Hotline per l'etica

Domande e risposte

Hotline per l'etica di Standard Industries - Domande frequenti

Segnalazioni - Informazioni generali

Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni

Suggerimenti e procedure ottimali consigliate

Hotline per l'etica di Standard Industries - Domande frequenti

Che cos'è la Hotline per l'etica di Standard Industries?

La Hotline per l'etica di Standard Industries consente a chiunque in tutta l'azienda di segnalare problemi o richiedere indicazioni in merito ai principi illustrati nel nostro Codice di Condotta, nelle politiche aziendali (inclusi presunte frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro) e nelle leggi applicabili. Vista la natura globale delle nostre attività aziendali, la Hotline è disponibile in molte lingue diverse.

La Hotline per l'etica di Standard Industries è supportata da NAVEX, un provider di servizi esterno indipendente, e dalla sua applicazione EthicsPoint per la gestione dei casi.

Perché è stata creata una Hotline per l'etica?

Crediamo fermamente nell'importanza di un comportamento conforme ai nostri principi di etica e integrità, pertanto desideriamo offrire ai dipendenti la possibilità di fare la cosa giusta e parlare apertamente dei loro problemi o preoccupazioni. La Hotline per l'etica di Standard Industries consente a chiunque in tutta le nostre entità di segnalare preoccupazioni o comportamenti in contrasto con i principi illustrati nel nostro Codice di Condotta, nelle politiche aziendali e nelle leggi applicabili. Ove consentito dalla legge, le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima. In ogni caso, tutte le segnalazioni verranno gestite con la massima riservatezza.

Segnalazioni - Informazioni generali

Quali sono le situazioni che dovrei segnalare?

Dovresti segnalare tutte le attività o i comportamenti in contrasto con i principi illustrati nel nostro Codice di Condotta, nelle politiche aziendali e nelle leggi applicabili. Sono inclusi, a titolo di esempio non esaustivo, problemi relativi a:

Perché è importante segnalare un problema?

Le violazioni del Codice di condotta, delle politiche aziendali e/o della legge possono mettere a rischio il nostro personale o la nostra azienda. Ciascuno di noi è tenuto a mantenere un comportamento etico e a comunicare qualsiasi osservazione o preoccupazione relativa a un comportamento inappropriato o contrario all'etica nell'ambiente di lavoro. Tutti i problemi sollevati verranno esaminati attentamente, per garantire che vengano gestiti correttamente e ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda.

Come posso segnalare una preoccupazione?

Per i dipendenti che preoccupazione, segnalala al più presto possibile. Puoi segnalare le tue preoccupazioni direttamente al tuo superiore, alle Risorse umane, al reparto Revisione interna, alla Sicurezza e/o all'Ufficio legale. Ricorda che i problemi correlati all'insider trading o alle informazioni rilevanti non di dominio pubblico devono essere sottoposti esclusivamente al Responsabile per gli affari legali della società. Per un elenco completo delle risorse a tua disposizione, consulta la nostra Politica di segnalazione.

I problemi possono essere segnalati anche tramite computer desktop o mobile, utilizzando la Hotline per l'etica di Standard Industries, o per telefono, chiamando il numero di telefono della hotline locale, disponibile all'indirizzo standardindustries.ethicspoint.com. Se scegli di presentare la segnalazione per telefono, il personale della hotline immetterà le tue risposte direttamente nell'ambiente sicuro della hotline.

Se l'idea di segnalare una preoccupazione tramite la hotline per l'etica di Standard Industries utilizzando il tuo PC o dispositivo mobile aziendale ti mette a disagio, puoi accedere alla hotline tramite un dispositivo esterno all'ambiente di lavoro.

Tutte le segnalazioni vengono gestite con lo stesso livello di sicurezza e riservatezza, indipendentemente dal fatto che vengano presentate online o per telefono.

Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sull'incidente dopo aver segnalato il problema?

Quando segnali un problema tramite la Hotline per l'etica di Standard Industries, utilizzando il portale online o la hotline telefonica, ti viene assegnato un codice di segnalazione univoco e ti viene richiesto di scegliere una password. Utilizzando tale codice di segnalazione e la password puoi tornare al sistema, online o per telefono, per accedere alla segnalazione originale o per fornire informazioni aggiuntive.

A chi viene trasmesso il problema segnalato?

Il problema segnalato online o per telefono viene immesso direttamente nel server sicuro di NAVEX, il nostro amministratore esterno indipendente. La segnalazione viene quindi esaminata dalle persone competenti incaricate dall'azienda.

Chi può accedere al problema segnalato?

Solo determinate persone competenti incaricate dall'azienda possono accedere al problema segnalato. Il problema viene condiviso unicamente nella misura necessaria per lo svolgimento delle indagini, ed eventualmente per risolverlo. Ove consentito dalla legge, le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima. In ogni caso, tutte le segnalazioni verranno gestite con la massima riservatezza.

Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni

Come viene protetta la mia privacy quando utilizzo la Hotline per l'etica di Standard Industries?

Ove consentito dalla legge, le segnalazioni possono essere effettuate in forma anonima. In ogni caso, tutte le segnalazioni verranno gestite con la massima riservatezza. NAVEX, l'amministratore esterno indipendente, non è autorizzato a risalire all'identità degli autori delle segnalazioni. Per proteggere maggiormente il tuo anonimato, quando esponi un problema evita di includere particolari che possono rivelare la tua identità.

Posso mantenere l'anonimato anche segnalando un problema da casa?

Ovunque ti trovi e qualunque dispositivo utilizzi per segnalare un problema, la tua identità viene protetta e nascosta nella misura consentita dalla legge locale. Le informazioni che consentono di identificarti, come gli indirizzi IP, vengono escluse dalla segnalazione al fine di garantire riservatezza e anonimato. Inoltre NAVEX è obbligata per contratto ad astenersi dall'indagare sull'identità dell'autore della segnalazione.

Può essere utile fornire la propria identità?

Le indagini su una segnalazione in genere sono più veloci ed efficaci se abbiamo la possibilità di approfondire la questione direttamente con la persona che ha segnalato il problema. Se l'autore si è identificato, il nostro team farà tutto il possibile per tutelare la tua riservatezza. La tua identità non sarà divulgata a meno che ciò non sia necessario per svolgere un'indagine adeguata, richiesto nel corso di un procedimento legale o imposto dalle leggi locali.

Non verrà tollerata alcuna forma di ritorsione nei confronti di chiunque abbia segnalato un problema in buona fede.

Come posso verificare lo stato di un problema segnalato?

Al termine della segnalazione ti verrà fornito un codice di segnalazione (un numero di riferimento) e ti verrà richiesto di creare una password. Puoi verificare lo stato di una segnalazione utilizzando tale codice di segnalazione e la tua password tramite la Hotline per l'etica di Standard Industries o chiamando la hotline telefonica.

Sarà necessario attendere alcuni giorni dopo la segnalazione prima di poter controllare lo stato di avanzamento e verificare se sono state richieste informazioni aggiuntive. Puoi controllare lo stato di una segnalazione per verificare se è ancora aperta o se è stata risolta, ma non sarà possibile fornire i dettagli dell'indagine per tutelare le altre parti coinvolte.

Che succede se perdo il mio codice di segnalazione o la password?

Al fine di garantire la massima riservatezza, se perdi il codice di segnalazione o la password ti verrà richiesto di effettuare una nuova segnalazione, indicando che quest'ultima si riferisce a una segnalazione inserita in precedenza.

Suggerimenti e procedure ottimali consigliate

So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Dovrei segnalare la questione?

Sì. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e i suoi dipendenti. Se sei a conoscenza di qualsiasi presunta scorrettezza o violazione dell'etica, sei tenuto a segnalare l'incidente, anche se inizialmente può sembrare banale.

Non so se quanto ho visto o udito costituisce una violazione del Codice di condotta, delle politiche aziendali o della legge applicabile, oppure se è un comportamento eticamente discutibile, ma in ogni caso non mi sembra corretto. Cosa dovrei fare?

Segnalare il problema. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione che può rivelarsi innocua, piuttosto che ignorare un comportamento potenzialmente contrario all'etica o illegale a causa dell'incertezza.

Come indicato nella nostra Politica di segnalazione, facciamo tutto il possibile per mantenere un ambiente in cui i dipendenti possano segnalare, senza timore di ritorsioni, qualunque condotta che viola anche solo apparentemente le linee guida o le politiche aziendali, oppure le leggi dei singoli paesi in cui opera la nostra azienda.

Cosa devo fare se il mio superiore o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? Queste persone potranno ricevere la segnalazione?

La Hotline per l'etica di Standard Industries è progettata in modo che le parti implicate non vengano informate né abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate, a meno che le leggi locali non dispongano diversamente.

Che cosa succede se mi viene richiesto di fornire ulteriori chiarimenti su una segnalazione?

Le persone incaricate di verificare il problema segnalato possono inserire domande nel portale online, anche in caso di segnalazione anonima. Quando ricevi il codice di segnalazione, ti viene indicato anche il tempo stimato per l'elaborazione della segnalazione. Trascorso tale periodo di tempo, è consigliabile verificare se sono state inserite domande, per collaborare alle indagini.

Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?

Tutte le comunicazioni sono gestite in via strettamente riservata, esattamente come la segnalazione iniziale, e vengono mantenute anonime nella misura consentita dalle leggi locali e dalle politiche aziendali.

Posso segnalare un problema anche se non dispongo di accesso a Internet?

Se non hai accesso a un computer o a un dispositivo mobile, oppure non ti senti a tuo agio ad utilizzarlo, puoi chiamare la hotline telefonica, disponibile 24 ore al giorno per 365 giorni all'anno. Se fai clic su "Segnala un problema" nella Hotline per l'etica di Standard Industries, vengono visualizzate le opzioni disponibili per le chiamate internazionali.