關於 Santen 的舉報入口網站
舉報 – 一般問題
舉報的安全性與保密性
關於 Santen 的舉報入口網站
什麼是舉報入口網站？
舉報入口網站是一個保密舉報平台，旨在協助 Santen 的員工、其夥伴、利益相關者及其他利益方舉報任何不法行為和/或不當行為。該平台包含線上入口網站、手機網站及免費熱線電話，可透過這些管道舉報潛在違反《業務守則》或其他內外部法規的行為。舉報入口網站全年無休，並提供翻譯服務，可處理 Santen 營運所在全球環境的語言需求。
誰負責營運舉報入口網站？
為了發揮最大的舉報內容保密性，舉報入口網站是由 NAVEX 在其 EthicsPoint 平台上營運。NAVEX 是第三方公司，專門處理道德與合規計劃。NAVEX 的主要責任是提供一項服務，讓所有人可以透過此服務舉報疑慮及 Santen 內實際或可疑的不法行為、保護希望保持匿名的舉報人身分，並為希望以當地語言舉報事件的人提供翻譯服務。透過舉報入口網站將疑慮提交給 NAVEX 之後，系統會將疑慮轉交給 Santen 的相關單位進行進一步的調查與處理。
為什麼需要舉報入口網站？
您可以透過許多管道直接向 Santen 舉報疑慮或問題，包括向您的直屬經理、資深領導者以及人力資源部、法務部與合規部進行舉報。但是，我們瞭解在某些情況下，個人可能比較願意利用第三方服務提醒 Santen 潛在違規和不當行為。因此，我們提供由第三方公司 NAVEX 所管理的舉報入口網站，鼓勵人們願意就任何潛在違規和不當行為提出善意舉報。由於舉報入口網站是一項全天候服務，因此任何人都能依其方便隨時舉報。我們之所以選擇這個平台，是為了提倡一種文化，在這種文化中，人們可以放心地勇敢發聲，讓我們可以共同為所有人維護一個安全、健康且成功的工作環境。
舉報 – 一般問題
我可以利用哪些方式透過舉報入口網站舉報疑慮？
您可以透過電話或線上方式（在電腦或手機上），提交保密的匿名（若您願意）舉報。若要透過電話舉報疑慮，請聯絡 NAVEX 溝通專員，對方將要求您提供幾項資訊、記錄您的回饋，並詢問後續問題進行釐清。此流程需要大約 10 到 15 分鐘的時間。線上選項或網路受理流程將會帶您逐步完成一組類似的問題。在這兩種情況下，當您完成舉報時，系統會將案例資訊發送給 Santen 的相關方進行進一步的審核與調查。例如，若舉報的疑慮是關於工作中的霸凌與騷擾，則會發送給相關地點的人力資源團隊。透過舉報入口網站舉報的疑慮會視為直接向公司舉報，以相同方式處理。
注意： Santen 舉報入口網站並非緊急服務。 請勿使用此網站舉報不良事件或產品安全疑慮。透過本服務提交的舉報可能無法立即獲得回覆。若您發現與 Santen 產品相關的不良事件，請在首次收到資訊後 24 小時內，使用正確的 Santen 不良事件舉報管道進行舉報。如有資訊安全和網路安全事件（網路釣魚、勒索軟體、資料洩露、設備遺失或遭竊等），請一律立即向您的區域 IT 技術服務人員舉報，如《全球資訊安全政策》所指示。
除了舉報入口網站，還有其他方式可以舉報疑慮嗎？
當然。理論上，您應該向直屬經理或者管理團隊的其他成員提出您的疑慮。不過，您也可以透過數個管道進行舉報，包括人力資源部、合規部、法務部、內部審計部等。
如果您不確定所看到或聽到的情況是否違反公司政策，或者涉及不道德行為，請隨時聯絡上述任何資源，以討論該情況，並協助確定適當的後續措施。您也可以諮詢相關的當地主題專家，瞭解更多資訊。
我應該舉報哪些類型的情況？
舉報入口網站的目的，是為了記錄有關疑似或可能違反 Santen 內部政策/法規（如 Santen 的《業務守則》、檢舉政策），或違反相關地點當地法律/法規的疑慮。這包括腐敗和賄賂的行為、利益衝突、不誠實的行為和欺騙性行為、不當行為、歧視、騷擾、報復、違反資料安全和隱私權、工作場所安全、濫用電腦或電子通訊，以及有關環境健康與安全議題、反壟斷和證劵法的疑慮。
所有 Santen 員工都有責任立即舉報上述任何潛在違規行為，並可透過舉報入口網站來進行。舉報人不會因 善意 （認定屬實）舉報的問題而受到報復。我們不容許任何非善意舉報的內容，因為這有違我們想要為所有人建立一個安全、健康且成功之工作環境的精神，如有違反情事則會受到紀律處分。
舉報人提交疑慮之後會收到舉報金鑰，以便與案例的相關管理者進行匿名溝通。
為什麼我應該舉報我得知的違規行為？
在 Santen，我們致力於建立一個有利的工作環境，讓我們的員工可以發揮所長，而且所有問題和疑慮都能立即有效地獲得舉報與處理。我們致力於以誠實正直的方式經營業務，而且我們仰賴每個人都能做正確的事。我們的員工代表公司行事，因此所有人都必須以正直、符合道德、誠實且彼此信任和尊重的方式行事。Santen 的成功和聲譽都有賴於此。保護聲譽和價值觀是我們持續成功和成長的基礎。舉報有助於阻止或防止不道德、違法或其他形式的不當行為，這些行為可能會對全體人員之安全、健康且成功的工作環境造成危害。
當某人的行動違反我們的《守則》、政策或程序或是適用法律或法規時，可能會對 Santen 造成傷害。如果違反法律，結果可能是 Santen 和負責人必須承擔民事與刑事訴訟。
我們對於任何潛在違規行為都認真以待。對潛在不當行為的舉報內容會經過仔細審核，並採取措施改正情況，包括適當的紀律處分。
所有人都希望所有行事皆能符合道德與規範。您有責任勇敢發聲並舉報任何潛在違規行為與合規疑慮，創造合規文化就從您本身做起！
我要是錯了或可能沒有全部資訊該怎麼辦？我不想冤枉他人。
所有提交的舉報內容都會經過適當的審核、調查和處理，包括該疑慮是否有正當理由。如果疑慮沒有正當理由或無法證實（例如由於證據不足），則會通知舉報人。如果您真的有疑慮並出於善意想要舉報，我們強烈鼓勵您這麼做。
如果提交舉報後，又想起一些重要的相關細節該怎麼辦？或者公司需要向我瞭解更多有關舉報的資訊該怎麼辦？如何查明疑慮的狀態？
當您透過舉報入口網站提出舉報後，系統會向您發送一個舉報金鑰。請記錄該舉報金鑰，並妥善保管。您將需要使用此舉報金鑰及選擇的密碼，以返回舉報入口網站。您可以透過網站（在電腦或手機上）或是熱線電話，再次存取舉報入口網站，針對您稍早舉報的疑慮獲得回饋或提供更多資訊。如果您是匿名舉報人，我們強烈建議您返回檢查舉報入口網站，因為如果我們有任何疑問，這是我們能夠與您溝通的唯一方式。
您也可以存取舉報入口網站，檢查舉報的狀態與處置。由於隱私權疑慮，我們不能向舉報方揭露詳細的發現或案例結果。但我們能夠與您分享案例是否仍在調查中或已結案。如果您有任何回饋或甚至在結案後持續發生問題，我們當然也鼓勵您回報。
舉報的安全性與保密性
這些舉報內容將前往何處，所提供的資訊又會如何處理？
為了防止發生任何可能的安全隱患，所有透過舉報入口網站提交的舉報都將直接輸入到 NAVEX 的安全伺服器。根據違規行為的類型和事件發生的地點，只有 Santen 內負責評估舉報的特定個人才能獲得 NAVEX 的這些報告。系統會接著將舉報指派給 Santen 內的適當單位進行進一步的調查。
除了為了調查所舉報疑慮必要的狀況之外，您提供的任何資訊都將在法律許可的範圍內保密處理。我們將盡最大可能進行保密，同時允許進行徹底的調查與適當的處理。
匿名且絕不容忍報復
除非法律禁止，否則您可以在舉報時選擇表明您的身分或匿名舉報。基於我們絕不容忍報復的原則，我們鼓勵您在舉報時表明身分，因為知悉舉報方身分通常有助於調查。我們非常重視絕不容忍報復的原則，因為這是成功舉報的關鍵。善意舉報任何可疑違規行為的所有人，都不會因提出這類舉報而遭致報復。「善意」是指您提供手邊的所有資訊，並認定您會提出真誠、真實且完整的舉報。
請包含足夠的細節及您可能擁有的證據，讓 Santen 能夠完成您舉報內容的徹底審核，特別是在您選擇以匿名方式舉報的情況下。
若我在家、在公司或透過備用電腦舉報，仍可保持匿名嗎？
舉報入口網站服務提供者 NAVEX 不會產生或保留任何附有 IP 位址的內部連接日誌，因此無法看到您用來提交舉報之個人電腦的任何連結資訊。事實上，NAVEX 訂立了合約，承諾不追查舉報人的身分。
無論是使用家中或鄰居的電腦，還是透過任何網際網路入口網站，都可以匿名方式安全舉報。網際網路入口網站不會透過螢幕名稱識別訪客，而且系統會剔除網際網路位址，進而確保百分之百的匿名。
熱線電話也是保密和匿名的嗎？
是的。您所需要提供的資訊與您在網上進行舉報時的資訊相同，接線員會將您的回覆輸入舉報網站。這些舉報在傳送過程中會採用相同的安全和保密措施。