Preguntas y respuestas habituales para los empleados

SOBRE NAVEX

¿Qué es NAVEX?

NAVEX es una herramienta confidencial y completa para ayudar a la dirección y los empleados a combatir juntos el fraude, los abusos y cualquier otra conducta inadecuada en el lugar de trabajo, a la vez que se incentiva un entorno de trabajo positivo.

¿Por qué necesitamos un sistema como NAVEX?

CÓMO DENUNCIAR: GENERAL

¿Puedo presentar mi denuncia tanto a través de Internet como por teléfono?

Sí. Gracias a NAVEX, tiene la posibilidad de denunciar a través del teléfono o por Internet.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

El sistema de NAVEX ha sido diseñado para que los empleados puedan denunciar cualquier infracción de nuestro código de conducta establecido o cualquier otra preocupación que pudieran tener.

Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla a mi superior, al personal de seguridad o al equipo de RR. HH. y dejar que sean ellos los que se ocupen de la misma?

Si observa algún comportamiento que cree que podría suponer una infracción de nuestro código de conducta, esperamos que lo denuncie. Lo ideal sería que, en efecto, informara de cualquier preocupación a su superior directo o a otro miembro de la dirección. Sin embargo, sabemos que pueden darse circunstancias en las que no se encuentre cómodo informando del problema de esta forma. Es para estos casos para los que nos hemos asociado con NAVEX. Preferimos que haga la denuncia de forma anónima (siempre que lo permitan las leyes locales) a que no comparta dicha información.

¿Por qué debo informar sobre lo que sé? ¿Qué puedo obtener de ello?

Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo. Pero este derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si todos colaboramos, podremos mantener un entorno laboral saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la subsistencia de toda una empresa.

¿La dirección de la empresa desea realmente que yo denuncie?

Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Como parte de ella, sabe lo que pasa en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Puede que adquiera conocimiento de una actividad que pueda llegar a ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la empresa y sus trabajadores. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativos.

¿A dónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?

Las denuncias se introducen directamente en el servidor seguro de NAVEX para evitar posibles brechas de seguridad. NAVEX solo permite el acceso a las denuncias a personas específicas de la empresa que se encargan de evaluar dichas denuncias en función del tipo de infracción y de la ubicación del incidente. Cada una de estas personas ha recibido la formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad.

¿No es este un claro ejemplo de sistema de vigilancia?

El sistema de NAVEX se considera un aspecto positivo de nuestra filosofía general y nos permite garantizar un entorno laboral seguro y ético. Le animamos a buscar ayuda ante un dilema ético, así como a enviarnos sugerencias positivas o trasladarnos cualquier motivo de preocupación. La comunicación eficaz es fundamental en el entorno laboral de hoy día, y este sistema es una herramienta excelente para mejorar dicha comunicación.

Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y mantener al mismo tiempo un entorno positivo para la comunicación de inquietudes.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LAS DENUNCIAS

Hasta donde yo sé, cualquier denuncia que envíe a través de un ordenador de la empresa genera un registro en el servidor en el que se recoge a qué sitios web se conecta mi PC; ¿no me identificará este registro como el creador de la denuncia?

NAVEX no genera ni mantiene ningún registro interno de conexión con las direcciones IP; no crea ninguna información que relacione su PC con NAVEX. De hecho, NAVEX está obligada por contrato a no buscar la identidad de ningún denunciante.

Si se siente incómodo haciendo una denuncia desde el ordenador de su trabajo, tiene la opción de utilizar uno que esté fuera de nuestro entorno laboral (como un ordenador de un cibercafé, de una librería, de casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de NAVEX. Muchas personas eligen esta opción, puesto que los datos de NAVEX indican que menos del 12% de las denuncias se generan durante el horario de trabajo.

¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así mantener el anonimato?

Las denuncias formuladas desde casa, desde el ordenador del vecino o desde cualquier portal de Internet seguirán siendo seguras y anónimas, siempre que lo permitan las leyes locales. Un portal de Internet jamás identifica a un visitante por su nombre en pantalla y el sistema de NAVEX elimina toda información identificativa, como la dirección IP, para que se pueda mantener el anonimato. Además, NAVEX está obligada por contrato a no buscar la identidad de ningún denunciante.

Me preocupa que la información que facilite a NAVEX acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme de que eso no va a ocurrir?

El sistema de NAVEX ha sido diseñado para protegerle. De hecho, mantenemos por contrato el compromiso de no intentar identificar a los denunciantes. Para garantizar su anonimato, usted, como parte informante, deberá asegurarse de que no revela ningún dato identificativo en su denuncia. Por ejemplo, «Desde mi cubículo, junto a Jan Smith…» o «En mis 33 años…».

¿La línea gratuita de asistencia directa telefónica también es anónima y confidencial?

Sí, en la medida en que la presentación de denuncias esté permitida por las leyes locales. Deberá facilitar la misma información que incluiría en una denuncia enviada por Internet; el interlocutor escribirá sus respuestas directamente en el entorno seguro de NAVEX. A estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad que a las denuncias presentadas a través de Internet.

¿Qué pasa si quiero identificarme en mi denuncia?

Hay un apartado en la denuncia en el que puede identificarse si así lo desea.

CONSEJOS Y PRÁCTICAS RECOMENDADAS

Tengo constancia de que hay algunas personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?

Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta no ética, sea del nivel que sea, acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, y eso le incluye a usted. Solo tiene que pensar en los escándalos corporativos que se han producido recientemente para darse cuenta de los efectos desastrosos que una falta de ética aparentemente leve puede tener sobre una empresa que, en otras circunstancias, podría ofrecer un entorno laboral saludable. Si tiene conocimiento de algún incidente de conducta inapropiada o de infracción del código ético, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.

No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de las normas de la empresa o de si se puede considerar una conducta no ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debería hacer?

Denunciarlo. NAVEX puede ayudarle a preparar y presentar su denuncia para que se pueda entender de la forma adecuada. Preferimos que informe de una situación que se acabe revelando inofensiva a dejar que un comportamiento poco ético pase desapercibido porque no estaba seguro.

¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?

El sistema de NAVEX y los protocolos de distribución de denuncias han sido diseñados de forma que las partes implicadas no son notificadas ni tienen acceso a las denuncias en las que se les cita.

¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia?

Cuando presenta una denuncia, ya sea utilizando Internet o a través del centro de contacto de NAVEX, recibe una clave de denuncia única y deberá seleccionar una contraseña. Con esa clave y esa contraseña, podrá volver al sistema de NAVEX, ya sea a través de Internet o por teléfono, y acceder a la denuncia original. En ese momento, puede añadir más detalles.

¿Qué pasa si tienen preguntas que hacerme sobre la denuncia?

NAVEX ofrece funciones que permite a los representantes de la empresa realizarle preguntas, aunque haya presentando la denuncia de forma anónima. Cuando reciba su clave de denuncia, también se le indicará el tiempo que se cree que se necesitará para procesar el informe. Una vez superado este tiempo, le sugerimos que compruebe si se le ha enviado alguna pregunta. Al proporcionar esta posibilidad de diálogo, no solo será posible identificar mejor la situación, sino que también podrá resolverse, por muy compleja que sea.

¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?

Toda la correspondencia con NAVEX se realiza con la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial, siempre bajo el amparo del anonimato si así lo desea (y donde lo permitan las leyes locales).

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Puede presentar una denuncia ante NAVEX desde cualquier ordenador con acceso a Internet. Incluso desde casa. Muchos lugares públicos, incluidas las bibliotecas, disponen de ordenadores con acceso a Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo utilizando un ordenador, puede llamar a la línea de asistencia directa gratuita, que se encuentra disponible las 24 horas del día, los 365 días del año. Las instrucciones de marcado cambian en función del país; compruebe las instrucciones de marcado correctas con un miembro del equipo local.

¿Qué debo hacer si el número de teléfono no funciona?

Si el número de teléfono anterior no funciona, puede presentar su denuncia en línea a través de este sitio web. Indique en la denuncia que el número de teléfono no funcionaba.

¿Qué debo hacer si el país en que me encuentro no está listado arriba?

Si en su ubicación no está disponible el servicio, elabore su denuncia en línea a través de este sitio web. Indique en la denuncia que las instrucciones de marcado internacional para el país en el que se encuentra no están disponibles.