Línea directa de ética de Amex: Preguntas frecuentes

¿Qué es la Línea directa de ética de Amex?

La Línea directa de ética de Amex es una herramienta confidencial, telefónica y en línea, alojada por NAVEX, Inc., un proveedor de servicios externo independiente. Esta línea está disponible en todo momento (las 24 horas, los 7 días de la semana, los 365 días del año) para los colegas de American Express (que incluyen empleados y contratistas) y las partes externas, incluidos los proveedores y vendedores, los clientes y otros, para plantear irregularidades sobre un posible asunto de ética o cumplimiento. Los ejemplos de asuntos denunciados mediante la Línea directa incluyen, entre otros, irregularidades relacionadas con la conducta de los colegas de American Express y los principios del Código de conducta de la empresa, como informes financieros e irregularidades contables; corrupción, fraude u otras actividades delictivas; conducta indebida en las interacciones con el cliente, incluidas las actividades de ventas, marketing, publicidad, servicio y cobranzas; y otros problemas de conducta en el lugar de trabajo.

Todas las denuncias realizadas a través de la Línea directa de ética de Amex se manejan de manera confidencial, lo que significa que la información obtenida de la denuncia inicial o durante la investigación se comparte exclusivamente con aquellos que tengan la necesidad de conocer dicha información. Las denuncias enviadas a la Línea directa de ética de Amex pueden hacerse de forma anónima, si se prefiere. Ninguna persona podrá sufrir represalias por denunciar irregularidades de buena fe. Es seguro hablar en American Express.

La Línea directa de ética de Amex no es el único recurso o canal disponible para plantear irregularidades, sino que es un recurso adicional para los colegas que alternativamente pueden optar por discutir estos asuntos con sus líderes directos, el departamento de Relaciones Laborales y de Colegas, el grupo de Experiencia de Colegas, el grupo de Auditoría Interna, el departamento de Seguridad Global, el departamento de Cumplimiento, la organización del Asesor Legal General o según lo dispuesto en los procedimientos locales de presentación de denuncias. Si no siente tranquilidad para denunciar irregularidades de forma directa ante estos recursos (o no es un colega), puede hacerlo mediante la Línea directa de ética de Amex, como se indicó anteriormente.

¿Quién supervisa la Línea directa de ética de Amex y revisa las irregularidades planteadas?

Las denuncias realizadas a través de la Línea directa de ética de Amex (alojada por NAVEX, un proveedor de servicios externo independiente) se proporcionan a la Oficina de Ética de Amex, un equipo especializado dentro de American Express que clasifica y asigna las irregularidades denunciadas para su consiguiente investigación. La Oficina de Ética de Amex se encuentra dentro de la organización del Asesor Legal General y se trata de un pequeño equipo de colegas de American Express a quienes se les encomendó la tarea de manejar estos asuntos con el máximo nivel de integridad, confidencialidad y discreción, y confirmar que se abordaron las irregularidades denunciadas. Los funcionarios de Ética de Amex no llevan a cabo investigaciones. Confirman que se revisen y se aborden todas las irregularidades denunciadas de manera oportuna por el equipo de especialistas en la materia, como Relaciones Laborales y de Colegas, Auditoría Interna o Seguridad Global.

Ver la sección ¿Qué pasa cuando hace una denuncia? para obtener información adicional.

¿Por qué necesitamos la Línea directa de ética de Amex?

American Express se compromete a hacer lo correcto por nuestros colegas. Actuar con integridad, además de proteger la marca y la reputación de nuestra empresa, es un derecho y una responsabilidad de todos, independientemente del lugar de la empresa en el que se encuentre. Queremos que los colegas se sientan cómodos al plantear problemas o irregularidades, para que podamos determinar si hay conductas en American Express que sean incongruentes con la ley, la normativa, la política de la empresa o nuestros valores y, de ser así, detenerlas y remediarlas.

Al crear líneas de comunicación abiertas y ofrecer herramientas confidenciales para que los colegas y otras personas planteen irregularidades sin temor a sufrir represalias, promovemos un ambiente de trabajo positivo y continuamos fomentando un lugar de trabajo seguro y con una ética sólida que genera confianza entre todos los colegas, así como con nuestros clientes, accionistas, proveedores y todas las partes interesadas.

¿La Línea directa de ética de Amex está disponible para todos los colegas de American Express?

La Línea directa de ética de Amex está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana en varios idiomas, por teléfono o en línea, para todos los colegas de American Express, incluidos los empleados y contratistas. Asimismo, está disponible para nuestras partes interesadas externas, incluidos nuestros clientes, accionistas, proveedores y otras personas que puedan tener inquietudes sobre un posible asunto de ética o cumplimiento. Se puede acceder a la Línea directa a nivel mundial desde cualquier teléfono o computadora. Debido a que el sitio web está alojado por un agente externo, no es necesario utilizar la computadora de su empresa ni pasar por The Square para acceder al sitio.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

La Línea directa de ética de Amex está diseñada para gestionar irregularidades con respecto a posibles asuntos de ética y cumplimiento, incluidos aquellos relacionados con un colega de American Express y los principios descritos en el Código de conducta de American Express, otras políticas de la empresa y nuestros valores o las leyes y normativa aplicables. Los ejemplos de asuntos denunciados incluyen, entre otros, irregularidades relacionadas con informes financieros y cuestiones contables; corrupción, fraude u otras actividades delictivas; conducta indebida en las interacciones con el cliente, incluidas las actividades de ventas, marketing, publicidad, servicio y cobranzas; y otros problemas de conducta en el lugar de trabajo.

No tengo total seguridad de si lo que observé o escuché es una infracción. ¿Qué debería hacer?

En caso de duda, denuncie la irregularidad a la Línea directa de ética de Amex. Preferimos que sea precavido y no que permanezca en silencio.

No es necesario que sepa de una infracción o que la compruebe usted mismo. Es comprensible que no lo sepa con certeza y no debe realizar su propia investigación en ningún momento. Por el contrario, si sospecha de una posible infracción de la ley, la normativa o la política, denúncielo y nuestros especialistas en la materia investigarán para determinar si efectivamente ocurrió una infracción.

Si soy un colega y tengo un problema o sé de una irregularidad, ¿no debería denunciarlo a mi líder, al grupo de Experiencia del Colega o al departamento de Cumplimiento?

Cuando observe un comportamiento que plantee un problema o una irregularidad relacionada con los principios contenidos en el Código de conducta, nuestras otras políticas de la empresa o las leyes aplicables, le recomendamos que lo denuncie sin temor a sufrir represalias. Puede hacer preguntas o plantear irregularidades a su líder directo, a Relaciones Laborales y de Colegas, al grupo de Experiencia de los Colegas, al grupo de Auditoría Interna, a Seguridad Global, a Cumplimiento, a la organización del Asesor Legal General o a otro departamento según lo dispuesto en los procedimientos locales de presentación de denuncias.

Depende de usted qué recurso o canal elija en función de su nivel de comodidad. Reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo en denunciar irregularidades ante alguno de estos recursos, y como resultado, le ofrecemos la opción de informarlas mediante la Línea directa de ética de Amex.

¿Por qué debo denunciar una irregularidad que tenga?

Actuar con integridad, además de proteger la marca y la reputación de nuestra empresa, es un derecho y una responsabilidad de todos, y eso implica denunciar algo que se presume que no es correcto. Cuando respetamos nuestro Código de conducta, juntos ayudamos a garantizar que la empresa funcione de manera justa y ética, mantenemos un ambiente de trabajo seguro, saludable y productivo para todos y generamos confianza entre todos los colegas y con nuestros clientes, accionistas, proveedores y todas las partes interesadas.

Tengo conocimiento de algunas conductas no éticas, pero no me afectan. ¿Por qué debería presentar una denuncia?

Toda conducta no ética, en cualquier nivel, afecta en última instancia a la empresa y a todos los colegas. Si usted sabe de cualquier posible incidente de conducta indebida o infracción relacionada con la ética, tenga en cuenta que su obligación para con usted mismo y con sus compañeros es denunciarlo.

¿American Express realmente quiere que yo denuncie estas situaciones?

Claro que sí. De hecho, lo animamos a que denuncie irregularidades. Usted sabe qué es lo que sucede en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. No podemos detener una conducta indebida, ni remediarla, a menos que la conozcamos. Es posible que usted sea la primera persona en enterarse de una actividad que podría ser motivo de denuncia. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa, en nuestros colegas y en nuestros clientes. Además, queremos que todos nuestros colegas se sientan empoderados y capacitados para denunciar cualquier conducta potencialmente incongruente con la ley, la normativa, nuestras políticas o valores y que lo hagan sin temor a represalias.

¿Qué es EthicsPoint?

EthicsPoint es el nombre de los servicios de línea directa y la aplicación de gestión de casos, que es propiedad de NAVEX, Inc., un agente externo independiente contratado por American Express para gestionar la Línea directa de ética de Amex y nuestra aplicación de gestión de casos.

¿Cómo presento una denuncia a través de la Línea directa de ética de Amex?

La Línea directa de ética de Amex le permite denunciar una irregularidad por teléfono o a través de un portal web en línea. La Línea directa está disponible en todo momento (las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año) y en varios idiomas. Es posible acceder a través de un teléfono o computadora, desde cualquier parte del mundo.

¿Puedo presentar una denuncia de forma anónima?

Sí, puede denunciar la irregularidad de manera anónima, ya sea en línea o por teléfono. Si decide permanecer en el anonimato, lo cual es perfectamente aceptable, tenga en cuenta que necesitamos que proporcione una cantidad suficiente de información para investigar la irregularidad. Sin información suficiente, la empresa puede verse limitada o impedida de investigar el problema o de proporcionar ayuda, si la hay.

Como resultado, si decide hacer una denuncia de forma anónima, proporcione tantos detalles como sea posible sobre la conducta en cuestión, quién está involucrado, quién puede ser un testigo con el que podamos hablar, además de la documentación de respaldo disponible (que también puede enviar). Además, asegúrese de volver a consultar nuestro sistema con la clave de denuncia proporcionada y su contraseña para abordar cualquier pregunta que el investigador pueda tener para usted y para verificar actualizaciones sobre el estado del manejo de la irregularidad.

¿Qué pasa si quiero ser identificado con mi denuncia?

Es perfectamente entendible si desea identificarse al denunciar irregularidades. Eso también le brinda al investigador la posibilidad de comunicarse con usted más fácilmente fuera de la base de datos de la Línea directa, en caso de necesitarlo. Tenga la seguridad de que toda la información obtenida cuando realiza una denuncia, incluida su identidad y la información recopilada durante la investigación, siempre se maneja de manera confidencial. Es decir que, la información se comparte solo cuando es necesario, independientemente de si se identifica o elige permanecer en el anonimato.

Hay una sección en el portal web en línea donde puede identificarse, y si llama a la Línea directa, puede proporcionar su identidad e información de contacto cuando el representante de la llamada se lo solicite.

¿Será de ayuda si me identifico?

Sí. La investigación de una denuncia suele ser más rápida y eficiente cuando el investigador puede hacer un seguimiento directo con la persona que denunció el problema. Tenga la seguridad de que toda la información obtenida cuando realiza una denuncia, incluida su identidad y la información recopilada durante la investigación, siempre se maneja de manera confidencial. Es decir que, la información se comparte solo cuando es necesario, independientemente de si se identifica o elige permanecer en el anonimato. Si se identifica, se hará todo lo posible por respetar la confidencialidad. Su identidad se revelará solo a las personas que estén investigando su denuncia o problema, a menos que se requiera en el curso de un proceso legal o según lo exijan las leyes locales o las disposiciones locales de la empresa.

Como se indica en nuestro Código de conducta, nadie puede ser objeto de represalias por plantear una irregularidad de buena fe, y nos tomamos esas denuncias muy en serio. Es seguro hablar en American Express.

¿Adónde van estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Sin importar si las denuncias se hacen en línea o por teléfono, se documentan dentro del servidor seguro de NAVEX, que está alojado de forma independiente para garantizar la confidencialidad. Las denuncias se ponen a disposición de un pequeño grupo especializado dentro de la organización del Asesor Legal General conocido como Oficina de Ética de Amex. Los funcionarios de Ética de Amex remiten las denuncias a especialistas en la materia designados, investigadores dentro de los departamentos de Relaciones Laborales y de Colegas, Auditoría Interna o Seguridad Global que son responsables de evaluar, investigar y resolver los problemas. Todos los miembros de la Oficina de Ética de Amex y los investigadores internos que revisan y resuelven las denuncias recibieron capacitación especializada para mantener la máxima confidencialidad y cuidado en el manejo de estas denuncias.

Ver la sección ¿Qué pasa cuando hace una denuncia? para obtener información adicional.

¿Puedo enviar documentación de respaldo cuando presento una denuncia?

Enviar copias de cualquier documento, foto, correo electrónico o capturas de pantalla de comunicaciones que respalden su denuncia es extremadamente útil para nuestro proceso de investigación. Si envía una denuncia a la Línea directa a través del portal web en línea, tendrá acceso a un enlace en el que puede cargar los tipos de archivos más comunes.

¿Cómo puedo supervisar el estado de mi denuncia?

Una vez que haya presentado su denuncia, ya sea en línea o por teléfono, se le proporcionará una clave de denuncia y se le pedirá que elija una contraseña. Con esta información única de identificación, podrá hacer un seguimiento de la denuncia, ya sea llamando a la Línea directa o visitando el sitio web. Es posible que tenga que esperar unos días después de su presentación antes de que pueda monitorear el progreso inicial y revisar si se le pidió más información.

¿Qué debo hacer si pierdo la clave de denuncia o contraseña?

Si pierde su clave de denuncia o la contraseña, se le pedirá que presente una nueva denuncia. Esto nos permite mantener el más alto nivel de confidencialidad. Ya sea que haga la denuncia por teléfono o en línea, debe mencionar que su nueva denuncia se relaciona con una presentada antes.

¿Es confidencial la función telefónica de la Línea directa?

Sí, es confidencial. No grabamos las llamadas ni rastreamos la fuente de ninguna manera. En caso de usar la opción telefónica, se le pedirá que proporcione la misma información que proporcionaría en una denuncia realizada a través del portal web en línea de la Línea directa. Los representantes de las llamadas son empleados de NAVEX, nuestro proveedor de servicios externo. No son colegas de American Express. El representante de la llamada escribirá sus respuestas directamente en el entorno seguro de la Línea directa de ética de Amex. Las mismas medidas de seguridad y confidencialidad se aplicarán a las denuncias que se hagan por teléfono o en línea.

Según tengo entendido, toda denuncia que envíe desde una computadora de la empresa genera un registro del servidor que muestra todos los sitios web con los que mi PC se conecta. Entonces, ¿no me identificarán en ese registro como el denunciante?

Tenga la seguridad de que la Línea directa de ética de Amex y la Oficina de Ética de Amex no generan ni mantienen ningún registro de conexión interna con las direcciones IP. Además, NAVEX se comprometió por medio de un contrato a no averiguar la identidad del denunciante. Sin embargo, si no se siente cómodo accediendo a la Línea directa de ética de Amex desde su computadora del trabajo, puede acceder a ella utilizando cualquier computadora personal (como la suya o una ubicada en un cibercafé, una biblioteca, la casa de un amigo, etcétera).

Me preocupa que la información que proporcione de manera anónima a través de la Línea directa de ética finalmente revele mi identidad. ¿Cómo puedo tener la seguridad de que eso no sucederá?

Se mantiene el más alto nivel de confidencialidad respecto de todas las denuncias. Si desea permanecer en el anonimato, la Línea directa de ética de Amex está diseñada para garantizar que eso suceda. La Línea directa de ética de Amex y la Oficina de Ética de Amex no generan ni mantienen ningún registro de conexión interna con direcciones IP, y NAVEX se compromete contractualmente a no investigar nunca la identidad de un denunciante. Para garantizar aún más su anonimato, usted, como denunciante, debe tener cuidado de no dar detalles tan específicos que solo puedan relacionarse con usted.

¿Qué pasa si mi líder directo u otros líderes están involucrados en la irregularidad que deseo comunicar? ¿No recibirán la denuncia e iniciarán un encubrimiento?

La Línea directa de ética de Amex y los protocolos de distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación, ni tengan acceso a las denuncias en las que se las mencione.

¿Qué sucede si recuerdo algo importante sobre el incidente después de haber presentado la denuncia?

Cuando usted presenta una denuncia a través de la Línea directa de ética de Amex, ya sea mediante el portal web en línea o telefónicamente, recibe una clave de denuncia única y se le pide que seleccione una contraseña. Con la clave de denuncia y su contraseña, puede regresar a la Línea directa de ética de Amex en cualquier momento, ya sea por el portal web o por teléfono, y acceder a su denuncia original para agregar más detalles.

¿Qué pasa si tienen preguntas que hacerme sobre la denuncia?

El sitio web de la Línea directa de ética de Amex permite a los miembros de la Oficina de Ética de Amex o a los investigadores internos hacerle preguntas, incluso si denuncia de forma anónima. Este diálogo puede ser útil para garantizar que su denuncia pueda revisarse e investigarse de manera adecuada y exhaustiva. Al momento de presentar la denuncia, recibirá la clave de denuncia y generará la contraseña. Luego, se le brindará un plazo estimado para el procesamiento inicial de su denuncia. Le recomendamos enfáticamente que revise con frecuencia el sitio para ver si le hicieron alguna pregunta. Si usted se identificó en la denuncia inicial, un miembro de la Oficina de Ética de Amex o un investigador interno puede comunicarse con usted directamente mediante la información de contacto que proporcionó.

¿Es el seguimiento de estas denuncias tan seguro como la denuncia inicial?

Sí. Todas las comunicaciones de la Línea directa de ética de Amex se rigen con la misma confidencialidad estricta que la denuncia original. Si decide denunciar de forma anónima, los seguimientos se gestionan de la misma manera, en la medida en que lo permita la legislación local.