参天製薬スピークアップポータルについて
報告 － 一般
報告の安全性と機密性
参天製薬スピークアップポータルについて
スピークアップポータルとは何ですか？
スピークアップポータルは、参天製薬の社員、アソシエイト、ステークホルダー、その他の関係者が不正行為や違法行為を報告できるように設計された、機密性の高い報告プラットフォームです。このシステムは、オンラインポータル、モバイルサイト、フリーダイヤルで構成されており、行動規範やその他の社内外の規則に違反する可能性のある行為を報告することができます。スピークアップポータルは1日24時間週7日利用可能で、参天製薬が事業を展開するグローバル環境の言語要件に対応できる翻訳サービスを提供しています。
スピークアップポータルは誰が運営しているのですか？
報告の機密性を最大限に高めるため、スピークアップポータルはNAVEXのEthicsPointプラットフォームで運営されています。NAVEXは、倫理およびコンプライアンスプログラムを専門とするサードパーティ企業です。NAVEXの主な責任は、参天製薬における懸念事項、実際の不正行為、またはその疑いを報告するためのサービスを提供すること、匿名を希望する報告者の身元を保護すること、自国語での報告を希望する人のために翻訳サービスを提供することです。懸念事項がスピークアップポータルを通じてNAVEXに提出されると、さらなる調査と解決のために参天製薬の関係者に転送されます。
なぜスピークアップポータルが必要なのですか？
懸念や問題を直接参天製薬に報告するには、ラインマネージャー、シニアリーダー、人事部、法務部、コンプライアンス部など多くの手段があります。しかし、当社は、特定の状況下では、個人がサードパーティのサービスを利用して潜在的な違反や不正行為を参天製薬に警告することがより適切であると認識しています。そのため、潜在的な違反や不正行為について誠実な報告をすることを躊躇している従業員を奨励するために、サードパーティ企業であるNAVEXが運営するスピークアップポータルを提供しています。スピークアップポータルは24時間対応で便利であり、届け出る準備ができればいつでも利用できます。すべての従業員がともに安全で健康的な職場環境を維持することができるように、当社は従業員が安心して声に出せる文化を促進するためにこのプラットフォームを選択しました。
報告 － 一般
スピークアップポータルでは、どのような方法で問題を報告することができますか？
電話またはオンライン（パソコンまたは携帯電話）で、匿名の機密情報を報告することができます。電話で問題を報告する場合は、NAVEXのコミュニケーションスペシャリストと話し、いくつかの情報を尋ね、フィードバックを記録し、明確にするためにフォローアップの質問をします。この作業にはおよそ10～15分かかります。オンラインオプションまたはウェブインテークプロセスでは、同様の質問が行われます。いずれの場合も、報告が完了し次第、ケースの情報が参天製薬の関係者に送られ、さらなる検討と調査が行われます。例えば、職場でのいじめやハラスメントに関する懸念が寄せられた場合、関連する拠点のHRチームに転送されます。スピークアップポータルを通じて報告された懸念事項は、会社に直接報告されたものと同様に取り扱われます。
注： 参天製薬スピークアップポータルは、緊急サービスではありません。 このサイトは、有害事象や製品の安全性に関する報告には使用しないでください。本サービス経由で提出された報告については、対応までにしばらく時間がかかる場合があります。参天製薬製品に関連する有害事象については、最初に情報を知ってから 24 時間以内に、参天製薬の有害事象報告チャネルを通じて報告してください。情報セキュリティおよびサイバーセキュリティの事案（フィッシング、ランサムウェア、データ侵害、機器の紛失・盗難など）は、グローバル情報セキュリティポリシーに従って、常に各地域のITヘルプデスクに直ちに報告してください。
スピークアップポータル以外に、懸念事項を報告する方法はありますか？
もちろんです。何か懸念があれば、直属の上司、あるいは他の管理チームのメンバーに報告するのが理想です。ただし、報告は人事、コンプライアンス、法務、社内監査部などの複数のチャネルを通じて行うことができます。
あなたが見聞きしたことが、会社のポリシーに違反しているかどうか、あるいは非倫理的な行為を含んでいるかどうか確信できない場合は、上記のいずれかのリソースに連絡して状況について話し合い、適切な次のステップを決定するのに役立ててください。詳細については、各地域の専門家に相談することもできます。
どのような状況を報告すべきですか？
スピークアップポータルの目的は、参天製薬の業務規範、内部告発者ポリシーなどの参天製薬の内部方針/規則の違反が疑われる、または違反の可能性に関する懸念を文書化することです。これには、汚職・賄賂行為、利益相反、不誠実な行為や欺瞞的行為、不適切な行為、差別、ハラスメント、報復、データセキュリティやプライバシーの侵害、職場の安全、コンピュータや電子通信の不正使用、環境・保健衛生・安全問題、独占禁止法、証券取引法に関する懸念などが含まれます。
参天製薬の全従業員は、上記のような違反の可能性を速やかに報告する責任があり、その際はスピークアップポータルを通じて報告することができます。報告者は、 誠実に （真実だと信じて）提起された懸念事項に対する報復から保護されます。誠実ではない報告は、すべての人にとって安全で健康的で成功する職場環境を作りたいという精神に反しているため受け入れられず、懲戒処分の対象となります。
懸念を提出した後、報告者には報告キーが提供され、これにより、ケースを管理する関係者と匿名でコミュニケーションをとることができます。
私の知っていることをなぜ報告する必要があるのですか？
参天製薬では、問題や懸念が提起され、迅速かつ効果的に解決される、社員が最高の力を発揮できるような働きやすい職場環境の構築に取り組んでいます。当社は正直かつ誠実なビジネスの遂行に全力で取り組んでいます。それは、あなた方一人ひとりが正しいことを行うことに依存しています。当社従業員は会社を代表して行動するわけですから、私たちは皆、誠実さ、倫理観、正直さ、そしてお互いへの信頼と尊敬を持って行動することが期待されます。参天製薬の成功と評判はそれにかかっています。当社の評判と価値観を守ることは、私達の継続的な成功と成長の基本です。声を上げることで、私たちみんなにとって安全で健康的で成功する職場環境を危うくする可能性のある、非倫理的、違法、またはその他の形態の不正行為を阻止または予防することができます。
誰かの行動が当社の規範、ポリシーや手順、または適用される法規制に違反する場合、それは参天製薬を害する可能性があります。法律に違反すると、その結果として、参天製薬および責任ある個人に対して民事訴訟または刑事訴訟が発生する可能性があります。
違反の可能性については真剣に対応していきます。潜在的な不正行為の報告は慎重に検討され、妥当な場合は懲戒処分を含め、状況を是正するための措置がとられます。
あらゆる行動において倫理的であり、コンプライアンスを遵守することは、すべての人の関心事です。違反の疑いやコンプライアンス上の懸念があれば、声を上げて報告するのはあなたの責任です。当社のコンプライアンス文化はあなたから始まるのです！
自分が間違っていたらどうしよう？ 知らない情報がまだあるのではないだろうか？人を不当に非難したくはないし...。
提出されたすべての報告は、懸念が正当なものかどうかを含め、検討、調査、対処が適切に行われます。懸念が正当化されないか、または立証できない場合（証拠がない場合など）は、報告者であるあなたに通知されます。真の懸念があり、誠意をもって報告したいと思われる場合は、ぜひ報告するよう強くお勧めします。
報告した後で重要なことを思い出した場合は、どうしたらよいですか？報告した内容について会社側に質問がある場合はどうするのですか？報告した懸念事項の状況を確認するにはどうすればいいですか？
スピークアップポータルを通じて報告すると、報告キーが発行されます。書き留めて、安全に保管してください。スピークアップポータルにアクセスするには、この報告キーと選択したパスワードを使用する必要があります。ウェブサイト（コンピュータまたは携帯電話）または電話ホットラインからスピークアップポータルに再度アクセスして、以前に報告した懸念事項に関するフィードバックを受けたり、追加情報を提供したりすることができます。匿名の報告者の方は、スピークアップポータルに戻ってチェックされることを強くお勧めします。これが、質問がある場合に連絡できる唯一の方法だからです。
また、スピークアップポータルにアクセスして、自分の報告の状況や解決を確認することもできます。個人情報保護の観点から、詳細な調査結果や事案の結末を報告者に開示することはできません。ただし、事案がまだ調査中であるか、あるいは解決したかどうかについてはお伝えすることができます。もちろん、問題が解決された後でも、フィードバックや継続的な問題を報告することが奨励されます。
報告の安全性と機密性
これらの報告はどこに行って、提供された情報はどうなるのですか？
スピークアップポータルから提出された報告は、NAVEXのセキュアサーバーに直接入力されるため、セキュリティ侵害の可能性はありません。NAVEXは、これらの報告を、違反の種類や事案の場所に基づいて報告を評価する役割を担う、参天製薬の特定の個人にのみ公開します。その後、報告はさらなる調査のために参天製薬の適切な担当者に割り当てられます。
提供された情報は、報告された問題の調査のために開示が必要な場合を除き、法律で認められる範囲において最大限に機密性が確保されます。十分な調査と適切な解決を可能にしつつ、守秘義務は可能な限り保護されます。
匿名性と報復に対するゼロトレランス
報告の際に身元を明かすか、匿名性を維持するかについては、法律で禁止されている場合を除いて自ら選択することが可能です。報復行為は絶対に容認しないという当社のゼロトレランス原則のもと、報告側の身元を知ることが調査の助けになることが多いため、報告の際には自分の身元を明らかにするようにお勧めします。報復行為に対するゼロトレランス原則は声を上げることが成功するための鍵であり、当社はこれにとりわけ真剣に取り組んでいます。違反の疑いがあることを誠実に報告した人は、その報告をしたことで報復を受けることはありません。「誠実」とは、あなたが持っているすべての情報を提供し、自分が正直で、真実で、完全な報告をしていると確信することです。
匿名での報告を選択した場合は特に、参天製薬があなたの報告を徹底的に検討できるように、十分な詳細と証拠を添付してください。
自宅や会社、または代替のコンピュータから報告を提出しても、匿名のままにすることはできますか？
スピークアップポータルのサービスプロバイダーであるNAVEXは、IPアドレスを含む内部接続ログを生成も維持もしないため、報告の提出に使用するPCにリンクする情報は得られません。実際、NAVEX には、契約上、報告者の特定を行わない義務があります。
自宅、隣人のコンピュータ、またはインターネットポータルからの報告は、安全に匿名で処理されます。インターネットポータルがスクリーン名から訪問者を特定することはありません。また、システムはインターネットアドレスを削除するため、匿名性は完全に維持されます。
電話は秘密が保たれ、匿名も可能ですか？
はい。インターネットでの報告と同じ情報を提供するよう求められ、インタビューアがあなたの回答をスピークアップサイトに入力します。これらの報告には、報告提出の際と同じセキュリティおよび機密保持手段が適用されます。