Esprimere la propria preoccupazione significa porre una domanda di carattere legale, sulla conformità, le politiche o di genere etico, sollevare una problema o segnalare comportamenti illeciti o scorretti. Medtronic incoraggia la comunicazione aperta e onesta delle preoccupazioni e la politica Voice Your Concern ha lo scopo di aiutare a scoprire e affrontare i problemi di integrità ed etica al loro insorgere, quando è più facile risolverli. A chi rivolgersi per segnalare una preoccupazione dipende in una certa misura dalla natura del problema e dalle persone coinvolte. Nella maggior parte dei casi, il proprio manager, il rappresentante locale per le relazioni con i dipendenti o un altro partner di fiducia all'interno della propria unità operativa o area geografica è il più vicino al problema e potrebbe essere l’interlocutore migliore per ricevere una risposta rapidamente.

A seconda del problema o delle persone coinvolte, la segnalazione locale potrebbe non avere sempre senso o creare disagio. Altre opzioni includono:

• il referente per la conformità dell'unità operativa o dell’area geografica;
• un consulente legale di Medtronic;
• l'Ufficio Medtronic per l’etica e la conformità.

Si può inoltre utilizzare la linea Voice Your Concern, un servizio accessibile tramite un numero verde oppure online attivo 24 ore al giorno e operato da una società indipendente. L'uso di segnalazioni anonime è soggetto alle leggi della propria area geografica.

LINEA VOICE YOUR CONCERN

• http://www.voiceyourconcernline.com
• Stati Uniti, Canada e Porto Rico: comporre 1-800-488-3125
• Tutte le altre aree geografiche: visitare http://www.voiceyourconcernline.com per istruzioni sui numeri specifici da chiamare. Selezionare il Paese in cui ci si trova e seguire le istruzioni per effettuare la segnalazione al telefono oppure online.

A volte le persone non segnalano un problema perché sono convinte che "non accadrà nulla". Medtronic si impegna a rispondere ai dipendenti che segnalano una preoccupazione in buona fede su un potenziale problema. Per proteggere la privacy delle persone coinvolte, tuttavia, potremmo non essere sempre in grado di condividere i dettagli o l'esito di un'indagine con i dipendenti. Se un problema è stato segnalato localmente alla direzione e si ritiene che la situazione non sia stata risolta, inoltrare il problema a una direzione superiore, contattare l'Ufficio per l’etica e la conformità o inviare la segnalazione e i dubbi alla linea Voice Your Concern.

Se si vede, sente o si viene a conoscenza in altro modo di una condotta inappropriata, è necessario segnalarla. Questa regola di base si applica a tutti coloro che lavorano per, o per conto di Medtronic in qualsiasi parte del mondo. In caso di mancata segnalazione di comportamenti scorretti di cui si sia a conoscenza, si sta violando un requisito chiave del nostro Codice di condotta con conseguenti possibili azioni disciplinari.

Discutere faccia a faccia spesso è la cosa migliore, ma potrebbero esserci situazioni in cui non ci si sente a proprio agio a parlare con qualcuno di persona o si preferisce rimanere anonimi.

La linea Voice Your Concern consente di segnalare le proprie preoccupazioni ovunque, in qualsiasi momento e, nella maggior parte delle aree geografiche, in forma anonima. Quando si esegue una segnalazione telefonando o compilando un modulo sul Web con la linea Voice Your Concern, non viene richiesto di fornire il nome o altre informazioni che potrebbero identificare l’autore della segnalazione. Tutte le chiamate e le segnalazioni elettroniche tramite Web sono soggette al blocco dell’identificazione del chiamante/utente e, poiché il sito Web è ospitato da terze parti, non è necessario accedere alla rete interna di Medtronic per inviare la segnalazione.

Se la segnalazione avviene in forma anonima, Medtronic potrebbe essere limitata nello svolgimento delle indagine e nel fornire risposte. Gli investigatori devono avere informazioni sufficienti in merito alla segnalazione per condurre un'indagine. Se in un secondo momento si sceglie di rivelare la propria identità, Medtronic gestirà tutte le segnalazioni con discrezione e si impegnerà a mantenere la massima riservatezza.

Sia che si scelga di rimanere anonimi o di rivelare la propria identità, Medtronic gestirà le segnalazioni con discrezione e compirà ogni sforzo per mantenere la massima riservatezza.

Nel corso delle indagini l’identità dell’autore della segnalazione potrebbe venire alla luce. Inoltre, ci possono essere momenti in cui Medtronic ha l'obbligo legale di rendere disponibili a terzi informazioni sui problemi di conformità segnalati. In tal caso, Medtronic farà ogni sforzo per proteggere l’identità dell'autore della segnalazione. In ogni caso si può essere certi che Medtronic non tollera ritorsioni nei confronti di chiunque sollevi una preoccupazione o segnali un presunto comportamento scorretto in buona fede.

Qualsiasi dipendente cerchi aiuto, sollevi un dubbio o segnali un presunto comportamento scorretto in buona fede sta facendo la cosa giusta. Medtronic non tollererà ritorsioni contro quella persona. Chiunque si renda responsabile di azioni di ritorsione verrà punito, eventualmente anche con il licenziamento, indipendentemente dalla statura di tale persona all'interno dell'azienda.

Se si ritiene di aver subito direttamente una ritorsione o che qualcuno di propria conoscenza l’abbia subita per aver sollevato un dubbio relativo all’etica o alla conformità, contattare immediatamente una delle risorse attive per l’etica e la conformità.

Ogni volta che si vede, si sente o si viene a conoscenza di potenziali comportamenti scorretti o altre violazioni del Codice di condotta, delle politiche, delle procedure di Medtronic o della legge, si deve segnalarlo il prima possibile. I dipendenti hanno a disposizione molte risorse per sollevare preoccupazioni, tra cui quelle elencate qui. È importante inoltre chiedere liberamente consigli su problemi di etica o conformità. Una segnalazione tempestiva consente un intervento immediato e potrebbe impedire che un piccolo problema diventi un problema più grande.

I comportamenti scorretti significativi devono essere segnalati immediatamente. Per comportamento scorretto significativo si intende qualsiasi situazione che possa:

• essere potenzialmente illegale, ad esempio una possibile violazione delle leggi che vietano frodi o tangenti;
• violare il nostro Codice di condotta o le politiche di Medtronic, ad esempio i nostri standard di condotta aziendale o la politica di qualità;
• esporre Medtronic, i suoi dipendenti, funzionari o amministratori a qualsiasi responsabilità; o
• danneggiare la reputazione di Medtronic.

Occorre esprimere la propria preoccupazione se si ritiene di essere stati coinvolti in un comportamento potenzialmente scorretto durante lo svolgimento di un’attività per conto di Medtronic. Tutti i dipendenti e gli agenti Medtronic sono tenuti a conoscere e seguire le leggi e le politiche aziendali applicabili al loro lavoro.

Occorre esprimere la propria preoccupazione se si ricevono informazioni su potenziali comportamenti scorretti da un'altra persona. A volte i manager vengono a conoscenza di potenziali comportamenti scorretti dai propri collaboratori o i dipendenti vengono a sapere di un sospetto comportamento scorretto da altre fonti. Se si ricevono informazioni su un potenziale comportamento scorretto si è tenuti ad esprimere la propria preoccupazione.

Indipendentemente dalla risorsa che si utilizza per sollevare un problema, di seguito sono riportati alcuni esempi dei tipi di problemi che è necessario segnalare:

• vantaggi offerti o concessi a un cliente per incoraggiare o premiare l'acquisto di prodotti;
• corruzione o tentata corruzione di funzionari governativi, clienti o altri;
• accettazione oppure offerta di tangenti o regali non ammessi;
• promozione Medtronic di prodotti per usi non approvati (off label);
• qualsiasi falsa dichiarazione prestata a un ente governativo, in particolare nel richiedere benefici da qualsiasi programma sanitario governativo;
• la mancanza, da parte di un dipendente Medtronic o di qualcuno che agisce per suo conto, dei requisiti per accedere a programmi del governo federale degli Stati Uniti a causa di comportamenti scorretti;
• uso improprio di fondi o beni di Medtronic, inclusi furti, frodi, malversazioni o divulgazione di informazioni riservate;
• mancato rispetto dei principi contabili, dei criteri o degli obblighi di rendicontazione finanziaria applicabili;
• violazioni della protezione di dati di identificazione personali;
• scambio di prezzi o altre informazioni proprietarie con concorrenti o altri comportamenti anticoncorrenziali;
• falsificazione di dati di ricerca, sviluppo, produzione o qualità del prodotto;
• ritorsione nei confronti di qualsiasi dipendente che segnala un problema;
• discriminazione, molestie o violenza sul luogo di lavoro;
• altre violazioni di leggi, normative o di nostre politiche e procedure.

Sebbene Medtronic richieda ai dipendenti di esprimere le loro preoccupazioni, ci sono alcuni Paesi dell'Unione Europea e altri Paesi che pongono limiti legislativi o normativi alla segnalazione attraverso meccanismi come la linea Voice Your Concern. Di seguito sono elencati alcuni esempi di queste restrizioni.

• Segnalazione limitata a problemi relativi a contabilità, controlli contabili interni, questioni di revisione contabile, corruzione, operazioni bancarie o reati finanziari.
• Limitazioni al livello del dipendente oggetto di una segnalazione.
• Divieti di segnalazione anonima.

Oltre a segnalare potenziali comportamenti scorretti, Medtronic si aspetta che:

• si incoraggino sempre (e non si scoraggino mai) gli altri a esprimere le loro preoccupazioni;
• si abbia sempre cura di proteggere i diritti e le preoccupazioni di chiunque sia accusato di comportamenti scorretti;
• si tenga un comportamento veritiero, sincero, disponibile e pienamente collaborativo durante qualsiasi indagine interna; e
• non si compiano mai ritorsioni nei confronti di chiunque faccia una segnalazione.

Abbiamo tutti l'obbligo di segnalare comportamenti che potrebbero aver violato la legge o la politica aziendale, anche se siamo stati coinvolti in tale condotta. Se si ritiene di aver violato una legge o una politica, la migliore linea d'azione è sollevare il problema e risolverlo.

La linea Voice Your Concern è gestita da una società indipendente con operatori che non sono dipendenti di Medtronic. Se si desidera eseguire la segnalazione in una lingua diversa dall'inglese, è possibile richiedere l’assistenza di un interprete. Potrebbero essere necessari alcuni minuti per individuare un traduttore, quindi si prega di non riagganciare. Si può scegliere di rivelare la propria identità o di rimanere anonimi nella maggior parte delle aree geografiche. Non verrà fatto alcun tentativo di tracciare o registrare la chiamata. Se si sceglie di fornire il proprio nome, la segnalazione verrà gestita in modo riservato e saranno informati solo coloro che hanno necessità di sapere.

L’operatore della linea Voice Your Concern porrà una serie di domande per capire la natura del problema o, se la segnalazione viene eseguita tramite il sito Web, occorrerà digitare le risposte alle domande scritte. Si prega di fornire dettagli specifici in modo che gli investigatori possano avere una visione completa e tempestiva dei problemi sollevati.

Al termine della segnalazione, verranno forniti un codice di segnalazione e una password. Registrare entrambe in modo da poter accedere alla segnalazione per fornire informazioni aggiuntive e rispondere alle domande, se richiesto.

La terza parte che gestisce la linea Voice Your Concern invia la segnalazione al direttore del nostro programma Voice Your Concern, che esaminerà le informazioni. Se la segnalazione contiene una domanda o un commento, qualcuno risponderà. Se l'OEC stabilisce che la segnalazione riguarda preoccupazioni o accuse su cui è necessario condurre un’indagine, viene assegnato un investigatore. Gli investigatori condurranno ogni caso con imparzialità, onestà, correttezza, tempestività, accuratezza e riservatezza. Medtronic rispetta i diritti di tutte le parti coinvolte nelle segnalazioni e gestirà tutte le segnalazioni con discrezione. Vale sempre la presunzione di innocenza.

Potremmo avere la necessità di richiedere ulteriori informazioni per sostenere l'indagine. Se l’autore ha fornito la propria identità nella segnalazione, l'investigatore tenterà di contattarlo direttamente se necessario.

Sì. Utilizzare la funzione di verifica dello stato della linea Voice Your Concern, disponibile chiamando o utilizzando il sito Web. Questa funzione consente all’autore della segnalazione e alla persona che sta indagando sul problema di comunicare tra loro, in modo anonimo, se si desidera. L'investigatore può richiedere ulteriori informazioni che potrebbero essere essenziali per un'indagine approfondita e tempestiva del problema. Questa funzione consente inoltre di fornire informazioni o nuovi sviluppi all'investigatore. Per accedere alla funzione di verifica dello stato, è necessario registrarsi e utilizzare il codice di segnalazione e la password rilasciati dopo dopo l’invio della segnalazione.

La documentazione a supporto di una segnalazione può essere inviata in vari modi a seconda di come si è deciso di esprimere la propria preoccupazione. Se si sceglie di parlare con il proprio manager, le Risorse Umane o un dipendente dell’Ufficio Legale o della conformità, discutere con loro del modo migliore per conservare la documentazione. Se si sta inviando una e-mail all'Ufficio per l’etica e la conformità, si può allegare la documentazione al messaggio. Se si sta utilizzando la linea Voice Your Concern per segnalare una preoccupazione, è possibile caricare la documentazione utilizzando il sito Web. Se non è possibile utilizzare il sito Web della linea Voice Your Concern o se la documentazione a disposizione non può essere caricata, è necessario indicare nella segnalazione che si dispone di documentazione che non è stata inclusa. Il dipendente Medtronic che gestisce la segnalazione contatterà l’autore per stabilire come inviare le informazioni.

Medtronic tratta tutte le segnalazioni con serietà. Tutte le segnalazioni vengono esaminate per determinare il modo migliore per gestire e risolvere la questione, in base alla natura del problema. Non tutte le segnalazioni richiedono un'indagine formale. Una persona non viene mai considerata "colpevole" sulla base di una segnalazione senza ulteriori indagini per determinare i fatti relativi alla questione.

Tutte le accuse saranno esaminate e adeguatamente trattate e prenderemo in considerazione i fatti di ogni incidente per garantire un trattamento equo. Verranno esaminati i motivi di una violazione, la buona fede delle persone coinvolte e la tempestività dell'azione correttiva. In molti casi, gli standard vengono violati a causa di semplici errori e non sono frutto di comportamenti deliberatamente e/o premeditatamente scorretti.

Le indagini possono variare in base all'importanza delle accuse, alla portata delle operazioni aziendali interessate, al numero di persone coinvolte e alla quantità di prove necessarie. Alcune indagini vengono completate rapidamente; altre possono richiedere settimane, mesi o anche periodi più lunghi. Ogni caso è unico, ma la procedura applicata è coerente. Indipendentemente dalla durata di un'indagine, Medtronic prende sul serio ogni accusa.

Sia che si chiami la linea Voice Your Concern o che si invii una segnalazione tramite il modulo Web, verranno forniti un codice di segnalazione e una password Ciò consentirà di dare seguito alla segnalazione, per telefono oppure online, per monitorarne i progressi e comunicare con l'investigatore assegnato. Se si hanno ulteriori domande, commenti o documentazione o se gli investigatori richiedono ulteriori dettagli o documentazione, questa funzione rende possibile questa comunicazione bidirezionale.

Nella maggior parte dei casi verrà comunicato se è stata svolta un’indagine per la segnalazione e se è stata risolta. Se si esegue una segnalazione in forma anonima utilizzando la linea Voice Your Concern, sarà possibile controllarne lo stato tramite una telefonata oppure online utilizzando il codice di segnalazione e la password. Occorre sapere che esistono restrizioni legali e di altro tipo sul genere di informazioni che Medtronic può fornire.

Ogni caso è unico, ma la procedura applicata è coerente. Se non siamo in grado di dimostrare la fondatezza delle accuse o delle preoccupazioni, potremmo stabilire che non è richiesta alcuna azione. In altri casi, potremmo trovare errori di buona fede o piccoli errori di valutazione. La nostra priorità è correggere la situazione e fornire il supporto e la formazione necessari in modo che non si ripeta. All'altro estremo, potremmo dover presentare un’auto-segnalazione al governo. Se i fatti lo giustificano, la direzione prenderà misure correttive per migliorare i sistemi aziendali o intraprendere azioni disciplinari contro i dipendenti che hanno infranto la legge o la politica aziendale. La sanzione può assumere una varietà di forme, fino al licenziamento. In alcuni casi, possiamo segnalare il problema alle autorità di contrasto per un'eventuale azione penale. In altri casi, il comportamento scorretto iniziale potrebbe non essere stato grave di per sé, ma i tentativi di insabbiarlo o mentire al suo riguardo durante un'indagine rendono la situazione una grave violazione, che richiede un livello di sanzione più elevato.

La politica Voice Your Concern completa è disponibile sul portale delle politiche. I link per il Codice di condotta e gli standard di condotta aziendale di Medtronic sono disponibili sul sito intranet dell'Ufficio Medtronic per l’etica e la conformità all'indirizzo ethics.medtronic.com . La brochure Voice Your Concern e altre risorse per i dipendenti sono disponibili nella pagina Voice Your Concern del sito intranet dell’Ufficio per l’etica e la conformità.