Veelgestelde vragen

EthicsPoint is een uitgebreid en vertrouwelijk meldingshulpmiddel dat door NAVEX is gemaakt om het management en de werknemers te helpen om samen te werken om fraude, misbruik en ander wangedrag op de werkplek aan te pakken en tegelijkertijd een positieve werkomgeving te creëren.

• Onze werknemers zijn onze belangrijkste troef. Door te zorgen voor open communicatiekanalen bevorderen we een positieve werkomgeving en maximaliseren we de productiviteit.
• Een effectief meldingssysteem is een aanvulling op onze andere inspanningen om een cultuur van integriteit en ethische besluitvorming te onderhouden.

Ja. Bij EthicsPoint hebt u de mogelijkheid een vertrouwelijke, anonieme melding te doen via het internet of de telefoon.

Via het EthicsPoint-systeem kunnen werknemers een schending van onze gepubliceerde Gedragscode of een andere zorg melden.

Wanneer u gedrag ziet waarvan u meent dat het onze Gedragscode schendt, verwachten we dat u dit meldt. In het ideale geval zou u uw zorgen kunnen melden bij uw directe manager of een ander lid van ons managementteam. We erkennen echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u het niet prettig vindt om de kwestie op deze manier te melden. Voor dergelijke omstandigheden werken we samen met NAVEX. We hebben liever dat u anoniem een melding doet dan dat u de informatie voor uzelf houdt.

We hebben er allemaal recht op om te werken in een positieve omgeving. Bij dat recht hoort de verantwoordelijkheid om op een ethische manier te handelen en om de juiste mensen ervan op de hoogte te stellen als iemand niet juist handelt of optreedt. Samen kunnen we een gezonde en productieve omgeving in stand houden. Zakelijk wangedrag kan het bestaan van het gehele bedrijf in gevaar brengen.

Dat willen wij echt. Sterker nog, wij hebben uw melding nodig . U weet wat er in ons bedrijf gaande is, zowel goed als slecht. Mogelijk bent u de eerste die kennis heeft van een gebeurtenis die reden geeft tot zorg. Uw melding kan de potentiële negatieve gevolgen voor het bedrijf en onze mensen beperken . Bovendien kan uw positieve inbreng helpen om kwesties te herkennen die de bedrijfscultuur en ‑prestaties kunnen verbeteren.

Meldingen worden rechtstreeks ingevoerd op EthicsPoint’s beveiligde server. NAVEX stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan specifieke personen binnen het bedrijf die belast zijn met het evalueren van de melding op basis van het type schending en de locatie van het incident. Al deze ontvangers van meldingen hebben training gehad om de vertrouwelijkheid van deze meldingen volledig te waarborgen.

Nee. Het EthicsPoint-systeem sluit aan bij onze algehele filosofie en draagt in positieve zin bij aan het garanderen van een veilige, zekere en ethische werkplek. U wordt aangemoedigd advies in te winnen over ethische dilemma’s, positieve suggesties te doen en uw zorg te uiten. Effectieve communicatie is tegenwoordig essentieel op de werkplek en dit is een uitstekend middel om die communicatie te verbeteren.

We hebben zorgvuldig het beste meldingshulpmiddel gekozen dat overeenkomt met onze nalevingsverplichtingen en tegelijkertijd een positieve meldingsomgeving in stand houdt.

NAVEX genereert of onderhoudt geen enkel intern verbindingslogboek met IP-adressen. Er is dus geen informatie beschikbaar die uw computer aan EthicsPoint koppelt.

Wanneer u het niet prettig vindt om via uw werkcomputer een melding te doen, hebt u de mogelijkheid een computer buiten uw werkomgeving te gebruiken (bijvoorbeeld in een internetcafé of het huis van een vriend) om een melding in te dienen via de beveiligde website van EthicsPoint. Veel mensen maken gebruik van deze optie: de statistieken van NAVEX tonen aan dat minder dan 12% van de meldingen tijdens kantooruren wordt gedaan.

Een melding vanuit huis, via de computer van de buren of een andere internetportal blijft beveiligd en anoniem. Een internetportal identificeert een bezoeker nooit op schermnaam en het EthicsPoint-systeem verwijdert internetadressen, zodat uw anonimiteit volledig behouden blijft.

Het EthicsPoint-systeem beschermt uw anonimiteit. Als u anoniem wilt blijven, moet u er als melder wel op letten dat de tekst van uw melding niet per ongeluk uw identiteit prijsgeeft. Bijvoorbeeld: ‘Vanaf mijn werkplek naast Jannie de Vries…’ of ‘In mijn 33 jaar…’.

Ja. U wordt gevraagd dezelfde informatie te verstrekken die u in een melding via het internet zou opgeven en een interviewer voert uw antwoorden in op de website van EthicsPoint. Voor deze meldingen gelden dezelfde veiligheids- en geheimhoudingsmaatregelen.

Er is een gedeelte in de melding om uzelf bekend te maken als u dat wilt.

Ons bedrijf stimuleert ethisch gedrag. Elke vorm van onethisch gedrag, op wat voor niveau dan ook, brengt uiteindelijk het bedrijf en alle werknemers, waaronder uzelf, schade toe. U hoeft maar te kijken naar recente schandalen met bedrijven om de rampzalige effecten te zien die een dwaling in ethiek kan hebben op een anderszins gezond bedrijf. Als u kennis hebt van wangedrag of ethische schendingen, kunt u het als uw plicht beschouwen tegenover uzelf en uw collega’s om dit te melden.

Een melding indienen. NAVEX kan u helpen bij het opstellen en indienen van een melding zodat deze goed wordt begrepen. We hebben liever dat u een situatie meldt die achteraf onschuldig blijkt te zijn, dan dat mogelijk onethisch gedrag niet wordt onderzocht.

Het EthicsPoint-systeem en de manier van verspreiding van meldingen garanderen dat betrokken partijen niet op de hoogte worden gesteld en geen toegang hebben tot meldingen waarin zij worden genoemd.

Wanneer u een melding doet op de website van EthicsPoint of via het callcenter van EthicsPoint, ontvangt u een unieke, willekeurig gekozen ‘meldingscode’ en wordt u gevraagd een wachtwoord te kiezen. U kunt terugkeren naar het EthicsPoint-systeem via het internet of de telefoon en toegang krijgen tot de oorspronkelijke melding om meer details toe te voegen of vragen van een bedrijfsvertegenwoordiger te beantwoorden. We raden u dringend aan om binnen de opgegeven tijd terug te keren naar de website om de vragen van het bedrijf te beantwoorden. Het bedrijf en u zijn nu een ‘anonieme dialoog’ aangegaan waarin situaties niet alleen worden geïdentificeerd, maar ook kunnen worden opgelost, hoe ingewikkeld ook.

Alle correspondentie met EthicsPoint wordt in hetzelfde strikte vertrouwen gevoerd als de eerste melding en gaat verder onder bescherming van anonimiteit.

Om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen moet u een nieuwe melding indienen als u uw meldingscode of wachtwoord kwijtraakt. Vermeld in de nieuwe melding dat deze verband houdt met een eerder ingediende melding of vraag.

U kunt een melding bij EthicsPoint doen vanaf elke computer met een internetverbinding. U kunt de melding vanuit huis doen. Veel openbare plaatsen, waaronder de openbare bibliotheek, hebben computers met internet. Als u geen internettoegang hebt of liever geen computer gebruikt, kunt u gratis bellen naar de EthicsPoint-hotline die 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar is.