INFORMACJE O SYSTEMIE EthicsPoint®
Czym jest system EthicsPoint®?
EthicsPoint to poufne narzędzie do zgłaszania, które umożliwia pracownikom zgłaszanie oszustw,
nadużyć i innych nadużyć w miejscu pracy.
Dlaczego potrzebujemy takiego systemu jak EthicsPoint?
W Flex wierzymy, że nasi pracownicy są naszym najważniejszym zasobem.
Tworząc otwarte kanały komunikacji, możemy promować pozytywne środowisko pracy
i maksymalizować produktywność. Ponadto spółki notowane na giełdzie są prawnie
zobowiązane do posiadania anonimowego narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości w
zakresie oszustw księgowych i audytowych, naruszeń naszego Kodeksu postępowania w
biznesie lub wszelkich innych problemów.
SPRAWOZDAWCZOŚĆ – INFORMACJE OGÓLNE
Jak dokonać zgłoszenia?
Zgłoszenia można dokonać w sposób poufny, telefonicznie lub za pośrednictwem strony internetowej EthicsPoint.
Możesz również złożyć raport bezpośrednio do swojego przełożonego, działu bezpieczeństwa witryny,
działu kadr lub wysłać do nas wiadomość e-mail na adres
compliance.counts@flex.com.
Jakiego rodzaju problemy należy zgłaszać?
Użytkownik powinien zgłaszać wszelkie naruszenia naszego Kodeksu postępowania i etyki w biznesie lub wszelkie inne problemy,
które mogą się pojawić. Wiesz, co się dzieje w Flexie - zarówno dobre, jak i złe. Możesz mieć wstępną wiedzę na temat działania,
które może być powodem do niepokoju. Twoje zgłoszenie może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i naszych pracowników.
Jeśli zauważę naruszenie, czy powinienem zgłosić je mojemu przełożonemu lub działowi HR i pozwolić im zająć się sprawą?
Oczekuje się, że użytkownik będzie zgłaszał wszelkie zachowania, które jego zdaniem naruszają nasz Kodeks.
Wątpliwości te można zgłaszać swojemu bezpośredniemu przełożonemu, działowi HR, ds. zgodności,
działowi prawnemu lub innym członkom zespołu zarządzającego. Zdajemy sobie sprawę, że mogą zaistnieć okoliczności,
w których nie czujesz się komfortowo, zgłaszając problem kierownictwu. Za pomocą EthicsPoint możesz dokonywać
zgłoszeń w sposób poufny i anonimowy (o ile jest to dozwolone przez lokalne przepisy).
Dlaczego powinienem zgłaszać to, co wiem? Co z tego będę miał/a?
Wszyscy mamy prawo do pracy w pozytywnym środowisku.
Z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za działanie w sposób etyczny i informowanie odpowiednich osób,
jeśli ktoś nie postępuje właściwie. Pracując razem, możemy utrzymać zdrowe i produktywne środowisko.
Dokąd trafiają te raporty? Kto ma do nich dostęp?
Raporty są wprowadzane bezpośrednio na bezpieczny serwer strony trzeciej,
aby zapobiec ewentualnym naruszeniom bezpieczeństwa. Raporty są dostępne tylko
dla określonych osób w firmie Flex, które są odpowiedzialne za ocenę raportu.
Osoby te zostały przeszkolone w zakresie utrzymywania tych raportów w jak największej tajemnicy.
Co zrobić, jeśli mój szef lub inni menedżerowie są zaangażowani w naruszenie? Czy nie dostaną raportu i nie rozpoczną tuszowania sprawy?
System i protokoły dystrybucji zgłoszeń są zaprojektowane w taki sposób, aby zaangażowane strony nie były powiadamiane o zgłoszeniach,
w których zostały wymienione, ani nie udzielano im dostępu do nich.
Co zrobić, jeśli po złożeniu zgłoszenia przypomnę sobie coś o zdarzeniu?
Po przesłaniu zgłoszenia otrzymasz unikalny klucz raportu i prośbę o podanie hasła.
Za pomocą klucza raportu i hasła możesz w każdej chwili wrócić do systemu, telefonicznie
lub za pośrednictwem strony internetowej, a także uzyskać dostęp do oryginalnego raportu i dodać więcej szczegółów.
Co zrobić, jeśli masz do mnie pytania dotyczące mojego zgłoszenia?
System umożliwia przedstawicielowi firmy, który zapoznał się z Twoim zgłoszeniem,
zamieszczanie pytań w Twoim imieniu, nawet jeśli zgłaszasz anonimowo.
Pytania uzupełniające są zwykle wysyłane w ciągu 4-6 dni roboczych.
Czy te działania następcze w związku ze zgłoszeniami są tak samo bezpieczne jak pierwsze?
Tak. Cała korespondencja jest traktowana w takim samym stopniu poufnie, jak w pierwotnym raporcie.
Użytkownik może nadal pozostać anonimowy, jeśli tak zdecyduje i jeśli jest to dozwolone przez lokalne prawo.
Co powinienem zrobić, jeśli numer telefonu nie działa?
Jeśli podany powyżej numer telefonu nie działa, prosimy o złożenie zgłoszenia online za pośrednictwem tej strony internetowej.
Prosimy o wskazanie w zgłoszeniu, że numer telefonu nie działał.
Co powinienem zrobić, jeśli kraju, w którym się znajduję, nie ma na powyższej liście?
Jeśli dla Twojej lokalizacji nie ma usługi, złóż zgłoszenie online za pośrednictwem tej strony internetowej.
Prosimy o wskazanie w raporcie, że instrukcje wybierania numerów w kraju, w którym się znajdujesz, nie były dostępne.
BEZPIECZEŃSTWO I POUFNOŚĆ RAPORTOWANIA
Czy mogę dokonać zgłoszenia z domu i nadal pozostać anonimowym?
Zgłoszenie z domu, komputera sąsiada lub dowolnego portalu internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe,
jeśli jest to dozwolone przez lokalne prawo. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje odwiedzającego za pomocą
pseudonimu, a system EthicsPoint usuwa informacje identyfikujące, takie jak adres IP, aby zachować anonimowość.
Ponadto administratorzy EthicsPoint są umownie zobowiązani do nieujawniania tożsamości osoby zgłaszającej.
Czy bezpłatna infolinia telefoniczna jest również poufna i anonimowa?
Tak – pod warunkiem, że anonimowe zgłaszanie jest dozwolone przez lokalne przepisy.
Użytkownik zostanie poproszony o podanie tych samych informacji,
które podałby w raporcie opartym na Witrynie internetowej. Osoba przeprowadzająca rozmowę
kwalifikacyjną wpisze Twoje odpowiedzi bezpośrednio w bezpiecznym środowisku EthicsPoint.
Zgłoszenia oparte na infolinii podlegają tym samym środkom bezpieczeństwa i poufności podczas dostarczania,
co zgłoszenia na stronie internetowej.
Co zrobić, jeśli chcę, aby moje zgłoszenie było identyfikowane?
W raporcie znajduje się sekcja, w której możesz się zidentyfikować, jeśli chcesz.