O nástroji EthicsPoint
Podávanie hlásení – všeobecné informácie
Bezpečnosť a dôvernosť pri podávaní hlásení
Tipy a osvedčené postupy
O nástroji EthicsPoint
Čo je nástroj EthicsPoint?
EthicsPoint je komplexný a dôverný nástroj na podávanie hlásení, ktorý vytvorila spoločnosť NAVEX, aby umožnil vedeniu a zamestnancom spolupracovať v boji proti podvodom, zneužitiam a inému neprípustnému správaniu na pracovisku a zároveň vytvárať pozitívne pracovné prostredie v rámci organizačnej kultúry spoločnosti NEMAK.
Prečo spoločnosť Nemak potrebuje systém, akým je EthicsPoint?
- Naši zamestnanci sú to najdôležitejšie, čo máme. Vytváraním otvorených komunikačných kanálov podporujeme pozitívne pracovné prostredie a maximalizujeme produktivitu.
- Efektívny systém podávania hlásení posilní naše ďalšie snahy, ktorých cieľom je podporiť kultúru integrity a etického rozhodovania.
- Tento systém nám umožňuje riešiť správanie, ktoré je v rozpore s našimi firemnými hodnotami: Rešpekt a zodpovednosť, dôvera a spolupráca, inovácie a zameranie na zákazníka.
Podávanie hlásení – všeobecné informácie
Môžem nahlásiť incident prostredníctvom internetu alebo telefonicky?
Áno. Nástroj EthicsPoint vám umožňuje podať dôverné, anonymné hlásenie prostredníctvom telefónu alebo internetu.
Aké typy situácií by som mal/-a nahlasovať?
Systém EthicsPoint umožňuje zamestnancom nahlásiť akékoľvek porušenie nášho vyhláseného Kódexu správania alebo inej obavy, ktorú môžete mať a súvisí s porušením našej organizačnej kultúry.
Ak zistím porušenie, nestačí nahlásiť ho nadriadenému, bezpečnostnému oddeleniu alebo personálnemu oddeleniu a nechať riešenie na nich?
Ak spozorujete správanie, ktoré podľa vás porušuje náš kódex správania alebo organizačnú kultúru, očakávame, že ho ohlásite. V ideálnom prípade by ste mali ohlásiť akékoľvek obavy svojmu priamemu nadriadenému alebo inému členovi tímu vedenia. Uznávame však, že sa môžu vyskytnúť okolnosti, pri ktorých nebudete chcieť oznámiť daný problém týmto spôsobom. Kvôli týmto okolnostiam sme uzatvorili partnerstvo so spoločnosťou NAVEX. Budeme radšej, ak podáte anonymné hlásenie, než aby ste si nechali informácie pre seba.
Prečo by som mal/-a nahlásiť to, o čom viem? Čo z toho budem mať?
My všetci máme právo pracovať v pozitívnom prostredí a toto právo sprevádza povinnosť konať etickým spôsobom a informovať príslušné osoby v prípade, že niekto koná nevhodne. Ak budeme spolupracovať a konať v súlade s firemným hodnotami, dokážeme zachovať zdravé a produktívne prostredie. A nevhodné podnikové správanie môže ohroziť samotnú existenciu celej spoločnosti.
Naozaj odo mňa vedenie chce, aby som podával/-a hlásenia?
Určite áno. V skutočnosti potrebujeme, aby ste podávali hlásenia. Vy viete, čo sa v našej spoločnosti deje – to dobré, aj to zlé. Možno ste prvý či prvá, kto vie o činnosti, ktorá môže byť dôvodom na obavu. Vaše hlásenie môže minimalizovať potenciálny negatívny vplyv na spoločnosť a našich ľudí. Kladný vstup môže taktiež pomôcť určiť problémy, ktorých vyriešenie zlepší firemnú kultúru a výkon.
Kam sa tieto hlásenia posielajú? Kto k nim má prístup?
Hlásenia sa odosielajú priamo na zabezpečený server systému EthicsPoint. Spoločnosť NAVEX sprístupňuje tieto hlásenia len určitým osobám v spoločnosti, ktoré majú na starosti posúdenie hlásenia, a to na základe typu porušenia a miesta incidentu. Každý z týchto príjemcov hlásení bol vyškolený v tom, aby ich uchovával v najprísnejšej dôvernosti.
Nie je tento systém len ďalším spôsobom, ako na mňa dozerať?
Nie. Systém EthicsPoint je pozitívnym aspektom našej celkovej filozofie a umožňuje nám zaistiť bezpečné, chránené a etické pracovné prostredie. V prípade etických dilem vám odporúčame vyhľadať pomoc, poskytnúť pozitívne návrhy alebo ohlásiť obavu. Efektívna komunikácia je na súčasnom pracovisku mimoriadne dôležitá a toto je výborný nástroj na jej zlepšenie.
Starostlivo sme vybrali ten najlepší nástroj na podávanie hlásení s cieľom splniť naše povinnosti dodržiavania predpisov a zároveň vytvoriť pozitívne prostredie na podávanie hlásení.
Bezpečnosť a dôvernosť pri podávaní hlásení
Viem, že každé hlásenie, ktoré pošlem z počítača spoločnosti, vytvorí záznam na serveri, v ktorom sa zobrazí každá webová stránka, ku ktorej sa pripojí môj počítač. Nebude ma tak možné identifikovať ako pôvodcu hlásenia?
NAVEX nevytvára ani neuchováva žiadne záznamy interných spojení s IP adresami. Nie sú tak k dispozícii žiadne údaje spájajúce váš počítač so systémom EthicsPoint.
Ak si neželáte podať hlásenie prostredníctvom pracovného počítača, môžete použiť počítač mimo pracovného prostredia (napríklad počítač umiestnený v internetovej kaviarni alebo v dome priateľa) prostredníctvom zabezpečenej stránky EthicsPoint. Mnoho ľudí si vyberá túto možnosť, keďže údaje spoločnosti NAVEX ukazujú, že počas pracovných hodín sa vygeneruje menej ako 12 % hlásení.
Môžem podať hlásenie z domu a naďalej zostať v anonymite?
Vytvorenie hlásenia z domu, susedovho počítača alebo akéhokoľvek internetového portálu bude taktiež bezpečné a anonymné. Internetový portál nikdy neidentifikuje návštevníka podľa prihlasovacieho mena a systém EthicsPoint odstraňuje internetové adresy, takže anonymita je dokonale zaručená.
Obávam sa, že informácie, ktoré poskytnem do systému EthicsPoint, nakoniec prezradia moju totožnosť. Ako mi zaručíte, že sa tak nestane?
Systém EthicsPoint chráni vašu anonymitu. Ak si však želáte zostať v anonymite, vy – ako nahlasujúci subjekt – musíte zaistiť, aby v texte hlásenia nebola náhodou odhalená vaša totožnosť. Napríklad „z môjho miesta pri Jánovi Kováčovi...“ alebo „za mojich 33 rokov…“.
Je bezplatná telefónna linka rovnako dôverná a anonymná?
Áno. Budete požiadaní o poskytnutie tých istých informácií, ktoré by ste poskytli pri vypĺňaní hlásenia cez internet. Operátor telefónnej linky vyplní vaše odpovede na webovú stránku EthicsPoint. Tieto hlásenia sú pri podaní chránené rovnakými bezpečnostnými opatreniami.
Čo mám robiť, ak chcem v hlásení uviesť svoje meno?
V hlásení je časť, kde môžete uviesť svoje údaje, ak si to želáte.
Tipy a osvedčené postupy
Viem o niektorých osobách, ktoré konajú neeticky, ale priamo sa ma to netýka. Prečo sa mám obťažovať a nahlásiť to?
Naša spoločnosť podporuje etické správanie. Každé neetické konanie na akejkoľvek úrovni v konečnom dôsledku škodí spoločnosti a všetkým jej zamestnancom vrátane vás. Stačí, ak sa zamyslíte len nad tým, čo sa stalo v nedávnych firemných škandáloch, aby ste pochopili, aké katastrofálne dôsledky môže mať zlyhanie v etike na inak zdravú spoločnosť. Ak viete o akýchkoľvek incidentoch neprípustného správania či porušeniach etiky alebo konaní v rozpore s našou organizačnou kultúrou, považujte za svoju povinnosť voči sebe a vašim spolupracovníkom nahlásiť ich.
Nie som si istý/-á, či to, čo som videl/-a alebo počul/-a, je porušením zásad spoločnosti alebo neetickým správaním. Jednoducho sa mi zdá, že to nie je správne. Čo mám robiť?
Podať hlásenie. Systém NAVEX vám pomôže pripraviť a podať hlásenie tak, aby sa dalo správne pochopiť. Budeme radšej, keď nahlásite udalosť, ktorá sa nakoniec ukáže ako neškodná, ako keby ste nechali možné neetické správanie bez povšimnutia.
Čo ak sa na porušovaní podieľa môj nadriadený alebo iní vedúci pracovníci? Nedostanú toto oznámenie a nezačnú zametať stopy?
Systém a distribúcia hlásení EthicsPoint zabezpečujú, aby strany, na ktoré sa poukázalo v hlásení, o tom neboli upovedomené ani nezískali prístup k hláseniam, v ktorých boli menované.
Čo mám robiť, ak si po odoslaní hlásenia spomeniem na niečo dôležité? Alebo čo ak má spoločnosť ďalšie otázky týkajúce sa môjho hlásenia?
Keď vyplníte hlásenie na webovej stránke systému EthicsPoint alebo prostredníctvom telefonického centra EthicsPoint, dostanete náhodne generované číslo, ktoré sa nazýva „kľúč hlásenia“, a zobrazí sa výzva na výber hesla. Ak chcete pridať ďalšie podrobnosti alebo zodpovedať otázky zástupcu spoločnosti, do systému EthicsPoint sa môžete cez internet alebo telefonicky znova prihlásiť a otvoriť si pôvodné hlásenie. Dôrazne vám odporúčame, aby ste sa do systému prihlásili v čase, ktorý je vyhradený na zodpovedanie otázok spoločnosti. Takto ste so spoločnosťou začali „anonymný dialóg“, v ktorom sa problémy nielen identifikujú, ale aj riešia, bez ohľadu na ich zložitosť.
Sú doplňujúce informácie pridané k hláseniam zabezpečené rovnako ako pôvodné hlásenia?
Všetka korešpondencia v systéme EthicsPoint sa uchováva pod prísnym utajením, ktoré je rovnako anonymné ako v pôvodnej správe.
Čo mám robiť, ak stratím kľúč hlásenia alebo zabudnem vytvorené heslo?
Ak stratíte kľúč hlásenia alebo heslo, budete musieť podať nové hlásenie, aby sa zaistilo zachovanie bezpečnosti a dôvernosti. V novom hlásení uveďte, že súvisí s hlásením, ktoré ste odoslali skôr.
Môžem hlásenie vyplniť aj v prípade, že nemám prístup na internet?
Hlásenie v systéme EthicsPoint môžete vyplniť z akéhokoľvek počítača s prístupom na internet. Môžete ho vyplniť z domu. Na mnohých verejných miestach, napríklad v knižniciach, sú počítače s internetovým pripojením. Ak nemáte prístup k počítaču alebo vám nie je používanie počítača príjemné, môžete zavolať na bezplatnú horúcu linku EthicsPoint, ktorá je k dispozícii 24 hodín denne, 365 dní v roku.