Tudnivalók az EthicsPoint rendszerről
Bejelentés – általános információk
A bejelentések biztonsága és bizalmas jellege
Tippek és bevett gyakorlat
Tudnivalók az EthicsPoint rendszerről
Mi az EthicsPoint?
Az EthicsPoint a NAVEX által létrehozott átfogó és bizalmas jelentésküldő eszköz, amely lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak és a vezetőség együttműködjenek a munkahelyi csalás, visszaélés és egyéb tisztességtelen magatartás kezelése terén, hozzájárulva a pozitív munkahelyi környezet kialakításához a Nemak szervezeti kultúrája keretrendszerén belül.
Miért van szüksége a Nemaknak egy olyan rendszerre, mint az EthicsPoint?
- Az alkalmazottaink a legfontosabb értékeink. A nyílt kommunikációs csatornák létrehozásával kedvező munkakörnyezetet teremtünk és maximalizáljuk a termelékenységet.
- Az eredményes bejelentési rendszer kiegészíti az etikus döntéshozatal és a becsületesség kultúrájának előmozdítása érdekében kifejtett egyéb erőfeszítéseinket.
- Ez a rendszer lehetővé teszi számunkra, hogy kezeljük a vállalati értékeinkkel – tisztelet és felelősségvállalás, bizalom és együttműködés, innováció és ügyfélközpontúság – ellentétes viselkedést.
Bejelentés – általános információk
Interneten és telefonon is tehetek bejelentést?
Igen. Az EthicsPoint telefonon és interneten is lehetővé teszi, hogy bizalmas és névtelen bejelentést tegyen.
Milyen helyzeteket kell bejelentenem?
Az EthicsPoint rendszerében az alkalmazottak a hivatalos Magatartási szabályzatunk megsértését, de más olyan aggályt is bejelenthetnek, melyek ellentétesek a szervezeti kultúránkkal.
Ha visszaélést tapasztalok, nem elég jelentenem a felettesemnek, a biztonsági szolgálatnak vagy a személyzeti osztálynak, és rájuk hagyni az intézkedést?
Ha olyan viselkedést tapasztal, amelyről úgy gondolja, hogy sérti a magatartási kódexünket vagy a szervezeti kultúránkat, akkor elvárjuk, hogy bejelentse. Ideális esetben minden problémával a közvetlen feletteséhez vagy a vezetőség más tagjához fordulhat. Ugyanakkor tisztában vagyunk vele, hogy bizonyos helyzetekben kellemetlen lehet ezen a módon bejelentést tenni. Az ilyen esetekre léptünk partneri viszonyba a NAVEX-szel. Inkább tegyen névtelenül bejelentést, mintsem visszatartsa az információkat.
Miért jelentsem be azt, ami a tudomásomra jut? Mi hasznom származik belőle?
Mindannyiunknak jogunk van pozitív környezetben dolgozni, ám ez felelősséggel is jár: etikus magatartást kell tanúsítanunk, és tájékoztatnunk kell az illetékeseket, ha valaki nem megfelelően viselkedik. Ha együttműködünk, és a vállalati értékeink szerint élünk, akkor egészséges és produktív légkört tarthatunk fenn. A helytelen üzleti magatartás pedig elemi szinten veszélyezteti az egész vállalatot.
A vezetés valóban azt szeretné, hogy bejelentést tegyek?
Határozottan. Valójában elvárjuk Öntől a bejelentést. Ön az, aki tudja, hogy mi történik a vállalatnál – a jót és a rosszat is látja. Közvetlen ismeretekkel rendelkezhet olyan tevékenységről, amely esetleg probléma forrása lehet. A bejelentése következtében minimálisra csökkenhetnek a vállalatot és a dolgozókat érő esetleges negatív hatások. Emellett a pozitív visszajelzések segíthetnek azonosítani azokat a tényezőket, amelyek révén előrelépés érhető el a vállalati kultúra és a teljesítmény terén.
Hova kerülnek ezek a bejelentések? Ki férhet hozzájuk?
A bejelentések közvetlenül az EthicsPoint biztonságos kiszolgálójára érkeznek. A NAVEX ezeket a bejelentéseket a vállalaton belül csak bizonyos személyek számára teszi hozzáférhetővé, akiknek feladata a bejelentések értékelése a jogsértés típusa és az esemény helyszíne alapján. A bejelentéseket fogadó minden személy megfelelő képzésben részesült arra vonatkozóan, hogyan kell a bejelentéseket a lehető legbizalmasabban kezelni.
Ez nem csak az alkalmazottakat megfigyelő rendszer?
Nem. Az EthicsPoint az általános filozófiánk pozitív eleme, amelynek segítségével biztonságos és etikus munkahelyi környezetet teremthetünk. Bátran kérhet tanácsot az etikus magatartást érintő ügyekben, pozitív javaslatokat tehet, és közölheti aggályait. A hatékony kommunikáció napjainkban kiemelten fontos tényező a munkahelyeken, ez a rendszer pedig kiváló eszköz a kommunikáció javítására.
Gondosan kiválasztottuk a legjobb bejelentőeszközt, amellyel eleget tehetünk jogszabályi kötelezettségeinknek, ugyanakkor a bejelentést bátorító, pozitív munkahelyi környezetet tarthatunk fenn.
A bejelentések biztonsága és bizalmas jellege
Ha jól tudom, a vállalati számítógépről beküldött minden bejelentésem bekerül a szervernaplóba, amely felsorolja az összes webhelyet, amellyel a számítógépem kapcsolatba került. Ez alapján a napló alapján nem lehet azonosítani engem a bejelentés beküldőjeként?
NAVEX nem hoz létre és nem őriz meg IP-címeket tartalmazó belső kapcsolatnaplót, így nem áll rendelkezésre olyan adat, amely az Ön számítógépe és az EthicsPoint közti kapcsolatra utalna.
Ha nem szeretne munkahelyi számítógépéről bejelentést tenni, a munkahelyén kívül (például internetkávézóból, ismerőse otthonából stb.) is bejelentkezhet az EthicsPoint biztonságos webhelyére. Sokan élnek ezzel a lehetőséggel, amint azt a NAVEX adatai is mutatják: a bejelentéseknek kevesebb mint 12%-át teszik meg munkaidőben.
Ha otthonról küldöm el a bejelentést, akkor is névtelen maradhatok?
A bejelentés otthonról, a szomszéd számítógépéről vagy bármely internetes portálról biztonságosan és névtelenül megtehető. Az internetes portálok sohasem azonosítják a látogatót képernyőn megjelenő névvel, az EthicsPoint-rendszer pedig a teljes névtelenség biztosítása érdekében eltávolítja az internetcímeket.
Aggódom amiatt, hogy az EthicsPoint részére átadott információkból végül kiderül a kilétem. Hogyan tudnak biztosítani arról, hogy ez nem történik meg?
Az EthicsPoint rendszer megőrzi az Ön névtelenségét. Ha azonban névtelen kíván maradni, bejelentőként ügyelnie kell arra, hogy bejelentésének szövege ne fedje fel véletlenül a kilétét. Ilyesmire gondolunk: „A Kiss úr melletti munkaállomásomról…” vagy „33 éves munkaviszonyom során…”.
A díjmentes telefonos forródrót is titkos, és biztosítja a névtelenséget?
Igen. A bejelentést rögzítő munkatárs megkéri, hogy adja meg ugyanazokat az információkat, amelyek az internetes bejelentéshez is szükségesek, majd begépeli az Ön válaszait az EthicsPoint weboldalára. A továbbítás során ezekre a bejelentésekre változatlan biztonsági és titoktartási intézkedések vonatkoznak.
Mit tegyek, ha a bejelentésemben fel szeretném fedni a kilétemet?
A bejelentésnek van egy olyan része, amely igény szerint erre a célra használható.
Tippek és bevett gyakorlat
Észrevettem, hogy egyesek etikátlan magatartást tanúsítanak, de ez engem közvetlenül nem érint. Miért foglalkozzak a bejelentésével?
Vállalatunk az etikus magatartást támogatja. Az etikátlan magatartás végső soron minden szinten sérti a vállalatot, és annak összes alkalmazottját, így Önt is. Elég arra gondolni, hogy mik történtek a közelmúlt vállalati botrányai során, és beláthatja, milyen katasztrofális hatása lehet egy etikai botlásnak egy egyébként egészséges vállalatra. Ha visszaélésről vagy az etikai szabályok megsértésével kapcsolatos eseményről vagy a szervezeti kultúránkkal ellentétes cselekedetekről szerez tudomást, tekintse saját maga és munkatársai iránti kötelességének a bejelentést.
Nem vagyok biztos benne, hogy amit láttam vagy hallottam, sérti-e a vállalati szabályzatot, vagy etikátlan-e, mindenesetre elég gyanúsnak tűnik. Mit tegyek?
Tegyen bejelentést. A NAVEX segít abban, hogy bejelentését mindenki számára érthető formában nyújtsa be. Inkább jelentsen be olyan szituációt, amelyről kiderül, hogy ártalmatlan, mintsem kockáztassa, hogy egy etikátlan viselkedés feltáratlan maradjon.
Mi van akkor, ha a közvetlen felettesem vagy más vezető érintett az ügyben? Nem juthat a kezükbe a bejelentésem, amely alapján megpróbálhatják eltüntetni a nyomaikat?
Az EthicsPoint rendszer és a bejelentések továbbítási módja biztosítja, hogy az érintett felek ne értesüljenek az ügyről, és ne férhessenek hozzá azokhoz a bejelentésekhez, amelyekben név szerint szerepelnek.
Mit tehetek, ha akkor jut eszembe egy fontos dolog az esettel kapcsolatban, miután már benyújtottam a bejelentést? És mi történik akkor, ha a vállalat további kérdéseket szeretne feltenni nekem a bejelentéssel kapcsolatban?
Amikor az EthicsPoint webhelyén vagy az EthicsPoint telefonos ügyfélszolgálatán bejelentést tesz, egyedi, véletlenszerű számot kap (ezt nevezzük „bejelentéskulcsnak”), és választania kell egy jelszót. Interneten vagy telefonon később is beléphet az EthicsPoint rendszerébe, és megtekintheti az eredeti bejelentést, további részletekkel egészítheti ki, vagy válaszolhat a vállalat képviselője által feltett kérdésekre. Kifejezetten javasoljuk, hogy a megadott időpontban térjen vissza a webhelyre a vállalat által feltett kérdések megválaszolása érdekében. Ön és a vállalat most egy „névtelen párbeszédet” kezdett, amelyben a problémák nemcsak azonosíthatóak, hanem meg is oldhatóak, függetlenül attól, hogy mennyire bonyolultak.
Ez a nyomonkövetési folyamat ugyanolyan biztonságos adatvédelmi szempontból, mint az első bejelentés?
Az EthicsPoint rendszerével folytatott minden kommunikációt ugyanolyan szigorúan bizalmasan kezelnek, mint az első bejelentést, fenntartva az anonimitás nyújtotta védelmet.
Mi történik, ha elvesztem a bejelentéskulcsom, vagy elfelejtem az általam létrehozott jelszót?
Ha elveszíti a bejelentéskulcsot vagy a jelszót, a biztonság és titoktartás fenntartása érdekében új bejelentést kell tennie. Az új bejelentésben említse meg, hogy egy korábban benyújtott bejelentéshez vagy kérdéshez fűződik.
Akkor is tehetek bejelentést, ha nincs internet-hozzáférésem?
Az EthicsPoint rendszerébe bármely internet-hozzáféréssel rendelkező számítógépről tehet bejelentést. Otthonról is. Számos nyilvános helyen, például a közkönyvtárakban is található ilyen számítógép. Ha nem fér hozzá számítógéphez, vagy nem járatos a használatában, felhívhatja az EthicsPoint díjmentes forródrótját, amely az év minden napján, éjjel-nappal rendelkezésre áll.