Informativa Sulla Protezione dei Dati e Sulla Privacy

In virtù della normativa sulla riservatezza dei dati vigente in alcuni Paesi, una persona che effettua una segnalazione contenente dati personali deve essere informata sulle procedure di raccolta e conservazione dei dati inviati in relazione all'uso di questo servizio di assistenza telefonica o helpline.

Se non si accettano le condizioni descritte sotto, potremmo non essere in grado di recepire alcuna informazione comunicata tramite questo sistema helpline. Invitiamo pertanto le persone che scelgono di non dare il proprio consenso a segnalare la problematica direttamente al proprio responsabile o superiore oppure a un rappresentante delle Risorse Umane, dell'Ufficio legale o del reparto Conformità globale e rapporti con i dipendenti, in base alla natura della presunta violazione.

  • 1. Informazioni generali

    La Hotline di MillerKnoll per i problemi etici e di conformità ("hotline") è un sistema di acquisizione delle segnalazioni accessibile in modalità Web e telefonica fornito da MillerKnoll , 855 E. Main Avenue, Zeeland, MI 49464 ("MillerKnoll") ai propri dipendenti, rivenditori, fornitori e partner commerciali e a quelli delle proprie società controllate ("Autori delle segnalazioni"), affinché possano segnalare presunte violazioni di leggi o normative oppure delle politiche aziendali in materia di rendicontazione finanziaria, contabilità, revisione dei conti e corruzione.

    Per richiedere eventuali chiarimenti sul contenuto della presente Informativa o su questo servizio, è possibile contattare MillerKnoll ai seguenti recapiti:

    Email: ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com

    In alcuni paesi, come gli Stati Uniti, la hotline può essere utilizzata anche per segnalare presunte violazioni in altri ambiti. Questo strumento e il database in cui sono archiviati le informazioni e i dati personali forniti vengono gestiti da NAVEX negli Stati Uniti. La presente Informativa sulla privacy spiega come NAVEX raccoglie, utilizza, protegge e condivide i tuoi dati personali.

  • 2. Uso della hotline

    L'uso della hotline è completamente volontario. Invitiamo infatti a segnalare le possibili violazioni direttamente al proprio supervisore o responsabile, oppure a un rappresentante delle Risorse Umane, dell'Ufficio legale o del reparto Conformità globale e rapporti con i dipendenti, in base alla natura della presunta violazione. Se ciò non fosse fattibile o auspicabile, è possibile utilizzare la hotline per presentare la segnalazione.

    La hotline è un sistema di segnalazione online protetto e riservato che consente di segnalare a MillerKnoll le presunte violazioni della legge, delle politiche aziendali o qualunque dubbio di altra natura. In alcuni Paesi, MillerKnoll può accettare le segnalazioni pervenute tramite la hotline unicamente se riguardano problematiche in materia di rendicontazione finanziaria, contabilità, revisione dei conti, corruzione, infrazioni di leggi sulla libera concorrenza, casi di discriminazione e molestie, nonché problemi di ambiente, salute, igiene e sicurezza. Se il problema rientra in un ambito che, ai sensi della legge locale, è escluso dalle segnalazioni accettabili da MillerKnoll tramite la hotline, è necessario sottoporlo direttamente all'attenzione del proprio superiore diretto o di un dirigente locale, oppure di un rappresentante delle Risorse Umane, dell'Ufficio legale o del reparto Conformità globale e rapporti con i dipendenti.

    Tieni presente che le informazioni fornite, siano esse personali, riferite a colleghi o a qualsiasi aspetto delle attività aziendali, potrebbero comportare decisioni che possono coinvolgere altre persone. Pertanto, sei tenuto a fornire unicamente informazioni che consideri attendibili e veritiere. Nessuna segnalazione effettuata in buona fede darà luogo a ritorsioni da parte di MillerKnoll, anche se in seguito tale presunta violazione dovesse rivelarsi infondata. Al contrario, la comunicazione intenzionale di informazioni false o fuorvianti non verrà tollerata. Le informazioni fornite saranno trattate in via strettamente riservata, fatta eccezione per i casi in cui risulti impossibile mantenere tale riserbo a causa di obblighi di legge o per consentire lo svolgimento di un'indagine. In simili circostanze, le informazioni saranno considerate "sensibili". Invitiamo gli autori delle segnalazioni a identificarsi per consentirci di porre loro eventuali domande di approfondimento.

  • 3. Quali sono le informazioni e i dati personali che vengono raccolti e trattati?

    Quando viene effettuata una segnalazione, la hotline raccoglie i seguenti dati personali: (i) nome e recapiti dell'autore della segnalazione (a meno che la segnalazione non venga effettuata in forma anonima) e se si tratta di un dipendente di MillerKnoll; (ii) nome e altri dati personali delle persone citate nella segnalazione (ad esempio mansione e recapiti), se si sceglie di fornire tali dati; e (iii) descrizione del presunto problema, incluse le circostanze in cui si è verificato. Occorre sottolineare che, a seconda degli obblighi previsti dalle leggi vigenti nel paese di residenza, potrebbe non essere consentito presentare la segnalazione in forma anonima. I dati personali dell'autore della segnalazione saranno comunque trattati con la massima riservatezza e verranno divulgati unicamente nei casi indicati più avanti.

  • 4. Come vengono trattati i dati e le informazioni personali dopo la segnalazione e chi può accedere a tali informazioni?

    Le informazioni e i dati personali contenuti in una segnalazione verranno archiviati in un database che risiede su server ospitati e gestiti negli Stati Uniti da NAVEX. NAVEX ha stipulato con MillerKnoll un accordo che la obbliga a proteggere le informazioni fornite dagli utenti secondo le disposizioni di legge applicabili. NAVEX si impegna a garantire la massima riservatezza e ad adottare rigorose procedure di sicurezza, incluse quelle correlate a notifica, scelta, trasferimento successivo, sicurezza, integrità dei dati, accesso e garanzia di applicazione.

    Per qualsiasi richiesta riguardante l'uso, il trasferimento, la correzione o l'eliminazione dei propri dati personali archiviati da questo servizio, è possibile contattare MillerKnoll presso:

    Portale dei diritti sulla privacy: https://www.millerknoll.com/legal/privacy/privacy-rights

    Email: privacy@millerknoll.com

    Per consentire il trattamento delle segnalazioni e lo svolgimento delle indagini necessarie, nel rispetto delle leggi locali, i dati e le informazioni personali comunicati potranno essere consultati, elaborati e utilizzati dal personale incaricato di Herman Miller, inclusi dipendenti dei reparti Risorse Umane, Amministrazione, Rischi aziendali/Revisione interna, Ufficio legale, Conformità globale e rapporti con i dipendenti, nonché dirigenti, consulenti esterni (ad esempio, consulenti legali) o, in determinate circostanze, dallo staff tecnico di NAVEX. Tali persone possono trovarsi negli Stati Uniti, nel Regno Unito o altrove. Per maggiori dettagli e informazioni su come utilizziamo e proteggiamo le tue informazioni personali, visita la nostra Informativa sulla privacy dei dipendenti.

    Le informazioni e i dati personali forniti potranno inoltre essere trasmessi alle forze di polizia e/o ad altre autorità giudiziarie o di vigilanza. Gli organismi competenti che ricevono ed elaborano i dati personali possono essere ubicati negli Stati Uniti o in altri Paesi che non offrono necessariamente lo stesso livello di protezione dei dati garantito nell'UE.

    I dati personali comunicati saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione o, eventualmente, per il tempo necessario all'avvio di un procedimento sanzionatorio o all'adempimento dei nostri obblighi legali o finanziari.

  • 5. Accesso alle informazioni relative alla segnalazione

    MillerKnoll informerà tempestivamente tutte le persone oggetto di una segnalazione effettuata alla hotline, a meno che tale notifica debba essere ritardata per garantire la correttezza delle indagini e la tutela delle informazioni pertinenti.

    Salvo alcune eccezioni, la persona oggetto di segnalazione può accedere alle informazioni contenute nella stessa (esclusi i dati identificativi dell'autore della segnalazione) e richiedere la correzione dei propri dati personali se inesatti o incompleti, in conformità alle norme vigenti. Analogamente, salvo alcune eccezioni, anche gli autori delle segnalazioni possono accedere alle informazioni delle segnalazioni e richiedere la correzione dei propri dati personali, nel rispetto delle norme applicabili. Per richiedere tali correzioni, è necessario contattare il Responsabile per gli affari legali o il reparto Conformità globale e rapporti con i dipendenti.

  • 6. Normative locali speciali

    In gran parte dell'Unione Europea e dei Paesi limitrofi, è consentito inviare segnalazioni riguardanti un numero limitato di ambiti, generalmente problematiche in materia di contabilità, revisione dei conti, corruzione, leggi sulla concorrenza, discriminazione, molestie, ambiente, salute, igiene e sicurezza. Inoltre, alcuni Paesi limitano le procedure di segnalazione ai soli casi che coinvolgono dipendenti di alto profilo, assegnati a ruoli strategici o direttivi.

    Eventuali scorrettezze o irregolarità riguardanti ambiti che per legge sono esclusi dalle procedure di segnalazione tramite la hotline devono essere sottoposte direttamente all'attenzione del proprio responsabile o superiore diretto oppure di un rappresentante delle Risorse Umane, dell'Ufficio legale, del reparto Conformità globale e rapporti con i dipendenti o del gruppo Rischi aziendali/Revisione interna, oppure inviando un'email all'indirizzo ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.coma seconda dell'ambito in cui rientra la potenziale violazione. In alcuni paesi la legge in vigore potrebbe vietare le segnalazioni anonime, tranne che in circostanze molto restrittive.