Perguntas Frequentes Sobre: Linha de Apoio de Ética da através da EthicsPoint
Comunicações — Geral
Segurança e Confidencialidade da Comunicação
Sugestões e Boas Práticas
Perguntas Frequentes Sobre: Linha de Apoio de Ética da através da EthicsPoint
Práticas e condutas empresariais éticas são uma prioridade na FIS, conforme refletido no nosso Código de Conduta e Ética Empresarial ("Código") . O comportamento ético e os valores da empresa impactam todo o nosso negócio, incluindo a nossa reputação com clientes e acionistas, as nossas relações com fornecedores, as nossas comunicações com agências reguladoras e as nossas interações com colegas no local de trabalho. Os nossos valores são a forma como trabalhamos em conjunto para cumprir o nosso propósito todos os dias para: Liderar com Integridade, Ser a Mudança e Vencer como uma Equipa .
Na FIS, focamos na integridade e Falamos quando temos preocupações. A FIS tem Tolerância Zero para retaliações.
O que é a Linha de Apoio de Ética da FIS?
A EthicsPoint é uma ferramenta de comunicação abrangente e confidencial criada pelo nosso fornecedor terceiro, a NAVEX, para ajudar qualquer pessoa com um relacionamento de trabalho com a FIS a Falar e comunicar transgressões. Através da EthicsPoint pode apresentar uma comunicação confidencial e ter a opção de permanecer anónimo.
Porque precisamos de um sistema como a EthicsPoint?
Através da criação de canais de comunicação abertos, como a Linha Apoio de Ética da FIS e a nossa Gabinete de Ética da FIS ( fisethicsoffice@fisglobal.com ) promovemos um ambiente de trabalho positivo para Ser a Mudança e maximizar a produtividade para Vencer como uma Equipa. Um sistema de comunicação eficaz apoia os nossos outros esforços de promoção de uma cultura de confiança, integridade e ética nas tomadas de decisão. Também permite que a empresa tome conhecimento de preocupações ou suspeitas de conduta antiética e tome medidas para lidar com esses comportamentos.
Comunicações — Geral
Quem pode comunicar?
Qualquer pessoa com uma relação de trabalho com a FIS, seja como funcionário, contratante, cliente, fornecedor ou outros terceiros, pode levantar preocupações ou suspeitas de má conduta relacionadas com a FIS ou os seus funcionários através da Linha de Apoio de Ética da FIS ou diretamente ao nosso Gabinete de Ética ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
Posso apresentar uma comunicação através da Internet ou por telefone?
Sim, estão disponíveis canais de comunicação por telefone e internet. Também pode solicitar uma reunião presencial através da Linha de Ajuda de Ética da FIS.
Que tipo de situações devo comunicar?
Exemplos de assuntos que devem ser comunicados à Linha de Ajuda de Ética da FIS:
- Infração do Código ou qualquer política ou norma FIS.
- Infração de qualquer lei, regulamento ou regra, incluindo roubo, peculato ou outra conduta criminosa.
- Conflitos de interesses, abuso de informação privilegiada ou negociação desleal.
- Falsificação de qualquer relatório de tempo ou registos da empresa, fraude, má conduta financeira ou contabilística ou práticas de auditoria questionáveis.
- Suborno e/ou corrupção que inclui, mas não se limita a, Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e infrações da Lei de Suborno do Reino Unido.
- Comportamento retaliatório.
- Qualquer outra falta grave por parte de gestores, colegas, empreiteiros, fornecedores ou vendedores.
Se presenciar alguma infração, não basta comunicá-la ao meu gerente, ao departamento de segurança ou ao Gabinete do Povo e deixar que estes lidem com a mesma?
Quando observa um comportamento antiético, queremos que fale e comunique.
Pode levantar preocupações diretamente com o seu gerente direto, ou outro membro da equipa de gestão do FIS, o Gabinete do Povo ou o Gabinete de Ética da FIS ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
Reconhecemos, no entanto, que pode haver circunstâncias em que possa sentir-se mais confortável em comunicar as suas preocupações através da Linha de Ajuda de Ética da FIS.
Por que motivo devo comunicar aquilo que presenciei? Qual é a minha vantagem nesse tipo de situações?
Todos temos o direito de trabalhar num ambiente positivo, e isso implica a responsabilidade de agirmos de forma ética e de avisarmos as pessoas apropriadas se alguém não estiver a agir adequadamente. Ao trabalharmos em conjunto, podemos manter um ambiente de trabalho ético, produtivo e cumpridor. A conduta empresarial indevida pode ameaçar a existência de uma empresa inteira.
A gerência quer mesmo que eu faça a comunicação?
Claro que sim. De facto, nós necessitamos que faça comunicações. Reconhecemos que sabe o que se passa na nossa empresa, tanto de bom como de mau. Pode ter conhecimento prévio de alguma atividade que possa ser motivo de preocupação. A sua comunicação pode minimizar o potencial impacto negativo na empresa e nos nossos colaboradores. Oferecer um contributo positivo poderá ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho empresarial.
Para onde vão estas comunicações? Quem tem acesso às mesmas?
As comunicações da Linha de Apoio de Ética da FIS são inseridas diretamente no servidor seguro da EthicsPoint localizado nos Estados Unidos.
A nossa Linha de Apoio de Ética e o nosso website são operados por uma organização externa independente, a NAVEX ( www.navex.com ).
Depois de comunicar um assunto à nossa Linha de Ajuda de Ética, ele é encaminhado para o Diretor de Ética e um membro da equipa de Ética para revisão. O Diretor de Auditoria também recebe uma cópia da comunicação. O assunto é então atribuído a um investigador principal. As investigações são conduzidas de forma confidencial; As informações sobre uma investigação só serão partilhadas ou comunicadas pelo investigador a quem tiver uma necessidade legítima de saber sobre a investigação.
Este sistema não é apenas um exemplo de alguém a vigiar-me?
Não. O sistema da EthicsPoint é um aspeto positivo da nossa cultura empresarial que nos permita garantir um local de trabalho seguro, protegido e com ética. Incentivamo-lo a procurar orientação sobre dilemas éticos, fornecer sugestões positivas ou comunicar preocupações. Uma comunicação eficaz é fundamental no local de trabalho atual, e esta é uma ótima ferramenta para melhorar essa comunicação. Escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de comunicação para satisfazer as nossas obrigações de conformidade ao mesmo tempo que mantemos um ambiente de comunicação positivo.
Posso comunicar noutra língua?
Sim, a maioria dos idiomas são suportados no site. Todas as chamadas são atendidas em inglês; no entanto, pode continuar a chamada em outro idioma.
Segurança e Confidencialidade da Comunicação
Segundo me foi dado a entender, qualquer comunicação que envie de um computador da empresa gera um registo de servidor que apresenta todos os websites a que se acedeu a partir do meu computador. Este registo não me identificará como o autor da comunicação?
A NAVEX não gera nem mantém qualquer registo de ligação interna com endereços IP, pelo que não estão disponíveis informações que liguem o seu PC à EthicsPoint. Caso se sinta desconfortável em apresentar uma comunicação no seu computador de trabalho, tem a opção de utilizar o site seguro da EthicsPoint num computador fora do nosso ambiente de trabalho (como num cibercafé, na casa de um amigo, etc.). Muitas pessoas optam por esta solução, já que os dados da NAVEX demonstram que menos de 12% das comunicações são geradas durante o horário laboral.
Posso apresentar uma comunicação a partir de casa e manter o anonimato?
Uma comunicação apresentada a partir de casa, do computador de um vizinho ou de um portal da internet permanece segura e anónima. Um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome de utilizador e o sistema EthicsPoint elimina os endereços de Internet para que seja mantido o anonimato.
Tenho receio que as informações que forneço à EthicsPoint desvendem a minha identidade. Como é que me podem assegurar de que isso não vai acontecer?
O sistema EthicsPoint foi concebido para proteger a sua identidade, caso opte por fazer uma comunicação anónima. No entanto, se se desejar manter anónimo, tem - como delator- de se assegurar de que o texto da comunicação não revele a sua identidade por acidente. Por exemplo, "Do meu espaço de trabalho junto de Jan Smith..." ou "Nos meus 33 anos...".
A Linha de Apoio gratuita por telefone também é confidencial e anónima?
Sim. Ser-lhe-ão solicitadas as mesmas informações que forneceria numa comunicação através da Internet, quando comunicar pelo telefone. Independentemente do método utilizado para fazer uma comunicação, esta é segura e confidencial.
A minha chamada será gravada?
Não, mas será tomada uma nota para criar uma comunicação.
E se eu pretender ser identificado na minha comunicação?
Na comunicação, existe uma secção onde se poderá identificar, caso pretenda fazê-lo.
Sugestões e Boas Práticas
Tenho conhecimento de que algumas pessoas estão a agir de forma antiética, mas isso não me afeta. Por que razão devo preocupar-me em o comunicar?
A nossa empresa promove o comportamento ético. Todas as condutas antiéticas, de qualquer nível, acabam por prejudicar a empresa e todos os seus funcionários, inclusivamente a si. Basta pensar no que aconteceu em escândalos empresariais recentes e ver os efeitos desastrosos que um lapso aparentemente inofensivo em termos de ética teve para empresas que, de outro modo, seriam saudáveis. Por isso, se souber de quaisquer incidentes de má conduta ou de infrações à ética, é um dever seu participá-los.
Não tenho a certeza se o que vi ou ouvi é uma infração à política da empresa ou se envolve uma conduta antiética, mas não me parece uma conduta correta. O que devo fazer?
Apresentar uma comunicação. Preferimos que comunique uma situação que se constate ser inocente a que deixe passar sem verificação possíveis comportamentos antiéticos só porque não tinha a certeza.
E se o meu patrão ou outros superiores estiverem envolvidos numa infração? Não vão obter a comunicação e iniciar um encobrimento?
O sistema EthicsPoint e o processo de distribuição de comunicações foram concebidos de forma a que as partes implicadas não sejam notificadas nem tenham acesso às comunicações nas quais tenham sido mencionadas.
E se me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de apresentar a comunicação? Ou se a empresa tiver mais questões para me colocar acerca da comunicação?
Quando apresenta uma comunicação, recebe um número aleatório exclusivo, designado "Chave de comunicação", e é-lhe solicitado que escolha uma palavra-passe. Pode regressar ao sistema EthicsPoint, tanto através da Internet como por telefone, e aceder à comunicação original para acrescentar mais detalhes ou para responder a perguntas colocadas por um representante da empresa. Encorajamo-lo vivamente a regressar ao site na altura especificada para responder às perguntas da empresa. Qualquer diálogo com a empresa permanecerá anónimo, a menos que opte por divulgar a sua identidade.
Estes acompanhamentos das comunicações são tão seguros quanto a comunicação?
Toda a correspondência da EthicsPoint é mantida com o mesmo nível de confidencialidade rigorosa que a comunicação inicial, incluindo a capacidade de se manter anónimo.
E se eu perder a minha Chave de Comunicação ou me esquecer da Palavra-passe que criei?
Para se garantir que a segurança e a confidencialidade se mantêm, se perder a sua chave de comunicação ou a palavra-passe, terá de apresentar uma nova comunicação. Deve mencionar na nova comunicação que ela está relacionada com uma outra comunicação ou pergunta que apresentou anteriormente.
Posso apresentar uma comunicação mesmo sem ter acesso à Internet?
Pode apresentar comunicações a partir de qualquer computador com acesso à Internet. Se não tiver acesso a um computador ou caso se sinta desconfortável em utilizá-lo, pode ligar para a Linha de Apoio de Ética gratuita, disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.
Brilhe — Faça o que Está Certo e Fale!
Queremos saber a sua opinião. Lembre-se, um problema não pode ser resolvido a menos que seja levado ao conhecimento de alguém. Se vir ou suspeitar de uma violação dos nossos Código , as políticas da empresa ou a lei, é seu dever falar e denunciá-lo à gerência, TPO ou à Linha de Ajuda de Ética. A Linha de Apoio está disponível para qualquer pessoa que tenha uma relação de trabalho com a empresa.
Além disso, pode contactar o Gabinete de Ética da FIS em fisethicsoffice@fisglobal.com com as suas preocupações. A FIS tem tolerância zero para retaliações.