TAAL ▼

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik contact opnemen met de Oracle Integriteitshulplijn?

U moet zich in de volgende omstandigheden wenden tot de Integriteitshulplijn:

  • Als u informatie of hulp wilt over een nalevings- of ethische kwestie.
  • Als u reden hebt om een overtreding van de Code voor ethiek en zakelijk gedrag van Oracle of een Oracle-beleidslijn te vermoeden, of als u gedrag hebt waargenomen waarvan u denkt dat het de lokale of toepasselijke wetgeving of de ethische verplichtingen van Oracle schendt.
  • Als u eerder advies hebt gevraagd of een bezorgdheid hebt gemeld via een ander meldingskanaal en de zaak als onopgelost beschouwt.
  • Als u anoniem wilt blijven en u in een land werkt dat anonieme meldingen toestaat.

Terug naar boven

Moet ik mijn bezorgdheid melden via de Oracle Integriteitshulplijn of aan mijn management?

U kunt op verschillende manieren bezorgdheden uiten over twijfelachtig ethisch gedrag bij Oracle:

  • uw manager;
  • Oracle Human Resources;
  • een lid van het juridisch team;
  • uw regionale Compliance en Ethics Officer;
  • de Chief Compliance en Ethics Officer;
  • uw werknemersvertegenwoordiger (waar van toepassing);
  • de Oracle Integriteitshulplijn.

Als u anoniem wenst te blijven, zich niet gemakkelijk voelt bij het melden van een bezorgdheid aan uw manager, Oracle Human Resources, een lid van het juridisch team, een lid van het Oracle-team voor Ethics & Compliance, of meent dat uw zorg niet op gepaste manier aangepakt werd, moet u naar de Oracle Integriteitshulplijn bellen. De hulplijn wordt beheerd door een externe dienstverlener en laat toe dat meldingen online of telefonisch worden gemaakt. De hulplijn is vertrouwelijk en beschikbaar voor alle werknemers van Oracle om bezorgdheden te uiten of om begeleiding te vragen inzake problemen inzake ethisch en zakelijk gedrag.

Terug naar boven

Wat zijn de diensturen?

De Oracle Integriteitshulplijn biedt u een veilig kanaal om uw bezorgdheden 24 uur per dag/7 dagen per week/elke dag van het jaar te uiten.

Terug naar boven

Wat als het om een noodgeval gaat?

Gebruik de Oracle Integriteitshulplijn niet om noodgevallen te melden. Neem onmiddellijk contact op met uw lokale autoriteiten om gebeurtenissen te melden die een bedreiging vormen voor het leven of eigendom.

Terug naar boven

Hoe werkt de Oracle Integriteitshulplijn?

De Integriteitshulplijn is een hulpmiddel dat altijd beschikbaar is, hetzij via deze website of telefonisch, om vermoedelijke schendingen van de wet, de Code voor ethiek en zakelijk gedrag van Oracle of verwant beleid te melden en om een vraag of melding op te volgen.

Oracle heeft een externe leverancier, NAVEX company (“EthicsPoint”), gecontracteerd voor het beheer van de integriteitshulplijn, waarmee we onze werknemers 24 uur per dag toegang kunnen bieden tot een beveiligd hulpmiddel en, indien gewenst, anonieme meldingen kunnen doen waar dat volgens de lokale wetgeving is toegestaan. De website van de Integriteitshulplijn wordt gehost op de servers van EthicsPoint en de telefoonnummers worden beheerd door EthicsPoint.

Terug naar boven

Wat gebeurt er als ik de Oracle Integriteitshulplijn bel?

Zodra u de Integriteitshulplijn belt, legt de EthicsPoint Call Center Intake Specialist (CCIS) uw vraag of melding vast, en vraagt deze u om gedetailleerde informatie te verstrekken. U kunt er wanneer u met de CCIS spreekt voor kiezen om anoniem te blijven als u geen melding indient vanuit een land dat anonieme melding verbiedt, zoals Portugal; dit kan echter ons vermogen belemmeren om adequaat te reageren op uw vraag of de zaak te onderzoeken. U moet er klaar voor zijn om, als u daartoe bereid bent, de namen van getuigen en mogelijke slachtoffers van vermeend onethisch gedrag door te geven om het succes van een onderzoek naar uw klacht te vergroten. Hoewel vragen en meldingen in de meeste gevallen anoniem kunnen worden ingediend, kunnen we de vertrouwelijkheid of anonimiteit niet garanderen, omdat de aard van de kwestie en/of gerelateerde details de identiteit van de betrokkenen kunnen onthullen. Er zal echter alles aan worden gedaan om een hoog niveau van discretie te handhaven bij het beantwoorden van vragen en meldingen die worden ingediend via de Oracle Integriteitshulplijn.

De CCIS legt uw vraag of melding op de EthicsPoint-server vast en stelt het beschikbaar aan het bureau voor Compliance en Ethics van Oracle, onder leiding van de Global Chief Compliance en Ethics Officer. De CCIS kan u geen advies geven of uw probleem telefonisch oplossen. Als uw zaak dringend is, zal hij/zij u informatie verstrekken om rechtstreeks contact op te nemen met het bureau voor Compliance en Ethics, zodat u onmiddellijk hulp kunt krijgen.

De CCIS voorziet u van een meldcode en wachtwoord zodat u uw vraag of melding online of telefonisch kunt opvolgen. Neem regelmatig contact op met de Oracle Integriteitshulplijn om:

  • de juistheid van het rapport te controleren;
  • de ontvangst van de melding te bevestigen;
  • te weten te komen of er aanvullende informatie nodig is om uw vraag/bezorgdheid te verwerken; en
  • de status van het onderzoek te bepalen.

Voortdurende opvolging van een kwestie is vooral belangrijk voor anoniem ingediende meldingen, omdat we geen andere middelen hebben om met u te communiceren. Als u zichzelf bij naam hebt geïdentificeerd, neemt het bureau voor Compliance en Ethics of een aangewezen vakexpert rechtstreeks contact met u op om uw bezorgdheid te bespreken en eventuele aanvullende vragen te stellen die belangrijk zijn om uw bezorgdheid op te lossen. Houd er rekening mee dat alle communicatie van de Oracle Integriteitshulplijn met hetzelfde niveau van discretie wordt behandeld als de eerste melding.

Terug naar boven

Zijn er andere manieren om een melding te doen, een vraag te stellen of training aan te vragen?

Er zijn veel manieren waarop u een melding kunt doen, een nalevings- of ethiekgerelateerde vraag kunt stellen of training kunt zoeken:

  • uw manager;
  • Oracle Human Resources;
  • een lid van het juridisch team;
  • uw regionale Compliance en Ethics Officer;
  • de Chief Compliance en Ethics Officer;
  • uw werknemersvertegenwoordiger (waar van toepassing);
  • de Oracle Integriteitshulplijn.
  • U kunt correspondentie sturen naar Oracle America, Inc., 500 Oracle Parkway, 7th Floor, Redwood City, CA, 94065, ter attentie van: Executive Vice President en General Counsel

Voor personen in de EU-landen, Zwitserland en Noorwegen kunt u via de Oracle Integriteitshulplijn alleen beschuldigingen van onregelmatigheden op het gebied van bankzaken, financiën, boekhouding of controle, omkoping, smeergeld of andere corruptie melden. Als uw bezorgdheid betrekking heeft op een andere ethische of nalevingskwestie, raden we u aan om dit rechtstreeks te melden aan de EMEA Regional Compliance en Ethics Officer of via de andere hierboven vermelde, gevestigde meldingskanalen.

Terug naar boven

Hoe onderzoekt Oracle bezorgdheden?

Oracle engageert zich om een intern onderzoeksproces te handhaven dat gericht is op nauwkeurigheid, precisie, eerlijkheid en respect voor alle betrokken partijen. Uw regionale Compliance en Ethics Officer is verantwoordelijk voor het afhandelen van bezorgdheden met betrekking tot ethiek en zakelijk gedrag, waaronder het instellen van een onderzoek naar aantijgingen van ongepast gedrag. Dergelijke onderzoeken worden uitgevoerd in navolging van de toepasselijke wetgeving en het beleid van Oracle.

Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, en waar gepast, kunnen onderzoeksmethoden het volgende omvatten: gesprekken met de betrokken partijen en getuigen, evaluatie van relevante financiële, elektronische en andere stukken, evaluatie van publiek beschikbare informatie en het toezicht houden op en/of analyseren van computers, systemen, kantoren en andere middelen.

Oracle behandelt alle meldingen van vermeend ongepast gedrag op vertrouwelijke wijze, en alleen die personen die op de hoogte moeten zijn worden geïnformeerd over en betrokken bij een onderzoek. Alleen bevoegd personeel, zoals het managementteam voor Compliance en Ethics, mag een intern onderzoek starten met betrekking tot een schending van de Code. Alle meldingen van ongepast gedrag en verwante onderzoeksrecords worden behandeld volgens het Interne privacybeleid van Oracle en het Oracle-beleid inzake informatiebescherming.

Ongefundeerde beschuldigingen zullen geen negatieve invloed hebben op de onterecht beschuldigde werknemer en Oracle tolereert geen vergelding tegen werknemers die te goeder trouw zorgen melden of meewerken aan een nalevingsonderzoek. Voor onderzoeken waarin wangedrag heeft plaatsgevonden, is de toepassing van disciplinaire en remediërende maatregelen gebaseerd op het tijdens het onderzoeksproces vastgestelde gedrag. Bovendien kan het zo zijn dat Oracle civiele of strafrechtelijke schendingen meldt bij de relevante autoriteiten.

Terug naar boven

Wordt mijn bezorgdheid gezien door de juiste mensen?

Alle vragen en meldingen worden eerst beoordeeld door een lid van het team voor Compliance en Ethics en waar nodig doorverwezen naar andere materiedeskundigen of onderzoekers. Mensen die uw vraag of melding zien, kunnen leden zijn van de juridische afdeling van Oracle, Human Resources, Business Assessment en Audit, Finance, Global Information Security en/of management, evenals leden van de Compliance en Ethics-organisatie en externe bronnen zoals externe adviseurs, auditors, forensische leveranciers en/of technisch personeel bij EthicsPoint. Deze personen kunnen zich in de Verenigde Staten of in een ander land bevinden. Bovendien kan alle informatie die u verstrekt afzonderlijk worden opgeslagen door de hierboven beschreven personen.

Terug naar boven

Waar gaan mijn vragen en meldingen naartoe? Wie heeft er toegang toe?

De meldingen van de Oracle Integriteitshulplijn worden rechtstreeks opgeslagen op beveiligde servers van EthicsPoint om de beveiliging van de gegevens te beschermen. EthicsPoint stelt deze meldingen beschikbaar aan het bureau voor Compliance en Ethics van Oracle, dat belast is met het evalueren van de beschreven situaties, het beantwoorden van vragen en het toezicht houden op onderzoeken.

Terug naar boven

Krijg ik te maken met vergelding voor het melden van een bezorgdheid via de Oracle Integriteitshulplijn?

Oracle heeft nultolerantie voor vergelding. Vergelding is zelfs een schending van de Code voor ethiek en zakelijk gedrag van Oracle. Vergelding kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen een vergeldingspartij, inclusief ontslag. Als u denkt dat u verkeerd bent behandeld omdat u te goeder trouw een bezorgdheid hebt gemeld, breng de situatie dan onder de aandacht van Human Resources of een lid van de Compliance en Ethics-organisatie, zodat dit op de juiste manier kan worden onderzocht en aangepakt.

Terug naar boven

Krijg ik bericht over de voortgang of de uitkomst van een onderzoek?

Om de privacy van alle betrokkenen te beschermen, kan Oracle de details van onderzoeken over het algemeen niet bespreken, behalve met het management dat verantwoordelijk is voor het betreffende bedrijf, Human Resources en elke werknemer die direct wordt getroffen door disciplinaire of remediërende maatregelen. Als u echter een melding doet bij de Oracle Integriteitshulplijn, zelfs anoniem, krijgt u een unieke meldcode en wachtwoord. We raden u aan telefonisch of online contact op te nemen met de hulplijn om updates te ontvangen of aanvullende informatie te verstrekken die nodig kan zijn voor een goed onderzoek van uw bezorgdheid.

Terug naar boven

Wat als ik denk dat mijn bezorgdheid niet goed is aangepakt? Wat kan ik doen?

Als u van mening bent dat uw vraag of melding niet goed is aangepakt, kunt u uw bezorgdheid rechtstreeks escaleren naar Greg Vamos, Senior Vice President en Chief Compliance en Ethics Officer, door een e-mail te sturen naar greg.vamos@oracle.com.

Terug naar boven

Is de Integriteitshulplijn van Oracle anoniem of kan het bedrijf mijn telefoontje of online melding traceren?

Hoewel het over het algemeen gemakkelijker is om een effectief onderzoek uit te voeren als u zich identificeert, kunt u er in alle landen behalve Portugal voor kiezen om anoniem te blijven. U kunt er zeker van zijn dat als u uw bezorgdheid anoniem meldt, Oracle uw telefoontje niet kan traceren. EthicsPoint, de externe leverancier die het systeem beheert, gebruikt geen beller-ID en neemt de gesprekken niet op. Meldingen die op de website worden gemaakt, komen door een beveiligd internetportaal, dat geen schermnamen van gebruikers traceert of weergeeft. EthicsPoint verwijdert ook internetadressen om ervoor te zorgen dat de anonimiteit in het EthicsPoint-systeem wordt gehandhaafd.

Het EthicsPoint-systeem is ontworpen om uw anonimiteit te beschermen. Als u echter anoniem wilt blijven, moet u er als melder voor zorgen dat de tekst van de melding uw identiteit niet onthult.

Terug naar boven

Wat moet ik doen als ik mijn meldcode of wachtwoord verlies?

Om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen, wordt de toegang tot uw melding en eventuele verdere communicatie zorgvuldig gecontroleerd. Daarom moet u, als u uw meldcode of wachtwoord verliest, een nieuwe melding indienen om updates te verkrijgen of aanvullende informatie te verstrekken in verband met de eerste melding. In de nieuwe melding moet u vermelden dat de kwestie betrekking heeft op een eerdere melding.

Terug naar boven

Als ik een bezorgdheid uit, zullen mijn manager of collega's er dan achter komen dat ik contact heb opgenomen met de Oracle Integriteitshulplijn?

Of uw melding nu anoniem is of niet, we kunnen geen vertrouwelijkheid of anonimiteit garanderen, omdat de aard van de kwestie en/of gerelateerde details de identiteit van de betrokkenen kunnen onthullen. Het Integriteitshulplijnsysteem van Oracle en de distributie van meldingen zijn echter zo ontworpen dat betrokken partijen niet op de hoogte worden gesteld of toegang krijgen tot meldingen waarin zij worden genoemd. Daarnaast zal alles in het werk worden gesteld om een hoog niveau van discretie te handhaven bij het beantwoorden van vragen en het onderzoeken van meldingen die zijn ingediend via de Oracle Integriteitshulplijn. Houd er ook rekening mee dat Oracle nultolerantie heeft voor vergelding wanneer een bezorgdheid te goeder trouw is gemeld. Vergelding kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen de vergeldingspartij, inclusief ontslag.

Terug naar boven

Als mijn baas of andere managers betrokken zijn bij de overtreding die ik meld, weten ze dan dat ik hen heb gemeld?

Of uw melding nu anoniem is of niet, we kunnen geen vertrouwelijkheid of anonimiteit garanderen, omdat de aard van de kwestie en/of gerelateerde details de identiteit van de betrokkenen kunnen onthullen. Het Integriteitshulplijnsysteem van Oracle en de distributie van meldingen zijn echter zo ontworpen dat betrokken partijen niet op de hoogte worden gesteld of toegang krijgen tot meldingen waarin zij worden genoemd. Daarnaast zal alles in het werk worden gesteld om een hoog niveau van discretie te handhaven bij het beantwoorden van vragen en het onderzoeken van meldingen die zijn ingediend via de Oracle Integriteitshulplijn. Houd er ook rekening mee dat Oracle nultolerantie heeft voor vergelding wanneer een bezorgdheid te goeder trouw is gemeld. Vergelding kan leiden tot disciplinaire maatregelen tegen de vergeldingspartij, inclusief ontslag.

Terug naar boven

Zijn er hulpmiddelen beschikbaar die helpen bij vertalingen als ik een andere taal dan Engels spreek of schrijf?

Of een vraag of melding nu telefonisch of online bij de Oracle Integriteitshulplijn wordt ingediend, er zijn vertaalmiddelen beschikbaar om te helpen bij vragen of meldingen in andere talen dan het Engels. Bij telefonische communicatie moet de melder de naam van zijn/haar voorkeurstaal in het Engels kunnen uitspreken tegen de medewerker van de Oracle Integriteitshulplijn. De medewerker schakelt vervolgens een vertaler in die helpt bij het vastleggen van het onderzoek of de melding.

Als een vraag of melding online wordt gedaan in een andere taal dan het Engels, wordt deze vertaald naar het Engels voor afhandeling door het bureau voor Compliance en Ethics. Alle toekomstige correspondentie tussen u en het bureau voor Compliance en Ethics zal zo nodig worden vertaald.

Terug naar boven