In den meisten Ländern bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie Ihren Namen angeben oder anonym bleiben möchten. Wenn Sie Ihren Namen angeben wollen, wird Magna die Vertraulichkeit Ihres Namens im Falle einer näheren Untersuchung soweit möglich wahren. Viele Untersuchungen können jedoch schneller und effektiver abgeschlossen werden, wenn ein Meldender seinen Namen angibt, da Magna mit dem Meldenden direkt erneut in Verbindung treten kann.
Der Bericht enthält einen Abschnitt, in dem Sie Ihren Namen angeben können, wenn Sie dies möchten.
Meldungen werden direkt an einen sicheren von Magna getrennten Server übertragen. Dadurch ist eine lückenlose Sicherheit gewährleistet. Auf die Berichte haben nur bestimmte autorisierte Personen von der Hotline von Magna Zugriff, die für die Beurteilung der Berichte basierend auf der Art und dem Ort des gemeldeten Ereignisses zuständig sind. Das System ist darauf ausgerichtet, die Vertraulichkeit und Anonymität im gesetzlich zulässigen Umfang zu wahren.
Autorisierte Personen der Magna Hotline werden bei Einreichen Ihres Berichts über die Magna Hotline benachrichtigt. Nach einer ersten Bewertung Ihres Anliegens leitet Magna ein Überprüfungsverfahren ein, welches auch Ermittlungen umfassen kann. Ihr Bericht an die Magna Hotline wird an das Ermittlungsteam weitergeleitet und Ihr Anliegen wird zeitnah und diskret weiterverfolgt.
Wir legen Ihnen nahe, uns möglichst detaillierte Informationen zu Ihrem Anliegen zu übermitteln. Bitte geben Sie auch Namen von beteiligten Personen und Drittparteien, den ungefähren Zeitpunkt und den Ort des Vorfalls und/oder die Beschreibung der Begebenheit an, die Sie zur Berichterstattung veranlasst hat. Außerdem ist es wichtig anzugeben, ob die gemachten Angaben auf Vermutungen oder bestehenden Fakten beruhen. Sie werden auch gefragt, welches Ergebnis oder welche Lösung Sie sich wünschen.
Wenn Sie einen Bericht online oder telefonisch übermitteln, erhalten Sie einen eindeutigen Berichtschlüssel. Außerdem werden Sie aufgefordert, ein Kennwort zu wählen. Mit dem Berichtschlüssel und Ihrem Kennwort können Sie über das System erneut auf Ihren Originalbericht zugreifen und weitere Informationen hinzufügen. Sie können mit dem Berichtschlüssel und dem Kennwort außerdem die Fortschritte zu Ihrem Bericht kontrollieren.
Der gesamte Schriftwechsel und alle Gespräche mit der Magna Hotline erfolgen ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht.
Über das System können Mitarbeiter der Magna Hotline an Sie stellen, selbst wenn Sie sich anonym gemeldet haben. Wenn Sie Ihren Berichtschlüssel erhalten, wird Ihnen ein geschätzter Zeitraum für die erste Bearbeitung Ihres Berichts mitgeteilt. Nach Ablauf dieses ersten zeitlichen Rahmens sollten Sie mit Ihrem Berichtsschlüssel und Ihrem Kennwort online oder telefonisch prüfen, ob weitergehende Fragen an Sie eingestellt wurden. Wenn Sie Ihren Namen nicht angegeben haben, bleiben auch Ihre Antworten auf Fragen von Magna anonym.
Aufgrund der hohen Vertraulichkeitsstufe, die bei Berichten an die Magna Hotline eingehalten wird, müssen Sie, wenn Sie Ihren Berichtschlüssel oder Ihr Kennwort verlieren, einen neuen Bericht über die Magna Hotline einreichen. Sie sollten in Ihrem neuen Bericht über die Magna Hotline angeben, dass Sie bereits zu einem früheren Zeitpunkt einen Bericht zu demselben Anliegen eingereicht haben.
Magna untersagt strengstens jede Form von Repressalien gegenüber Mitarbeitern, die Bedenken melden. Wenn Sie Ihre Bedenken auf ehrliche Weise und in guter Absicht vorbringen, drohen Ihnen keinerlei negative Folgen, unabhängig davon, ob sich die gemachten Angaben als korrekt erweisen oder Korrekturmaßnahmen zur Folge haben. Wenn Sie den Eindruck haben, wie auch immer gearteten Repressalien ausgesetzt zu sein, teilen Sie dies umgehend der Magna Hotline mit, damit Magna Nachforschungen anstellen kann.