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Standard di etica aziendale Informativa sulla riservatezza dei dati Manifesto della HelpLine

Domande più frequenti

Info sulla Timken HelpLine ed EthicsPoint

Che cos'è la Timken HelpLine?

Presso Timken, tradurre l'etica in pratica significa che ci facciamo sentire quando qualcosa non quadra. Per correre in aiuto dei dipendenti, offriamo loro una serie di risorse per la segnalazione di questioni etiche. Invitiamo a rivolgersi innanzitutto a un supervisore o a un responsabile con il quale ci si sente a proprio agio. È inoltre possibile rivolgersi al proprio rappresentante Sviluppo organizzativo/Risorse Umane. Inoltre, il reparto Etica e conformità è una risorsa essenziale per la formazione in materia di etica e conformità, l’assistenza nella risoluzione di questioni etiche e la segnalazione di violazioni. Per contattare l'ufficio Etica inviare un'e-mail all'indirizzo ethics@timken.com o chiamare il numero 234-262-7215.

Riconosciamo che, in alcune circostanze, i dipendenti possono essere restii a discutere di eventuali preoccupazioni o problemi con il proprio supervisore o responsabile. Per questo e altri motivi, la Timken HelpLine è disponibile sia on-line sia telefonicamente. La Timken HelpLine è gestita e amministrata da una società esterna, NAVEX Global.

Che cos'è EthicsPoint?

Ci siamo rivolti a una società terza, NAVEX Global, per l'accettazione di chiamate e segnalazioni effettuate tramite la Timken HelpLine. EthicsPoint è di proprietà di NAVEX Global ed è gestito da quest'ultima. Si tratta di uno strumento di segnalazione completo e riservato, utilizzato per aiutare la dirigenza e i dipendenti a collaborare per affrontare frodi, abusi e altri comportamenti illeciti nel luogo di lavoro, il tutto favorendo un ambiente di lavoro positivo.

Perché abbiamo bisogno di un sistema come la Timken HelpLine?

Riteniamo che i nostri dipendenti siano la nostra risorsa più importante. Con la creazione di canali di comunicazione aperti siamo in grado di promuovere un ambiente di lavoro positivo e ottimizzare la produttività. In qualità di società quotata in borsa, Timken è tenuta per legge a disporre di un mezzo di segnalazione anonima in grado di indirizzare frodi in contabilità e revisione direttamente alla commissione di controllo. Un sistema di segnalazione efficace aumenterà altre nostre iniziative volte a promuovere una cultura basata sull'integrità e su decisioni etiche.

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Segnalazione – Generale

È possibile effettuare una segnalazione sia tramite Internet sia per telefono?

Sì, con la Timken HelpLine è possibile inoltrare una segnalazione riservata sia per telefono sia tramite Internet. Nella maggior parte dei Paesi è anche possibile scegliere di rimanere anonimi.

Che tipo di situazioni vanno segnalate?

È possibile segnalare qualsiasi violazione del nostro codice di condotta, degli Standard di etica aziendale o eventuali altre domande o preoccupazioni. In alcuni Paesi esistono dei limiti sul tipo di segnalazioni anonime che possono essere inviate tramite la Timken HelpLine. Tali limiti sono indicati sul modulo di segnalazione. Se non si riesce a inviare una segnalazione tramite la Timken HelpLine, è possibile contattare l'ufficio Etica e conformità per esprimere la propria preoccupazione inviando un'e-mail all'indirizzo ethics@timken.com.

Se riscontro una violazione, è sufficiente segnalarla al mio manager, alla sicurezza o alle Risorse Umane/Sviluppo Organizzativo e lasciare che siano loro a occuparsene?

Quando si nota un comportamento che si ritiene violi il nostro codice di condotta, ci aspettiamo che venga segnalato. In teoria, tutte le segnalazioni dovrebbero essere anticipate al proprio diretto superiore o a un altro membro del nostro gruppo dirigente. Riconosciamo, tuttavia, che in alcune circostanze i dipendenti potrebbero non sentirsi a proprio agio nel segnalare la questione in questo modo. È proprio per queste circostanze che ci siamo rivolti a NAVEX Global e a EthicsPoint per offrire il sistema di segnalazione Timken HelpLine. Preferiamo che i dipendenti effettuino segnalazioni anonime piuttosto che tengano le informazioni per sé.

Perché dovrei segnalare ciò che so? Che vantaggio ne traggo?

Tutti noi abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo e a tale diritto si accompagna la responsabilità di agire in modo etico e informare chi di competenza se qualcuno non sta agendo in modo appropriato . Collaborando, possiamo mantenere un ambiente sano e produttivo. Una cattiva condotta aziendale può minacciare la sopravvivenza di un'intera azienda.

La dirigenza desidera davvero che io segnali eventuali comportamenti illeciti?

Certamente. Anzi, ha bisogno che un dipendente segnali comportamenti illeciti. I dipendenti sanno cosa accade nella nostra azienda, nel bene e nel male. Può capitare che un dipendente venga a conoscenza per primo di un'attività che potrebbe causare preoccupazioni. La segnalazione di tale attività può ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e sui nostri dipendenti. Inoltre, offrire input positivi può aiutare a identificare punti in grado di migliorare la cultura e le prestazioni aziendali.

Dove finiscono queste segnalazioni? A chi ne è consentito l'accesso?

Le segnalazioni sono immesse direttamente sul server sicuro di EthicsPoint, ospitato da NAVEX Global. Tali segnalazioni sono rese disponibili esclusivamente a individui specifici, all'interno dell'azienda, responsabili della valutazione della segnalazione sulla base del tipo di violazione e luogo dell'accaduto. Ognuno di questi destinatari delle segnalazioni ha ricevuto istruzione di mantenere le segnalazioni nella massima riservatezza.

Non è già questo sistema un esempio di qualcuno che sorveglia su di me?

No. La Timken HelpLine è un esempio del nostro valore fondamentale di etica e integrità in azione. La possibilità di effettuare segnalazioni in modo riservato e sicuro ci permette di garantire un luogo di lavoro protetto, sicuro ed etico. Invitiamo i dipendenti a richiedere assistenza su dilemmi di natura etica, fornire suggerimenti positivi o comunicare una preoccupazione. Una comunicazione efficace è fondamentale nel posto di lavoro odierno e questo rappresenta uno strumento straordinario per migliorarla.

Abbiamo scelto con cura il migliore strumento di segnalazione per soddisfare i nostri obblighi in termini di conformità, mantenendo al tempo stesso un ambiente di segnalazione positivo.

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Sicurezza e riservatezza della procedura di segnalazione

Mi pare di capire che tutte le segnalazioni che invio da un computer aziendale generino un registro server che mostra tutti i siti web a cui il mio computer si è collegato. Questo registro non mi identificherà come l'autore di una segnalazione?

Il sistema EthicsPoint non genera o conserva alcun registro delle connessioni interne con gli indirizzi IP, pertanto non rimane alcuna informazione che colleghi il tuo computer aziendale al server EthicsPoint. Anzi, NAVEX Global si impegna per contratto a non seguire l'identità di chi effettua le segnalazioni.

Se non ci si sente a proprio agio nell'effettuare una segnalazione sul proprio computer di lavoro, si ha la possibilità di usare un computer al di fuori del nostro ambiente lavorativo (come ad esempio, un computer che si trova in un Internet point, a casa di un amico, ecc.). Molti scelgono questa opzione, visto che i dati di NAVEX Global mostrano che meno del 12% delle segnalazioni è stato generato durante le ore di lavoro.

Posso inoltrare una segnalazione da casa rimanendo comunque anonimo?

Una segnalazione inoltrata da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimarrà sicura e anonima. Un portale Internet non identifica mai un visitatore dal nome visualizzato e il sistema EthicsPoint rimuove gli indirizzi Internet in modo da mantenere l'anonimato. Inoltre, NAVEX Global si impegna per contratto a non seguire l'identità di chi effettua le segnalazioni.

Mi preoccupa il fatto che le informazioni che fornisco alla Timken HelpLine rivelino alla fine la mia identità. Come potete assicurarmi che ciò non accada?

La Timken HelpLine e il sistema EthicsPoint sono progettati per proteggere la riservatezza e l'anonimato dei dipendenti e tutte le informazioni rimarranno riservate nella misura massima possibile e conformi alle leggi locali. Se si desidera rimanere anonimi, il dipendente, come parte che effettua la segnalazione, deve assicurarsi che il corpo della segnalazione non riveli accidentalmente la propria identità. Ad esempio, “Dal mio cubo accanto a Jan Smith…” oppure “Nei miei 33 anni…”

Anche la HelpLine telefonica gratuita è riservata e anonima?

Sì. Quando si chiama la HelpLine gratuita, verrà richiesto di fornire le stesse informazioni che si fornirebbero in una segnalazione effettuata tramite Internet. Queste segnalazioni adottano le stesse misure di sicurezza e riservatezza adottate durante l'invio.

Che cosa bisogna fare se desidero essere identificato con la mia segnalazione?

C'è una sezione nella procedura di segnalazione che permette al dipendente di identificarsi.

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Suggerimenti e migliori pratiche

Sono a conoscenza di alcuni individui coinvolti in una condotta poco etica, ma la cosa non mi riguarda. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?

La nostra azienda sceglie di promuovere un comportamento etico. Tutti i comportamenti poco etici, a qualsiasi livello, danneggiano in ultima analisi l'azienda e tutti i dipendenti. Basta semplicemente considerare ciò che è accaduto in recenti scandali aziendali per capire gli effetti disastrosi che uno sbandamento etico apparentemente innocuo può avere su un'azienda altrimenti sana. Dunque, se si è a conoscenza di eventuali episodi di cattiva condotta o violazioni dell'etica, si consideri il segnalarlo un dovere verso se stessi e verso i propri colleghi.

Non sono sicuro se quello che ho osservato o udito sia una violazione della politica aziendale o coinvolga una condotta poco etica, ma la cosa non mi quadra. Come dovrei comportarmi?

Si inoltri una segnalazione. Gli operatori che supportano la Timken HelpLine presso NAVEX Global possono fornire assistenza nella preparazione e inoltro di una segnalazione in modo da essere compresa correttamente. Preferiamo che venga segnalata una situazione che poi si rivela essere innocua piuttosto che possibili comportamenti poco etici che passano inosservati perché non se ne aveva la certezza.

Che cosa bisogna fare se a essere coinvolti in una violazione sono il mio capo o altri responsabili? Non avvieranno un'opera di occultamento una volta venuti a conoscenza della segnalazione?

Il sistema EthicsPoint e la distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti implicate non vengano informate o non abbiano accesso alle segnalazioni in cui sono stati nominati.

Che cosa bisogna fare se mi ricordo una cosa importante riguardo all'episodio dopo che ho inoltrato la segnalazione? O, che cosa bisogna fare se l'azienda mi pone ulteriori domande sulla mia segnalazione?

Quando si inoltra una segnalazione on-line o per telefono, si riceve un Codice segnalazione univoco e viene richiesto di creare una password. È possibile ritornare sul sistema tramite Internet o per telefono e accedere alla segnalazione originale per aggiungere maggiori dettagli o rispondere alle domande poste da un rappresentante dell'azienda e aggiungere ulteriori informazioni utili per risolvere le questioni aperte. Consigliamo vivamente di ritornare sul sito entro il tempo indicato per rispondere alle domande dell'azienda. Il dipendente e l'azienda hanno ormai avviato un “dialogo anonimo” dove le situazioni non vengono solo identificate, ma anche risolte, a prescindere dalla loro complessità.

Data la natura del sistema EthicsPoint e per contribuire alla tutela della riservatezza, non è possibile recuperare o rigenerare il Codice segnalazione e la password. Di conseguenza, è importante annotarli in un posto sicuro ed evitarne lo smarrimento.

Questi approfondimenti sulle segnalazioni sono sicuri quanto la segnalazione iniziale?

Tutta la corrispondenza con la Timken HelpLine e tramite il sistema EthicsPoint è conservata con la stessa rigorosa riservatezza con cui si conserva la segnalazione iniziale.

Posso inoltrare una segnalazione se non ho accesso a Internet?

È possibile inoltrare una segnalazione da qualsiasi computer che disponga di un accesso a Internet. È possibile inoltrare una segnalazione da casa. Molti luoghi pubblici, compresa la biblioteca pubblica, sono dotati di computer con accesso a Internet. Se non si dispone di un computer o ci si sente a disagio nell'utilizzarlo, è possibile chiamare il numero verde della Timken HelpLine 800-846-5363, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.

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