Santen의 Speak Up 포털 정보
신고 - 일반
보안 및 익명 신고
Santen의 Speak Up 포털 정보
Speak Up 포털은 무엇인가요?
Speak Up 포털은 Santen의 직원들과 그 동료, 이해 관계자 및 기타 이해 관계자가 부당행위 및/또는 위법행위를 신고하는 데 도움을 주도록 설계된 기밀 신고 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 온라인 포털, 모바일 웹 사이트 및 수신자 부담 전화선으로 구성되며, 이를 통해 당사 실천 강령 또는 기타 내외부 규정의 위반 가능성을 신고할 수 있습니다. Speak Up 포털은 연중무휴로 24시간 이용할 수 있고, Santen에서 운영하는 글로벌 환경의 언어 요구 사항을 처리할 수 있는 번역 서비스를 제공합니다.
Speak Up 포털의 운영자는 누구인가요?
신고의 기밀성을 극대화하기 위해 Speak Up 포털은 NAVEX이 EthicsPoint 플랫폼에서 운영합니다. NAVEX은 제3자 회사로, 윤리 및 규정 준수 프로그램을 전문적으로 다룹니다. NAVEX의 주된 책임은 사람들이 Santen 내에서의 문제, 실제 또는 의심스러운 부당행위를 신고할 수 있는 서비스를 제공하고, 익명을 유지하고자 하는 신고자의 신원을 보호하며, 현지 언어로 사건을 신고하고자 하는 사람들에게 번역 서비스를 제공하는 것입니다. 우려 사항이 Speak Up 포털을 통해 NAVEX로 제출되면 해당 내용을 추가로 조사하고 해결하기 위해 Santen의 관련 당사자에게 전달됩니다.
Speak Up 포털이 필요한 이유는 무엇인가요?
우려 사항이나 문제를 직속 관리자, 고위급 리더, 인사부, 법무부, 준법감시 부서 등 Santen에 직접 신고할 수 있는 채널은 많습니다. 그러나 당사는 특정 환경에 놓인 개인은 제3자 서비스를 활용하여 Santen에 잠재적인 범법/위법행위를 알리는 것이 더 편안할 수 있다는 사실을 알고 있습니다. 이에 따라 당사는 제3자 회사인 NAVEX에서 관리하는 Speak Up 포털을 제공하여 달리 잠재적인 범법/위반 행위에 대해 선의를 갖고 신고하는 데 주저할 수 있는 직원에게 용기를 북돋아 줍니다. 24시간 제공되는 서비스인 Speak Up 포털은 개개인이 나설 준비가 되면 언제든지 편리하게 이용할 수 있습니다. 당사는 사람들이 함께 모두에게 안전하고 건강하며 성공적인 업무 환경을 유지하기 위해 목소리를 높여도 안전하다고 느끼는 문화를 고취시키기 위해 이 플랫폼을 선택했습니다.
신고 - 일반
Speak Up 포털을 통해 우려 사항을 신고할 수 있는 방법은 무엇인가요?
귀하는 전화 또는 온라인(컴퓨터나 휴대폰)으로 기밀의 익명(원하는 경우) 신고서를 제출할 수 있습니다. 우려 사항을 전화로 신고하려면, 여러 가지 정보 항목을 요청하고 피드백을 문서화하며 후속 질문을 통해 내용을 명확히 할 NAVEX 커뮤니케이션 전문가와 이야기하면 됩니다. 이 과정은 약 10분에서 15분이 걸립니다. 온라인 옵션 또는 웹 접수 과정에서 유사한 일련의 질문을 안내해 드립니다. 두 경우 모두 신고가 완료되면 추가 검토/조사를 진행하기 위해 사례 정보가 Santen의 관련 담당자에게 전달됩니다. 예를 들어, 직장 내 따돌림과 괴롭힘에 대한 우려 사항이 제기되면 관련 장소의 HR 팀에 전달됩니다. Speak Up 포털을 통해 신고된 우려 사항은 회사에 직접 신고된 우려 사항과 동일하게 처리됩니다.
참고: Santen Speak-Up 포털은 비상 업무 서비스가 아닙니다. 부작용 또는 제품 안전 우려 사항을 신고하는 데 본 사이트를 사용하지 마십시오. 본 서비스를 통해 제출되는 신고서에 대해 즉답을 받지 못할 수 있습니다. 적절한 Santen 부작용 신고 채널을 사용해 처음 정보를 받은 후 24시간 이내에 Santen 제품 관련 부작용 문제를 신고하십시오. 정보 보안 및 사이버 보안 사건(피싱, 랜섬웨어, 데이터 유출, 장비 분실 또는 도난 등)은 항상 글로벌 정보 보안 정책에 따라 현지 IT HelpDesk에 즉시 신고하십시오.
Speak Up 포털 외에 우려 사항을 신고할 수 있는 다른 방법이 있나요?
물론입니다. 이상적으로는 직속 관리자 또는 당사의 다른 경영진 멤버에게 우려 사항을 제기해야 합니다. 그러나 인사, 준법감시, 법무, 내부 감사 등 여러 채널을 통해 신고할 수 있습니다.
목격하거나 들은 내용이 회사 정책을 위반한 것인지, 아니면 비윤리적 행위와 관련된 것인지 확실하지 않은 경우, 부담 없이 위의 리소스에게 연락하여 상황을 논의하고 적절한 다음 단계를 결정하는 데 도움을 받으시기 바랍니다. 또한 관련된 현지 주제 전문가와 상의하여 추가 정보를 얻을 수 있습니다.
어떤 유형의 상황을 신고해야 하나요?
Speak Up 포털의 목적은 Santen의 내부 정책/규정(예: Santen의 실천 강령, 내부고발자 정책 또는 관련 장소의 현지 법규 위반)의 잠재적 또는 의심스러운 위반에 대한 우려 사항을 문서화하는 데 있습니다. 여기에는 부패/뇌물 수수 행위, 이해 상충, 부정 행위/기만적 관행, 부적절한 행동, 차별, 괴롭힘 및 보복 행위, 데이터 보안/개인정보 유출, 직장 내 안전, 컴퓨터 또는 전기 통신의 오용, 그리고 환경 건강 및 안전 문제, 반독점/증권법에 관한 우려 사항이 포함됩니다.
Santen의 전 직원은 위에 언급된 모든 잠재적 위반 행위를 즉각적으로 신고할 책임이 있으며, Speak Up 포털을 통해 신고할 수 있습니다. 신고자는 선의 (사실이라고 믿음)로 제기한 우려 사항의 보복 행위로부터 보호됩니다. 선의로 하지 않은 신고는 모두가 안전하고 건강하며 성공적인 업무 환경을 조성하려는 정신에 어긋나는 행위이므로 허용되지 않으며, 이에 따라 징계 대상이 됩니다.
신고자는 우려 사항을 제출한 후 해당 사례를 관리하는 관련 담당자와 익명으로 소통할 수 있는 신고 키를 제공해야 합니다.
제가 알고 있는 사실을 왜 신고해야 하나요?
Santen에서는 직원들이 최상의 상태로 문제와 우려 사항을 제기하며 신속하고 효과적으로 해결할 수 있는 유익한 업무 환경을 조성하기 위해 최선을 다하고 있습니다. 당사는 정직하고 진실하게 사업을 영위하기 위해 최선을 다하고 있으며, 옳은 일을 하기 위해 여러분 개개인에게 의존하고 있습니다. 당사 직원은 회사를 대신해서 행동하며, 당사는 전 직원이 진실하고 윤리적이며 정직하게, 서로에 대한 믿음과 존중을 바탕으로 행동할 것이라 기대해야 합니다. Santen의 성공과 평판은 이에 달려 있습니다. 당사의 평판과 가치를 보호하는 일은 당사가 지속적으로 성공하고 성장하는 데 반드시 필요합니다. Speaking up은 우리 모두를 위한 안전하고 건강하며 성공적인 업무 환경을 위태롭게 할 수 있는 비윤리적, 불법적 또는 기타 형태의 위법행위를 중단하거나 방지하는 데 도움을 줍니다.
누군가의 행동이 당사 규범, 정책이나 절차 또는 적용되는 법규를 위반하는 경우 이는 Santen에 해를 끼칠 수 있습니다. 법을 위반하면 Santen과 책임자에 대한 민형사상의 소송이 발생할 수 있습니다.
당사는 잠재적 위반 사항을 심각하게 받아들입니다. 잠재적 위법행위의 신고자는 신중하게 검토한 후 적절한 경우 징계 처분을 포함해 상황을 바로잡기 위한 조치를 취합니다.
당사가 하는 모든 일에 대해 윤리적이고 규정을 준수하는 것은 모두에게 중요합니다. 잠재적인 위반과 규정 준수 우려 사항에 대해 이야기하고 신고하는 것은 귀하의 책임이며, 규정을 준수하는 당사의 문화는 귀하로부터 시작됩니다!
제가 틀렸거나, 모든 정보를 갖고 있지 않은 경우에는 어떻게 하나요? 누군가를 부당하게 비난하고 싶지는 않습니다.
제출된 모든 신고서는 우려 사항이 정당한지 여부를 포함해 검토, 조사 과정을 거쳐 적절하게 처리됩니다. 우려 사항이 정당하지 않거나 입증될 수 없는 경우(예: 증거 불충분으로 인해) 신고자인 귀하에게 알려 드립니다. 진실로 우려되는 사항이 있고 선의로 신고하고 싶다면 그렇게 할 것을 강권하는 바입니다.
신고서를 제출한 후 해당 사건에 대해 중요한 사항이 기억날 경우 어떻게 하나요? 회사에서 제 신고서와 관련해 제게 추가 질문이 있는 경우 어떻게 하나요? 내 우려 사항의 처리 상황을 확인하려면 어떻게 해야 하나요?
Speak Up 포털을 통해 신고서를 제출하면 신고 키가 발급됩니다. 이 키를 기록한 후 안전한 장소에 보관하십시오. Speak Up 포털로 돌아가려면 선택한 비밀번호와 함께 이 신고 키를 사용해야 합니다. 피드백을 받거나 먼저 신고한 우려 사항에 대한 추가 정보를 제공하려면 (컴퓨터나 휴대폰에서)웹 사이트를 통해 또는 전화 핫라인을 통해 Speak Up 포털에 다시 접근하면 됩니다. 귀하가 익명 신고자라면, 당사가 질문이 있는 경우 이 포털이 귀하와 소통할 수 있는 유일한 방법이므로 Speak Up 포털을 다시 확인하는 것이 좋습니다.
또한 Speak Up 포털에 접근하여 신고서의 처리 상황과 처리 내용을 확인할 수 있습니다. 개인정보보호에 관한 우려 사항으로 인해 당사는 자세한 조사 결과나 사례의 결과를 신고 당사자에게 공개할 수 없습니다. 그러나 당사는 사례가 여전히 조사 중인지, 종결되었는지 여부는 공유할 수 있습니다. 물론 사례가 종결된 후에도 피드백이나 계속되는 문제에 대해 신고하는 것이 좋습니다.
보안 및 익명 신고
이러한 신고서는 어디로 이동되며 제공된 정보는 어떻게 되나요?
Speak Up 포털을 통해 제출된 신고서는 NAVEX 보안 서버에 보관되어 보안상 가능한 유출 문제를 방지합니다. NAVEX는 위반 유형과 사건 발생 위치에 따라 신고서를 평가할 책임을 맡고 있는 Santen 내부의 특정 개인에게만 이러한 신고서를 제공합니다. 그런 다음 이 신고서는 추가 조사를 진행하기 위해 Santen 내부의 적절한 당사자에게 할당됩니다.
귀하가 제공하는 모든 정보는 법으로 허용되는 범위까지, 그리고 공개가 신고된 우려 사항을 조사하는 맥락에서 필요한 경우를 제외하고 기밀로 처리됩니다. 철저한 조사와 적절한 해결이 이루어지도록 하는 동안 기밀은 가능한 최대의 범위까지 보호됩니다.
익명성과 보복 행위에 대한 무관용
귀하는 법적으로 금지된 경우를 제외하고는 자신의 신원을 밝혀 신고할 것인지, 아니면 신고서를 작성해 익명으로 신고할 것인지 선택할 수 있습니다. 보복 행위에 대한 무관용의 원칙에 따라 당사는 신고할 때 귀하의 신원을 밝힐 것을 권장합니다. 신고 당사자의 신원을 알면 조사하는 데 도움을 받을 수 있는 경우가 많기 때문입니다. 당사는 보복 행위에 대한 무관용의 원칙이 신고의 성공에 이르는 열쇠이므로, 이를 매우 엄격하게 받아들입니다. 의심스러운 위반 사항을 선의로 신고하는 사람은 이러한 신고에 대해 보복당하지 않습니다. '선의'란 귀하가 갖고 있는 모든 정보를 제보할 뿐만 아니라 성실하고, 진실하며, 완전한 신고서를 제공한다고 믿는 것을 의미합니다.
특히 익명으로 신고하기로 선택한 경우 Santen이 귀하의 신고서를 철저히 검토할 수 있도록 귀하가 확보할 수 있는 세부 정보와 증거를 충분히 포함해 주십시오.
집이나 회사 또는 다른 컴퓨터에서 신고서를 제출해도 계속 익명을 유지할 수 있나요?
Speak Up 포털 서비스 공급자인 NAVEX은 IP 주소를 사용하여 내부 연결 기록을 생성하거나 유지하지 않으므로, 신고서를 제출하는 데 사용하는 PC 연결 정보는 사용할 수 없습니다. 사실 NAVEX는 신고자의 신원을 추적하지 않기로 계약상 약속했습니다.
자택, 이웃의 컴퓨터 또는 인터넷 포털에서의 신고는 보안과 익명이 유지됩니다. 인터넷 포털 서버는 화면 이름으로 방문객을 식별하지 않으며 시스템은 인터넷 주소를 제거하여 익명성을 완전히 유지합니다.
전화선 역시 기밀로 익명 처리되나요?
예. 귀하는 인터넷 기반 신고서에 제공한 것과 동일한 정보를 제공해 달라는 요청을 받게 되며, 인터뷰 진행자가 귀하의 응답을 Speak Up 사이트에 입력합니다. 이러한 신고서에는 신고서 전달 과정에 적용되었던 것과 동일한 보안 및 기밀 조치가 적용됩니다.