ホットラインデータの保護とプライバシーに関するお知らせ

一部の国のデータプライバシー規制では、個人データを含む通報を行う個人に対しては、このヘルプラインサービスを通じて提出される情報のデータ収集、処理、保存について通知をすることが義務付けられています。

以下の条件に同意しない場合、当社はこのヘルプラインシステム経由で情報を受け付けることができません。その場合は違反の性質に応じて上司や人事部、法務部、グローバルコンプライアンス従業員関係部に直接通報してください。

• 1. 総則

  MillerKnoll倫理・コンプライアンスホットライン（以下 、「ホットライン」）は、MillerKnollグループ（所在地855 E. Main Avenue、Zeeland、MI 49464、以下、「MillerKnoll」）が提供する、従業員、ベンダー、サプライヤー、取引先、およびそれらの子会社の従業員（以下、「通報者」）を対象とする、ウェブベースおよび電話ベースの通報システムであり 、通報者は、本システムを使って法律または規制の違反の疑い、または財務、会計、監査、贈収賄に関する会社のポリシー違反を通報することができます。

  本通知や本サービスに関する質問については、以下のMillerKnollの問い合わせ先にご連絡ください。

  電子メール：ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com

  米国など特定の国では、本ホットラインを利用してその他の違反の疑いも報告すること可能です。本サービス、および個人データと通報情報が格納されるデータベースは、米国NAVEXによって運営されています。 このプライバシーステートメントでは、NAVEXがお客様の個人データを収集、使用、保護、および共有する方法について説明しています。

• 2. ホットラインの利用

  ホットラインの利用については完全に任意です。違反の疑いがある場合、その内容に応じて、上司や人事部、法務部、またはグローバルコンプライアンス従業員関係部の担当者に直接報告することをお勧めしますが、直接報告できそうにもないと思える場合は、本ホットラインを利用して報告することが可能です。

  ホットラインは機密のオンライン報告システムであり、法律や会社の方針に対する違反の疑いや、その他の懸念事項をMillerKnollに報告することができます。 特定の国では、MillerKnollは、財務、会計、監査、賄賂、競争法、差別およびハラスメントと環境、健康、衛生、および安全性の問題に関連するホットラインを介したレポートのみを受け入れる場合があります。 現地の法律の下で、ホットラインを通じてMillerKnollが受け入れられない可能性のある問題に懸念がある場合は、上司または現地の経営陣、あるいは人事、法務、グローバルコンプライアンスおよび従業員関係部門の代表者に連絡する必要があります。 問題を報告します。

  ご自身や同僚、あるいは会社の業務について情報を提供することで、他の人に対して影響のある決定につながる可能性があることに注意しなければなりません。したがって、真実であると確信できる情報のみを提供するようお願いします。但し、善意で通報した内容が、後日正確でなかったと判明した場合は、MillerKnoll による制裁の対象となることはありません。但し、故意に偽りの情報または誤解を招く情報を提供することは許されません。提出された情報の機密性は保持されます。ただし法的要件あるいは調査を実施する上で機密を保持できない場合がありますが、その場合でも情報は慎重に取り扱われます。会社側から質問がある場合に連絡が取れるように、身元を明かして報告いただくようお勧めします。

• 3. 収集、処理されるのはどのような個人データと情報ですか？

  本ホットラインでは、以下に挙げる個人データと情報を収集します。（i）通報者の名前と連絡先の詳細（匿名を希望する場合を除く）とMillerKnollとの雇用関係の有無、（ii）報告の中で言及した個人がいればその氏名およびその他の個人データ（例：職務内硫黄、連絡先）、および（iii）申し立てる不正行為の説明とその事柄が起こった状況の説明。居住国の法律によって匿名で通報できない場合があります。そのような場合でもあなたの個人情報は秘密情報として扱われ、以下に記載されている場合を除き開示されることはありません。

• 4. 通報後、個人データおよび情報はどのように処理されますか？また、個人データや情報には誰がアクセスすることができますか？

  提供される個人データおよび情報は、米国のNAVEXlがホスト、運営するサーバーのデータベースに保管されます。NAVEXは、準拠法に従って通報者が提出する情報の安全を確保する契約をMillerKnoll と締結しています。NAVEX は、通知、選択、転送、セキュリティ、データの完全性、アクセス、エンフォースメントなど、厳格なプライバシーとセキュリティの維持に取り組んでいます。

  このサービスで保存された個人データの使用、転送、修正、削除に関するリクエストについては、MillerKnoll にご連絡ください。

  プライバシー権ポータル： https://www.millerknoll.com/legal/privacy/privacy-rights

  Email: privacy@millerknoll.com

  通報を処理し、その内容を調査するために、MillerKnollの担当者が現地法に基づいて提出された情報にアクセスし情報を処理、使用します。当該担当者には、人事、財務、ビジネスリスク/内部監査、法務、グローバルコンプライアンス従業員関係部、経営幹部、外部アドバイザー（法律顧問など）、または一部の状況下ではNAVEXの技術スタッフが含まれます。これらの個人は、米国、英国または他の国に居住している場合があります。 当社がお客様の個人情報をどのように使用および保護するかについての詳細および情報については、当社の従業員プライバシー通知をご覧ください。

  また、提供された個人データや情報は警察やその他の執行機関、規制当局に開示される場合があります。個人データを受け取り処理する関連機関は、米国のほか、EU と同等レベルのデータ保護を提供していない国に所在している場合があります。

  提供される個人データは、通報の処理に必要な期間、また該当する場合は制裁を開始するまで、または法的もしくは財務的要件を満たすために必要な期間、保存されます。

• 5. 通報に関する情報へのアクセス

  MillerKnoll は、本ホットラインへの通報の対象者に対して、通報があったことを速やかに通知する必要があります。但し、調査の健全性を維持し情報保全のために通知を遅らせることが必要な場合を除きます。

  一部の例外を除き、通報の対象者は、通報に関する情報（通報者の身元を除く）にアクセスし、適用法に従って不正確または不完全な個人データの訂正を要求することができます。同様に通報者についても、一部の例外を除き、通報に関する情報にアクセスし、適用法に従って自身の個人データの訂正を要請することができます。これらの修正を行うには、総顧問またはグローバルコンプライアンスエグゼクティブにご連絡ください

• 6. 国別の特別な規制

  大半の EU 諸国およびその周辺地域では、一般的に報告は「会計、監査、贈収賄、競争法、差別、ハラスメント、環境、保健衛生、安全」に関する懸念に限定されます。さらに一部の国では、通報の対象者が上級管理職や経営幹部に限定されることがあります。

  本ホットライン経由で通報することが法律で認められていない事柄に関わる問題、懸念については、違反の内容に応じて、上司、人事部、法務部、グローバルコーポレートコンプライアンス従業員関係部、ビジネスリスク/内部監査部等、適切な担当者に直接または電子メールで報告してください ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com一部の国では、極めて限定的な状況を除き、匿名による通報が法律で認められない場合があります。

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