"Compliance Helpline" - domande frequenti
Segnalazioni – Informazioni generali
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
Suggerimenti e procedure ottimali consigliate
Che cosa è la "Compliance Helpline" di CNH Industrial?
La "Compliance Helpline" è uno strumento di segnalazione completo e riservato, pensato per agevolare la collaborazione tra i dipendenti di CNH Industrial per porre domande ed effettuare segnalazioni riguardo i principi di CNH Industrial delineati nel "Codice di condotta" o nelle altre policy aziendali (comprese presunte frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando al tempo stesso un clima sereno e costruttivo) o riguardo le leggi applicabili.
Perché è necessario uno strumento come la "Compliance Helpline"?
Che cos'è NAVEX?
NAVEX è un provider di servizi esterno indipendente a cui CNH Industrial ha affidato il compito di mantenere la "Compliance Helpline" e la relativa applicazione di gestione dei casi segnalati.
Qual è la differenza tra NAVEX, Inc. ed EthicsPoint?
EthicsPoint è il nome del servizio di helpline e dell'applicazione di gestione dei casi segnalati, di proprietà di NAVEX, Inc.
Quali tipi di situazioni è consigliabile segnalare?
La "Compliance Helpline" è progettata per permettere ai dipendenti di porre domande e effettuare segnalazioni riguardo i principi delineati nel Codice di condotta di CNH Industrial, le altre policy aziendali o le leggi applicabili.
Se rilevo una violazione, non devo segnalarla al mio superiore, alle risorse umane o all'Ufficio Legale e Compliance, in modo che possano occuparsene?
Se si rileva un comportamento che può potenzialmente violare i principi contenuti nel Codice di condotta, altre policy aziendali o le leggi applicabili vi incoraggiamo a segnalarlo. La cosa ideale sarebbe riportare qualsiasi dubbio o problematica al proprio dirigente, all'ufficio Risorse Umane locale, all'Ufficio Legale e Compliance o a chi di dovere in base alle procedure di segnalazione in vigore a livello locale. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio, per questo motivo abbiamo deciso di instaurare la "Compliance Helpline", in collaborazione con NAVEX.
Le segnalazioni possono essere effettuate sia via Internet che per telefono?
Sì. La "Compliance Helpline" permette di presentare una segnalazione o una domanda identificandosi o rimanendo anonimi, in base alle leggi locali e ai regolamenti aziendali locali applicabili, tramite telefono o Internet.
Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente sereno. Questo diritto implica però anche il dovere di agire in maniera eticamente irreprensibile e di informare chi di competenza di eventuali comportamenti scorretti. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può compromettere i beni, il valore e la reputazione di un'intera società.
CNH Industrial è davvero favorevole alle segnalazioni?
Certamente. Infatti incoraggiamo i dipendenti a segnalare le proprie preoccupazioni e a porre domande. I dipendenti sanno esattamente cosa avviene all'interno della Società, nel bene e nel male. Possono nutrire sospetti su un'attività dalle conseguenze potenzialmente gravi. Segnalandola precocemente, contribuiscono a ridurre al minimo i possibili effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. Hanno inoltre la possibilità di proporre suggerimenti utili all'evoluzione positiva della cultura e dei risultati aziendali.
Che fine fanno queste segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono immesse direttamente nel server protetto di NAVEX per tutelarne la sicurezza contro ogni rischio di intrusione. Navex rende disponibili tali segnalazioni esclusivamente alle persone incaricate dalla società, che sono responsabili di valutarle in base al tipo di violazione e al luogo dell'incidente. Tutti i destinatari hanno seguito un programma formativo specifico per gestire le segnalazioni con la massima riservatezza permessa dalle singole circostanze.
Questo sistema non è semplicemente un metodo di controllo dei dipendenti?
Il sistema di NAVEX vuole essere un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale e aiuta a garantire a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o esprimere le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficiente è essenziale sul posto di lavoro e questo strumento è perfetto per migliorare tale comunicazione.
Abbiamo scelto attentamente il miglior strumento di segnalazione per soddisfare le nostre necessità in materia di conformità e al contempo mantenere un ambiente di segnalazione sereno.
A quanto mi risulta, le segnalazioni inviate da un computer aziendale generano sul server un file di registro che elenca tutti i siti Web a cui si è connesso il PC; questo file di registro non può essere utilizzato per identificarmi come autore della segnalazione?
NAVEX non genera né conserva internamente alcun file di registro delle connessioni con indicazione degli indirizzi IP; non sono pertanto disponibili informazioni che ricollegano il proprio PC al sistema NAVEX quando si accede alla "Compliance Helpline". Per contratto NAVEX non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Tuttavia, se l'idea di effettuare la segnalazione dal PC dell'ufficio mette a disagio, è possibile scegliere di utilizzare un PC situato al di fuori dell'ambiente di lavoro (ad esempio in un Internet café, in biblioteca o a casa di un amico e così via) per eseguire la connessione al sito Web protetto di NAVEX. D'altronde questa è la soluzione adottata da molti utenti poiché dai dati statistici di NAVEX risulta che la percentuale di segnalazioni generate durante l'orario di lavoro è inferiore al 12%.
Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?
Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non identificano mai i visitatori tramite il nome utente e il sistema NAVEX elimina tutti i dati identificativi, come gli indirizzi IP, per garantire l'anonimato totale. Inoltre, NAVEX è contrattualmente tenuta ad astenersi dall'indagare per identificare gli autori delle segnalazioni.
Si ricorda che in alcuni paesi potrebbe essere proibita la segnalazione anonima.
Temo che le informazioni da me inviate a NAVEX finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avverrà?
Il sistema NAVEX è progettato in modo da tutelare l'anonimato. Di fatto NAVEX è contrattualmente tenuta ad astenersi dall'indagare per identificare gli autori delle segnalazioni. Per maggiore sicurezza, tuttavia, l'autore della segnalazione deve accertarsi che le informazioni inserite nel sistema non contengano dettagli che consentono di risalire alla sua identità.
Si ricorda che in alcuni paesi potrebbe essere proibita la segnalazione anonima.
Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?
Sì. Per telefono si dovranno fornire le stesse informazioni che si inserirebbero in un modulo di segnalazione via Internet; l'addetto della Helpline inserirà le risposte direttamente nel sistema protetto NAVEX. Alle segnalazioni telefoniche vengono applicate le stesse misure di protezione e riservatezza adottate per le segnalazioni via Internet.
Si ricorda che in alcuni paesi potrebbe essere proibita la segnalazione anonima.
È di aiuto se mi identifico?
L'indagine è normalmente più veloce e più efficace se il Compliance Team di CNH Industrial è in grado di chiedere maggiori informazioni riguardo la problematica in questione a chi ha effettuato la segnalazione. Se si è identificato, si farà il possibile per rispettare la riservatezza dell'autore. La sua identità non verrà svelata a meno che non si riveli necessario per effettuare un'indagine adeguata, sia richiesto durante un procedimento legale o sia richiesto dalle leggi locali o dai regolamenti aziendali locali. CNH non tollera alcuna forma di ritorsione per aver effettuato una segnalazione in buona fede.
Come posso controllare lo stato della mia segnalazione se scelgo di rimanere anonimo?
Una volta effettuata la segnalazione, verrà assegnato un codice di segnalazione e verrà richiesto di creare una password. Questi due dati identificativi consentono di verificare lo stato della segnalazione visitando il portale Web della "Compliance helpline" o contattando la helpline telefonica. Sarà necessario attendere alcuni giorni dalla segnalazione prima di poter controllare lo stato di avanzamento e fornire eventuali informazioni aggiuntive richieste.
Cosa devo fare se perdo il mio codice di segnalazione o la password?
Per mantenere il massimo livello di riservatezza, sarà richiesto di effettuare una nuova segnalazione in caso di perdita del codice di segnalazione o della password. Si dovrà indicare che la nuova segnalazione è collegata a una segnalazione già effettuata.
So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?
CNH Industrial ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basta pensare ai recenti scandali che hanno coinvolto le grandi imprese per rendersi conto come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di presunte scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso di sé e verso i propri colleghi.
Non so se quanto ho visto o udito costituisce una violazione dei principi di CNH Industrial, delle politiche aziendali o delle leggi applicabili oppure è un comportamento eticamente discutibile, ma in ogni caso non mi sembra corretto. Cosa dovrei fare?
Effettuare una segnalazione. NAVEX consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. CNH Industrial preferisce ricevere una segnalazione che si rivela un "falso allarme" piuttosto che rischiare il perdurare di una situazione contraria all'etica o contro la legge per mancato controllo a causa di esitazioni a segnalarla.
Cosa devo fare se il mio superiore o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? È possibile che intercettino la segnalazione e mettano tutto a tacere?
Il sistema NAVEX e i relativi protocolli di inoltro delle segnalazioni sono progettati in modo da impedire ai soggetti coinvolti di venire informati o di avere accesso alle segnalazioni in cui vengono citati, salvo quanto diversamente disposto dalle leggi locali.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso dopo aver presentato la segnalazione?
Quando si segnala un problema utilizzando la "Compliance Helpline", tramite Internet o il call center di NAVEX, si riceve un codice di segnalazione univoco e viene richiesto di scegliere una password. Grazie al codice di segnalazione e alla password, sarà possibile accedere nuovamente al sistema NAVEX, tramite Internet o telefonicamente, riaprire la segnalazione originale e aggiungere ulteriori informazioni.
Cosa succede se mi viene richiesto di fornire ulteriori chiarimenti sulla mia segnalazione?
NAVEX offre funzioni che consentono ai rappresentanti di CNH Industrial di inserire domande indirizzate all'autore della segnalazione, anche se è anonimo. Insieme al codice di segnalazione, l'autore riceve anche un'indicazione del periodo di tempo previsto per elaborare la segnalazione inviata. Trascorso questo periodo, si consiglia vivamente di controllare il sito per vedere se sono state inserite domande. L'opportunità di dialogare consente non solo di individuare le situazioni problematiche, ma anche di risolverle, indipendentemente dal loro grado di complessità.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni tramite il sistema NAVEX sono gestite in via strettamente riservata, esattamente come la segnalazione iniziale, e sono mantenute anonime se tale è la scelta dell'autore della segnalazione, nella misura permessa dalle leggi locali e dai regolamenti aziendali locali.
Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo di accesso a Internet?
È possibile presentare una segnalazione alla "Compliance Helpline" da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere presentata anche da casa. Molti luoghi pubblici, ad esempio le biblioteche civiche, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si ha la possibilità di accedere a Internet o si hanno difficoltà a usare un computer, è possibile chiamare la Compliance Helpline, che è disponibile 24 ore su 24, 365 giorni all'anno. Le opzioni per le chiamate internazionali sono disponibili sul sito Web, con indicazioni dettagliate per paese.