ПРО СИСТЕМУ EthicsPoint®
Що таке система EthicsPoint®?
EthicsPoint – це інструмент конфіденційної звітності, який дозволяє співробітникам повідомляти про шахрайство,
зловживання та іншу неправомірну поведінку на робочому місці.
Навіщо потрібна така система, як EthicsPoint?
У Flex ми вважаємо, що наші співробітники є нашим найважливішим активом.
Створюючи відкриті канали комунікації, ми можемо сприяти позитивному робочому
середовищу та максимізувати продуктивність. Крім того, закон зобов'язує публічні
компанії мати механізм анонімного звітування для вирішення питань шахрайства з
бухгалтерським обліком та аудитом, порушень нашого Кодексу ділової поведінки або
будь-яких інших проблем.
ЗВІТНІСТЬ – ЗАГАЛЬНА
Як скласти звіт?
Ви можете подати скаргу конфіденційно по телефону або через веб-сайт EthicsPoint.
Ви також можете зробити звіт безпосередньо своєму керівнику, службі безпеки сайту,
відділу кадрів або написати нам на електронну пошту
compliance.counts@flex.com.
Про які проблеми я маю повідомляти?
Ви повинні повідомляти про будь-яке порушення нашого Кодексу ділової поведінки та етики,
а також про будь-які інші проблеми, які у вас можуть виникнути. Ви знаєте, що відбувається в Flex -
як добре, так і погано. Можливо, ви вже знаєте про діяльність, яка може викликати занепокоєння.
Ваша звітність може мінімізувати потенційний негативний вплив на компанію та наших співробітників.
Якщо я бачу порушення, чи повинен я повідомити про це своєму керівнику або HR і дати їм розібратися?
Ми повинні повідомляти про будь-яку поведінку, яка, на вашу думку, порушує наш Кодекс.
Ви можете повідомити про ці занепокоєння своєму безпосередньому керівнику, відділу кадрів,
відділу комплаєнсу, юридичному відділу або іншим членам управлінської команди. Ми усвідомлюємо,
що можуть виникнути обставини, коли вам буде незручно повідомляти про проблему керівництву.
За допомогою EthicsPoint ви можете повідомляти конфіденційно та анонімно
(якщо це дозволено місцевим законодавством).
Чому я повинен повідомляти про те, що мені відомо? Що це мені дає?
Ми всі маємо право працювати в позитивному середовищі.
З цим правом пов'язана відповідальність діяти етично і повідомляти відповідних людей,
якщо хтось діє неналежним чином. Працюючи разом, ми можемо підтримувати здорове та продуктивне середовище.
Куди потрапляють ці звіти? Хто може отримати доступ до них?
Звіти вводяться безпосередньо на захищений сервер третьої сторони,
щоб запобігти будь-яким можливим порушенням безпеки. Звіти доступні лише конкретним особам у Flex,
яким доручено оцінювати звіт. Ці особи пройшли навчання з того, як зберігати ці звіти в найвищій конфіденційності.
Що робити, якщо мій начальник або інші керівники причетні до порушення? Невже вони не отримають звіт і не почнуть приховувати?
Система та протоколи розповсюдження звітів розроблені таким чином, щоб причетні сторони не отримували повідомлення про звіти,
в яких вони були названі, або не отримували доступу до них.
Що робити, якщо я згадаю щось про інцидент після того, як подам заяву?
Коли ви подасте звіт, ви отримаєте унікальний ключ звіту та попросите ввести пароль.
За допомогою ключа звіту та пароля ви можете повернутися до системи в будь-який час, по телефону або через веб-сайт,
а також отримати доступ до оригінального звіту та додати більше деталей.
Що робити, якщо у вас виникнуть запитання до мене щодо мого звіту?
Система дозволяє представнику компанії, який ознайомився з вашим зверненням,
задавати вам питання, навіть якщо ви повідомляєте анонімно.
Додаткові запитання зазвичай розміщуються протягом 4-6 робочих днів.
Чи є ці подальші дії за звітами такими ж безпечними, як перші?
Так. Вся кореспонденція ведеться з тією ж конфіденційністю, що і первинний звіт.
Ви можете й надалі залишатися анонімним, якщо забажаєте цього та якщо це дозволено місцевим законодавством.
Що робити, якщо номер телефону не працює?
Якщо вказаний вище номер телефону не працює, будь ласка, повідомте онлайн через цей сайт.
У повідомленні просимо зазначити, що номер телефону не працював.
Що робити, якщо країна, в якій я перебуваю, не вказана вище?
Якщо для вашого місцезнаходження немає зв'язку, будь ласка, надішліть повідомлення онлайн через цей веб-сайт.
У звіті вкажіть, що інструкції з набору для країни, в якій ви перебуваєте, були недоступні.
БЕЗПЕКА ТА КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ ЗВІТУВАННЯ
Чи можу я подати скаргу з дому і при цьому залишитися анонімним?
Повідомлення з дому, сусідського комп'ютера або будь-якого інтернет-порталу залишатиметься безпечним і анонімним,
якщо це дозволено місцевими законами. Інтернет-портал ніколи не ідентифікує відвідувача за ім'ям користувача,
а система EthicsPoint видаляє ідентифікаційну інформацію, таку як IP-адреса, щоб зберегти анонімність.
Крім того, адміністратори EthicsPoint за договором зобов'язуються не переслідувати особу репортера.
Чи є телефонна безкоштовна гаряча лінія також конфіденційною та анонімною?
Так, якщо анонімне повідомлення дозволено місцевим законодавством.
Вам буде запропоновано надати ту саму інформацію, яку ви б надали у звіті на основі веб-сайту.
Сторонній інтерв'юер введе ваші відповіді безпосередньо в безпечне середовище EthicsPoint.
Звіти на основі гарячої лінії мають ті самі заходи безпеки та конфіденційності,
що застосовуються до них під час доставки, як і звіти на веб-сайті.
Що робити, якщо я хочу, щоб мене ідентифікували за моїм звітом?
У звіті є розділ, де ви можете ідентифікувати себе, якщо хочете.