TENTANG SISTEM EthicsPoint®
Apakah itu sistem EthicsPoint®?
EthicsPoint ialah sebuah alat pelaporan sulit yang membolehkan para pekerja
melaporkan penipuan, penyalahgunaan dan salah laku yang lain di tempat
kerja.
Mengapa kita perlu sistem seperti EthicsPoint ini?
Di Flex, kami percaya para pekerja ialah aset syarikat yang paling penting.
Dengan menyediakan saluran komunikasi yang terbuka, kami boleh menggalakkan
persekitaran bekerja yang positif dan memaksimumkan produktiviti. Di samping
itu, syarikat dagangan awam diwajibkan oleh undang-undang untuk menyediakan
sebuah kaedah pelaporan tanpa nama bagi menangani masalah penipuan perakaunan
atau audit, pelanggaran Tatakelakuan Perniagaan atau apa-apa kebimbangan
lain.
Membuat laporan - Umum
Bagaimana saya boleh membuat laporan?
Anda boleh memfailkan laporan secara sulit menerusi telefon atau melalui
laman web EthicsPoint. Anda juga boleh membuat laporan secara terus kepada
pengurus anda, pengurus keselamatan tapak atau Jabatan Sumber Manusia.
Apakah jenis isu yang saya harus laporkan?
Anda harus melaporkan mana-mana pelanggaran Tatakelakuan Perniagaan dan
Etika, atau sebarang kebimbangan lain yang anda ada. Anda tahu apa yang
terjadi di Flex - sama ada yang baik atau yang buruk. Anda juga mungkin
mempunyai pengetahuan awal berkenaan aktiviti yang boleh menimbulkan kebimbangan.
Laporan anda boleh mengurangkan kesan negatif yang boleh terjadi pada syarikat
dan pekerjanya.
Jika saya nampak sebarang pelanggaran, patutkah saya melaporkan ia pada pengurus atau HR saya dan biar mereka mengendalikannya?
Anda hendaklah melaporkan apa-apa tingkah laku yang anda percaya telah
melanggar Tatakelakuan syarikat. Anda boleh melaporkan hal ini terus ke
pengurus anda, atau pihak HR, Pematuhan, Perundangan atau mana-mana kakitangan
dalam pasukan pengurusan. Kami sedar bahawa mungkin terdapat keadaan di
mana anda tidak selesa untuk melaporkan isu tersebut kepada pihak pengurusan.
Dengan EthicsPoint, anda boleh membuat laporan secara rahsia dan tanpa
nama (jika ia dibenarkan oleh undang-undang tempatan).
Mengapa saya patut buat laporan tentang apa yang saya tahu? Apakah manfaatnya kepada saya?
Kita semua berhak untuk bekerja dalam persekitaran yang positif. Persekitaran
positif menuntut tanggungjawab kita semua untuk bertindak secara beretika.
Kita perlu memaklumkan pihak yang berkenaan jika ada terdapat individu
yang bertindak secara tidak wajar. Melalui kerjasama, kita dapat mengekalkan
persekitaran yang sihat dan produktif.
Bagaimanakah laporan ini dikendalikan? Siapakah yang boleh mengakses laporan ini?
Laporan dimasukkan ke pelayan pihak ketiga yang terjamin bagi mengelakkan
sebarang kemungkinan pelanggaran keselamatan. Laporan tersebut hanya boleh
diakses oleh individu tertentu di Flex yang bertanggungjawab untuk menilai
laporan. Individu-individu ini telah dilatih untuk mengendalikan laporan
tersebut dengan kerahsiaan mutlak.
Bagaimana jika bos saya atau pengurus lain yang terlibat dalam pelanggaran ini? Bolehkah mereka mendapatkan laporan saya dan menyembunyikannya?
Sistem dan protokol pengedaran laporan telah direka supaya pihak yang
terlibat tidak dimaklumkan atau diberikan akses terhadap laporan yang melibatkan
nama mereka.
Bagaimana jika saya teringat sesuatu tentang insiden itu selepas saya membuat laporan?
Apabila anda membuat laporan, anda akan menerima satu kunci laporan yang
unik. Anda juga akan diminta memasukkan kata laluan. Dengan kunci laporan
dan kata laluan tersebut, anda boleh kembali ke dalam sistem, pada bila-bila
masa, melalui telefon atau Internet, dan mengakses laporan asal serta menambah
sebarang maklumat tambahan.
Bagaimana jika pihak penyiasatan ada soalan berhubung laporan saya?
Sistem ini membenarkan wakil syarikat yang menyemak laporan untuk mengirimkan
soalan kepada anda, walaupun jika anda membuat laporan tanpa nama. Soalan
susulan biasanya akan dikirimkan dalam tempoh 4-6 hari bekerja.
Adakah susulan dalam laporan ini selamat seperti laporan sebelumnya?
Ya. Semua proses perhubungan dijalankan dengan kerahsiaan yang sama seperti
laporan awal. Anda boleh terus kekal tanpa nama, jika anda memilih sedemikian
dan jika dibenarkan undang-undang tempatan.
Apa yang patut saya buat jika nombor telefon itu tidak dapat dihubungi?
Jika nombor telefon yang disertakan di atas tidak dapat dihubungi, sila
buat laporan secara dalam talian menerusi laman web ini. Sila nyatakan
dalam laporan bahawa nombor telefon tersebut tidak dapat dihubungi.
Apa yang patut saya buat jika negara saya menetap tiada dalam senarai di atas?
Jika perkhidmatan ini tiada di lokasi anda, sila buat laporan secara dalam
talian menerusi laman web ini. Sila nyatakan dalam laporan bahawa arahan
pendailan untuk negara lokasi anda tidak tersedia.
KERAHSIAAN & KESELAMATAN PELAPORAN
Bolehkah saya membuat laporan dari rumah dan kekal tanpa nama?
Sebarang laporan dari rumah, dari komputer jiran, atau dari mana-mana
portal Internet akan kekal sulit dan tanpa nama, jika ia dibenarkan oleh
undang-undang tempatan. Portal Internet tidak akan mengenal pasti pengguna
dengan nama skrin dan sistem EthicsPoint akan memadamkan semua maklumat
pengenalpastian, seperti alamat IP, agar ketanpanamaan dapat dikekalkan.
Malah, pentadbir EthicsPoint juga telah dipertanggungjawabkan secara kontrak
untuk tidak mendalami identiti pelapor.
Adakah talian penting telefon bebas tol juga sulit dan tanpa nama?
Ya - selagi pelaporan tanpa nama dibenarkan oleh undang-undang tempatan.
Anda akan diminta untuk memberi maklumat yang sama seperti yang anda berikan
pada laporan melalui Internet. Penemu ramah pihak ketiga akan menaip respons
anda secara langsung ke dalam sistem EthicsPoint yang selamat. Laporan
melalui talian penting dilengkapi dengan langkah-langkah keselamatan dan
kerahsiaan yang sama seperti laporan melalui Internet.
Bagaimana jika saya ingin dikenal pasti dengan laporan saya?
Terdapat bahagian dalam laporan di mana anda boleh menamakan diri anda,
jika anda mahu.