Endişenizi dile getirmek, yasalara, uygunluk, politika veya etik konusunda bir soru sormaktır; bir şeyle ilgili endişeleri dile getirmektir; uygunsuz davranışları ya da suiistimalleri bildirmektir. Medtronic, endişelerin açık ve dürüst bir şekilde iletilmesini teşvik eder ve Voice Your Concern Politikası, dürüstlük ve etikle ilgili sorunları, bu sorunları çözmenin daha kolay olduğu erken zamanlarda ortaya çıkarmamıza ve ele almamıza yardımcı olur. Bir endişenin nerede dile getirileceği, bir dereceye kadar konunun niteliğine ve ilgili kişilere bağlıdır. Çoğu durumda, yöneticiniz, yerel Çalışan İlişkileri temsilciniz veya faaliyet biriminizdeki veya coğrafyanızdaki başka bir güvenilir iş ortağı soruna en yakın olandır ve hızlı yanıt almak için en iyi adres olabilir.

Konuya veya ilgili kişilere bağlı olarak, yerel raporlama her zaman mantıklı olmayabilir veya rahatsız edici olabilir. Diğer seçenekler şunlardır:

• Faaliyet birimi veya coğrafya uyumluluğu
• Medtronic hukuk danışmanı
• Medtronic Etik ve Uyumluluk Ofisi

Ayrıca, bağımsız bir şirket tarafından işletilen 24 saat ücretsiz veya çevrimiçi bir hizmet olan Voice Your Concern Hattını da kullanabilirsiniz. Anonim raporlamanın kullanımı coğrafyanızdaki yasalara bağlıdır.

VOICE YOUR CONCERN HATTI

• http://www.voiceyourconcernline.com
• ABD, Kanada ve Porto Riko: 1-800-488-3125'i arayın
• Diğer Tüm Coğrafyalar: Belirli arama yönergeleri için http://www.voiceyourconcernline.com adresini ziyaret edin. Bulunduğunuz ülkeyi seçin ve telefonla veya çevrimiçi olarak bildirimde bulunmak için yönergeleri izleyin.

İnsanlar "hiçbir şey olmayacağına" inandıkları için endişelerini dile getirmeyebilirler. Medtronic, potansiyel bir sorun hakkında iyi niyetli bir endişeyi dile getiren çalışanlara yanıt verme konusunda kararlıdır. Bununla birlikte, ilgili kişilerin gizliliğini korumak için, bir araştırmanın ayrıntılarını veya sonucunu çalışanlarla her zaman paylaşamayabiliriz. Yerel olarak bir endişeyi yönetime bildirdiyseniz ve durumun çözülmediğini düşünüyorsanız, sorunu daha yüksek yönetime iletmeli, Etik ve Uyumluluk Ofisi ile iletişime geçmeli veya raporunuzu ve endişelerinizi Voice Your Concern Hattına göndermelisiniz.

Uygunsuz davranışlar görürseniz, duyarsanız veya başka bir şekilde bu tür davranışlar öğrenirseniz konuyu yüksek sesle dile getirmelisiniz. Bu temel kural, dünyanın herhangi bir yerinde Medtronic için veya adına çalışan herkes için geçerlidir. Bildiğiniz uygunsuz davranışları bildirmezseniz Davranış Kurallarımızın önemli bir şartını ihlal etmiş olursunuz ve disiplin cezasına tabi olabilirsiniz.

Yüz yüze tartışmalar genellikle en iyisidir ancak biriyle yüz yüze konuşmaktan rahatsız olabileceğiniz veya anonim kalmayı tercih ettiğiniz zamanlar olabilir.

Voice Your Concern Hattı, endişelerinizi her yerde, her zaman bildirmenizi sağlar ve çoğu coğrafyada anonim olarak bir rapor oluşturabilirsiniz. Voice Your Concern Hattını ararken veya endişenizi web tabanlı form aracılığıyla bu hatta bildirirken adınızı veya sizi tanımlayabilecek diğer bilgileri vermeniz gerekmez. Tüm aramalar ve elektronik web raporları için arayanın/kullanıcının kimliğinin belirlenmesi engellenmiştir, ayrıca web sitesi üçüncü tarafların sunucularında bulunduğundan raporunuzu göndermek için Medtronic dahili ağına erişmeniz gerekmez.

Anonim kalmayı seçerseniz, Medtronic'in soruşturması ve yanıtı sınırlı olabilir. Müfettişlerin bir soruşturma yürütmek için rapor hakkında yeterli bilgiye sahip olmaları gerekir. Daha sonra kimliğinizi açıklamayı seçerseniz Medtronic tüm raporları gizlilikle ele alacak ve gizliliğinizi korumak için çaba gösterecektir.

İster anonim kalmayı isterseniz kimliğinizi açıklamayı seçin Medtronic raporu gizlilikle ele alacak ve gizliliğinizi korumak için elinden geleni yapacaktır.

Bazı durumlarda, soruşturma sırasında kimliğiniz açığa çıkabilir. Ayrıca, Medtronic'in bildirilen uyumluluk sorunları hakkındaki bilgileri üçüncü taraflara sunma konusunda yasal bir yükümlülüğü olduğu zamanlar olabilir. Böyle durumda, Medtronic kimliğinizi korumak için her türlü çabayı gösterecektir. Medtronic'in endişesini dile getiren veya iyi niyetli bir suistimalden şüphelendiğini bildiren kişilere misilleme yapılmasına müsamaha göstermediğinden emin olabilirsiniz.

Tavsiye isteyen, endişesini dile getiren veya iyi niyetli bir suistimalden şüphelenen herhangi bir çalışan doğru olanı yapmaktadır. Medtronic bu kişiye misilleme yapılmasına müsamaha göstermeyecektir. Misilleme eyleminde bulunan herkes, şirket içindeki itibarına bakılmaksızın, işten çıkarma dahil olmak üzere her türlü disiplin cezasıyla karşı karşıya kalacaktır.

Etik veya uyumluluk ile ilgili bir sorunu gündeme getiren, sizin veya tanıdığınız birinin misillemeye maruz kaldığını düşünüyorsanız derhal Etik ve Uyumluluk Kaynaklarınızdan biriyle iletişime geçin.

Medtronic Davranış Kuralları, politikalar, prosedürler veya yasalar ile ilgili olası uygunsuz davranışları veya diğer ihlalleri her gördüğünüzde, duyduğunuzda veya öğrendiğinizde, endişenizi mümkün olan en kısa sürede dile getirmelisiniz. Çalışanların endişelerini dile getirmesi için burada listelenenler dahil birçok kaynak kullanıma sunulmuştur. Etik veya uyumluluk konusundaki bir endişeyi dile getirmek için tavsiyeye ihtiyacınız varsa bunu da dile getirmeniz önemlidir. Zamanında yapılan bildirimler erken müdahaleye izin verebilir ve küçük bir sorunun daha büyük bir soruna dönüşmesini engelleyebilir.

Önemli uygunsuz davranışlar derhal bildirilmelidir. Önemli uygunsuz davranışlar şu durumlardan biri olabilir:

• potansiyel olarak yasa dışı olmak; örneğin, dolandırıcılığı veya komisyon almayı yasaklayan yasaların olası bir ihlali;
• Davranış Kurallarımızın veya Medtronic politikalarımızın ihlali; örneğin, İş Davranış Standartlarımız veya Kalite Politikamız;
• Medtronic'i, çalışanlarını, görevlilerini veya yöneticilerini yükümlülüğe sokmak; veya
• Medtronic'in itibarını zedelemek.

Medtronic adına bir şey yaparken potansiyel olarak uygunsuz bir davranışa karışmış olabileceğinize inanıyorsanız endişenizi dile getirmelisiniz. Tüm Medtronic çalışanlarının ve temsilcilerinin işleri için geçerli olan yasaları ve şirket politikalarını bilmeleri ve bu politikalara uymaları beklenir.

Başka bir kişiden uygunsuz davranış potansiyeli barındıran bir bilgi alırsanız endişenizi dile getirmelisiniz. Bazen yöneticiler doğrudan raporlardan potansiyel uygunsuz davranışları öğrenirler veya çalışanlar diğer kaynaklardan gelen şüpheli uygunsuz davranışları duyarlar. Potansiyel uygunsuz davranışlar hakkında bilgi edinirseniz endişenizi dile getirmelisiniz.

Endişenizi dile getirmek için kullandığınız kaynak ne olursa olsun aşağıda bildirmeniz gereken sorun türlerine bazı örnekler verilmiştir:

• Ürün satın almalarınız teşvik etmek veya ödüllendirmek için müşteriye sunulan veya verilen avantajlar sağlamak;
• Devlet memurlarına, müşterilere veya diğerlerine rüşvet verme veya rüşvet verme girişiminde bulunmak;
• Komisyon almayı veya izin verilmeyen hediyeleri kabul etmek veya bunları vermek;
• Onaylanmamış (etiket dışı) kullanımlara yönelik ürünlerin Medtronic promosyonu olarak verilmesi;
• Bir devlet kuruluşuna, özellikle de herhangi bir devlet sağlık programından yararlanma başvurusu yaparken herhangi bir yanlış beyanda bulunulması;
• Bir Medtronic çalışanının veya Medtronic adına hareket eden birinin, uygunsuz davranış nedeniyle ABD federal hükümet programlarıyla çalışmaya uygun olmaması;
• Hırsızlık, dolandırıcılık, zimmete para geçirme veya gizli bilgilerin ifşası dahil olmak üzere Medtronic fonlarının veya mallarının kötüye kullanılması;
• Geçerli muhasebe standartlarına, politikalarına veya finansal raporlama gereksinimlerine uyulmaması;
• Kişisel kimlik bilgilerinin korunmasının ihlali;
• Fiyatlandırma veya diğer mülkiyet bilgilerinin rakiplerle paylaşılması veya rekabet karşıtı diğer davranışlar;
• Araştırma, geliştirme, üretim veya ürün kalitesi verilerinin tahrif edilmesi;
• Endişesini bildiren herhangi bir çalışana karşı misilleme yapılması;
• Ayrımcılık, taciz veya işyeri şiddeti;
• Diğer yasa, yönetmelik veya politika ve prosedürlerin ihlali.

Medtronic, çalışanların endişelerini dile getirmesini gerekli kılarken bazı Avrupa Birliği ülkeleri ve diğer ülkeler, Voice Your Concern hattı gibi mekanizmalar aracılığıyla raporlama konusunda yasal veya düzenleyici kısıtlamalara sahiptir. Bu kısıtlamalara örnek olarak şunlar verilebilir:

• Muhasebe, iç muhasebe kontrolleri, denetim konuları, rüşvet, bankacılık veya mali suçlara ilişkin sorunlarla sınırlı raporlama.
• Rapora konu olan çalışanın düzeyine ilişkin kısıtlamalar.
• Anonim raporlamaya ilişkin yasaklar.

Medtronic, olası uygunsuz davranışları bildirmenin yanı sıra şunları yapmanızı beklemektedir:

• başkalarını endişelerini dile getirmeleri için her zaman teşvik edin (ve onları bundan asla caydırmayın);
• uygunsuz davranışla suçlanan herkesin haklarını ve endişelerini korumaya dikkat edin;
• herhangi bir iç soruşturma sırasında dürüst, samimi, açık sözlü ve tam işbirliği içinde olun;
• bildirimde bulunan birine asla misilleme yapmayın.

Söz konusu davranışa dahil olsak bile, hepimizin yasaları veya şirket politikasını ihlal etmiş olabilecek davranışları bildirme yükümlülüğü vardır. Bir yasayı veya politikayı ihlal etmiş olabileceğinize inanıyorsanız, en iyi yol sorunu gündeme getirerek çözüme kavuşturmaktır.

Voice Your Concern Hattı bağımsız bir şirket tarafından işletilmektedir; şirketin operatörleri Medtronic tarafından istihdam edilmemektedir. Endişenizi İngilizce dışında başka bir dilde raporlamaya ihtiyacınız olması halinde yardımcı olmak adına çevirmenler de bulunmaktadır. Bir çevirmenin yerini tespit etmek birkaç dakika sürebilir, bu yüzden lütfen telefonu kapatmayın. Kimliğinizi açıklamayı veya çoğu coğrafyada anonim kalmayı seçebilirsiniz. Aramanızı izlemek veya kaydetmek için hiçbir işlem yapılmaz. Adınızı vermeyi seçerseniz raporunuz gizli bir şekilde ele alınır ve yalnızca adınızı bilmesi gerekenler bu konuda bilgilendirilir.

Voice Your Concern Hattının operatörü, endişenizin doğasını anlamak için size bir dizi soru soracaktır veya endişenizi web sitesi aracılığıyla bildirirseniz yazılmış soruları yazarak cevaplayacaksınız. Müfettişlerin dile getirilen sorunları kapsamlı biçimde ve zamanında gözden geçirebilmeleri için lütfen belirli ayrıntıları ifade edin.

Raporunuzu oluştururken en son bir Rapor Anahtarı ve bir Şifre alacaksınız. Talep halinde ek bilgi sağlamak ve soruları yanıtlamak amacıyla rapora erişebilmek için her ikisini de kaydettiğinizden emin olun.

Voice Your Concern Hattını işleten üçüncü taraf, raporu bilgileri inceleyecek olan Voice Your Concern Program Yöneticisine gönderir. Rapor bir soru veya yorum içeriyorsa birisi bu soru veya yoruma yanıt verir. Acil Durum İletişim Ofisi (OEC), raporun araştırılması gereken endişeler veya iddialar içerdiğini belirlerse bir müfettiş atanır. Müfettişler her vakayı tarafsızlık, dürüstlük, adalet, titizlik ve gizlilik ile zamanında yürüteceklerdir. Medtronic, raporlarda yer alan tüm tarafların haklarına saygı duyar ve tüm raporları gizlilik içinde ele alır. Hiç kimsenin suçlu olduğu varsayılmaz.

Soruşturmaya yardımcı olması adına ek bilgi taleplerimiz olabilir. Raporunuzda kendinizi tanıttıysanız, müfettiş gerektiğinde sizinle doğrudan iletişime geçmeye çalışacaktır.

Evet. Telefonla arayarak veya web sitesini kullanarak ulaşılabilen Voice Your Concern Hattının “takip” özelliğini kullandığınızdan emin olun. Bu özellik, sizin ve endişelerinizi araştıran kişinin, anonim olmasını isterseniz bu şekilde iletişim kurmanızı sağlar. Müfettiş sizden endişelerin kapsamlı ve zamanında araştırılması için gerekli olabilecek ek bilgiler isteyebilir. Bu özelliği müfettişe bilgi veya yeni gelişmeler sunmak için de kullanabilirsiniz. "Takip" özelliğine erişmek için, endişenizi ilettikten sonra tarafınıza verilen Rapor Anahtarını ve Şifreyi kaydetmeniz ve kullanmanız gerekir.

Endişenizi destekleyecek belgeler, endişenizi dile getirme biçiminize bağlı olarak çeşitli şekillerde iletilebilir. Yöneticinizle, İK ile veya bir hukuk ya da uyumluluk çalışanıyla konuşmayı seçerseniz bu kişilerle belgelerinizi korumanın en iyi yolunu tartışın. Etik ve Uyumluluk Ofisine e-posta gönderiyorsanız belgelerinizi iletinize ekleyebilirsiniz. Endişenizi bildirmek için Voice Your Concern Hattını kullanıyorsanız web sitesini kullanarak belge yükleme seçeneği bulunur. Voice Your Concern web sitesini kullanamıyorsanız veya yüklenemeyen belgeleriniz varsa elinizde raporunuzda yer almayan belgeler olduğunu belirtmelisiniz. Raporu işleyen Medtronic çalışanı, bu bilgileri nasıl göndereceğiniz hakkında sizinle iletişime geçecektir.

Medtronic tüm raporları ciddiye almaktadır. Tüm raporlar, raporun niteliğine bağlı olarak konunun en iyi şekilde nasıl ele alınacağını ve çözüleceğini belirlemek için gözden geçirilir. Tüm endişeler için resmi bir soruşturma gerekmez. Konunun gerçekliğini belirlemek için daha fazla araştırma yapılmadan, sadece rapora dayanarak hiçbir zaman kimsenin “suçlu” olduğu varsayılmaz.

Tüm iddialar gözden geçirilecek ve uygun şekilde düzeltilecektir, ayrıca her bir olayı adil biçimde ele almak için olayla ilgili gerçeklere bakıyoruz. Bu durum, bir ihlalin nedenlerini, ilgili kişilerin iyi niyetlerini ve düzeltici eylemin zamanında yapılıp yapılmadığını gözden geçirmeyi içerir. Standartlar çoğu durumda kasıtlı ve önceden planlanmış uygunsuz davranışlar nedeniyle değil, basit hatalar nedeniyle ihlal edilir.

İncelemeler, iddiaların önemine, etkilenen iş operasyonlarının kapsamına, ilgili kişi sayısına ve gereken kanıt miktarına bağlı olarak değişebilir. Bazı incelemeler hızlı bir şekilde tamamlanırken diğerlerinin tamamlanması haftalar, aylar veya daha uzun süreler alabilir. Her durum benzersiz olsa da hepsi için tutarlı bir süreç kullanmaktayız. Bir inceleme ne kadar uzun sürerse sürsün, Medtronic her iddiayı ciddiye almaktadır.

Voice Your Concern Hattını aradığınızda veya web formu aracılığıyla bir rapor gönderdiğinizde size bir Rapor Anahtarı ve Şifre verilir. Bu anahtar ve şifre, raporunuzdaki ilerlemeyi izlemek ve atanan müfettişle iletişim kurmak amacıyla telefonla veya çevrimiçi olarak raporu takip etmenizi sağlar. Ek sorularınız, yorumlarınız veya belgeleriniz olduğunda veya müfettişler sizden ek ayrıntılar veya belgeler istediğinde bu özellik bu iki yönlü iletişimin gerçekleşmesini sağlar.

Çoğu durumda, bildirilen sorununuzun araştırılıp araştırılmadığı ve çözülüp çözülmediği size bildirilecektir. Voice Your Concern Hattını kullanarak endişenizi anonim olarak bildirirseniz Rapor Anahtarınızı ve Şifrenizi kullanarak telefonla veya çevrimiçi olarak raporunuzun durumunu kontrol edebilirsiniz. Medtronic'in ne tür bilgiler sağlayabileceği konusundaki yasal ve diğer kısıtlamalar olduğunu bilmelisiniz.

Her durum benzersiz olsa da hepsi için tutarlı bir süreç kullanmaktayız. İddiaları veya endişeleri doğrulayamazsak, harekete geçmemiz gerekmediğini belirleyebiliriz. Diğer durumlarda, iyi niyetle yapılmış hatalar veya karar vermede küçük hatalar meydana geldiğini görebiliriz. Önceliğimiz durumu düzeltmek ve bir daha yaşanmaması için gerekli eğitim ve takip desteğini sağlamaktır. Yelpazenin diğer ucunda, hükümete kendi kendimizi raporlamamız gerekebilir. Gerçeklerle desteklendiği takdirde, yönetim iş sistemlerini iyileştirmek için düzeltici eylemde bulunacak veya yasaları çiğneyen ya da şirket politikasını ihlal eden çalışanlara karşı disiplin cezası uygulayacaktır. Disiplin cezası, işten çıkarma dahil çeşitli biçimler alabilir. Bazı durumlarda, olası adli takibat için işleri emniyet yetkililerine bildirebiliriz. Diğer durumlarda ise, ilk uygunsuz davranış tek başına ciddi olmayabilir ancak bir soruşturma sırasında gerçekleşen örtbas etme veya yalan söyleme girişimleri durumu daha yüksek bir disiplin cezası seviyesine taşıyan ciddi bir ihlale dönüştürebilir.

Voice Your Concern Politikasının tamamı Politika Portalında (Policy Portal) mevcuttur. Medtronic Davranış Kuralları (Code of Conduct) ve İş Davranış Standartlarına (Business Conduct Standards) ilişkin bağlantılar Medtronic Etik ve Uyumluluk Ofisinin ethics.medtronic.com adresindeki intranet sitesinde mevcuttur. Voice Your Concern Broşürü ve diğer çalışan kaynakları, Etik ve Uyumluluk Ofisinin intranet sitesindeki Voice Your Concern sayfasında mevcuttur.