INFORMACJE O SYSTEMIE EthicsPoint®
Czym jest system EthicsPoint®?
EthicsPoint jest poufnym narzędziem do dokonywania zgłoszeń, umożliwiającym
pracownikom zgłaszanie oszustw, nadużyć oraz innych naruszeń w miejscu
pracy.
Dlaczego potrzebujemy systemu jak EthicsPoint?
W firmie Flex wierzymy, że nasi pracownicy są naszą najważniejszą wartością.
Tworząc otwarte kanały komunikacji możemy promować pozytywne środowisko
pracy oraz maksymalizować wydajność. Ponadto, od firm w obrocie publicznym
prawo wymaga, by posiadały anonimowy system dokonywania zgłoszeń, by reagować
na oszustwa księgowe i audytowe oraz naruszenia naszego Kodeksu postępowania
w biznesie, a także na wszelkie inne obawy.
Dokonywanie zgłoszeń — Informacje ogólne
Jak mogę dokonać zgłoszenia?
Zgłoszenia można dokonać w sposób poufny telefonicznie lub przez stronę internetową
EthicsPoint. Zgłoszenia można również dokonać bezpośrednio u swojego kierownika,
ochrony obiektu lub w Dziale kadr.
Jakiego rodzaju kwestie należy zgłaszać?
Należy zgłaszać wszelkie naruszenia naszego Kodeksu postępowania w biznesie
i etyki, a także wszelkie inne obawy. Wiesz, co dzieje się w firmie Flex
— zarówno od dobrej, jak i złej strony. Możesz posiadać wstępną wiedzę na
temat działania, które może stanowić powód do obaw. Twoje zgłoszenie może
zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę oraz naszych pracowników.
Jeśli zauważę naruszenie, czy powinienem/powinnam zgłosić je do swojego kierownika lub Działu kadr, aby się nim zajęli?
Oczekuje się od Ciebie zgłaszania wszelkich zachowań, które według Ciebie
naruszają nasz Kodeks. Możesz zgłaszać swoje obawy do swojego bezpośredniego
kierownika, Działu kadr, Działu zgodności, Działu prawnego lub innym członkom
kierownictwa. Wiemy, że mogą zaistnieć okoliczności, w których nie będziesz
czuć się komfortowo zgłaszając sprawę kierownictwu. Dzięki EthicsPoint
możesz dokonywać zgłoszenia w sposób poufny i anonimowy (jeśli zezwala
na to lokalne prawo).
Dlaczego powinienem/powinnam zgłaszać to, o czym się dowiem? Co z tego będę miał?
Wszyscy mamy prawo do pracy w pozytywnym środowisku. Z prawem tym wiąże
się obowiązek działania w sposób etyczny oraz powiadamiania odpowiednich
osób, jeśli ktoś nie postępuje w sposób właściwy. Dzięki współpracy możemy
utrzymać zdrowe i produktywne środowisko.
Gdzie trafiają te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?
Zgłoszenia są wprowadzane bezpośrednio do bezpiecznego serwera zewnętrznego,
aby zapobiegać jakimkolwiek możliwym naruszeniom bezpieczeństwa. Zgłoszenia
są dostępne jedynie dla konkretnych osób w firmie Flex, które mają za zadanie
je ocenić Osoby te zostały przeszkolone w zakresie utrzymywania najwyższego
poziomu poufności takich raportów.
Co, jeśli mój szef lub inni kierownicy są zaangażowani w naruszenie? Czy nie otrzymają oni zgłoszenia i nie zaczną tuszować swojego postępowania?
System oraz protokoły przekazywania zgłoszeń zostały zaprojektowane tak,
aby wskazane osoby, których zgłoszenie dotyczy nie były powiadamiane ani
nie miały dostępu do zgłoszeń, w których zostały one wskazane.
Co, jeśli przypomnę sobie coś na temat incydentu po dokonaniu zgłoszenia?
Po dokonaniu zgłoszenia otrzymasz indywidualny kod zgłoszenia i zostaniesz
poproszony(-a) o wpisanie hasła. Posiadając kod zgłoszenia i hasło możesz
powrócić do systemu w każdej chwili, telefonicznie lub przez Internet,
i uzyskać dostęp do oryginalnego zgłoszenia, aby dodać więcej szczegółów.
Co, jeśli będziecie mieli do mnie pytania dotyczące mojego zgłoszenia?
System umożliwia przedstawicielowi firmy, który dokonał przeglądu Twojego
zgłoszenia na przesyłanie pytań dla Ciebie, nawet jeśli dokonałeś(-aś)
zgłoszenia anonimowo. Dalsze pytania zostaną przesłane zwykle w ciągu 4-6
dni roboczych.
Czy te dalsze kontakty dotyczące zgłoszenia są tak samo bezpieczne, jak pierwsze zgłoszenie?
Tak. Wszelka korespondencja jest utrzymywana w takim samym stopniu poufności,
jak pierwotne zgłoszenie. Nadal możesz zachować anonimowość, jeśli chcesz
i jeśli pozwala na to lokalne prawo.
Co mam zrobić, jeśli numer telefonu nie działa?
Jeśli podany powyżej numer telefonu nie będzie działał, należy dokonać
swojego zgłoszenia online poprzez stronę internetową. Proszę podać w zgłoszeniu,
że numer telefoniczny nie działał.
Co mam zrobić, jeśli kraj, w którym się znajduję, nie jest wymieniony powyżej?
Jeśli nie ma usługi dla Twojej lokalizacji, dokonaj zgłoszenia online
poprzez tą stronę internetową. Wskaż w zgłoszeniu, że instrukcje telefoniczne
dla kraju, w którym się znajdujesz, nie były dostępne.
BEZPIECZEŃSTWO I POUFNOŚĆ ZGŁASZANIA
Czy mogę dokonać zgłoszenia w domu i nadal zachować anonimowość?
Zgłoszenie dokonane z domu, z komputera sąsiada lub z jakiegokolwiek portalu
Internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe, jeśli pozwala na to lokalne
prawo. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje odwiedzającego przez nazwę
użytkownika, a system EthicsPoint likwiduje informacje umożliwiające jego
identyfikację, jak np. adres IP, aby zachować anonimowość. Ponadto, administratorzy
EthicsPoint mają zobowiązanie na mocy umowy, by nie starać się uzyskać tożsamości
osoby dokonującej zgłoszenia.
Czy telefoniczna bezpłatna infolinia jest także poufna i anonimowa?
Tak — o ile anonimowe dokonywanie zgłoszeń jest dozwolone w ramach lokalnego
prawa. Zostaniesz poproszony(-a) o podanie tych samych informacji, jakie
podał(a)byś w zgłoszeniu internetowym. Osoba zewnętrzna przeprowadzająca
rozmowę wpisze Twoje odpowiedzi bezpośrednio do bezpiecznego środowiska
EthicsPoint. Do zgłoszeń na infolinii stosowane se takie same środki bezpieczeństwa,
jak w przypadku zgłoszeń internetowych.
Co, jeśli chcę podać swoją tożsamość przy moim zgłoszeniu?
Istnieje sekcja zgłoszenia, w której możesz podać swoją tożsamość, jeśli
zechcesz.