Domande frequenti
Informazioni su NAVEX
Suggerimenti e procedure ottimali consigliate
Informazioni generali sulla segnalazione
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
Informazioni su NAVEX
Che cos'è NAVEX?
NAVEX è uno strumento di segnalazione completo e riservato, concepito per favorire la collaborazione tra dirigenza e dipendenti al fine di impedire molestie, discriminazione, frodi e altri comportamenti scorretti nell'ambiente di lavoro.
Perché abbiamo bisogno di un sistema come NAVEX?
- Un sistema di segnalazione efficace rafforzerà le altre iniziative intraprese per promuovere la cultura dell'integrità e processi decisionali etici.
- Le aziende quotate in Borsa sono tenute per legge a dotarsi di un canale che consenta di segnalare direttamente al comitato di controllo e in forma anonima casi di frode in materia di contabilità e revisione dei conti.
Suggerimenti e procedure ottimali consigliate
So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?
Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i suoi dipendenti, nessuno escluso. Basta pensare ai recenti scandali che hanno coinvolto le grandi imprese per rendersi conto di come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di incidenti, scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.
Non so se quanto ho visto o udito costituisce una violazione delle politiche aziendali o un comportamento eticamente discutibile, ma in ogni caso non mi sembra corretto. Cosa dovrei fare?
Presentare una segnalazione. NAVEX consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere un falso allarme piuttosto che rischiare la reiterazione di una situazione contraria all'etica perché i testimoni hanno esitato a segnalarla, impedendoci di verificarla.
Cosa devo fare se il mio superiore o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? Queste persone riceveranno una segnalazione?
Il sistema NAVEX e i protocolli di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti coinvolte non vengano informate né abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso dopo aver presentato la segnalazione?
Quando si segnala un problema a NAVEX, tramite lo strumento online o per telefono, si riceve un codice di segnalazione univoco e viene richiesto di scegliere una password. Grazie al codice di segnalazione e alla password è possibile accedere nuovamente al sistema NAVEX, tramite Internet o per telefono, riaprire la segnalazione originale e aggiungere ulteriori informazioni.
Che cosa succede se mi viene richiesto di fornire ulteriori chiarimenti su una segnalazione?
NAVEX offre funzioni che consentono ai rappresentanti aziendali di inserire domande indirizzate all'autore della segnalazione, anche se ha scelto di restare anonimo. Insieme al codice di segnalazione, l'autore riceve anche un'indicazione del periodo di tempo previsto per l'elaborazione della segnalazione inviata. Trascorso questo periodo, si consiglia vivamente di controllare il sito per vedere se sono state inserite domande. Oltre a individuare i problemi, questa forma di dialogo contribuisce anche a risolverli, indipendentemente dalla loro complessità.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni con NAVEX vengono gestite in via strettamente riservata, come la segnalazione iniziale, e sempre in forma anonima, se richiesto dall'autore della segnalazione e se consentito dalle leggi locali.
Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo di accesso a Internet?
È possibile presentare una segnalazione a NAVEX da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere effettuata anche da casa. Molti luoghi pubblici, ad esempio le biblioteche civiche, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si dispone di accesso a Internet o non ci si sente a proprio agio con il computer, è possibile chiamare la hotline di NAVEX al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno. Le istruzioni per le chiamate telefoniche variano a seconda del paese. Verifica quelle relative al tuo contattando un membro del team locale.
Cosa devo fare se il numero di telefono non è attivo?
Se il numero di telefono sopra indicato non è in funzione, invia la segnalazione online tramite questo sito Web. Nella segnalazione specifica che il numero di telefono non funziona.
Cosa devo fare se il paese dove mi trovo non è incluso nell'elenco?
Se il servizio non è disponibile nel tuo paese, invia la segnalazione online tramite questo sito Web. Indica nella segnalazione che le istruzioni per le chiamate telefoniche non erano disponibili per il tuo paese.
Informazioni generali sulla segnalazione
Posso presentare la segnalazione online o per telefono?
Sì. Tramite NAVEX è possibile presentare una segnalazione online o per telefono.
Quali sono le situazioni che dovrei segnalare?
Il sistema NAVEX è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi presunta violazione del nostro Codice etico e di condotta aziendale e qualunque altro problema relativo a etica o conformità.
Se rilevo una violazione, non devo semplicemente segnalarla al mio superiore, alla sicurezza o alle Risorse umane?
Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice etico e di condotta aziendale è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i sospetti dovrebbero essere comunicati al proprio diretto responsabile o a un altro dirigente. Comprendiamo tuttavia che in determinate circostanze i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio, per questo motivo, abbiamo deciso di instaurare una partnership con NAVEX. Preferiamo ricevere una segnalazione anonima (nella misura consentita dalle leggi locali) piuttosto che rischiare di non ricevere alcune informazioni.
Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente sereno. Insieme a tale diritto abbiamo anche il dovere di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati di altre persone. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per la sopravvivenza dell'intera azienda.
La dirigenza è davvero favorevole alle segnalazioni?
Certo. Anzi, ne ha bisogno. I dipendenti sanno esattamente cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Se un dipendente viene a conoscenza di un'attività che potrebbe creare problemi, la tua segnalazione può contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti.
Dove finiscono le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono immesse direttamente in un server protetto di NAVEX per proteggerle da qualunque rischio di intrusione. NAVEX inoltra tali segnalazioni esclusivamente al personale del gruppo Rischi aziendali, del reparto Conformità globale e rapporti con i dipendenti e dell'Ufficio Legale incaricato di esaminarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'episodio. Tutti i destinatari della segnalazione sono tenuti a garantire la riservatezza delle informazioni contenute e hanno ricevuto una formazione specifica sull'importanza della riservatezza.
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
So che ogni computer della società genera una registrazione su un server, che mostra tutti i siti Web a cui si è connesso. Tale registrazione può essere utilizzata per identificarmi come autore della segnalazione?
NAVEX non genera né mantiene alcun registro interno di connessione con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che possano collegare il tuo PC a NAVEX. Di fatto NAVEX è contrattualmente tenuta ad astenersi dal tentare di risalire agli autori delle segnalazioni.
Se hai timore di effettuare la segnalazione dal computer dell'ufficio, puoi decidere di usare un computer esterno all'azienda, situato ad esempio in un Internet Café, in biblioteca, a casa di un amico e così via, per connetterti al sito Web protetto di NAVEX. Questa è infatti la soluzione adottata da molti utenti. I dati statistici di NAVEX dimostrano che la percentuale di segnalazioni generate durante l'orario di lavoro è inferiore al 12%.
Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?
Se consentito dalle leggi locali, le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non identificano mai i visitatori tramite il nome utente e il sistema NAVEX elimina tutti i dati identificativi, come gli indirizzi IP, per garantire l'anonimato totale. Inoltre, NAVEX è contrattualmente tenuta ad astenersi dal tentare di risalire agli autori delle segnalazioni.
Temo che le informazioni che ho inviato a NAVEX finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avverrà?
Il sistema NAVEX è progettato in modo da tutelare l'utente. Infatti, per contratto non possiamo utilizzare alcuno strumento con lo scopo di identificare gli autori delle segnalazioni. Per maggiore sicurezza, tuttavia, l'autore della segnalazione deve accertarsi che le informazioni inserite nel sistema non contengano dettagli che consentano di risalire alla sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…"
Anche il numero verde della Hotline per i problemi etici e di conformità garantisce riservatezza e anonimato?
Sì, a condizione che le segnalazioni anonime siano consentite dalle leggi locali. Ti verrà richiesto di fornire gli stessi dati che forniresti in una segnalazione via Internet e l'incaricato immetterà le risposte direttamente nell'ambiente sicuro di NAVEX. Alle segnalazioni telefoniche vengono applicate le stesse misure di protezione e riservatezza adottate per le segnalazioni via Internet.
Cosa devo fare se desidero identificarmi quando effettuo una segnalazione?
La segnalazione include una sezione in cui puoi indicare la tua identità, se lo desideri.