Co to jest EthicsPoint?
EthicsPoint to kompleksowe i poufne narzędzie do zgłaszania problemów, ułatwiające kierownictwu i pracownikom wspólne rozwiązywanie kwestii oszustw, nadużyć i innego niewłaściwego postępowania w miejscu pracy, przy jednoczesnym pielęgnowaniu pozytywnej atmosfery w pracy.
Do czego potrzebny jest nam system taki jak EthicsPoint?
Uważamy, że nasi pracownicy są naszym najważniejszym dobrem. Tworząc otwarte kanały komunikacji, promujemy pozytywne środowisko pracy i maksymalizujemy produktywność. Prawo wymaga, aby firmy notowane na giełdzie udostępniały anonimowe narzędzie do zgłaszania oszustw związanych z księgowością i audytami bezpośrednio do komisji ds. audytów. Skuteczny system zgłoszeń wspomoże nasze wysiłki zmierzające do budowania kultury opartej na uczciwości oraz etycznym podejmowaniu decyzji.
Czy mogę złożyć zgłoszenie przez Internet lub telefon?
Tak. Dzięki EthicsPoint możesz dokonać zgłoszenia przez telefon lub Internet.
Jakiego typu sprawy należy zgłaszać?
System NAVEX EthicsPoint został opracowany do zgłaszania wszelkich naruszeń naszego Kodeksu postępowania lub innych problemów naszych pracowników.
Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub w dziale kadr?
Jeśli zauważasz jakieś zachowanie, które w Twoim odczuciu narusza nasz Kodeks postępowania, oczekujemy zgłoszenia tego. Idealnym rozwiązaniem jest przekazanie wątpliwości bezpośredniemu przełożonemu lub innemu przedstawicielowi kierownictwa. Rozumiemy jednak, że w pewnych okolicznościach możesz czuć się niekomfortowo, zgłaszając sprawę w taki sposób. Właśnie z tego powodu nawiązaliśmy współpracę z NAVEX. Wolimy otrzymać anonimowe informacje (jeśli pozwalają na to lokalne przepisy), niż nie uzyskać ich w ogóle.
Po co mam zgłaszać coś, o czym wiem? Co będę z tego mieć?
Wszyscy mamy prawo do pracy w pozytywnym otoczeniu. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o ewentualnym nieodpowiednim postępowaniu. Współpracując ze sobą, możemy dbać o zdrową atmosferę sprzyjającą wysokiej produktywności. Niewłaściwe zachowania mogą zagrażać dobru całej firmy.
Czy kierownictwo naprawdę liczy na moje zgłoszenie?
Oczywiście, że tak. Tak naprawdę oczekujemy tego. Wiesz co dobrego i złego dzieje się w firmie. Możesz posiadać pewne informacje o działaniach budzących niepokój. Twoje zgłoszenie może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i jej pracowników. A konstruktywne opinie pomogą zidentyfikować obszary, które pozwolą ulepszyć kulturę naszej firmy i jej wydajność.
Dokąd trafiają te zgłoszenia? Kto ma do nich dostęp?
Zgłoszenia trafiają bezpośrednio na bezpieczny serwer NAVEX, aby zapobiec ryzyku naruszenia bezpieczeństwa. NAVEX udostępnia te zgłoszenia tylko konkretnym osobom z firmy, do których należy ocena zgłoszenia na podstawie typu naruszenia i miejsca wystąpienia zdarzenia. Wszystkie osoby otrzymujące zgłoszenia zostały przeszkolone w zakresie zachowania najwyższej poufności przy ich obsłudze.
Czy ten system nie jest po prostu narzędziem nadzoru i kontroli?
System NAVEX skoncentrowany jest na pozytywnym aspekcie naszej ogólnej filozofii i pozwala nam zagwarantować bezpieczne i etyczne miejsce pracy. Zachęcamy do szukania wytycznych w razie dylematów etycznych oraz zgłaszania wszelkich wątpliwości. Skuteczna komunikacja ma w dzisiejszych firmach kluczowe znaczenie, a system ten jest wspaniałym narzędziem do jej usprawniania. Rozważnie wybraliśmy najlepsze narzędzie, aby jednocześnie spełnić obowiązki ustawowe oraz stworzyć pozytywne środowisko do zgłaszania problemów.
Rozumiem, że każde zgłoszenie, którego dokonuję z firmowego komputera, generuje pliki umożliwiające podgląd wszystkich przeglądanych przeze mnie stron internetowych. Czy pliki te nie ujawnią mnie jako autora zgłoszenia?
NAVEX nie generuje ani nie przechowuje żadnych wewnętrznych dzienników zawierających adresy IP; żadne informacje łączące Twój komputer z NAVEX nie będą dostępne. Co więcej, firma NAVEX jest zobowiązana umową, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.
Jeśli nie czujesz się na tyle pewnie, by zgłosić sprawę ze służbowego komputera, możesz skorzystać z komputera poza biurem (np. w kawiarence internetowej, w bibliotece, w domu znajomych itp.) przez bezpieczną stronę internetową NAVEX. Wiele osób korzysta z tej możliwości. Dane NAVEX wykazują, że zgłoszenia dokonywane w godzinach pracy to zaledwie 12%.
Czy mogę wysłać zgłoszenie z domu i jednocześnie zachować anonimowość?
Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego portalu internetowego pozostanie bezpieczne i anonimowe, o ile zezwalają na to lokalne przepisy prawa. Portal internetowy nie rozpoznaje odwiedzającego po nazwie użytkownika, a system NAVEX odrzuca informacje umożliwiające ujawnienie tożsamości (np. adres IP), aby anonimowość użytkownika została zachowana. Co więcej, firma NAVEX jest zobowiązana umową, aby nie sprawdzać tożsamości osoby zgłaszającej.
Boję się, że informacje, które podam w systemie NAVEX, umożliwią odkrycie mojej tożsamości. Jak możecie mnie zapewnić, że do tego nie dojdzie?
System NAVEX zaprojektowaliśmy tak, aby chronić użytkowników. Co więcej, jest to uregulowane umową, aby przez nasz system nie dążono do ujawniania tożsamości osoby zgłaszającej. Dla skuteczniejszego zapewnienia anonimowości Ty – jako strona zgłaszająca – musisz zachować ostrożność, aby w trakcie zgłaszania problemu nie ujawnić żadnych informacji zdradzających Twoją tożsamość. Mogą to być takie sformułowania, jak „Siedzę obok Jana Kowalskiego...” albo „W ciągu 33 lat pracy...”.
Czy bezpłatna Infolinia ds. etyki firmy Takeda jest poufna i anonimowa?
Tak – jeśli lokalne prawo pozwala na dokonywanie anonimowych zgłoszeń. Osoba dzwoniąca zostanie poproszona o podanie tych samych danych, które należy podać w przypadku zgłoszenia internetowego; osoba odbierająca połączenie wprowadzi odpowiedzi na pytania bezpośrednio do zabezpieczonego środowiska NAVEX. Do rejestrowania zgłoszeń dokonanych przez Infolinię ds. etyki firmy Takeda stosuje się takie same środki bezpieczeństwa i zachowania poufności, jak w przypadku zgłoszeń internetowych.
Co zrobić, jeśli chcę, by identyfikowano mnie z moim zgłoszeniem?
W zgłoszeniu jest przewidziana część, w której osoba zgłaszająca może ujawnić swoje dane, jeśli zechce.
Wiem, że pewne osoby zaangażowane są w pewne podejrzane działania, ale mnie to nie dotyczy. Po co mam to zgłaszać?
W naszej firmie chcemy promować etyczne zachowania. Każde nieetyczne postępowanie, na każdym szczeblu, może w ostatecznym rozrachunku dotknąć firmę i wszystkich pracowników, w tym także Ciebie. Wystarczy zastanowić się przez chwilę nad przebiegiem ostatnich znanych skandali firmowych, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć ogromny wpływ na dobrze funkcjonującą firmę. Jeśli więc wiesz o incydentach związanych z niewłaściwym postępowaniem lub naruszeniem zasad etycznych, potraktuj zgłoszenie ich jako obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.
Nie wiem, czy to, co udało mi się zaobserwować, jest naruszeniem polityki firmy lub wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale wydaje mi się to niewłaściwe. Co należałoby zrobić?
Zgłoś to. System NAVEX pomoże Ci w przygotowaniu i złożeniu zgłoszenia tak, aby zostało ono właściwie zrozumiane. Wolimy, aby pracownicy zgłaszali sytuacje, które okażą się niegroźne, niż pozwolić na to, by rzeczywiste zagrożenia umknęły naszej uwadze, ponieważ pracownik nie był pewien zasadności zgłoszenia.
Co dzieje się, gdy w sprawę naruszenia zasad zamieszany jest mój przełożony lub inne osoby z kierownictwa? Czy nie otrzymają zgłoszenia i nie zaczną zacierać śladów?
System NAVEX oraz protokoły dystrybucji zgłoszeń są zaprojektowane w taki sposób, aby żadna osoba wymieniona w zgłoszeniu nie została o tym poinformowana ani nie uzyskała dostępu do zgłoszeń.
Co zrobić, jeśli po złożeniu zgłoszenia przypomni mi się coś ważnego związanego ze zgłoszonym incydentem?
Kiedy zgłaszasz sprawę budzącą Twój niepokój, bez względu na to, czy korzystasz z Internetu czy z Centrum kontaktowego NAVEX, otrzymasz unikalny klucz do zgłoszenia i ustalisz własne hasło. Dzięki temu kluczowi i hasłu możesz wrócić do systemu NAVEX – telefonicznie lub przez Internet – i uzyskać dostęp do oryginalnego zgłoszenia. Możesz wówczas dodać więcej szczegółów.
Co zrobić w sytuacji, gdy pojawią się pytania do mojego zgłoszenia?
System NAVEX opracowano tak, by przedstawiciele firmy mogli wpisywać pytania do zgłaszającego – nawet wtedy, gdy zgłoszenie złożono anonimowo. Po otrzymaniu klucza do zgłoszenia osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o szacowanym czasie potrzebnym na przetworzenie złożonego zgłoszenia. Po upływie tego czasu osoba zgłaszająca powinna sprawdzić, czy nie pojawiły się do niej jakieś pytania. Będziesz prowadzić „anonimowy dialog” ze swoją firmą, w ramach którego problemy można nie tylko wskazać, ale również rozwiązać, bez względu na stopień ich złożoności.
Czy późniejsze śledzenie zgłoszenia jest równie bezpieczne jak złożenie go?
Wszystkie kontakty z firmą NAVEX traktowane są tak samo poufnie, jak samo zgłoszenie oraz pozostają anonimowe, jeśli tylko osoba zgłaszająca sobie tego życzy (i zezwalają na to lokalne przepisy prawa).
Czy mogę złożyć zgłoszenie, mimo że nie mam dostępu do Internetu?
Zgłoszenie do NAVEX możesz złożyć z dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Zgłoszenia można składać z domu. Wiele miejsc publicznych, w tym większość bibliotek, oferuje dostęp do Internetu. Jeśli nie posiadasz dostępu do Internetu lub nie czujesz się komfortowo, korzystając z komputera, możesz zadzwonić na bezpłatną Infolinię ds. etyki firmy Takeda, która dostępna jest przez 24 godziny dziennie, 365 dni w roku. Wskazówki dotyczące wybierania numeru różnią się w zależności od kraju; zweryfikuj poprawność instrukcji z członkiem lokalnego zespołu.
Co zrobić, jeśli numer telefonu nie działa?
Jeśli podany powyżej numer nie działa, prosimy o przekazanie zgłoszenia za pośrednictwem tej strony internetowej. Zawrzyj w nim informację o braku możliwości skorzystania z usługi telefonicznej.
Co należy zrobić, jeśli kraju, w którym przebywam, nie ma na powyższej liście?
Jeśli ta usługa nie jest dostępna w Twojej lokalizacji, prosimy o wysłanie zgłoszenia internetowo za pośrednictwem tej strony. Prosimy o umieszczenie w zgłoszeniu informacji, że instrukcje dotyczące zgłoszeń telefonicznych nie były dostępne dla kraju, w którym przebywasz.