Domande frequenti
- Quando devo rivolgermi all’Helpline sull’integrità di Oracle?
- Devo segnalare la mia preoccupazione tramite l’Helpline sull’integrità di Oracle o alla dirigenza?
- Quali sono gli orari di servizio?
- E se si tratta di un’emergenza?
- Come funziona l’Helpline sull’integrità di Oracle?
- Cosa succede quando chiamo l’Helpline sull’integrità di Oracle?
- Esistono altri modi per fare una segnalazione, porre una domanda o richiedere formazione?
- In che modo Oracle indaga sulle preoccupazioni?
- La mia preoccupazione sarà presa in esame dalle persone giuste?
- Dove finiscono le mie domande e segnalazioni? Chi può accedervi?
- Subirò ritorsioni per aver segnalato una preoccupazione tramite l’Helpline sull’integrità di Oracle?
- Sarò a conoscenza dei progressi o dell’esito di un’indagine?
- Cosa succede se non ritengo che la mia preoccupazione sia stata affrontata correttamente? Cosa posso fare?
- L’Helpline sull’integrità di Oracle è anonima o l’azienda può tracciare la mia chiamata o la mia segnalazione online?
- Cosa devo fare se perdo la chiave o la password della mia segnalazione?
- Se sollevo un dubbio, il mio manager o i miei colleghi scopriranno che ho contattato l’Helpline sull’integrità di Oracle?
- Se il mio capo o altri manager sono coinvolti nella violazione che segnalo, sapranno che li ho segnalati?
- Sono disponibili risorse che mi aiutino nelle traduzioni se parlo o scrivo in una lingua diversa dall’inglese?
Quando devo rivolgermi all’Helpline sull’integrità di Oracle?
Devi rivolgerti all’Helpline sull’integrità di Oracle nelle seguenti circostanze:
- Se desideri informazioni o assistenza su un problema di conformità o di etica.
- Se hai motivo di sospettare una violazione del Codice etico e di condotta aziendale per i dipendenti di Oracle, di qualsiasi politica di Oracle o hai osservato una condotta che ritieni possa violare la legge locale o vigente o gli obblighi etici di Oracle.
- Se in precedenza hai chiesto indicazioni o segnalato una preoccupazione attraverso un altro canale di segnalazione e consideri la questione irrisolta.
- Se desideri mantenere l’anonimato e lavori in un Paese che consente le segnalazioni anonime.
Devo segnalare la mia preoccupazione tramite l’Helpline sull’integrità di Oracle o alla dirigenza?
Puoi sollevare dubbi su un comportamento etico discutibile in Oracle in diversi modi:
- Il proprio responsabile
- Le Risorse Umane di Oracle
- Un membro dell’Ufficio legale
- Il tuo Funzionario regionale per la Conformità e l’Etica
- Il Funzionario per la Conformità e l’Etica
- Il rappresentante dei dipendenti (ove esistente)
- La Helpline sull’integrità di Oracle
Se desideri mantenere l’anonimato, non ti senti a tuo agio a segnalare un dubbio o una preoccupazione al tuo responsabile, alle Risorse Umane di Oracle, a un membro dell’Ufficio legale, a un membro del team Conformità ed etica di Oracle, o se ritieni che il tuo dubbio o preoccupazione non sia stato preso in esame adeguatamente, contatta l’Helpline sull’integrità di Oracle. La Helpline è gestita da un fornitore di servizi terzi e consente di fare segnalazioni online o per telefono. La Helpline è riservata e disponibile per tutti i dipendenti Oracle che desiderano sollevare dubbi o preoccupazione o cercare indicazioni sulle questioni di etica e condotta aziendale
Quali sono gli orari di servizio?
L’Helpline sull’integrità di Oracle offre un canale sicuro per segnalare le preoccupazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tutti i giorni dell’anno.
E se si tratta di un’emergenza?
Non utilizzare l’Helpline sull’integrità di Oracle per segnalare le emergenze. Per segnalare eventi che rappresentano una minaccia per la vita o i beni, contatta immediatamente le autorità locali.
Come funziona l’Helpline sull’integrità di Oracle?
L’Helpline sull’integrità è uno strumento sempre disponibile, tramite questo sito Web o per telefono, per segnalare sospette violazioni della legge, del Codice etico e di condotta aziendale per i dipendenti di Oracle o delle politiche correlate, e per dare seguito a una richiesta o segnalazione.
Oracle ha incaricato un fornitore terzo, la società NAVEX (“EthicsPoint”), della gestione dell’Helpline sull’integrità, così da poter fornire ai nostri dipendenti l’accesso 24 ore su 24 a uno strumento sicuro e, se richiesto, di fare segnalazioni anonime ove consentito dalla legge locale. Il sito Web dell’Helpline sull’integrità è ospitato sui server di EthicsPoint e i numeri di telefono sono gestiti da EthicsPoint.
Cosa succede quando chiamo l’Helpline sull’integrità di Oracle?
Una volta effettuata una chiamata all’Helpline sull’integrità, il Call Center Intake Specialist (CCIS) di EthicsPoint acquisirà la tua richiesta o segnalazione, chiedendoti di fornire informazioni dettagliate. Puoi scegliere di rimanere anonimo quando parli con il CCIS, se effettua una segnalazione da un Paese, come il Portogallo, che vieta le segnalazioni anonime; tuttavia, ciò potrebbe impedire la nostra capacità di rispondere adeguatamente alla tua richiesta o di indagare sulla questione. Devi essere pronto, se sei disposto, a fornire i nomi dei testimoni e delle potenziali vittime di eventuali presunte condotte non etiche per aumentare il successo di un’indagine sul tuo reclamo. Sebbene le richieste e le segnalazioni possano essere inviate in forma anonima nella maggior parte dei casi, non possiamo garantire la riservatezza o l’anonimato, in quanto la natura del problema e/o i relativi dettagli del caso possono rivelare le identità delle persone coinvolte. Tuttavia, sarà fatto quanto possibile per mantenere un alto livello di discrezione nel rispondere alle richieste e alle segnalazioni inviate tramite l’Helpline sull’integrità di Oracle.
Il CCIS registrerà la tua richiesta o segnalazione sul server EthicsPoint e la metterà a disposizione dell’Ufficio Conformità ed Etica di Oracle, diretto dal Funzionario capo conformità ed etica globale. Il CCIS non può fornire consigli o risolvere il problema al telefono. Se la tua questione è urgente, ti fornirà informazioni per contattare direttamente l’Ufficio Conformità ed Etica e ricevere assistenza immediata.
Il CCIS ti fornirà una chiave e una password per la segnalazione, in modo che tu possa far seguito alla tua domanda o segnalazione online o telefonicamente. Ti preghiamo di consultare periodicamente l’Helpline sull’integrità di Oracle per:
- verificare l’accuratezza della segnalazione;
- confermare il riconoscimento della segnalazione;
- sapere se sono necessarie ulteriori informazioni per elaborare la tua richiesta/preoccupazione; e
- determinare lo stato dell’indagine.
Il follow-up continuo su una questione è particolarmente importante per le segnalazioni inviate in forma anonima, poiché non abbiamo altri mezzi per comunicare con te. Se ti sei identificati per nome, l’Ufficio Conformità ed Etica o un esperto in materia designato ti contatterà direttamente per discutere della tua preoccupazione e porre eventuali domande aggiuntive importanti per la risoluzione della stessa. Ti preghiamo di notare che tutte le comunicazioni dell’Helpline sull’integrità di Oracle sono trattate con lo stesso livello di discrezione della segnalazione iniziale.
Esistono altri modi per fare una segnalazione, porre una domanda o richiedere formazione?
Ci sono molti modi per effettuare una segnalazione, porre una domanda relativa alla conformità o all’etica o richiedere formazione:
- Il proprio responsabile
- Le Risorse Umane di Oracle
- Un membro dell’Ufficio legale
- Il tuo Funzionario regionale per la Conformità e l’Etica
- Il Funzionario per la Conformità e l’Etica
- Il rappresentante dei dipendenti (ove esistente)
- La Helpline sull’integrità di Oracle
- È possibile inviare la corrispondenza a Oracle America, Inc., 500 Oracle Parkway, 7th Floor, Redwood City, CA, 94065, Attenzione: Executive Vice President and General Counsel
Per le persone residenti nei Paesi dell’UE, in Svizzera e Norvegia, l’Helpline sull’integrità di Oracle consente di segnalare solo accuse di irregolarità bancarie, finanziarie, contabili o di revisione contabile, tangenti, bustarelle o altre forme di corruzione. Se la tua preoccupazione riguarda un altro problema di etica o conformità, ti invitiamo a segnalarlo direttamente al Funzionario regionale per la Conformità e l’Etica EMEA o tramite gli altri canali di segnalazione sopra elencati.
In che modo Oracle indaga sulle preoccupazioni?
Oracle si impegna a mantenere un processo di indagine interno incentrato sull’accuratezza, la precisione, l’equità e il rispetto di tutte le parti coinvolte. Il Funzionario regionale per la conformità e l’etica è la persona deputata a raccogliere le questioni relative a problemi etici e di condotta aziendale, compresa la direzione delle indagini su sospette condotte illecite. Le indagini sono svolte in conformità alle leggi ed alle politiche Oracle applicabili.
Nella misura consentita dalla legge vigente, e ove appropriato, tra i metodi di indagine potrebbero figurare i colloqui con le parti coinvolte e i testimoni, il riesame dei documenti finanziari, elettronici e di altro tipo, le verifiche di informazioni disponibili pubblicamente, e il monitoraggio e/o l’analisi di computer, sistemi, uffici, ed altre risorse.
Oracle tratta con riserbo tutte le segnalazioni di sospetta condotta illecita, e solo le persone preposte verranno informate e coinvolte nelle indagini. Solo il personale autorizzato, come il team dirigente di Conformità ed Etica, può avviare un’indagine interna relativa a una violazione del Codice. Tutte le segnalazioni di cattiva condotta e i relativi documenti d’indagine verranno trattati in conformità alla Politica di Oracle sulla Privacy Interna ed alla Politica di Oracle sulla Tutela delle Informazioni.
I sospetti privi di fondamento non sortiranno effetto sul dipendente accusato di comportamento illecito, e non saranno tollerate ritorsioni contro i dipendenti che abbiano sollevato un dubbio in buona fede o che cooperino alle indagini di accertamento della conformità. Per quanto concerne le indagini su fattispecie di condotta illecita, l’applicazione di azioni disciplinari e di rimedio si basa sulla condotta accertata tramite il processo di indagine. Oracle, inoltre, ha facoltà di riferire le violazioni civili o penali alle autorità competenti.
La mia preoccupazione sarà presa in esame dalle persone giuste?
Tutte le domande e le segnalazioni vengono prima esaminate da un membro del team Conformità ed Etica, e indirizzate ad altri esperti o investigatori in materia, a seconda dei casi. Le persone che vedono la tua domanda o segnalazione possono includere membri dell’Ufficio Legale, delle Risorse Umane, della Valutazione e Revisione aziendale, della Finanza, della Sicurezza globale delle informazioni e/o della dirigenza di Oracle, nonché membri dell’organizzazione Conformità ed Etica e risorse esterne come consulenti esterni, revisori, fornitori di servizi forensi e/o personale tecnico presso EthicsPoint. . Tali persone possono avere sede negli Stati Uniti o in un altro Paese. Inoltre, tutte le informazioni da te fornite possono essere conservate separatamente dalle persone sopra descritte.
Dove finiscono le mie domande e segnalazioni? Chi può accedervi?
I report dell’Helpline sull’integrità di Oracle sono archiviati direttamente sui server sicuri di EthicsPoint, per preservare la sicurezza dei dati. EthicsPoint rende tali segnalazioni a disposizione dell’Ufficio Conformità ed Etica di Oracle, incaricato di valutare le situazioni descritte, rispondere alle domande e supervisionare eventuali indagini.
Subirò ritorsioni per aver segnalato una preoccupazione tramite l’Helpline sull’integrità di Oracle?
Oracle non tollera alcuna ritorsione. Le ritorsioni costituiscono infatti una violazione del Codice etico e di condotta aziendale di Oracle. La ritorsione può comportare azioni disciplinari nei confronti una parte ritorsiva, compreso il licenziamento. Se ritieni di essere stato vittima di comportamenti ingiusti perché hai sollevato una preoccupazione in buona fede, porta la situazione all’attenzione delle Risorse Umane o di un membro dell’organizzazione Conformità ed Etica, in modo che possa essere adeguatamente indagata e affrontata.
Sarò a conoscenza dei progressi o dell’esito di un’indagine?
Per proteggere la privacy di tutti gli interessati, Oracle generalmente non può discutere le specifiche delle indagini, se non con la dirigenza responsabile dell’attività interessata, le Risorse Umane e qualsiasi dipendente direttamente interessato da azioni disciplinari o correttive. Tuttavia, se effettui una segnalazione all’Helpline sull’integrità di Oracle, anche in forma anonima, riceverai una chiave e una password univoche per la segnalazione. Ti invitiamo a contattare l’Helpline telefonicamente o online per ricevere aggiornamenti o fornire ulteriori informazioni che potrebbero essere necessarie per un’adeguata indagine sulla tua preoccupazione.
Cosa succede se non ritengo che la mia preoccupazione sia stata affrontata correttamente? Cosa posso fare?
Se ritieni che la tua richiesta o segnalazione non sia stata affrontata correttamente, puoi inoltrarla direttamente a Greg Vamos, Vicepresidente senior e Funzionario capo per la Conformità e l’Etica, inviando un’e-mail a greg.vamos@oracle.com.
L’Helpline sull’integrità di Oracle è anonima o l’azienda può tracciare la mia chiamata o la mia segnalazione online?
Sebbene sia generalmente più facile condurre un’indagine efficace se chi effettua segnalazioni si identifica, in tutti i Paesi eccetto il Portogallo, è possibile scegliere di rimanere anonimi. Ti assicuriamo che se segnali la tua preoccupazione in forma anonima, Oracle non potrà rintracciare la tua chiamata. EthicsPoint, il fornitore esterno che gestisce il sistema, non utilizza l’ID chiamante e non registra le chiamate. Le segnalazioni effettuate sul sito Web sono inviate attraverso un portale Internet sicuro, che non traccia, né mostra i nomi delle schermate degli utenti. EthicsPoint rimuove anche gli indirizzi Internet per garantire il mantenimento dell’anonimato nel sistema EthicsPoint.
Il sistema EthicsPoint è progettato per proteggere il tuo anonimato. Tuttavia, se desideri rimanere anonimo, in qualità di segnalante devi assicurarti che il corpo della segnalazione non riveli la tua identità.
Cosa devo fare se perdo la chiave o la password della mia segnalazione?
Per preservare la sicurezza dei tuoi dati, l’accesso alla tua segnalazione e qualsiasi ulteriore comunicazione sono oggetto di severi controlli. Pertanto, se perdi la chiave o la password della segnalazione, è dovrai inviare una nuova segnalazione per ottenere aggiornamenti o fornire informazioni aggiuntive in relazione alla segnalazione iniziale. Nella nuova segnalazione è necessario menzionare che la questione si riferisce a una segnalazione precedente.
Se sollevo un dubbio, il mio manager o i miei colleghi scopriranno che ho contattato l’Helpline sull’integrità di Oracle?
Indipendentemente dal fatto che la segnalazione sia anonima o meno, non possiamo garantire la riservatezza o l’anonimato, in quanto la natura del problema e/o i relativi dettagli del caso potrebbero rivelare le identità delle persone coinvolte. Tuttavia, il sistema dell’Helpline sull’integrità di Oracle e la distribuzione della segnalazioni sono progettati in modo che le parti coinvolte non ricevano alcuna notifica o non abbiano accesso alle segnalazioni in cui si fa il loro nome. Inoltre, sarà fatto quanto possibile per mantenere un alto livello di discrezione nel rispondere alle richieste e investigare le segnalazioni inviate tramite l’Helpline sull’integrità di Oracle. Ti preghiamo anche di notare che Oracle non tollera alcuna ritorsione laddove sia stata sollevata una preoccupazione in buona fede. La ritorsione può comportare azioni disciplinari nei confronti una parte ritorsiva, compreso il licenziamento.
Se il mio capo o altri manager sono coinvolti nella violazione che segnalo, sapranno che li ho segnalati?
Indipendentemente dal fatto che la segnalazione sia anonima o meno, non possiamo garantire la riservatezza o l’anonimato, in quanto la natura del problema e/o i relativi dettagli del caso potrebbero rivelare le identità delle persone coinvolte. Tuttavia, il sistema dell’Helpline sull’integrità di Oracle e la distribuzione della segnalazioni sono progettati in modo che le parti coinvolte non ricevano alcuna notifica o non abbiano accesso alle segnalazioni in cui si fa il loro nome. Inoltre, sarà fatto quanto possibile per mantenere un alto livello di discrezione nel rispondere alle richieste e investigare le segnalazioni inviate tramite l’Helpline sull’integrità di Oracle. Ti preghiamo anche di notare che Oracle non tollera alcuna ritorsione laddove sia stata sollevata una preoccupazione in buona fede. La ritorsione può comportare azioni disciplinari nei confronti una parte ritorsiva, compreso il licenziamento.
Sono disponibili risorse che mi aiutino nelle traduzioni se parlo o scrivo in una lingua diversa dall’inglese?
Sia che una richiesta o una segnalazione venga inviata all’Helpline sull’integrità di Oracle tramite telefono o online, sono disponibili risorse di traduzione per fornire assistenza nelle richieste o nelle segnalazioni effettuate in lingue diverse dall’inglese. Se comunica al telefono, il segnalatore deve essere in grado di indicare il nome della lingua preferita in inglese all’operatore dell’Helpline sull’integrità di Oracle. L’operatore contatterà in teleconferenza un traduttore che assisterà nell’acquisizione della richiesta o della segnalazione.
Se una richiesta o una segnalazione viene effettuata online in una lingua diversa dall’inglese, sarà tradotta in inglese per la gestione da parte dell’Ufficio Conformità ed Etica. Qualsiasi corrispondenza futura tra te e l’Ufficio Conformità ed Etica sarà tradotta come necessario.