Preguntas Frecuentes
SOBRE LA LÍNEA DIRECTA PARA ASUNTOS ÉTICOS DE AMEX
¿Qué es la línea directa para asuntos éticos de Amex?
La línea directa para asuntos éticos de Amex es una herramienta administrada por NAVEX, Inc., un proveedor independiente de servicios, que permite que en cualquier momento colegas, proveedores, socios de negocio y otras personas relacionadas con American Express denuncien posibles situaciones irregulares en materia de ética y cumplimiento por teléfono o a través de Internet. Algunos ejemplos de asuntos de ese tipo incluyen, entre otros, preocupaciones o problemas relacionados con colegas o líderes de American Express y los principios que establece el Código de Conducta de la Empresa (por ejemplo, aspectos de informes financieros y contables); casos de corrupción, fraude u otras actividades delictivas; y conducta laboral.
La línea directa para asuntos éticos de Amex no es la única vía para expresar preocupaciones de este tipo; es un recurso adicional que se pone a disposición de los colegas de American Express y empleados subcontratados por un tercero, quienes también pueden optar por hablar sobre estos temas con sus líderes directos, o con representantes de las áreas de Relaciones Laborales y con Colegas. el Grupo de Experiencia de Colegas, Cumplimiento o Asuntos Jurídicos, o según lo establezcan los procedimientos locales para presentar denuncias. En caso de no sentirse cómodo hablando sobre lo que le preocupa con alguna de estas personas (o si usted no es un colega, proveedor o socio de negocios) podrá recurrir a la línea directa para asuntos éticos de Amex (por teléfono o vía Internet) para presentar su denuncia.
Todas las denuncias que se presentan mediante la línea directa para asuntos éticos de Amex son confidenciales, y es posible hacerlas de forma anónima en la mayoría de los mercados. Ningún empleado será objeto de medidas disciplinarias si de buena fe denuncia sus preocupaciones.
¿Quién se encarga de supervisar la línea directa para asuntos éticos de Amex y evaluar las denuncias presentadas?
Las denuncias que se realizan a través de la línea directa para asuntos éticos de Amex (servicio a cargo de un proveedor de servicios independiente) se envían a un equipo especializado en American Express (el área de Ética), el cual fue creado en 2017. Esta área depende de la división de Asuntos Jurídicos de la organización, y está compuesta por un pequeño grupo de colegas de American Express que cumple con su tarea con el más alto nivel de integridad, confidencialidad y discreción. Si bien los encargados de ética de Amex no llevan adelante ninguna investigación, se aseguran de que la división que corresponda (p. ej. Relaciones Laborales y con Colegas, Auditorías Internas, Seguridad Mundial) evalúe sin demora y de forma confidencial todas las denuncias para que puedan tomarse las medidas que necesarias.
El documento ¿Qué sucede cuando se presenta una denuncia? tiene información adicional: Haga clic aquí
¿Por qué se necesita la línea directa para asuntos éticos de Amex?
American Express está determinada a hacer lo correcto para nuestros colegas. Actuar con integridad y proteger la marca y reputación de nuestra empresa es un derecho y una responsabilidad de todos, independientemente de cuál sea su cargo en la empresa. Queremos que nuestros colegas se sientan cómodos si necesitan plantear problemas o preocupaciones.
Al crear líneas de comunicación abiertas y ofrecer a nuestros colegas, contratistas y otras personas herramientas que les permiten plantear sus preocupaciones sin miedo a represalias y preservar su confidencialidad, promovemos un ambiente de trabajo positivo y propiciamos la seguridad y la ética laboral.
¿Está la línea directa para asuntos éticos de Amex disponible para todos los colegas de American Express?
La línea directa para asuntos éticos de Amex está disponible las 24 horas del día, los siete días de la semana, y todos los colegas y contratistas de American Express podrán acceder a ella en varios idiomas por teléfono o vía Internet (la fecha de lanzamiento podría ser distinta en función del mercado y según las normas locales). Es posible acceder a este servicio desde cualquier teléfono o computadora. Debido a que una empresa independiente se encarga de administrar el sitio, no es necesario que utilice una computadora de la empresa o The Square para acceder a él.
¿Qué tipo de situaciones debería denunciar?
La línea directa para asuntos éticos de Amex ha sido diseñada para plantear preocupaciones o problemas vinculados con asuntos éticos y de cumplimiento, incluidos los que se relacionan con los colegas o líderes de American Express y los principios que establecen el Código de Conducta de American Express, nuestras demás políticas corporativas y las leyes vigentes.
No estoy seguro en cuanto a si lo que vi o escuché es una infracción. ¿Qué debería hacer?
Se le invita a plantear lo que le preocupe a través de la línea directa para asuntos éticos de Amex. Es mejor externar lo que le preocupa a permanecer en silencio.
Si soy un colega o socio de negocios y algo me preocupa o hay un problema, ¿no debería hablar con mi líder o con el Grupo de Experiencia de Colegas o Cumplimiento?
Cuando observa conductas preocupantes vinculadas a los principios que establece el Código de Conducta, nuestras políticas corporativas o las leyes aplicables, lo invitamos a que hable sobre la situación sin temor a represalias. Puede plantear preguntas o hablar de sus preocupaciones con su líder directo, con las áreas de Relaciones Laborales y con Colegas, Grupo de Experiencia de Colegas , Cumplimiento o Asuntos Jurídicos o siguiendo los procedimientos locales para este tipo de situaciones. Sin embargo, somos conscientes de que podrían darse situaciones en las cuales no se sienta cómodo si tiene que presentar su denuncia de esa forma. Es para eso que hemos establecido la línea directa para asuntos éticos de Amex.
¿Por qué debería denunciar lo que haya visto o escuchado?
Actuar con integridad y proteger la marca y reputación de nuestra empresa es un derecho y una responsabilidad de todos, y eso implica hablar cuando algo no se ve bien. Cuando todos defendemos nuestro Código de Conducta ayudamos a garantizar que la empresa funcione de forma justa y ética y propiciamos un entorno de trabajo seguro, saludable y productivo.
Estoy al tanto de que se han producido conductas poco éticas, pero no me afectan. ¿Por qué habría de presentar una denuncia?
Cualquier tipo de conducta poco ética, a cualquier nivel, en última instancia perjudica a la empresa y a todos los colegas. Si tiene conocimiento de cualquier presunto incidente de mala conducta o infracciones éticas, no olvide que es su deber, hacia usted mismo y hacia sus colegas, informar sobre lo que sucede.
¿Realmente quiere American Express que presente denuncias?
Por supuesto. De hecho, lo animamos a que lo haga. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Es posible que tenga conocimiento de primera mano de una actividad que podría presentar motivos de preocupación. Si usted nos informa sobre el hecho, podrá minimizar el impacto negativo que esa situación pudiera tener sobre la empresa y nuestra gente. Además, queremos que todos los colegas sientan que pueden hablar y expresarse en caso de tener problemas o preocupaciones.
PRESENTACIÓN DE DENUNCIAS: ASPECTOS GENERALES
¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es el nombre de la aplicación para gestión de casos y servicios de línea de comunicación directa bajo la propiedad y administración de NAVEX, Inc., empresa que American Express ha contratado para que se encargue de la línea directa para asuntos éticos de Amex y de la gestión de casos.
¿De qué manera se presentan denuncias a través de la línea directa para asuntos éticos de Amex?
La línea directa para asuntos éticos de Amex le permite informar sobre preocupaciones o problemas por teléfono o vía Internet. El servicio está disponible de manera permanente y en varios idiomas. Se puede acceder desde cualquier teléfono o computadora. En http://amex.ethicspoint.com encontrará una guía sencilla de los pasos que debe seguir.
¿Puedo presentar mi denuncia de forma anónima?
Depende del mercado. En función de las leyes locales aplicables y de las obligaciones de la empresa, es posible que pueda denunciar problemas o preocupaciones de manera anónima, tanto por teléfono como a través de Internet.
¿Cómo saber si las leyes locales de mi mercado permiten presentar denuncias anónimas?
Si está usando la línea directa para asuntos éticos de Amex a través de Internet y presenta la denuncia desde un mercado que permite mantener el anonimato, el sistema le dará esa opción. Si presenta su denuncia desde un mercado en el que la ley local no permite mantener el anonimato, el sistema no le ofrecerá esa opción.
Lo mismo sucede si se comunica con la línea directa por teléfono. Según el mercado, el operador le informará si puede o no presentar la denuncia de manera anónima.
¿Qué sucede si deseo que se me identifique en la denuncia?
Hay una sección en la denuncia en línea en la que podrá identificarse, si lo desea. Si se comunica con el servicio por teléfono, podrá dar al operador sus datos de contacto.
¿Es útil identificarse?
Con frecuencia, investigar una denuncia es más rápido y eficiente cuando los investigadores de Amex pueden efectuar un seguimiento directo del problema con la persona que lo denunció. Si ha optado por identificarse, se harán los máximos esfuerzos para proteger su confidencialidad. Su identidad no será revelada a personas ajenas a la investigación, a menos que sea necesario en el curso de los procedimientos legales o según lo exijan las leyes o normas locales de la empresa. Nuestro Código de Conducta deja claro que ninguna persona será objeto de represalias si presenta una denuncia de buena fe, y eso es algo que nos tomamos muy en serio.
¿A dónde van las denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?
Independientemente de que las denuncias se presenten por teléfono o a través de Internet, quedan registradas en un servidor seguro e independiente de NAVEX para garantizar la confidencialidad. Las denuncias se envían a un grupo especializado pequeño dentro de la división de Asuntos Jurídicos, la división de Ética de Amex. Los integrantes de la división de Ética de Amex remiten las denuncias a los investigadores correspondientes dentro de las divisiones de Relaciones Laborales y con Colegas, Auditoría Interna o Seguridad Mundial, quienes se encargan de evaluar, investigar y resolver las cuestiones surgidas. Cada uno de los integrantes de la división de Ética de Amex y los investigadores que evalúan y resuelven las denuncias han recibido capacitación específica para encargarse de su función con la máxima confidencialidad y cuidados. El documento ¿Qué sucede cuando se presenta una denuncia? contiene información adicional: Haga clic aquí
¿Puedo enviar documentación de apoyo junto con la denuncia?
Enviar copias de cualquier documento que respalde su denuncia es extremadamente útil para el proceso de investigación. Si presenta su denuncia a través de Internet, verá un enlace que le permitirá subir al sistema archivos en la mayoría de los formatos más conocidos.
¿De qué manera puedo efectuar un seguimiento de mi denuncia?
Una vez que haya terminado de presentar su denuncia, tanto por Internet como por teléfono, se le entregará una clave y se le pedirá que genere una contraseña. Con estas credenciales de identificación podrá seguir el avance de la denuncia, tanto llamando a la línea telefónica directa como visitando el sitio en Internet. Es posible que deba esperar unos días luego de haber presentado su informe antes de poder monitorear el progreso y constatar si debe presentar información adicional.
¿Qué sucede si pierdo mi clave o contraseña?
Si pierde su clave de denuncia o contraseña, deberá presentar una nueva denuncia. Esto nos permite asegurarle el más alto nivel de confidencialidad. Al hacer la llamada o llenar el formulario en Internet deberá mencionar que la nueva denuncia se relaciona con una anterior.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DEL PROCESO DE DENUNCIAS
¿Es confidencial la línea telefónica directa?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que facilitaría en una denuncia enviada a través de Internet. Los operadores telefónicos son empleados de la empresa que nos provee los servicios; no son colegas American Express. El operador telefónico escribirá sus respuestas directamente en el entorno seguro de la línea directa para asuntos éticos de Amex. Se aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad a las denuncias presentadas por teléfono que a aquellas presentadas por Internet.
Entiendo que cualquier información que envíe desde una computadora de la empresa genera un archivo de registro en el servidor que muestra todos los sitios de Internet que se visitan desde mi computadora. ¿No permitirá esto identificarme como quien originó la información?
La línea directa para asuntos éticos de Amex y la división de Ética de Amex no generan ni mantienen ningún registro de conexiones internas con direcciones IP. Si no se siente cómodo accediendo a la línea directa para asuntos éticos desde la computadora de trabajo, podrá hacerlo desde cualquier computadora personal (por ejemplo, la suya propia o en un café Internet, la biblioteca, la casa de un amigo, etc.). Además, NAVEX tiene la obligación contractual de no identificar a la persona que presenta la denuncia.
Me preocupa que la información que envíe a la línea directa para asuntos éticos de Amex en última instancia revele mi identidad. ¿Cómo puedo estar seguro de que eso no sucederá?
Todas las denuncias serán mantenidas con el más alto nivel de confidencialidad. Si le interesa permanecer en el anonimato, la línea directa sobre asuntos éticos de Amex ha sido diseñada para garantizar que sea eso lo que suceda (siempre y cuando lo permitan las leyes locales). Para garantizar aún más su anonimato, usted (como denunciante) debe ejercer cuidado para no revelar detalles tan específicos que sea obvio que usted es la persona que realiza la denuncia.
¿Qué sucede si mi jefe directo u otros líderes están involucrados en lo que me preocupa? ¿Es posible que accedan al informe y empiecen a cubrirse?
La línea directa para asuntos éticos de Amex y los protocolos de distribución de informes han sido diseñados de forma tal que las personas implicadas no tengan acceso a, ni se les notifique sobre, denuncias en las que les mencione, a menos que lo exijan las leyes locales.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante sobre el incidente luego de haber presentado la denuncia?
Cuando usted presenta una denuncia a través de la línea directa para asuntos éticos de Amex, sea a través de Internet o por teléfono, recibirá una clave única y se le pedirá que genere una contraseña. Con la clave y la contraseña, podrá regresar al sistema de la línea directa para asuntos éticos de Amex, tanto desde Internet o por teléfono, acceder a la denuncia original y añadir más detalles.
¿Qué sucede si desean plantearme preguntas sobre la denuncia?
El sitio en Internet de la línea directa sobre asuntos éticos de Amex permite que los miembros del área de Ética de Amex o investigadores internos le envíen preguntas, aun cuando presenta denuncias anónimas. Este diálogo puede ser útil para garantizar que su denuncia sea analizada e investigada de forma exhaustiva. Cuando recibe su clave de denuncia, se le indicará cuánto tiempo estimamos que llevará procesar la denuncia. Le sugerimos firmemente que vuelva a consultar el estado de la denuncia con frecuencia durante ese plazo para ver si le han enviado alguna pregunta. Si en la denuncia inicial usted se identificó, un miembro del área de Ética de Amex o un investigador interno podría comunicarse directamente con usted usando sus datos de contacto.
¿Son las comunicaciones de seguimiento sobre la denuncia tan seguras como el primer contacto?
Sí; todos los intercambios que se efectúan a través de la línea directa sobre asuntos éticos de Amex reciben el mismo trato de confidencialidad que la denuncia inicial. Si opta por preservar su anonimato en la denuncia, las preguntas de seguimiento se manejan de la misma manera, en la medida en que lo permita la ley.
