ПРО СИСТЕМУ EthicsPoint®
Що таке система EthicsPoint®?
EthicsPoint – це інструмент для конфіденційного повідомлення інформації,
який дозволяє працівникам повідомляти про шахрайство, зловживання та інші
порушення, здійснені на робочому місці.
Навіщо нам система на кшталт EthicsPoint?
У компанії Flex ми переконані, що наші працівники є нашим найціннішим
ресурсом. Створюючи відкриті канали для обміну повідомленнями, ми можемо
сприяти позитивному робочому середовищу та максимізувати продуктивність.
Крім того, акціонерні товариства відкритого типу, згідно із законодавством,
повинні мати анонімні засоби повідомлення інформації для вирішування питань
щодо шахрайства із бухгалтерською звітністю та аудитом, порушення нашого
Кодексу ділової поведінки чи будь-яких інших питань.
Повідомлення – Загальна інформація
Як я можу подати повідомлення?
Інформацію можна повідомити конфіденційно по телефону чи через веб-сайт
EthicsPoint. Також ви можете повідомити інформацію своєму менеджерові,
охороні об'єкту чи відділу кадрів.
Про які типи проблем можна повідомляти?
Повідомляти слід про будь-які порушення нашого Кодексу ділової етики та
поведінки чи про інші побоювання, які у вас можуть бути. Вам відомо, що
відбувається у компанії Flex, – як хороше, так і погане. Ви можете володіти
початковою інформацією про вид діяльності, який може викликати занепокоєння.
Ваше повідомлення може мінімізувати потенційний негативний вплив на компанію
та на наших людей.
Якщо я помітив(-ла) порушення, чи слід мені повідомляти про нього своєму менеджерові чи відділу кадрів та дати їм можливість вирішити питання, пов'язані із ним?
Ви повинні повідомляти про будь-яку поведінку, яка, на вашу думку, порушує
наш Кодекс. Ви можете донести ці побоювання до уваги вашого безпосереднього
керівника, відділу кадрів, відділу нормативно-правової відповідності, юридичного
відділу чи іншого керівника. Ми визнаємо, що трапляються обставини, коли
вам незручно повідомляти про певні проблеми керівництву. За допомогою EthicsPoint,
можна повідомляти про проблеми конфіденційно та анонімно (якщо це дозволено
місцевим законодавством).
Навіщо мені повідомляти про те, що мені відомо? Яка мені з цього користь?
Ми всі маємо право працювати у позитивному оточенні. А разом з цим правом
виникає і відповідальність діяти етично та повідомляти відповідним людям,
якщо хтось чинить неналежно. Співпрацюючи ми можемо підтримувати здорове
та продуктивне оточення.
Куди передаються ці повідомлення? Хто має до них доступ?
Повідомлення передаються безпосередньо на безпечний сторонній сервер,
щоб запобігати будь-яким можливим порушенням безпеки. Ці повідомлення доступні
лише конкретним особам у компанії Flex, що відповідають за оцінку повідомлення.
Ці особи проходили відповідну підготовку щодо дотримання найвищої конфіденційності
цих повідомлень.
Що робити, якщо мій керівник чи інші менеджери залучені у певне порушення? Хіба вони не отримають це повідомлення та не почнуть вживати заходів для його ретельного приховування?
Ця система та протоколи передачі повідомлень розроблені таким чином, що
сторони, які замішані у певній справі, не отримають інформацію про повідомлення
чи доступу до повідомлень, в яких вони вказані.
Що робити, якщо я згадав(-ла) ще щось про випадок, про який я вже повідомив(-ла)?
Під час подачі повідомлення, ви отримаєте унікальний ключ доступу до повідомлення,
де вас також попросять ввести пароль. Із цим ключем доступу до повідомлення
та своїм паролем, можна повернутися у систему в будь-який час, чи по телефону
чи через інтернет, та отримати доступ до початкового повідомлення й додати
більше деталей.
Що робити, якщо у вас виникнуть запитання до мене щодо мого повідомлення?
Система передбачає можливість, що представник компанії, який розглядає
ваше повідомлення, може поставити вам запитання, навіть, якщо ваше повідомлення
анонімне. Уточнюючі запитання, зазвичай, задаються впродовж 4-6 робочих
днів.
Ці уточнення щодо повідомлень такі ж безпечні, які і перша подача повідомлень?
Так. Все листування зберігається у такій самій конфіденційності, як і
перше повідомлення. Якщо ви цього бажаєте та якщо це дозволено місцевим
законодавством, можна й надалі зберігати конфіденційність.
Що робити, якщо номер телефону не працює?
Якщо зазначений вище номер телефону не працює, надішліть своє повідомлення
у режимі онлайн через цей веб-сайт. Вкажіть у повідомленні, що номер телефону
не працював.
Що робити, якщо моєї країни немає у вищезазначеному переліку?
Якщо ця послуга не надається для вашої місцевості, надішліть своє повідомлення
у режимі онлайн через даний веб-сайт. Вкажіть у повідомленні, що інструкції
з набору телефонного номеру для вашої місцевості недоступні.
БЕЗПЕКА ТА КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ ПОВІДОМЛЕННЯ
Чи можна надсилати повідомлення з дому та все ще залишатися анонімним?
Повідомлення, надіслане з дому, комп'ютера сусіда чи будь-якого інтернет-порталу
залишатиметься безпечним та анонімним, якщо це дозволено місцевим законодавством.
Інтернет-портал ніколи не ідентифікує відвідувача за іменем користувача,
а система EthicsPoint видаляє ідентифікуючу інформацію, таку як IP-адреса,
отож анонімність зберігається. Також контракти зобов'язують адміністраторів
EthicsPoint не фіксувати особистість доповідача.
Чи безкоштовна телефонна гаряча лінія є також конфіденційною та анонімною?
Так, допоки анонімне інформування дозволяється місцевим законодавством.
Вас попросять надати таку ж інформацію, яку ви б надали при надсиланні
повідомлення через інтернет. Сторонній опитувач введе ваші відповіді відразу
в безпечне середовище EthicsPoint. Повідомлення гарячої лінії такі ж безпечні
та конфіденційні, як і впродовж повідомлення через інтернет.
Як себе ідентифікувати при подачі повідомлення?
У повідомленні є розділ, де можна вказати свої дані, якщо ви цього бажаєте.