Wyrażanie obaw i zastrzeżeń polega na zadaniu pytania prawnego, dotyczącego zgodności z przepisami, polityką lub zasadami etyki; zgłaszanie obaw; lub zgłaszanie wykroczeń lub niewłaściwego postępowania. Firma Medtronic zachęca do otwartego i szczerego komunikowania swoich obaw i zastrzeżeń, a Polityka Voice Your Concern pomaga nam wykrywać i rozwiązywać problemy związane z uczciwością i etyką na wczesnym etapie. To, gdzie zgłosić problem, zależy w pewnym stopniu od jego charakteru i osób, których dotyczy. W większości przypadków Twój menedżer, lokalny przedstawiciel ds. relacji z pracownikami lub inny zaufany partner w Twojej jednostce operacyjnej lub geograficznej jest najbliżej problemu i może być najlepszą osobą do uzyskania szybkiej odpowiedzi.

W zależności od problemu lub zaangażowanych osób, zgłaszanie problemu lokalnie może nie zawsze mieć sens lub może być niekomfortowe. Inne opcje obejmują:

• Dział ds. zgodności z przepisami jednostki operacyjnej lub geograficznej
• Radcę prawnego firmy Medtronic
• Biuro ds. etyki i zgodności firmy Medtronic

Można również skorzystać z usługi Voice Your Concern – 24-godzinnej, bezpłatnej lub internetowej usługi obsługiwanej przez niezależną firmę. Dokonywanie zgłoszeń anonimowych podlega prawom obowiązującym w danej lokalizacji geograficznej.

USŁUGA VOICE YOUR CONCERN

• http://www.voiceyourconcernline.com
• Stany Zjednoczone, Kanada i Portoryko: Wybierz numer 1-800-488-3125
• Wszystkie inne lokalizacje geograficzne: prosimy odwiedzić stronę http://www.voiceyourconcernline.com , aby uzyskać szczegółowe instrukcje dotyczące wybierania numeru. Wybierz kraj, w którym się znajdujesz, i postępuj zgodnie ze wskazówkami, aby dokonać zgłoszenia telefonicznie lub przez Internet.

Ludzie często nie zgłaszają problemów, ponieważ uważają, że "to nic nie da". Firma Medtronic dokłada wszelkich starań, aby odpowiadać pracownikom, którzy w dobrej wierze zgłaszają potencjalne problemy. Aby jednak chronić prywatność osób zaangażowanych w sprawę, nie zawsze możemy dzielić się z pracownikami szczegółami lub wynikami dochodzenia. Jeśli po zgłoszeniu problemu kierownictwu na szczeblu lokalnym sytuacja nie zostanie rozwiązana, należy przekazać sprawę kierownictwu wyższego szczebla, skontaktować się z Biurem ds. etyki i zgodności z przepisami lub przesłać swoje zgłoszenie i obawy za pośrednictwem usługi Voice Your Concern.

Jeśli zobaczysz, usłyszysz lub w inny sposób dowiesz się o niewłaściwym postępowaniu, musisz je zgłosić. Ta podstawowa zasada dotyczy każdego, kto pracuje dla lub w imieniu firmy Medtronic w dowolnym miejscu na świecie. Jeśli nie zgłosisz niewłaściwego postępowania, o którym wiesz, naruszasz najważniejszy wymóg naszego Kodeksu Postępowania i możesz zostać poddany postępowaniu dyscyplinarnemu.

Rozmowy twarzą w twarz są często najlepsze, ale mogą zdarzyć się sytuacje, w których możesz nie czuć się komfortowo rozmawiając z kimś osobiście lub możesz woleć zachować anonimowość.

Usługa Voice Your Concern umożliwia zgłaszanie obaw i zastrzeżeń w dowolnym miejscu i czasie, a w większości regionów geograficznych można dokonać zgłoszenia anonimowo. Dzwoniąc lub zgłaszając swój problem za pośrednictwem formularza internetowego w Voice Your Concern, nie musisz podawać swojego imienia i nazwiska ani innych informacji, które mogą Cię zidentyfikować. Wszystkie połączenia i elektroniczne zgłoszenia internetowe mają blokadę identyfikacji dzwoniącego/użytkownika, a ponieważ witryna jest obsługiwana przez podmiot zewnętrzny, nie trzeba mieć dostępu do wewnętrznej sieci firmy Medtronic, aby przesłać zgłoszenie.

Jeśli wybierzesz zachowanie anonimowości, firma Medtronic może mieć ograniczone możliwości prowadzenia dochodzenia i reagowania. Prowadzący dochodzenie muszą dysponować odpowiednimi informacjami na temat zgłoszenia, aby móc przeprowadzić dochodzenie. Jeśli później zdecydujesz się ujawnić swoją tożsamość, firma Medtronic potraktuje wszystkie zgłoszenia z zachowaniem dyskrecji i będzie dążyć do ochrony Twojej prywatności.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zachować anonimowość, czy też ujawnić swoją tożsamość, firma Medtronic zajmie się zgłoszeniem z zachowaniem dyskrecji i dołoży wszelkich starań, aby chronić Twoją prywatność.

W niektórych sytuacjach tożsamość osoby zgłaszającej może zostać ujawniona w trakcie dochodzenia. Ponadto, mogą zaistnieć sytuacje, w których firma Medtronic będzie miała prawny obowiązek udostępnienia informacji o zgłoszonych problemach z przestrzeganiem przepisów stronom trzecim. W takim przypadku firma Medtronic dołoży wszelkich starań, aby chronić tożsamość osoby zgłaszającej. Zapewniamy, że firma Medtronic nie toleruje działań odwetowych wobec nikogo, kto w dobrej wierze zgłasza problem lub podejrzenie dotyczące niewłaściwego postępowania.

Każdy pracownik, który w dobrej wierze zasięga porady, zgłasza problem lub podejrzenie niewłaściwego postępowania, postępuje właściwie. Firma Medtronic nie będzie tolerować działań odwetowych wobec takiej osoby. Każdy, kto angażuje się w działania odwetowe, zostanie ukarany dyscyplinarnie, co może obejmować wszelkie formy sankcji łącznie ze zwolnieniem z pracy - niezależnie od rangi tej osoby w firmie.

Jeśli uważasz, że wobec Ciebie lub kogoś znajomego podjęto działania odwetowe za zgłoszenie kwestii etycznej lub związanej z przestrzeganiem przepisów, niezwłocznie skontaktuj się z jednym z zasobów ds. etyki i zgodności z przepisami.

W każdym przypadku, gdy zauważysz, usłyszysz lub dowiesz się o potencjalnym niewłaściwym postępowaniu lub innym naruszeniu Kodeksu Postępowania firmy Medtronic, zasad, procedur lub prawa, musisz jak najszybciej to zgłosić. Pracownikom udostępniono wiele zasobów umożliwiających zgłaszanie problemów, w tym te wymienione poniżej. Ważne jest również, aby w przypadku wątpliwości związanych z etyką lub zgodnością z przepisami mówić o nich głośno. Terminowe zgłoszenia pozwalają na wczesną interwencję i mogą powstrzymać drobną kwestię przed rozwinięciem się w większy problem.

Poważne uchybienia muszą być natychmiast zgłaszane. Poważne uchybienie to każda sytuacja, która może:

• być potencjalnie niezgodna z prawem - na przykład stanowić potencjalne naruszenie przepisów zakazujących oszustw lub wręczania korzyści majątkowych;
• naruszać nasz Kodeks Postępowania lub zasady firmy Medtronic - na przykład, nasze Standardy Postępowania w Biznesie lub Politykę Jakości;
• narażać firmę Medtronic, jej pracowników, członków zarządu lub dyrektorów na odpowiedzialność; lub
• zaszkodzić reputacji firmy Medtronic.

Musisz dokonać zgłoszenia, jeśli uważasz, że mogłeś być zamieszany w potencjalne niewłaściwe postępowanie podczas wykonywania czynności w imieniu firmy Medtronic. Od wszystkich pracowników i przedstawicieli firmy Medtronic oczekuje się znajomości i przestrzegania przepisów prawa i zasad firmy, które mają zastosowanie do ich stanowisk pracy.

Musisz dokonać zgłoszenia, jeśli otrzymasz informacje o potencjalnym niewłaściwym postępowaniu od innej osoby. Czasami kierownicy dowiadują się o potencjalnym niewłaściwym postępowaniu od swoich bezpośrednich podwładnych lub pracownicy dowiadują się o podejrzeniu niewłaściwego postępowania z innych źródeł. Jeśli otrzymasz informację o potencjalnym niewłaściwym postępowaniu, musisz to zgłosić.

Niezależnie od tego, z jakiego zasobu korzystasz, aby zgłosić problem, poniżej podano kilka przykładów rodzajów spraw, które musisz zgłosić:

• Korzyści oferowane lub przekazywane klientowi w celu zachęcenia go do zakupu produktów lub nagrodzenia go za taki zakup;
• Przekupstwo lub próba przekupstwa urzędników państwowych, klientów lub innych osób;
• Przyjmowanie lub wręczanie korzyści majątkowych lub niedozwolonych prezentów;
• Promowanie przez firmę Medtronic produktów do zastosowań niezatwierdzonych (niezgodnych z dokumentacją);
• Wszelkie fałszywe oświadczenia składane organom rządowym, szczególnie przy ubieganiu się o świadczenia z jakiegokolwiek rządowego programu opieki zdrowotnej;
• Brak uprawnień pracownika firmy Medtronic lub osoby działającej w jej imieniu do pracy w ramach programów rządu federalnego Stanów Zjednoczonych z powodu niewłaściwego postępowania;
• Nadużycie funduszy lub własności firmy Medtronic, w tym kradzież, oszustwo, sprzeniewierzenie lub ujawnienie informacji poufnych;
• Nieprzestrzeganie obowiązujących standardów rachunkowości, zasad lub wymogów sprawozdawczości finansowej;
• Naruszenia ochrony informacji umożliwiających identyfikację osób;
• Wymiana informacji cenowych lub innych informacji zastrzeżonych z konkurentami lub inne zachowania antykonkurencyjne;
• Fałszowanie danych dotyczących badań, rozwoju, produkcji lub jakości produktów;
• Odwet na pracowniku zgłaszającym problem;
• Dyskryminacja, molestowanie lub przemoc w miejscu pracy;
• Inne naruszenia prawa, przepisów lub naszych zasad i procedur.

Chociaż firma Medtronic wymaga od pracowników zgłaszania problemów, w niektórych krajach Unii Europejskiej i innych krajach obowiązują ograniczenia prawne lub regulacyjne dotyczące zgłaszania problemów za pośrednictwem mechanizmów takich jak usługa Voice Your Concern. Przykłady tych ograniczeń obejmują:

• Zgłoszenia, które ograniczają się do kwestii związanych z księgowością, wewnętrznymi kontrolami księgowymi, sprawami związanymi z audytem, łapówkarstwem, bankowością lub przestępstwami finansowymi.
• Ograniczenia dotyczące szczebla pracownika, który jest podmiotem zgłoszenia.
• Zakaz anonimowego zgłaszania.

Oprócz zgłaszania potencjalnych nieprawidłowości firma Medtronic oczekuje, że będziesz:

• zawsze zachęcać (i nigdy nie zniechęcać) innych do zgłaszania swoich obaw i zastrzeżeń;
• pamiętać o ochronie praw i interesów wszystkich osób oskarżonych o niewłaściwe postępowanie;
• prawdomówny, szczery, otwarty i będziesz w pełni współpracować podczas wszelkich wewnętrznych dochodzeń; oraz
• powstrzymywać się od działań odwetowych na osobach, które dokonały zgłoszeń.

Wszyscy mamy obowiązek zgłaszania zachowań, które mogły naruszyć prawo lub politykę firmy, nawet jeśli byliśmy zaangażowani w to zachowanie. Jeśli uważasz, że mogłeś naruszyć prawo lub politykę, najlepszym sposobem działania jest zgłoszenie problemu i pomoc w jego rozwiązaniu.

Usługa Voice Your Concern jest obsługiwana przez niezależną firmę z operatorami, którzy nie są zatrudnieni przez Medtronic. W przypadku konieczności zgłoszenia problemu w języku innym niż angielski, do dyspozycji są tłumacze. Znalezienie tłumacza może potrwać kilka minut, więc prosimy się nie rozłączać. W większości rejonów geograficznych osoba zgłaszająca może ujawnić swoją tożsamość lub pozostać anonimową. Nie są stosowane żadne próby śledzenia lub nagrywania rozmowy. Jeśli zdecydujesz się podać swoje nazwisko, Twoje zgłoszenie będzie traktowane jako poufne i tylko osoby, które muszą je znać, zostaną o tym poinformowane.

Operator usługi Voice Your Concern zada Ci serię pytań w celu zrozumienia charakteru problemu lub, jeśli zgłaszasz swoje obawy za pośrednictwem strony internetowej, wpiszesz swoje odpowiedzi na wyświetlone pytania. Należy podać szczegółowe informacje, tak aby osoby prowadzące dochodzenie mogły dokonać gruntownej i terminowej analizy poruszonych kwestii.

Na zakończenie sporządzania zgłoszenia otrzymasz Klucz zgłoszenia oraz Hasło. Należy pamiętać o zapisaniu obu tych informacji, aby w razie potrzeby móc uzyskać dostęp do zgłoszenia w celu dostarczenia dodatkowych informacji i odpowiedzi na pytania.

Podmiot zewnętrzny obsługujący usługę Voice Your Concern przesyła zgłoszenie do dyrektora naszego programu Voice Your Concern, który dokonuje analizy informacji. Jeśli zgłoszenie zawiera pytanie lub komentarz, ktoś na nie zareaguje. Jeżeli OEC stwierdzi, że zgłoszenie zawiera obawy lub zarzuty wymagające zbadania, wyznacza się osobę prowadzącą dochodzenie. Prowadzący dochodzenie będą prowadzić każdą sprawę z zachowaniem bezstronności, uczciwości, sprawiedliwości, terminowości, dokładności i poufności. Firma Medtronic szanuje prawa wszystkich stron powiązanych ze zgłoszeniami i będzie traktować wszystkie zgłoszenia z zachowaniem dyskrecji. Wina danej osoby nigdy nie jest zakładana z góry.

Możliwe, że będziemy musieli zwrócić się z prośbą o dodatkowe informacje, aby pomóc w dochodzeniu. Jeśli w zgłoszeniu osoba zgłaszająca podała swoją tożsamość, prowadzący dochodzenie będzie próbował skontaktować się z nią bezpośrednio, jeśli zajdzie taka konieczność.

Tak. Pamiętaj, aby skorzystać z funkcji "follow-up" w ramach usługi Voice Your Concern, która jest dostępna przez telefon lub za pośrednictwem strony internetowej. Funkcja ta pozwala Tobie i prowadzącemu dochodzenie na komunikowanie się ze sobą - anonimowo, jeśli tak zdecydujesz. Prowadzący dochodzenie może zwrócić się do Ciebie o dodatkowe informacje, które mogą być niezbędne do dokładnego i terminowego zbadania sprawy. Możesz też użyć tej funkcji, aby przekazać prowadzącemu dochodzenie informacje lub nowe fakty. Aby uzyskać dostęp do funkcji "follow-up", należy skorzystać z klucza zgłoszenia oraz hasła wydanych po zgłoszeniu problemu.

Dokumentację potwierdzającą Twoje obawy możesz przedstawić na różne sposoby, w zależności od tego, w jaki sposób dokonasz zgłoszenia. Jeśli zdecydujesz się porozmawiać ze swoim menedżerem, działem kadr, pracownikiem działu prawnego lub działu zgodności, omów z nimi najlepszy sposób zabezpieczenia dokumentacji. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do Biura etyki i zgodności, możesz dołączyć dokumentację do wiadomości. Jeśli do zgłoszenia problemu używasz usługi Voice Your Concern Line, istnieje możliwość przesłania dokumentacji za pomocą strony internetowej. Jeśli nie możesz skorzystać z witryny internetowej usługi Voice Your Concern lub masz dokumentację, której nie można przesłać, zaznaczyć w swoim zgłoszeniu, że posiadasz dokumentację, której nie załączyłeś. Pracownik firmy Medtronic zajmujący się zgłoszeniem skontaktuje się z Tobą w sprawie sposobu przekazania informacji.

Firma Medtronic traktuje wszystkie zgłoszenia poważnie. Wszystkie zgłoszenia są analizowane w celu ustalenia najlepszego sposobu postępowania i rozwiązania sprawy, w zależności od charakteru zgłoszenia. Nie wszystkie zgłoszenia wymagają formalnego dochodzenia. Osoba nigdy nie jest uważana za "winną" na podstawie samego zgłoszenia, bez dalszego dochodzenia w celu ustalenia faktów w tej sprawie.

Wszystkie zarzuty zostaną rozpatrzone i zostaną podjęte odpowiednie działania naprawcze, a my przeanalizujemy fakty dotyczące każdego zdarzenia, aby zapewnić sprawiedliwe traktowanie. Obejmuje to sprawdzenie przyczyn naruszenia, dobrych intencji zaangażowanych osób oraz terminowości działań naprawczych. W wielu przypadkach naruszenie standardów wynika z prostych błędów, a nie z umyślnego lub zamierzonego wykroczenia.

Dochodzenia mogą się różnić w zależności od wagi zarzutów, zakresu operacji biznesowych, których dotyczą, liczby zaangażowanych osób oraz ilości potrzebnych dowodów. Niektóre dochodzenia są kończone szybko, inne mogą trwać tygodnie, miesiące, a nawet dłużej. Każdy przypadek jest wyjątkowy, ale działamy w oparciu o spójny proces. Niezależnie od tego, jak długo trwa dochodzenie, firma Medtronic traktuje każdy zarzut poważnie.

Niezależnie od tego, czy zadzwonisz na infolinię Voice Your Concern, czy prześlesz zgłoszenie za pośrednictwem formularza internetowego, otrzymasz klucz zgłoszenia i hasło. Umożliwi to uzupełnienie zgłoszenia, telefonicznie lub online, w celu monitorowania postępów w realizacji zgłoszenia i komunikacji z wyznaczoną osobą prowadzącą dochodzenie. Jeśli masz dodatkowe pytania, uwagi lub dokumentację lub jeśli osoba prowadząca dochodzenie zażąda od Ciebie dodatkowych informacji lub dokumentacji, ta funkcja umożliwia dwukierunkową komunikację.

W większości przypadków zostaniesz poinformowany, czy zgłoszony przez Ciebie problem został zbadany i czy został rozwiązany. W przypadku zgłoszenia problemu anonimowo za pośrednictwem usługi Voice Your Concern, będziesz mógł sprawdzić status sprawy telefonicznie lub online przy użyciu klucza zgłoszenia i hasła. Należy pamiętać, że istnieją prawne i inne ograniczenia dotyczące rodzaju informacji, jakie może udostępnić firma Medtronic.

Każdy przypadek jest wyjątkowy, ale działamy w oparciu o spójny proces. Jeśli nie jesteśmy w stanie potwierdzić zarzutów lub obaw, możemy uznać, że nie ma potrzeby podejmowania działań. W innych przypadkach możemy stwierdzić błędy popełnione w dobrej wierze lub drobne uchybienia w ocenie sytuacji. Naszym priorytetem jest naprawienie sytuacji i zapewnienie szkoleń oraz dalszego wsparcia, aby taka sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości. Może się również zdarzyć, że będziemy musieli złożyć samo-doniesienie do rządu. Jeśli fakty to uzasadniają, kierownictwo podejmie działania korygujące w celu poprawy systemów biznesowych lub podejmie działania dyscyplinarne wobec pracowników, którzy złamali prawo lub naruszyli politykę firmy. Środki dyscyplinarne mogą przybierać różne formy, aż do zwolnienia z pracy włącznie. W niektórych przypadkach możemy zgłaszać sprawy organom ścigania w celu ewentualnego wniesienia oskarżenia. W innych przypadkach, początkowe niewłaściwe zachowanie może nie być samo w sobie poważne, ale próby zatuszowania go lub kłamstwa podczas dochodzenia sprawiają, że sytuacja staje się poważnym naruszeniem, wymagającym wyższego poziomu kary.

Pełna wersja polityki Voice Your Concern jest dostępna na Policy Portal. Linki do Kodeksu postępowania i Standardów postępowania w biznesie firmy Medtronic są dostępne na stronie intranetowej Biura etyki i zgodności z przepisami firmy Medtronic pod adresem ethics.medtronic.com . Broszura Voice Your Concern i inne zasoby dla pracowników są dostępne na stronie Voice Your Concern witryny intranetowej Biura etyki i zgodności z przepisami.