A Linha de Apoio de Ética da FIS é um sistema de comunicação confidencial operado em nome da FIS pela NAVEX e é fornecido pela FIS para permitir que colegas e indivíduos fora da empresa para fazer perguntas ou comunicar infrações reais ou suspeitas das políticas da empresa, incluindo o Código de Conduta e Ética Empresarial da FIS (o "Código"), ou leis e regulamentos locais. A Linha de Apoio de Ética da FIS oferece a opção de comunicar anonimamente, quando permitido pela legislação local.

Em relação aos dados que fornece através da Linha de Apoio de Ética da FIS, Fidelity National Information Services, Inc. ("FIS") é o controlador. O endereço da FIS é 347 Riverside Avenue, Jacksonville, FL 32202, Estados Unidos da América.

O uso da Linha de Ajuda de Ética é totalmente voluntário, pois pode usar vários outros canais para relatar a sua preocupação (ou seja, como comunicar ao seu gerente de linha, Gabinete do Povo , ou para o Departamento de Conformidade Jurídica e Assuntos Corporativos, enviando um e-mail para o Gabinete de Ética da FIS em fisethicsoffice@fisglobal.com).

Em determinados países, a FIS só pode aceitar através da Linha de Ajuda de Ética comunicações relativas a questões financeiras, contabilísticas, de auditoria ou de suborno. Se a sua preocupação estiver relacionada com um assunto que, de acordo com a legislação local, pode não ser aceite pela FIS através da Linha de Ajuda de Ética, terá de contactar o Gabinete de Ética da FIS em fisethicsoffice@fisglobal.com .

Tenha em conta que as informações que fornecer sobre si, os seus colegas ou qualquer aspeto das nossas operações podem resultar em decisões que afetem terceiros. Assim, pedimos-lhe que apenas forneça informações que, tanto quanto é do seu conhecimento, sejam corretas e factuais.

A FIS tem uma política rigorosa de não retaliação para qualquer comunicação feita de boa-fé, mesmo que mais tarde se revele incorreta. Ao fazer uma comunicação de boa-fé ou por comunicar uma investigação, os colegas não devem temer demissão ou retaliação de qualquer tipo. Para fins de comunicação de violações reais ou suspeitas do Código ou de qualquer lei, regra ou regulamento aplicável, "boa-fé" é definida como ter motivos razoáveis no momento em que uma comunicação é feita, com base nas circunstâncias e informações disponíveis, para acreditar que as informações contidas na comunicação são verdadeiras. No entanto, fornecer conscientemente informações falsas ou enganosas pode resultar em consequências, incluindo processos disciplinares até e incluindo a rescisão.

A menos que opte por permanecer anónimo, quando permitido pela legislação local, ser-lhe-á pedido que forneça as seguintes informações:

• Primeiro e último nome
• Endereço de e-mail
• Número de telefone

Além disso, a FIS irá solicitar que forneça o nome e o título de todos os indivíduos que está a comunicar e uma descrição da suspeita de infração legal ou de conformidade (incluindo anexos, se houver, que apoiem a sua comunicação).

A FIS também solicita informações sobre a sua localização e o local onde o evento ocorreu para que quaisquer leis locais aplicáveis possam ser aplicadas na recolha de informações e na realização de qualquer investigação. A FIS também solicita informações sobre a hora em que o incidente ocorreu e como tomou conhecimento do incidente. A FIS pode recolher informações de terceiros durante qualquer investigação subsequente.

Se fornecer informações numa Conversa ao Vivo, o conteúdo da conversa poderá ser gravado ou guardado.

As informações que fornecer serão tratadas confidencialmente na medida do permitido por lei e na medida do possível para conduzir uma investigação completa sobre as suas preocupações. Encorajamo-lo a identificar-se para facilitar qualquer acompanhamento necessário.

Depois de terminar a sua comunicação, recebe uma chave de comunicação e ser-lhe-á solicitado que crie uma palavra-passe. Necessitará de ambos para aceder ao assunto que denunciou.

A menos que tenha indicado o contrário ou a menos que seja exigido por lei, as perguntas e comunicações apresentadas através da Linha de Apoio à Ética só serão utilizadas e analisadas por aqueles indivíduos que necessitem de aceder à informação para cumprir os seus deveres profissionais. As comunicações da Linha de Apoio de Ética da FIS são encaminhados pela NAVEX ao Gabinete de Ética da FIS para análise posterior.

O Gabinete de Ética da FIS irá avaliar as informações que forem fornecidas e poderá realizar uma investigação. Em alguns casos, se a natureza das alegações o exigir, o assunto será transferido para o Gabinete do Povo para conduzir uma investigação de acordo com os seus protocolos de investigação padrão.

A sua cooperação e assistência em qualquer investigação podem ser necessárias para realizar uma análise completa das suas preocupações. Caso uma investigação indique a ocorrência de uma infração às políticas da empresa (incluindo o Código) ou à regulamentação ou legislação aplicável, a FIS irá tomar as ações que considerar apropriadas consoante as circunstâncias.

Dependendo da natureza do assunto, o Gabinete de Ética da FIS pode comunicar a questão ou reportar ao pessoal adequado da FIS para ajudar na investigação e resolução da sua comunicação, como o pessoal do Gabinete de Pessoas, do Departamento de Conformidade Jurídica e Assuntos Corporativos, da Auditoria Interna, da Segurança da Informação e/ou do Departamento Financeiro.

Dependendo da natureza do assunto, pode não ser possível para a FIS compartilhar o resultado da sua investigação consigo.

Tenha em conta que, devido à legislação aplicável, as pessoas que identificar através da Linha de Ética podem vir a ser informadas sobre o facto de ter sido apresentada uma comunicação. Na medida do razoavelmente possível, a FIS não o identificará; no entanto, pode ser necessário que a sua identidade seja divulgada para investigar completamente as suas preocupações. Todos os indivíduos que identificar terão o direito de responder ou corrigir as informações comunicadas por si.

A FIS proíbe retaliações contra qualquer indivíduo que faça uma comunicação na Linha de Ajuda de Ética ou participe de uma investigação relacionada. A retaliação é uma infração grave da política. Os indivíduos que cometam atos retaliatórios estarão sujeitos a ações disciplinares, que podem incluir a rescisão do contrato de trabalho. Se acredita que está a ser alvo de retaliação, deve comunicar isto, imediatamente, ao Gabinete do Povo ou ao Gabinete de Ética em fisethicsoffice@fisglobal.com.

Não forneça quaisquer dados sobre si ou sobre qualquer outra pessoa relacionados com origem racial ou étnica, opiniões políticas, crenças religiosas ou filosóficas, filiação sindical, dados relacionados com a saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual de uma pessoa, a menos que essas informações constituam um elemento essencial da sua comunicação.

A FIS trata os seus dados pessoais:

• para administrar a Linha de Ajuda de Ética e avaliar e acompanhar as submissões à Linha de Ajuda de Ética;
• para investigar alegadas infrações;
• para tomar todas as medidas de acompanhamento necessárias após a conclusão de uma investigação;
• para criar comunicações anónimas para a Equipa Executiva da FIS e para a Comissão de Auditoria do Conselho de Administração.

No contexto do funcionamento da Linha de Apoio à Ética, a FIS baseia-se nas seguintes bases legais para o tratamento de dados pessoais:

• O seu consentimento para processar a comunicação submetida por si (isto diz respeito a dados pessoais que o identificam como denunciante);
• O nosso interesse legítimo em investigar a sua comunicação e tomar quaisquer medidas de acompanhamento após a conclusão dessa investigação (isto está relacionado com dados pessoais que identificam as pessoas sobre as quais está a comunicar). O nosso interesse legítimo é garantir que a FIS está ciente e responde a todas as suspeitas de infrações da lei/regulamentos aplicáveis e do nosso Código e proteger a nossa marca e reputação.
• Em alguns casos, a FIS também processa dados pessoais na Linha de Ajuda de Ética para a conformidade de uma obrigação legal à qual a FIS está sujeita (por exemplo, legislação de comunicação) e/ou porque esse tratamento é necessário para a declaração, o exercício ou a defesa de um direito num processo judicial.

Os dados pessoais são recolhidos para as finalidades acima referidas (ou para fins secundários quando estão estreitamente relacionados, por exemplo, armazená-los) e só serão partilhados numa base estrita de necessidade de conhecimento com:

• Pessoal designado no Gabinete de Ética da FIS, responsável pela administração e gestão da Linha de Apoio à Ética;
• Pessoal da FIS responsável por investigar alegadas irregularidades comunicadas através da Linha de Apoio de Ética e/ou por tomar as medidas necessárias para dar seguimento a qualquer investigação, tais como instaurar processos disciplinares ou processos legais (por exemplo, pessoal do Gabinete de Pessoas ou do Departamento de Conformidade Jurídica e Assuntos Corporativos);
• Autoridades públicas, governo, agências reguladoras ou fiscais quando for necessário cumprir uma obrigação legal ou regulamentar à qual a entidade FIS relevante esteja sujeita, conforme permitido pela legislação local aplicável;
• NAVEX que opera a Linha de Ajuda de Ética em nome da FIS;
• Revisores oficiais de contas, revisores oficiais de contas forenses e/ou consultores jurídicos externos contratados pela FIS.

Chamadas e comunicações online para a Linha de Ajuda de Ética são recebidas em nome da FIS pela NAVEX. A NAVEX está sediada nos Estados Unidos com servidores localizados em diferentes países.

Os direitos de acesso detalhados acima envolvem a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (incluindo jurisdições fora da União Europeia) nas quais a FIS opera. A FIS processará os seus dados pessoais de acordo com a lei aplicável na sua jurisdição. Quando a FIS transfere os seus dados pessoais, a FIS assegura-se de que é fornecido um nível adequado de proteção para os dados pessoais utilizando uma ou mais das seguintes abordagens:

• As transferências internas de dados pessoais com afiliadas da FIS são regidas por um Acordo de Processamento e Transferência de Dados Intra-Grupo que inclui Cláusulas Contratuais Padrão aprovadas pela Comissão Europeia, um Adendo de Transferência Internacional do Reino Unido, bem como cláusulas modelo emitidas em outros países para legitimar transferências de dados;
• A transferência de dados pessoais com o fornecedor externo que opera a Linha de Apoio de Ética (NAVEX) é regida por um Acordo de Processamento de Dados que inclui as Cláusulas Contratuais Padrão, conforme aprovado pela Comissão Europeia, e um Adendo de Transferência Internacional do Reino Unido, a NAVEX também é certificada sob a estrutura de privacidade de dados UE-EUA.

No que diz respeito ao processamento de perguntas e comunicações da Linha de Apoio de Ética, tem os seguintes direitos de privacidade e proteção de dados:

• Pode solicitar o acesso, correção, atualização ou eliminação dos seus dados pessoais;
• Pode opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais, solicitar à FIS que restrinja o tratamento dos seus dados pessoais, ou solicitar a portabilidade dos seus dados pessoais;
• Se a FIS tiver recolhido e processado os seus dados pessoais com o seu consentimento, pode retirar o seu consentimento a qualquer momento, sujeito às exceções permitidas ou exigidas ao abrigo das leis de proteção de dados aplicáveis. A retirada do seu consentimento não afetará a licitude de qualquer processamento FIS realizado antes da sua retirada, nem afetará o processamento dos seus dados pessoais conduzido com base em fundamentos de processamento lícitos, que não o consentimento;
• Tem o direito de reclamar junto de uma autoridade de proteção de dados sobre a recolha e utilização dos seus dados pessoais pela FIS;
• Para indivíduos na China, tem o direito de solicitar que a FIS explique as regras estabelecidas neste Aviso de Privacidade (direito de explicar as regras de processamento). Os familiares próximos de uma pessoa falecida têm o direito de aceder, fazer cópias, corrigir ou apagar os dados pessoais da pessoa falecida, salvo disposição em contrário da pessoa falecida antes da sua morte.

Os seus direitos podem ser limitados, por exemplo, se o cumprimento de um pedido revelar dados pessoais sobre outra pessoa, ou se o tratamento for exigido por lei.

Para exercer qualquer um dos seus direitos de privacidade e proteção de dados descritos acima, clique em aqui para preencher o Formulário de Direitos do Titular dos Dados do FIS ou enviar um e-mail para Privacidade do FIS & Gabinete de Proteção de Dados através de DataRights@fisglobal.com .

A FIS não tolera qualquer retaliação contra quem, de boa-fé, exerça qualquer um destes direitos.

A FIS reterá as informações submetidas de acordo com a Política de Gerenciamento de Registos e o Cronograma de Retenção de Registos da FIS.

Quaisquer informações que submeter sem necessidade de resposta às suas questões ou para a investigação da sua preocupação podem ser eliminadas ou arquivadas, conforme permitido pela legislação local. Além disso, depois de termos respondido à sua questão ou concluído qualquer investigação, todas as informações que tiver submetido serão eliminadas ou arquivadas conforme requerido pela legislação local. A FIS pode reter perguntas e comunicações anonimizadas por razões estatísticas.

A FIS utiliza medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais. A FIS implementa controlos de acesso adequados para que os seus dados pessoais só sejam acessíveis com base na necessidade de conhecimento.

Para obter mais informações sobre as medidas de segurança aplicadas pela NAVEX na Linha de Ajuda Ética, leia a declaração de privacidade .

Se tiver dúvidas, preocupações, comentários ou reclamações sobre a forma como a FIS trata os seus dados pessoais, contacte o Gabinete de Privacidade e Proteção de Dados da FIS em privacyoffice@fisglobal.com . Em alternativa, tem o direito de apresentar uma reclamação junto de uma autoridade de supervisão competente para o seu país.

O Responsável pela Proteção de Dados e Representante da FIS (Fidelity Information Services Operations GmbH) pode ser contactado através do seguinte endereço: Data.Protection@fisglobal.com .