Preguntas frecuentes sobre: Línea de Ayuda Ética de FIS a través de EthicsPoint
Denuncias: aspectos generales
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Consejos y prácticas recomendadas
Preguntas frecuentes sobre: Línea de Ayuda Ética de FIS a través de EthicsPoint
Las prácticas y conductas empresariales éticas son una prioridad para FIS, tal como se refleja en nuestro Código de Conducta y Ética Empresarial (el "Código") . El comportamiento ético y los valores de la empresa afectan a todo nuestro negocio, incluyendo nuestra reputación con clientes y accionistas, nuestro trato con proveedores, nuestras comunicaciones con organismos reguladores y nuestras interacciones con colegas en el lugar de trabajo. Nuestros valores son la forma en que trabajamos juntos para cumplir nuestro propósito todos los días para Liderar con integridad, ser el cambio y ganar como un solo equipo .
En FIS, la integridad es nuestro motor y no tememos compartir nuestras inquietudes. FIS tiene una tolerancia cero hacia las represalias
¿Qué es la Línea de Ayuda Ética de FIS?
EthicsPoint es una herramienta de denuncia integral y confidencial creada por un proveedor externo, NAVEX, para ayudar a cualquier persona que mantenga una relación de trabajo con FIS a denunciar irregularidades. EthicsPoint permite presentar denuncias de forma confidencial y ofrece la opción de permanecer en el anonimato.
¿Por qué es necesario un sistema como EthicsPoint?
Mediante la creación de canales abiertos de comunicación, como la Línea de Ayuda Ética de FIS y la Oficina de Ética de FIS ( fisethicsoffice@fisglobal.com ) promovemos un entorno laboral positivo para ser el cambio y maximizar la productividad para ganar como un solo equipo. Un sistema de denuncias eficaz apoya nuestros esfuerzos para impulsar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas. También permite a la empresa conocer las preocupaciones o sospechas de conducta poco ética y tomar medidas para abordar estos comportamientos.
Denuncias: aspectos generales
¿Quién puede denunciar?
Cualquier persona que mantenga una relación laboral con FIS, ya sea como empleado, contratista, cliente, proveedor u otros terceros, puede compartir sus inquietudes o sospechas de irregularidades relacionadas con FIS o sus empleados a través de la Línea de Ayuda Ética de FIS o directamente con nuestra Oficina de Ética ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
¿Puedo denunciar por Internet o por teléfono?
Sí, contamos con canales de denuncia tanto por teléfono como por Internet. También puede solicitar una reunión en persona a través de la Línea de Ayuda Ética de FIS.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
Ejemplos de cuestiones que deben denunciarse a través de la Línea de Ayuda Ética de FIS:
- Infracción del Código o de cualquier política o norma de FIS.
- Infracción de cualquier ley, reglamento o norma, incluyendo robo, malversación u otra conducta delictiva.
- Conflictos de intereses, tráfico de información privilegiada o tratos injustos.
- Falsificación de cualquier informe de tiempo o registros de la empresa, fraude, irregularidades financieras o contables o prácticas de auditoría cuestionables.
- Soborno o corrupción, incluyendo, entre otros, infracción de la Foreign Corrupt Practices Act (Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero) de EE. UU. y la Ley contra el Soborno del Reino Unido.
- Represalias.
- Cualquier otra mala conducta grave por parte de gerentes, colegas, contratistas, proveedores o distribuidores.
Si presencio una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla ante mi gerente, el equipo de seguridad o Recursos Humanos y dejar que ellos se ocupen?
Cuando observe un comportamiento poco ético, queremos que alce la voz y lo denuncie.
Puede plantear sus inquietudes directamente a su superior directo u otro miembro de la dirección de FIS, a Recursos Humanos o a la Oficina de Ética de FIS ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
Sin embargo, somos conscientes de que en determinadas circunstancias podría sentirse más cómodo informando de sus inquietudes a través de la Línea de Ayuda Ética de FIS.
¿Por qué debo comunicar lo que sé? ¿Qué gano yo con esto?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho lleva implícita la responsabilidad de actuar de forma ética y de comunicar a las personas adecuadas situaciones inapropiadas. Si colaboramos todos, podremos mantener un entorno laboral ético, productivo y conforme con la normativa. La mala conducta corporativa puede amenazar la propia subsistencia de toda una empresa.
¿La dirección de la empresa desea realmente que yo denuncie?
Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, lo bueno y lo malo. Es posible que tenga conocimientos iniciales de una actividad que podría ser causa de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo sobre la empresa y sus compañeros. Además, la comunicación de información positiva puede ayudar a identificar cuestiones que pueden mejorar la cultura y el rendimiento corporativos.
¿Dónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias de la Línea de Ayuda Ética de FIS se introducen directamente en el servidor seguro de EthicsPoint ubicado en Estados Unidos.
Nuestra Línea de Ayuda Ética y nuestro sitio web los opera una organización externa independiente, NAVEX ( www.navex.com ).
Una vez que denuncie una inquietud a nuestra Línea de Ayuda Ética, se enviará al Director de Ética y a un miembro del equipo de Ética para su revisión. El Director de Auditoría también recibirá una copia de la denuncia. A continuación, se asignará la cuestión a un investigador principal. Las investigaciones se llevan a cabo de manera confidencial; la información de una investigación solo será comunicada por el investigador a aquellos que tengan una necesidad legítima de estar informados acerca de la investigación.
¿No es este un sistema de vigilancia?
No. EthicsPoint es un aspecto positivo de nuestra filosofía empresarial que nos permite garantizar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos solicitar asesoramiento sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar sus inquietudes. La comunicación eficaz es fundamental en el entorno laboral de hoy en día y este sistema es una herramienta excelente para mejorar dicha comunicación. Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de presentación de denuncias para cumplir con nuestras obligaciones de cumplimiento y mantener al mismo tiempo un entorno positivo para la presentación de denuncias.
¿Puedo denunciar en otro idioma?
Sí, la página web admite la mayoría de los idiomas. Todas las llamadas se responden en inglés, si bien podrá continuar la llamada en otro idioma.
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
Entiendo que cualquier denuncia que envíe desde un ordenador de la empresa genera un registro del servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi PC. ¿Este registro no me identifica como origen de la denuncia?
NAVEX no genera ni mantiene ningún registro interno de conexión con las direcciones IP; por lo tanto, no habrá información que vincule su ordenador con EthicsPoint. Si no se siente cómodo realizando una denuncia en el ordenador del trabajo, puede hacerlo desde uno externo al entorno laboral (como en una cafetería con acceso a Internet, en casa de un amigo, etc.) mediante el sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas eligen esta opción, puesto que los datos de NAVEX indican que menos del 12 % de las denuncias se generan durante el horario de trabajo.
¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?
Las denuncias presentadas desde casa, desde el ordenador de un vecino o desde cualquier portal de Internet se registrarán de forma segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario, y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, de manera que el anonimato se mantiene totalmente.
Me preocupa que la información que facilite a EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su identidad en caso de que decida denunciar de forma anónima. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, debe asegurarse, como parte denunciante, de que el contenido de la denuncia no revele su identidad por error. Por ejemplo, “Desde mi cubículo, junto a Jan Smith…” o “En mis 33 años…”.
¿La Línea de Ayuda Ética telefónica gratuita es también confidencial y anónima?
Sí. Cuando denuncie por teléfono, deberá facilitar la misma información que incluiría en una denuncia enviada por Internet. Sea cual sea el método que utilice para formular su denuncia, será seguro y confidencial.
¿Se grabará mi llamada telefónica?
No, pero se tomará nota para crear la denuncia.
¿Qué pasa si quiero identificarme en mi denuncia?
Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.
Consejos y prácticas recomendadas
Tengo constancia de que hay algunas personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?
Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta poco ética, sea del nivel que sea, al final acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, y eso le incluye a usted. Solo tiene que recordar lo que sucedió en recientes escándalos corporativos para darse cuenta de los desastrosos efectos que un pequeño error de ética aparentemente inofensivo puede tener en una empresa con buena gestión hasta entonces. Por ello, si tiene conocimiento de cualquier conducta inapropiada o infracción del código ético, es su deber denunciarlo.
No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de la política de la empresa o de si se puede considerar una conducta no ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?
Presentar una denuncia. Preferimos que informe de una situación que se acabe revelando inofensiva a dejar que un posible comportamiento poco ético pase desapercibido porque no estaba seguro.
¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción? ¿No recibirán una copia de la denuncia y se cubrirán las espaldas?
El sistema de EthicsPoint y su proceso de distribución de denuncias han sido diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni tengan acceso a las denuncias.
¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar mi denuncia? O, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre mi denuncia?
Cuando presente una denuncia, recibirá un número único aleatorio llamado «clave de denuncia» y se le pedirá que escoja una contraseña. Puede volver al sistema de EthicsPoint a través de Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más información o responder a las preguntas planteadas por un representante de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio en el plazo solicitado para contestar a las preguntas de la empresa. Cualquier diálogo con la empresa será anónimo a menos que decida compartir su identidad.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?
Estos intercambios con EthicsPoint también serán confidenciales, como la denuncia inicial, y también le permitirán permanecer en el anonimato.
¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia u olvido la contraseña?
Con el fin de garantizar la seguridad y la confidencialidad, si pierde la contraseña o la clave de denuncia, se le pedirá que presente una nueva denuncia. Deberá mencionar en su nueva denuncia que el problema está relacionado con otra denuncia o pregunta ya presentada.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Puede hacerlo desde cualquier ordenador que tenga acceso a Internet. Si no desea denunciar usando un ordenador, puede llamar sin coste alguno a la Línea de Ayuda Ética gratuita, disponible las 24 horas al día, los 365 días del año.
Brille con luz propia: ¡haga lo correcto y comparta sus inquietudes!
Queremos escucharle. Recuerde que un problema no puede afrontarse a menos que se ponga en conocimiento de alguien. Si ve o sospecha que se ha cometido una infracción de nuestro Código , las políticas de la empresa o la ley, es su deber alzar la voz e informar de ello a la dirección, a Recursos Humanos o a la Línea de Ayuda Ética. La Línea de Ayuda está disponible para cualquier persona que tenga una relación laboral con la empresa.
Además, puede ponerse en contacto con la Oficina de Ética de FIS escribiendo a fisethicsoffice@fisglobal.com y haciéndole llegar sus inquietudes. FIS tiene una tolerancia cero hacia las represalias.