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FIS Ethics Helpline

Häufig gestellte Fragen zu: FIS Ethics Helpline über EthicsPoint

Meldung erstatten – Allgemein

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung

Tipps und bewährte Methoden

Häufig gestellte Fragen zu: FIS Ethics Helpline über EthicsPoint

Ethische Geschäftspraktiken und ethisches Verhalten haben bei FIS oberste Priorität und sind in unserem Verhaltens- und Ethikkodex („Kodex“) festgehalten. Ethisches Verhalten und die Werte des Unternehmens wirken sich auf unser gesamtes Geschäft aus, einschließlich unseres Rufs bei Kunden und Aktionären, unseres Umgangs mit Lieferanten, unserer Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und unserer Interaktion mit Kollegen am Arbeitsplatz. Unsere Werte sind die Art und Weise, wie wir zusammenarbeiten, um unser Ziel jeden Tag aufs Neue zu erreichen: mit Integrität zu führen, die Veränderung zu sein und als ein Team zu gewinnen .

Bei FIS legen wir Wert auf Integrität und äußern uns, wenn wir Bedenken haben FIS toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen.

Was ist die FIS Ethics Helpline?

EthicsPoint ist ein umfassendes und vertrauliches Meldetool, das von unserem Drittanbieter NAVEX entwickelt wurde, um jedem, der mit FIS zusammenarbeitet, zu helfen, sich zu äußern und Fehlverhalten zu melden. Über EthicsPoint können Sie eine vertrauliche Meldung einreichen und haben die Möglichkeit, anonym zu bleiben.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

Durch die Einrichtung offener Kommunikationskanäle, wie die FIS Ethics Helpline und unser FIS Ethics Office ( fisethicsoffice@fisglobal.com ), fördern wir ein positives Arbeitsumfeld, um die Veränderung zu sein und die Produktivität zu maximieren, um als ein Team zu gewinnen. Ein effektives Meldesystem unterstützt unsere Bemühungen, eine Kultur der Integrität und der ethischen Entscheidungsfindung zu fördern. Es ermöglicht dem Unternehmen auch, von Bedenken oder dem Verdacht auf unethisches Verhalten zu erfahren und Maßnahmen zu ergreifen, um diese Verhaltensweisen anzugehen.

Meldung erstatten – Allgemein

Wer kann Meldungen abgeben?

Jeder, der mit FIS zusammenarbeitet, sei es als Mitarbeiter, Auftragnehmer, Kunde, Lieferant oder sonstiger Dritter, kann Bedenken oder vermutetes Fehlverhalten in Bezug auf FIS oder seine Mitarbeiter über die FIS Ethics Helpline oder direkt an unser Ethics Office ( fisethicsoffice@fisglobal.com ) melden.

Kann ich Meldungen per Internet oder per Telefon einreichen?

Ja, Sie können Meldungen sowohl telefonisch als auch über das Internet einreichen. Sie können auch ein persönliches Gespräch über die FIS Ethics Helpline beantragen.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Beispiele für Angelegenheiten, die der FIS Ethics Helpline gemeldet werden sollten:

Sollte ich, wenn ich einen Verstoß bemerke, dies nicht einfach nur meinem/meiner Vorgesetzten, dem/der Sicherheitsbeauftragten oder der Personalabteilung melden, damit sie sich damit befassen?

Wenn Sie unethisches Verhalten beobachten, möchten wir, dass Sie es ansprechen und melden.

Sie können Ihre Bedenken direkt bei Ihrem direkten Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied des FIS-Managementteams, der Personalabteilung oder dem FIS Ethics Office ( fisethicsoffice@fisglobal.com ) vorbringen.

Wir sind uns jedoch bewusst, dass es unter Umständen bequemer für Sie ist, Ihre Bedenken über die FIS Ethics Helpline zu melden.

Warum soll ich eine Beobachtung melden? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, auf ethische Weise zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Durch unsere Zusammenarbeit können wir weiterhin ein gesundes und produktives Umfeld gewährleisten. Fehlverhalten kann eine existenzielle Bedrohung für das gesamte Unternehmen darstellen.

Will die Unternehmensleitung wirklich, dass ich eine Meldung vornehme?

Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass Sie Vorfälle melden. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Durch Ihre Meldung können Sie die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und Ihre Kollegen minimieren. Ein positiver Beitrag kann helfen, Probleme zu identifizieren, die die Unternehmenskultur und die Leistung verbessern können.

Wohin gelangen diese Meldungen? Wer kann auf sie zugreifen?

Die Meldungen der FIS Ethics Helpline werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server in den Vereinigten Staaten eingegeben.

Unsere Ethics Helpline und Website wird von einer unabhängigen externen Organisation, NAVEX ( www.navex.com ) betrieben.

Sobald Sie eine Angelegenheit an unsere Ethics Helpline melden, wird sie an den Chief Ethics Officer und ein Mitglied des Ethics-Teams zur Überprüfung weitergeleitet. Auch der Chief Audit Officer erhält eine Kopie der Meldung. Die Angelegenheit wird dann einem leitenden Ermittler zugewiesen. Untersuchungen werden vertraulich durchgeführt. Informationen über eine Untersuchung werden nur an diejenigen weitergegeben, die ein legitimes Bedürfnis haben , über die Untersuchung Bescheid zu wissen, oder von den Ermittlern weitergegeben.

Ist das System nicht nur ein Beispiel dafür, dass ich überwacht werde?

Nein. Das EthicsPoint-System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer Unternehmensphilosophie, der es uns ermöglicht, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend und dieses Werkzeug ist hervorragend zur Förderung der Kommunikation geeignet. Wir haben sorgfältig das beste Meldeinstrument ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Meldeumfeld zu schaffen.

Kann ich eine Meldung in einer anderen Sprache einreichen?

Ja, die meisten Sprachen werden von der Website unterstützt. Alle Anrufe werden in englischer Sprache entgegengenommen; Sie können den Anruf jedoch auch in einer anderen Sprache fortsetzen.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung

Wird mit jeder Meldung, die ich von einem Unternehmenscomputer übermittle, ein Serverprotokoll erstellt, das jede Website, mit der sich mein PC verbindet, anzeigt, und werde ich dadurch nicht als Ersteller der Meldung identifiziert?

NAVEX erstellt oder verwaltet keine Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen. Wenn Sie sich nicht wohl dabei fühlen, eine Meldung von Ihrem Arbeits-PC aus zu tätigen, haben Sie die Möglichkeit, von einem PC außerhalb Ihrer Arbeitsumgebung aus (z. B. von einem PC in einem Internetcafé, dem Haus eines Freundes usw.) über die sichere Website von EthicsPoint eine Meldung abzugeben. Viele Menschen wählen diese Option. Die Daten von NAVEX zeigen, dass weniger als 12 % der Meldungen während der Geschäftszeiten erstellt werden.

Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich eine Meldung von zu Hause aus einreiche?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie einen Bericht von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität gewahrt ist.

Ich bin besorgt, dass die von mir an EthicsPoint übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das EthicsPoint-System wurde so konzipiert, dass Ihre Anonymität gewahrt ist, wenn Sie sich dazu entschieden haben, anonym zu bleiben. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie als Meldende/r sicherstellen, dass der Text der Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.

Ist auch die gebührenfreie Ethics Helpline vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden gebeten, dieselben Informationen anzugeben, die Sie auch bei einer telefonischen Meldung über das Internet angeben würden. Unabhängig davon, auf welchem Weg Sie eine Meldung machen, ist sie sicher und vertraulich.

Wird mein Anruf aufgezeichnet?

Nein, aber es wird eine Notiz gemacht, um daraus einen Bericht zu erstellen.

Was, wenn ich mit meiner Meldung identifiziert werden möchte?

In der Meldung gibt es einen Bereich, in dem Sie Ihre Identität angeben können, wenn Sie dies möchten.

Tipps und bewährte Methoden

Ich weiß, dass einige Personen an unethischen Verhaltensweisen beteiligt sind, aber es betrifft mich nicht. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Unser Unternehmen fördert ethisches Verhalten. Jedes unethische Verhalten auf allen Ebenen schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, und damit auch Ihnen. Man muss sich nur die jüngsten Unternehmensskandale vor Augen führen, um zu erkennen, welch katastrophale Auswirkungen ein scheinbar harmloser Verstoß gegen ethische Grundsätze auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder Verletzungen gegen ethische Grundsätze bekannt werden, ist es Ihre Pflicht, dies zu melden.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Reichen Sie eine Meldung ein. Wir empfehlen Ihnen, eine Situation, die sich später als harmlos herausstellt, zu melden, als dass ein möglicherweise unethisches Verhalten nicht gemeldet wird weil Sie sich nicht sicher waren.

Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einer Rechtsverletzung beteiligt ist? Werden sie meine Meldung nicht erhalten und versuchen, den Vorfall zu vertuschen?

Das EthicsPoint-System und die Verteilung der Meldungen sind so konzipiert, dass die Beteiligten nicht über die Meldungen, in denen sie erwähnt werden, informiert werden oder Zugang zu diesen erhalten.

Wie soll ich vorgehen, wenn ich mich an etwas Wichtiges zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich die Meldung bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meiner Meldung an mich hat?

Wenn Sie eine Meldung einreichen, erhalten Sie eine eindeutige, zufällige Nummer, die „Berichtsschlüssel“ genannt wird, und werden gebeten, ein Passwort zu wählen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und die ursprüngliche Meldung zugreifen, um weitere Details zu ergänzen oder auf Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu antworten. Wir empfehlen dringend, die Website innerhalb der angegebenen Frist erneut zu besuchen, um etwaige Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Jeder Dialog mit dem Unternehmen bleibt anonym, es sei denn, Sie entscheiden sich, Ihre Identität preiszugeben.

Sind diese Folgemaßnahmen von Meldungen genauso sicher wie die ursprüngliche Meldung?

Sämtliche Korrespondenz mit EthicsPoint wird ebenso vertraulich behandelt wie Ihre ursprüngliche Meldung.

Was passiert, wenn ich meinen Berichtsschlüssel oder das von mir erstellte Passwort vergessen habe?

Um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, müssen Sie bei Verlust Ihres Berichtsschlüssels oder Passworts neue Meldung einreichen. Erwähnen Sie in der neuen Meldung, dass sie sich auf eine Meldung oder eine Frage bezieht, die Sie bereits abgesendet haben.

Kann ich auch eine Meldung einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?

Sie können von jedem Computer aus, der einen Internetzugang hat, eine Meldung einreichen. Wenn Sie die Meldung nicht per Computer einreichen möchten, können Sie die gebührenfreie Ethics Helpline anrufen, die 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr erreichbar ist.

Lassen Sie sich nicht beirren – Tun Sie, was richtig ist, und äußern Sie Ihre Bedenken!

Wir freuen uns auf Ihre Fragen und Ideen. Denken Sie daran, dass ein Problem nur dann angegangen werden kann, wenn es jemandem zur Kenntnis gebracht wird. Wenn Sie einen Verstoß gegen unseren Kodex , die Unternehmensrichtlinien oder das Gesetz sehen oder vermuten, ist es Ihre Pflicht, sich zu äußern und den Vorfall dem Management, dem TPO oder der Ethics Helpline zu melden. Die Helpline steht allen zur Verfügung, die in einer Arbeitsbeziehung mit dem Unternehmen stehen.

Darüber hinaus können Sie sich mit Ihrem Anliegen an das FIS Ethics Office unter fisethicsoffice@fisglobal.com wenden. FIS toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen.