“Compliance Helpline” - Perguntas frequentes
Encaminhamento de denúncias – Geral
Segurança e confidencialidade no encaminhamento de denúncias
O que é a “Compliance Helpline” da CNH Industrial?
A “Compliance Helpline” é uma ferramenta abrangente e confidencial para o encaminhamento de denúncias que visa auxiliar os funcionários da CNH Industrial a trabalhar em conjunto quanto a questões e preocupações referentes aos princípios da CNH Industrial estabelecidos no “Código de Conduta” ou nossas demais políticas corporativas (incluindo alegações de fraude, abuso e outras condutas indevidas no local de trabalho, sempre cultivando um ambiente de trabalho positivo) ou referentes às leis aplicáveis.
Por que precisamos de um sistema como a “Compliance Helpline”?
O que é a NAVEX?
NAVEX é um provedor de serviços terceirizado e independente, contratado pela CNH Industrial visando manter a “Compliance Helpline” e seu aplicativo de gestão de casos.
Qual é a diferença entre a NAVEX, Inc. e a EthicsPoint?
EthicsPoint é o nome dos serviços de linha de ajuda e o aplicativo de gerenciamento pertencente e operado pela NAVEX, Inc.
Que tipo de situações devo denunciar?
A “Compliance Helpline” foi criada para que os funcionários façam perguntas e denunciem eventuais preocupações quanto aos princípios constantes do “Código de Conduta” da CNH Industrial, nossas demais políticas corporativas e leis aplicáveis.
Caso eu presencie uma violação, o certo não seria apenas denunciá-la para meu gerente, Departamento de Recursos Humanos ou para os Departamentos Jurídico e de Compliance, para que eles se incumbam dela?
Quando você observar um comportamento que acredite estar violando os princípios constantes do “Código de Conduta” ou demais políticas corporativas ou lei aplicável, nós o incentivamos a denunciar o comportamento. O ideal é que você encaminhe perguntas ou preocupações para seus gerentes, Recursos Humanos local, departamento Jurídico e de Compliance local, ou da forma estabelecida nos procedimentos locais sobre denúncias. Reconhecemos, no entanto, que poderá haver circunstâncias em que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema dessa maneira. É para essas circunstâncias que fizemos uma parceria com a “Compliance Helpline” com a assistência da NAVEX.
Posso denunciar usando a Internet ou o telefone?
Sim. A “Compliance Helpline” permite que você encaminhe uma preocupação ou pergunta se identificando ou no anonimato, de acordo com as leis locais aplicáveis e todo instrumento corporativo local, quer pelo telefone ou pela Internet.
Por que devo denunciar o que sei?
Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo. Com esse direito vem a responsabilidade de agir de modo ético, permitindo que as pessoas certas saibam se alguém não está agindo adequadamente. Trabalhando juntos, nós podemos manter um ambiente saudável e produtivo. Uma violação de conduta corporativa pode ameaçar os bens, o goodwill e a reputação de toda uma empresa.
A CNH Industrial quer mesmo que eu faça uma denúncia?
Com certeza. Na verdade, nós o incentivamos a denunciar suas preocupações e a fazer perguntas. Você sabe o que acontece em nossa empresa - tanto o que é bom como o que é ruim. Talvez chegue ao seu conhecimento inicial uma atividade que possa ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa e nossos funcionários. Além disso, oferecer uma opinião positiva pode ajudar a identificar problemas que podem melhorar a cultura e o desempenho da empresa.
Para onde são encaminhadas essas preocupações? Quem pode acessá-las?
As preocupações são inseridas diretamente no servidor seguro da NAVEX, para impedir qualquer quebra de segurança. A NAVEX disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na empresa, que são responsáveis por sua avaliação, com base no tipo de preocupação denunciada e no local do incidente. Cada um desses destinatários de denúncias passou por treinamento para manter tais denúncias na mais alta confidencialidade, de acordo com as circunstâncias.
Esse sistema não é apenas um exemplo de que alguém está me vigiando?
O sistema da NAVEX concentra-se em ser um aspecto positivo de nossa filosofia geral e nos permite garantir um local de trabalho protegido, seguro e ético. Nós o incentivamos a procurar orientação sobre dilemas éticos, fornecer sugestões positivas ou comunicar uma preocupação. É de suma importante que haja uma comunicação eficiente no local de trabalho de hoje, e essa ferramenta é muito útil para aprimorar a comunicação.
Selecionamos criteriosamente a melhor ferramenta de denúncias para atender às nossas necessidades, ao mesmo tempo que mantemos um ambiente positivo para as denúncias.
Pelo que eu saiba, qualquer denúncia que eu envie a partir de um computador da empresa gera um registro no servidor que mostra todos os sites com que meu PC se conecta; esse registro não vai me identificar como o criador da denúncia?
A NAVEX não gera ou mantém nenhum registro interno de conexão com endereços IP; não existe nenhuma informação que ligue seu PC à NAVEX quando você acessa a “Compliance Helpline”. Na verdade, a NAVEX está obrigada por contrato a não identificar o autor da denúncia.
Se você não se sentir à vontade para fazer uma denúncia em seu PC de trabalho, você tem a opção de usar um PC fora do ambiente de trabalho (como um localizado em um Internet Café, na biblioteca, na casa de um amigo, etc.) através do site protegido da NAVEX. Muitas pessoas escolhem esta opção, pois os dados da NAVEX mostram que menos de 12% das denúncias são encaminhadas durante o horário comercial.
Posso fazer uma denúncia de casa e ainda assim permanecer anônimo?
Uma denúncia feita a partir de sua casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da Internet permanecerá segura e anônima. Um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome de tela, sendo que o sistema da NAVEX retira as informações de identificação como endereços IP, para que o anonimato seja mantido. Além disso, a NAVEX está obrigada por contrato a não procurar a identidade do denunciante.
Observe que as denúncias anônimas podem ser proibidos em alguns países.
Estou preocupado que as informações que eu forneci à NAVEX acabem revelando minha identidade. Como podem garantir que isso não acontecerá?
O sistema da NAVEX foi projetado para proteger seu anonimato. Na realidade, a NAVEX é obrigada por contrato a não procurar a identidade do denunciante. Para garantir ainda mais o seu anonimato, você - como denunciante - precisa ter cuidado para não revelar nenhum detalhe de identificação como parte da sua denúncia.
Observe que as denúncias anônimas podem ser proibidos em alguns países.
A linha telefônica direta gratuita também é confidencial e anônima?
Sim. Você deverá fornecer as mesmas informações que daria em uma denúncia via Internet; o entrevistador digitará suas respostas diretamente no ambiente seguro da NAVEX. As denúncias feitas por telefone para a linha de ajuda têm as mesmas medidas de segurança e confidencialidade que as denúncias via Internet.
Observe que as denúncias anônimas podem ser proibidos em alguns países.
Caso eu me identifique, isso é útil?
A investigação de uma denúncia é normalmente mais rápida e eficiente quando a Equipe de Compliance da CNH Industrial pode acompanhar a questão diretamente com a pessoa que fez a denúncia. Se você se identificou, todos os esforços razoáveis serão tomados para respeitar a sua confidencialidade. Sua identidade não será revelada, a menos que seja necessário para dar andamento à devida investigação, se exigido no curso de um processo judicial, ou pelas leis locais. A CNH Industrial não tolera nenhuma forma de retaliação pela denuncia de uma preocupação feita em boa-fé.
Como posso monitorar o progresso da preocupação que eu encaminhei se optei pelo anonimato?
Assim que terminar de fazer sua denúncia, você receberá uma chave do relatório e deverá criar uma senha. Com essas duas formas de identificação, você poderá acompanhar a denúncia, seja acessando o portal da “Compliance Helpline” ou entrando em contato por telefone. Pode ser necessário esperar vários dias após o envio para poder monitorar o progresso e verificar se é necessário fornecer mais informações.
O que acontece se eu perder minha chave ou senha para acesso à denúncia?
Para manter o mais alto nível de confidencialidade, você terá de encaminhar novamente a denúncia caso perca a chave ou a senha da denúncia. Você deve mencionar que a nova denúncia está relacionada à denúncia enviada anteriormente.
Conheço algumas pessoas que estão envolvidas em conduta antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me dar ao trabalho de denunciá-las?
A CNH Industrial opta pela promoção de um comportamento ético. Toda conduta antiética, em qualquer nível, termina por prejudicar a empresa e todos os funcionários, inclusive você. Basta considerar o que aconteceu nos escândalos corporativos recentes para perceber os efeitos desastrosos que um lapso ético aparentemente inofensivo pode causar em uma empresa, até então, sólida. Portanto, se souber de algum incidente de alegação de má conduta ou violações éticas, é seu dever, para com você e para com seus colegas de trabalho, denunciá-las.
Não estou certo se o que observei ou ouvi constitui uma violação dos princípios, da política da empresa, da lei aplicável, ou se envolve conduta antiética. Apenas não me parece certo. O que devo fazer?
Encaminhe sua preocupação A NAVEX pode ajudá-lo a preparar e fazer uma denúncia de modo que ela possa ser entendida corretamente. A CNH Industrial prefere que você denuncie uma situação que se revele inofensiva, a permitir que um possível comportamento antiético ou ilegal não seja verificado porque você não tem certeza.
E se o meu chefe ou outros gerentes se envolverem em uma violação? Eles não receberão o relatório da denúncia e começarão a acobertá-la?
O sistema e os protocolos de distribuição de denúncias da NAVEX são projetados para que as partes implicadas não sejam notificadas sobre as denúncias nem tenham acesso às denúncias nas quais foram citadas, a menos que seja exigido por lei.
E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a denúncia?
Ao encaminhar uma denúncia pela “Compliance Helpline”, quer use a Internet ou o Centro de Contato por telefone da NAVEX, você recebe uma chave única e deve escolher uma senha para a denúncia. Com a chave e a senha, você pode voltar para o sistema da NAVEX, seja pela Internet ou por telefone, e acessar a denúncia original. Nessa oportunidade, você poderá adicionar mais detalhes.
E se vocês tiverem perguntas para mim em relação a minha denúncia?
A NAVEX proporciona uma funcionalidade que permite que os representantes da CNH Industrial publiquem perguntas para você responder, mesmo que tenha denunciado anonimamente. Ao receber a chave da sua denuncia, informamos o prazo estimado para o processamento inicial da sua denúncia. Após esse prazo, recomendamos firmemente que você verifique se existe alguma pergunta nossa para você. Essa oportunidade de diálogo significa que as situações não só possam ser identificadas, como também que possam ser resolvidas, independentemente da complexidade.
Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?
Todas as correspondências da NAVEX são mantidas na mesma confidencialidade rígida da denúncia inicial, permanecendo sob a proteção do anonimato, se assim desejar e desde que permitido pela lei local e instrumentos corporativos.
Posso fazer uma denúncia mesmo não tendo acesso à Internet?
Você pode fazer uma denúncia pela “Compliance Helpline” de qualquer computador que acesse a Internet. Você pode fazer a denúncia estando em casa. Muitos locais públicos, incluindo a maioria das bibliotecas públicas, têm computadores com acesso à Internet. Caso não tenha acesso ou não se sinta à vontade para usar um computador, você pode ligar para a Compliance Helpline, que está disponível 24 horas por dia, durante os 365 dias do ano. Opções de discagem internacional estão disponíveis por país, no site.