és produktív környezetet.
Hova kerülnek ezek a bejelentések? Ki férhet hozzájuk?
A bejelentések közvetlenül egy biztonságos, külső fél által működtetett
szerverre kerülnek annak érdekében, hogy megakadályozzuk a biztonsági szabályok
esetleges megsértését. A bejelentések csak a Flex egyes tagjai számára
elérhetőek, akiknek a bejelentések értékelése a feladata. Ezek a személyek
képzésben részesültek arra vonatkozóan, hogy ezeket a bejelentéseket teljes
mértékben bizalmasan kezeljék.
Mit tegyek, ha a főnököm vagy más vezető érintett egy szabálysértésben? Ők nem fogják megkapni a bejelentést és megkezdeni a nyomok eltüntetését?
A rendszer és a bejelentés elosztási protokollja úgy van kialakítva, hogy
az érintett felek nem kapnak értesítést azokról a bejelentésekről, amelyekben
megnevezésre kerültek, illetve azokhoz nem férhetnek hozzá.
Mi van akkor, ha azután jut eszembe valami az esettel kapcsolatban, miután benyújtottam a jelentést?
Amikor bejelentést tesz, kapni fog egy egyedi bejelentési kulcsot és létrehoz
egy jelszót. A kulccsal és a jelszóval telefonon vagy interneten bármikor
ismételten beléphet a rendszerbe, hozzáférhet az eredeti bejelentéshez
és további részleteket adhat meg.
Mi történik, ha Önöknek a bejelentéssel kapcsolatos kérdésük van felém?
A rendszer lehetővé teszi a vállalat azon munkatársa számára, aki átnézte
az Ön bejelentését, hogy kérdéseket intézzen Ön felé, még akkor is, ha
Ön névtelenül tett bejelentést. Az ellenőrző kérdéseket általában 4-6 munkanapon
belül teszik fel.
A bejelentés ellenőrzése ugyanolyan biztonságos, mint az első lépés?
Igen. Minden levelezés ugyanolyan bizalmas, mint a kezdeti bejelentés.
Továbbra is névtelen maradhat, ha ezt választja és ha a helyi törvény ezt
engedélyezi.
Mit tegyek, ha a telefonszám nem működik?
Ha a fent megadott telefonszám nem működik, kérjük, hogy online, ezen
az oldalon keresztül tegye meg a bejelentését. Kérjük a bejelentésben jelezze,
hogy a telefonszám nem működött.
Mit tegyek, ha az ország, ahol tartózkodom, nem szerepel a fenti listán?
Ha az Ön tartózkodási helyén nem áll rendelkezésre a szolgáltatás, kérjük,
tegye meg a bejelentést ezen a weboldalon keresztül. Kérjük, a bejelentésben
jelezze, hogy az Ön tartózkodási országában nem áll rendelkezésre a telefonos
szolgáltatás.
BEJELENTÉS BIZTONSÁGA ÉS BIZALMAS KEZELÉSE
Küldhetek-e névtelenül jelentést otthonról?
Az otthonából, a szomszéd számítógépéről vagy bármilyen internetes portálról
küldött bejelentés biztonságos és névtelen marad, amennyiben a helyi törvények
ezt megengedik. Az internetes portál soha nem azonosítja a látogatót a
felhasználói név szerint, és az EthicsPoint rendszer elrejti az azonosító
adatokat, például egy IP-címet, hogy a névtelenséget megőrizze. Emellett
az EthicsPoint adminisztrátorai szerződéses kötelezettséget vállaltak arra,
hogy nem tárják fel a bejelentő személyazonosságát.
A telefon díjmentes forróvonala is bizalmas és névtelen?
Igen - mindig, amikor a névtelen bejelentést a helyi törvények megengedik.
Ugyanazokat az információkat kell megadnia, amelyeket az internetes bejelentésében
nyújtana. Egy külső fél fogja a válaszait közvetlenül az EthicsPoint biztonságos
környezetbe begépelni. A forróvonalon tett bejelentésekre ugyanolyan biztonsági
és titkossági intézkedések vonatkoznak, mint az internetes bejelentésekre.
Mi történik akkor, ha szeretném magam azonosítani a bejelentéskor?
A bejelentésben van egy rész, ahol megadhatja a személyazonosságát, ha
úgy kívánja.