Die FIS Ethics Helpline ist ein vertrauliches Meldesystem, das im Namen von FIS von NAVEX betrieben wird und von FIS zur Verfügung gestellt wird, um Kolleginnen und Kollegen sowie Personen außerhalb des Unternehmens die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen oder tatsächliche oder vermutete Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinien, einschließlich des Verhaltens- und Ethikkodex von FIS (der „Kodex“), oder lokale Gesetze und Vorschriften zu melden. Die FIS Ethics Helpline bietet die Möglichkeit, Meldungen anonym abzugeben, sofern dies nach lokalem Recht zulässig ist.

In Bezug auf die Daten, die Sie über die FIS Ethics Helpline zur Verfügung stellen, ist Fidelity National Information Services, Inc. („FIS“) der für die Verarbeitung Verantwortliche. Die Adresse von FIS ist 347 Riverside Avenue, Jacksonville, FL 32202, Vereinigte Staaten von Amerika.

Die Nutzung der Ethics Helpline ist vollkommen freiwillig, da Sie auch andere Kanäle nutzen können, um Ihr Anliegen zu melden ( z. B. an Ihren Vorgesetzten, die Personalabteilung oder die Abteilung für Recht, Compliance und Unternehmensangelegenheiten, indem Sie eine E-Mail an das FIS Ethics Office unter fisethicsoffice@fisglobal.com schicken).

In bestimmten Ländern nimmt FIS über die Ethics Helpline nur Berichte zu finanz-, buchhaltungs-, prüf- oder korruptionsbezogenen Angelegenheiten entgegen. Wenn sich Ihr Anliegen auf eine Angelegenheit bezieht, die nach lokalem Recht von der FIS über die Ethics Helpline nicht akzeptiert werden kann, müssen Sie sich an das FIS Ethics Office unter fisethicsoffice@fisglobal.com wenden.

Seien Sie sich aber bitte bewusst, dass Informationen, die Sie über sich selbst, Ihre Kolleginnen und Kollegen oder andere Aspekte der Geschäftstätigkeit von FIS angeben, zu Entscheidungen führen können, die sich auf andere Personen auswirken. Die FIS bittet Sie daher, nur Informationen zu übermitteln, die nach Ihrem besten Wissen und Gewissen korrekt sind und den Tatsachen entsprechen.

FIS hat eine strikte Richtlinie zur Verhinderung von Vergeltungsmaßnahmen gegen jede Person, die in gutem Glauben Meldung erstattet, auch wenn sich die Informationen später als falsch herausstellen. Kolleginnen und Kollegen, die in gutem Glauben eine Meldung machen oder an einer Untersuchung teilnehmen, sollten keine Entlassung oder Vergeltungsmaßnahmen befürchten. Für die Zwecke der Meldung tatsächlicher oder vermuteter Verstöße gegen den Kodex oder gegen geltende Gesetze, Regeln oder Vorschriften wird „in gutem Glauben“ definiert als die Tatsache, dass zum Zeitpunkt der Meldung auf der Grundlage der Umstände und der verfügbaren Informationen berechtigte Gründe für die Annahme bestehen, dass die Informationen in der Meldung wahr sind. Die wissentliche Angabe falscher oder irreführender Informationen kann jedoch Konsequenzen nach sich ziehen, einschließlich Disziplinarverfahren bis hin zur Kündigung.

Sofern Sie sich nicht dafür entscheiden, anonym zu bleiben, werden Sie, soweit es die örtlichen Gesetze zulassen, um die folgenden Informationen gebeten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Darüber hinaus wird FIS Sie bitten, den Namen und den Titel aller Personen, die Sie melden, sowie eine Beschreibung des mutmaßlichen Rechts- oder Compliance-Verstoßes (einschließlich etwaiger Anhänge, die Ihre Meldung unterstützen) anzugeben.

FIS bittet Sie auch um Angaben zu Ihrem Aufenthaltsort und dem Ort, an dem der Vorfall stattgefunden hat, damit alle geltenden lokalen Gesetze bei der Sammlung von Informationen und der Durchführung von Ermittlungen angewendet werden können. Der FIS bittet auch um Informationen darüber, wann sich der Vorfall ereignet hat und wie Sie von dem Vorfall erfahren haben. Der FIS kann im Rahmen der Ermittlungen auch Informationen von anderen Personen einholen.

Wenn Sie in einem Live-Chat Informationen bereitstellen, kann der Inhalt des Chats aufgezeichnet oder gespeichert werden.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen werden vertraulich behandelt, soweit dies gesetzlich zulässig ist und soweit dies zur Durchführung einer gründlichen Untersuchung Ihres Anliegens möglich ist. Wir ermutigen Sie, sich zu identifizieren, um alle notwendigen Folgemaßnahmen zu erleichtern.

Sobald Sie Ihre Meldung abgeschlossen haben, erhalten Sie einen Meldeschlüssel und werden aufgefordert, ein Passwort zu erstellen. Sie benötigen beides, um auf die von Ihnen gemeldete Angelegenheit zugreifen zu können.

Sofern Sie nichts anderes angegeben haben oder sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, werden die über die Ethics Helpline eingereichten Fragen und Meldungen nur von Personen verwendet und geprüft, die Zugang zu den Informationen benötigen, um ihren beruflichen Verpflichtungen nachzukommen. Die Meldungen, die über die FIS Ethics Helpline eingehen, werden von NAVEX an das Ethikbüro der FIS zur weiteren Prüfung weitergeleitet.

Das FIS-Ethikbüro wird die von Ihnen eingereichten Informationen prüfen und eine Untersuchung durchführen. In einigen Fällen, wenn die Art der Anschuldigungen es erfordert, wird die Angelegenheit an die Personalabteilung weitergeleitet, um eine Untersuchung gemäß den Standarduntersuchungsprotokollen durchzuführen.

Ihre Kooperation und Unterstützung bei der Untersuchung kann notwendig sein, um eine gründliche Prüfung Ihrer Bedenken durchzuführen. Wenn aus einer Untersuchung hervorgeht, dass ein Verstoß gegen unsere Unternehmensrichtlinien (einschließlich des Kodex) oder gegen geltende Gesetze oder Vorschriften vorliegt, ergreift die FIS die Maßnahmen, die sie unter den gegebenen Umständen für angemessen hält.

Je nach Art der Angelegenheit kann das FIS Ethics Office die Frage oder die Meldung an die zuständigen Mitarbeiter von FIS weiterleiten, die bei der Untersuchung und Lösung Ihrer Meldung behilflich sind, z. B. Mitarbeiter des Personalbüros, der Abteilung für Rechtskonformität und Unternehmensangelegenheiten, der internen Revision, der Informationssicherheit und/oder der Finanzabteilung.

Je nach Art der Angelegenheit kann es sein, dass FIS das Ergebnis seiner Untersuchung nicht mit Ihnen teilen kann.

Bitte beachten Sie, dass unter Umständen Personen, die Sie über die Ethics Helpline identifizieren, über den Eingang einer Meldung informiert werden können. Soweit dies möglich ist, wird die FIS Ihre Identität nicht preisgeben; es kann jedoch notwendig sein, Ihre Identität preiszugeben, um Ihre Bedenken vollständig zu untersuchen. Außerdem haben alle von Ihnen genannten Personen das Recht, auf die von Ihnen gemachten Angaben zu reagieren oder diese zu korrigieren.

FIS verbietet Vergeltungsmaßnahmen gegen jede Person, die eine Meldung über die Ethics Helpline abgibt oder an einer entsprechenden Untersuchung teilnimmt. Vergeltungsmaßnahmen sind ein schwerer Verstoß gegen die Richtlinien. Personen, die sich an Vergeltungsmaßnahmen beteiligen, müssen mit Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen. Wenn Sie glauben, dass Sie Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind, sollten Sie dies unverzüglich der Personalabteilung oder dem Ethics Office unter fisethicsoffice@fisglobal.com melden.

Geben Sie keine Daten über sich selbst oder andere Personen in Bezug auf rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer Person oder finanzielle Daten (z. B. Kontonummern oder Zahlungskartendaten) an, es sei denn, diese Daten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Meldung.

FIS verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

• zur Verwaltung der Ethics Helpline und zur Bewertung und Weiterverfolgung der an die Ethics Helpline gerichteten Meldungen;
• um mutmaßliche Verstöße zu untersuchen;
• nach Abschluss einer Untersuchung alle erforderlichen Folgemaßnahmen zu ergreifen;
• zur Erstellung von anonymen Berichten für das Executive Team der FIS und den Prüfungsausschuss des Verwaltungsrats.

Im Rahmen des Betriebs der Ethics Helpline stützt sich die FIS bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

• Ihre Zustimmung zur Verarbeitung der von Ihnen eingereichten Meldung (dies bezieht sich auf personenbezogene Daten, die Sie als Meldenden identifizieren);
• Unser berechtigtes Interesse an der Untersuchung Ihrer Meldung und der Ergreifung von Folgemaßnahmen nach Abschluss einer solchen Untersuchung (dies bezieht sich auf personenbezogene Daten, die die Personen identifizieren, über die Sie berichten). Unser legitimes Interesse ist es, sicherzustellen, dass die FIS über alle vermuteten Verstöße gegen geltende Gesetze/Vorschriften und unseren Kodex Bescheid weiß und darauf reagiert, und um unsere Marke und unseren guten Ruf zu schützen.
• In einigen Fällen verarbeitet die FIS personenbezogene Daten in der Ethics Helpline auch zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, der die FIS unterliegt ( z. B. Whistleblowing-Gesetzgebung) und/oder weil eine solche Verarbeitung für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden für die oben genannten Zwecke erhoben (oder für sekundäre Zwecke, wenn sie in engem Zusammenhang damit stehen, z. B. zur Speicherung) und werden nur auf einer strikten Need-to-know-Basis an folgende Personen weitergegeben:

• Bestimmte Mitarbeiter im Ethikbüro der FIS, die für die Verwaltung und das Management der Ethics Helpline zuständig sind;
• FIS-Mitarbeiter, die für die Untersuchung mutmaßlicher Verstöße zuständig sind, die über die Ethics Helpline gemeldet werden, und/oder für die Ergreifung der erforderlichen Folgemaßnahmen zu einer Untersuchung, wie z. B. die Einleitung von Disziplinar- oder Gerichtsverfahren (z.B. Mitarbeiter des Personalbüros oder der Abteilung Recht, Compliance und Unternehmensangelegenheiten);
• Regierungs-, Regulierungs- oder Steuerbehörden, wenn dies erforderlich ist, um einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachzukommen, der die jeweilige FIS-Einheit unterliegt, soweit dies nach geltendem lokalem Recht zulässig ist;
• NAVEX, das die Ethics Helpline im Namen der FIS betreibt;
• Wirtschaftsprüfern, forensischen Prüfern und/oder externen Rechtsberatern, die von FIS beauftragt wurden.

Anrufe und Online-Meldungen an die Ethics Helpline werden im Namen von FIS von NAVEX entgegengenommen. NAVEX hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten und verfügt über Server in verschiedenen Ländern.

Die oben genannten Zugriffsrechte umfassen die Übermittlung personenbezogener Daten in verschiedene Gerichtsbarkeiten (einschließlich Gerichtsbarkeiten außerhalb der Europäischen Union), in denen FIS tätig ist. FIS verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht in Ihrer Gerichtsbarkeit. Wenn die FIS Ihre personenbezogenen Daten überträgt, stellt die FIS sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau für die personenbezogenen Daten gewährleistet ist, indem sie eine oder mehrere der folgenden Methoden anwendet:

• Interne Übertragungen personenbezogener Daten mit FIS-Tochtergesellschaften werden durch eine konzerninterne Datenverarbeitungs- und Datenübertragungsvereinbarung geregelt, die von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln, einen Zusatz für internationale Übertragungen im Vereinigten Königreich sowie Musterklauseln enthält, die in anderen Ländern zur Legitimierung von Datenübertragungen veröffentlicht wurden;
• Die Übertragung personenbezogener Daten an den externen Anbieter, der die Ethics Helpline (NAVEX) betreibt, wird durch eine Datenverarbeitungsvereinbarung geregelt, die die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln und einen Zusatz für internationale Übertragungen im Vereinigten Königreich enthält. NAVEX ist außerdem nach dem EU-US-Datenschutzrahmen zertifiziert.

In Bezug auf die Verarbeitung von Fragen und Meldungen der Ethics Helpline haben Sie die folgenden Rechte auf Privatsphäre und Datenschutz:

• Sie können beantragen, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen, zu berichtigen, zu aktualisieren oder zu löschen;
• Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, die FIS auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, oder die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten verlangen;
• Wenn FIS Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Zustimmung erfasst und verarbeitet hat, können Sie Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen, vorbehaltlich zulässiger oder erforderlicher Ausnahmen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt weder die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die FIS vor Ihrem Widerruf vorgenommen hat, noch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf der Grundlage anderer rechtmäßiger Verarbeitungsgründe als Ihrer Einwilligung erfolgt ist;
• Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch FIS zu beschweren;
• Als Einzelperson in China haben Sie das Recht zu verlangen, dass FIS Ihnen die in diesem Datenschutzhinweis dargelegten Regeln erläutert (Recht auf Erläuterung der Verarbeitungsregeln). Nahe Verwandte einer verstorbenen Person haben das Recht, auf die personenbezogenen Daten der verstorbenen Person zuzugreifen, Kopien davon anzufertigen, sie zu berichtigen oder zu löschen, es sei denn, die verstorbene Person hat vor ihrem Tod etwas anderes vereinbart.

Ihre Rechte können eingeschränkt sein, z. B. wenn die Beantwortung einer Anfrage personenbezogene Daten über eine andere Person offenlegen würde oder wenn die Verarbeitung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Um Ihre oben genannten Rechte auf Privatsphäre und Datenschutz auszuüben, klicken Sie bitte hier , um das FIS-Datenschutzformular auszufüllen, oder senden Sie eine E-Mail an das Privacy && Data Protection Office der FIS über DataRights@fisglobal.com .

FIS duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben von einem dieser Rechte Gebrauch machen.

FIS bewahrt die von Ihnen übermittelten Informationen in Übereinstimmung mit der FIS-Richtlinie zur Verwaltung von Unterlagen und dem Zeitplan für die Aufbewahrung von Unterlagen auf.

Alle von Ihnen übermittelten Informationen, die nicht für die Beantwortung Ihrer Frage oder für die Untersuchung der aufgeworfenen Bedenken benötigt werden, können gelöscht oder archiviert werden, soweit dies nach lokalem Recht zulässig ist. Darüber hinaus werden alle von Ihnen übermittelten Informationen nach den jeweils geltenden lokalen Bestimmungen gelöscht oder archiviert, sobald FIS Ihre Frage beantwortet oder eine Untersuchung abgeschlossen hat. FIS kann anonymisierte Fragen und Meldungen zu statistischen Zwecken aufbewahren.

FIS setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein. FIS setzt angemessene Zugriffskontrollen ein, sodass Ihre personenbezogenen Daten nur auf einer Need-to-know-Basis zugänglich sind.

Weitere Informationen zu den Sicherheitsmaßnahmen, die NAVEX bei der Ethics Helpline anwendet, finden Sie in der Datenschutzerklärung von NAVEX .

Wenn Sie Fragen, Bedenken, Kommentare oder Beschwerden darüber haben, wie die FIS Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wenden Sie sich bitte an das FIS Privacy and Data Protection Office unter privacyoffice@fisglobal.com . Alternativ haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer für Ihr Land zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Der Datenschutzbeauftragte und Vertreter von FIS (Fidelity Information Services Operations GmbH) ist erreichbar unter: Data.Protection@fisglobal.com .