La Línea de Ayuda Ética de FIS es un sistema de denuncias confidencial operado por NAVEX en nombre de FIS para permitir a trabajadores y personas ajenas a la empresa plantear preguntas o denunciar infracciones reales o presuntas de las políticas de la empresa, incluido el Código de Conducta y Ética Empresarial de FIS (el "Código"), o las leyes y reglamentos locales. La Línea de Ayuda Ética de FIS ofrece la opción de denunciar de forma anónima, cuando lo permita la legislación local.

Por lo que respecta a los datos que proporcione a través de la Línea de Ayuda Ética de FIS, Fidelity National Information Services, Inc. ("FIS") será el responsable del tratamiento. La dirección de FIS es 347 Riverside Avenue, Jacksonville, FL 32202, Estados Unidos de América.

El uso de la Línea de Ayuda Ética es totalmente voluntario, ya que puede utilizar otros canales para informar de su inquietud (por ejemplo, a su superior jerárquico, Recursos Humanos o al Departamento Jurídico, de Cumplimiento y Asuntos Corporativos enviando un mensaje de correo electrónico a la Oficina de Ética de FIS a fisethicsoffice@fisglobal.com).

En ciertos países, FIS solo acepta a través de la Línea de Ayuda Ética aquellas denuncias relacionadas con asuntos financieros, contables, de auditoría o sobornos. Si su motivo de inquietud se refiere a un asunto que, de acuerdo con la legislación local, no puede ser aceptado por FIS a través de la Línea de Ayuda Ética, deberá comunicarse con la Oficina de Ética de FIS escribiendo a fisethicsoffice@fisglobal.com .

Tenga en cuenta que la información que proporcione acerca de usted, sus compañeros o cualquier aspecto de las operaciones de FIS puede conllevar decisiones que afecten a otros. Por lo tanto, desde FIS le pedimos que solo facilite información que, a su mejor saber y entender, sea correcta y esté basada en hechos.

FIS tiene una política estricta de no represalias por cualquier denuncia presentada de buena fe, incluso si luego resulta ser incorrecta. No deberá temer el despido ni represalias de ningún tipo por el hecho de formular una denuncia de buena fe o participar en una investigación. A los efectos de denunciar infracciones reales o presuntas del Código o de cualquier ley, norma o reglamento aplicable, la "buena fe" se define como la existencia de motivos razonables en el momento de realizar la denuncia, dadas las circunstancias y la información disponible, para creer que la información contenida en la denuncia es verdadera. Sin embargo, proporcionar información falsa o engañosa de forma consciente podría acarrear consecuencias, incluida la adopción de procedimientos disciplinarios e incluso el despido.

A menos que elija permanecer en el anonimato, siempre que lo permita la legislación local, se le pedirá que proporcione la siguiente información:

• Nombre y apellidos
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono

Además, FIS le pedirá que indique el nombre y cargo de todas las personas objeto de su denuncia, así como una descripción de la presunta infracción legal o de cumplimiento (incluidos archivos adjuntos, si los hubiere, que respalden su denuncia).

FIS también le solicitará información sobre su ubicación y el lugar donde que tuvo lugar el incidente para que se pueda aplicar cualquier legislación local vigente con fines de recopilar información y emprender cualquier investigación. FIS también le solicitará información sobre el momento en que se produjo el incidente y cómo tuvo usted conocimiento del mismo. FIS también podría recabar información de otras personas en el proceso de cualquier investigación posterior.

Si proporciona información en un chat en vivo, el contenido del chat podrá puede grabarse o guardarse.

La información que proporcione será tratada de forma confidencial en la medida en que lo permita la ley y en la medida de lo posible para llevar a cabo una investigación exhaustiva de sus motivos de inquietud. Le animamos a identificarse para facilitar cualquier seguimiento necesario.

Una vez completada su denuncia, se le proporcionará una clave de denuncia y se le pedirá que cree una contraseña. Necesitará ambos para acceder a su denuncia.

A menos que usted lo haya indicado de otro modo o así se requiera por ley, las preguntas y denuncias presentadas a través de la Línea de Ayuda Ética solo podrán ser utilizadas y revisadas por aquellas personas que necesiten acceder a la información para cumplir sus obligaciones laborales. Los informes de la Línea de Ayuda Ética de FIS son remitidos por NAVEX a la Oficina de Ética de FIS para su posterior revisión.

La Oficina de Ética de FIS evaluará la información que usted facilite y podría realizar una investigación. En algunos casos, si la naturaleza de las alegaciones lo exigiese, la cuestión se transferirá a Recursos Humanos para que realice una investigación de acuerdo con sus protocolos de investigación estándar.

Su colaboración y asistencia en cualquier investigación podrían ser necesarias con el fin de analizar de forma exhaustiva sus inquietudes. En caso de que una investigación destape que se ha producido una infracción de las política de la empresa (incluido el Código) o de las leyes o normativas aplicables, FIS adoptará las medidas que considere oportunas dadas las circunstancias.

En función de la naturaleza del incidente, la Oficina de Ética de FIS podrá derivar la pregunta o la denuncia al personal correspondiente de la empresa para que ayuden con su investigación y resolución, como el personal de Recursos Humanos, el Departamento Jurídico, de Cumplimiento y Asuntos Corporativos, Auditoría Interna, Seguridad de la Información y/o el Departamento Financiero.

Dependiendo de la naturaleza de la cuestión, es posible que FIS no pueda compartir el resultado de su investigación con usted.

Tenga en cuenta que en determinadas circunstancias se podría comunicar a las personas identificadas a través de la Línea de Ayuda Ética que se ha presentado una denuncia en su contra. En la medida en que sea razonablemente posible, FIS no le identificará; no obstante, podría ser necesario revelar su identidad para investigar a fondo sus inquietudes. Todas las personas que usted haya identificado tendrán derecho a responder a la información que usted facilite o corregirla.

FIS prohíbe las represalias contra cualquier persona que denuncie a través en la Línea de Ayuda Ética o participe en una investigación relacionada. Las represalias son una violación grave de nuestras políticas. Las personas que adopten represalias estarán sujetas a la aplicación de medidas disciplinarias que pueden incluir la extinción de la relación laboral. Si cree que está siendo objeto de represalias, debe informar de ello inmediatamente a Recursos Humanos o a la Oficina de Ética escribiendo a fisethicsoffice@fisglobal.com.

No proporcione de compartir ningún dato que revele su origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos relativos a su salud, a su vida u orientación sexual o datos financieros (como números de cuentas bancarias o información de tarjetas de pago) o los de otras personas, a menos que dichos datos constituyan un elemento esencial de su denuncia.

FIS trata sus datos personales:

• para administrar la Línea de Ayuda Ética y evaluar y dar seguimiento a las denuncias presentadas a través de la Línea de Ayuda Ética;
• para investigar presuntas infracciones;
• para adoptar cualesquiera medidas de seguimiento necesarias una vez finalizada la investigación;
• para crear informes anónimos dirigidos al equipo ejecutivo de FIS y el Comité de Auditoría del Consejo de Administración.

Las bases jurídicas de FIS para el tratamiento de datos personales en el contexto de la operación de la Línea de Ayuda Ética son:

• Su consentimiento para procesar su denuncia (es decir, los datos personales que le identifican como denunciante);
• Nuestro interés legítimo para investigar su denuncia y adoptar medidas de seguimiento una vez finalizada dicha investigación (esto se refiere a los datos personales que identifican a las personas objeto de su denuncia). Nuestro interés legítimo es asegurarnos de que FIS conozca y responda a todas las presuntas infracciones de las leyes y los reglamentos aplicables y de nuestro Código, así como proteger nuestra marca y reputación.
• En algunos casos, FIS también trata datos personales en la Línea de Ayuda Ética para cumplir con sus propias obligaciones legales (por ejemplo, la legislación en materia de denuncia de irregularidades) y/o porque dicho tratamiento sea necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones legales.

Los datos personales se recopilan para los fines mencionados anteriormente (o con fines secundarios cuando estén estrechamente relacionados, por ejemplo, para su almacenamiento) y solo se compartirán en caso de estricta necesidad con:

• Personal designado de la Oficina de Ética de FIS, responsable de administrar y gestionar la Línea de Ayuda Ética;
• el personal de FIS responsable de investigar las presuntas irregularidades denunciadas a través de la Línea de Ayuda Ética y/o de adoptar las medidas oportunas para dar seguimiento a cualquier investigación, como la incoación de procedimientos disciplinarios o judiciales (por ejemplo, el personal de Recursos Humanos o el Departamento Jurídico, de Cumplimiento y Asuntos Corporativos);
• Autoridades públicas, organismos gubernamentales, reguladores o fiscales cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal o normativa a la que esté sujeta la entidad FIS pertinente según lo permita la legislación local aplicable;
• NAVEX, encargado de gestionar la Línea de Ayuda Ética en nombre de FIS;
• Auditores legales, auditores forenses y/o asesores jurídicos externos contratados por FIS.

NAVEX se encarga de recibir las llamadas y las denuncias formuladas online a la Línea de Ayuda Ética en nombre de FIS. NAVEX tiene su sede en Estados Unidos y sus servidores se encuentran ubicados en diferentes países.

Los derechos de acceso detallados anteriormente implican la transferencia de datos personales en distintas jurisdicciones (incluidas jurisdicciones de fuera de la Unión Europea) en las que opera FIS. FIS tratará sus datos personales de acuerdo con las leyes aplicables en su jurisdicción. Cuando FIS transfiera sus datos personales, se asegurará de que se proporcione un nivel adecuado de protección de estos mediante el uso de uno o más de los siguientes enfoques:

• Las transferencias internas de datos personales entre las filiales de FIS se rigen por un Acuerdo de Tratamiento y Transferencia de Datos Intragrupo que incluye Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, un Anexo de Transferencia Internacional del Reino Unido, así como cláusulas tipo emitidas en otros países para legitimar las transferencias de datos;
• La transferencia de datos personales con el proveedor externo que opera la Línea de Ayuda Ética (NAVEX) se rige por un Acuerdo de Tratamiento de Datos que incluye las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea y un Anexo de Transferencia Internacional del Reino Unido. Asimismo, NAVEX ha certificado su cumplimiento con arreglo al escudo de privacidad de datos UE-EE.UU.

Con respecto al tratamiento de preguntas y denuncias de la Línea de Ayuda Ética, le asistirán los siguientes derechos de privacidad y protección de datos:

• Podrá solicitar el acceso, la corrección, la actualización o la eliminación de sus datos personales;
• Podrá oponerse al tratamiento de sus datos personales, solicitar a FIS que restrinja su tratamiento o solicitar su portabilidad;
• Si FIS hubiera recopilado y tratado sus datos personales con su consentimiento, podrá retirar el mismo en cualquier momento con sujeción a las excepciones permitidas o requeridas en virtud de las leyes aplicables en materia de protección de datos. La retirada de su consentimiento no afectará a la legalidad de ningún tratamiento de FIS previo a la misma, ni al tratamiento de sus datos personales realizado sobre la base de motivos de tratamiento legales distintos del consentimiento;
• Podrá presentar una queja ante una autoridad de protección de datos en relación con la recopilación y el uso de sus datos personales por parte de FIS;
• En China, los particulares pueden solicitar a FIS que explique las normas establecidas en este Aviso de privacidad (derecho a explicar las normas de tratamiento). Los parientes cercanos de una persona fallecida tendrán derecho a acceder, hacer copias, corregir o eliminar los datos personales de la persona fallecida, a menos que esta hubiera dispuesto lo contrario antes de su fallecimiento.

Sus derechos podrían estar limitados, por ejemplo, si el cumplimiento de una solicitud pudiera revelar datos personales de otra persona, o si el tratamiento se requiere por ley.

Si desea ejercitar cualquiera de los derechos de privacidad y protección de datos anteriores, haga clic en aquí para completar el Formulario de Derechos de los Interesados de FIS o envíe un mensaje de correo electrónico a la Oficina de Privacidad & Protección de Datos de FIS a DataRights@fisglobal.com .

FIS no tolerará las represalias contra ninguna persona que ejercite cualquiera de estos derechos de buena fe.

FIS conservará la información que usted le envíe de acuerdo con la Política de Gestión de Registros y el Programa de Retención de Registros de FIS.

La información enviada que no sea necesaria para responder a su pregunta o para la investigación de su inquietud se podrá eliminar o archivar, según lo permita la legislación local. Asimismo, una vez que FIS haya respondido a su pregunta o haya finalizado una investigación, se eliminará o se archivará toda la información que haya facilitado según lo exijan las leyes locales. FIS podrá conservar preguntas y denuncias anónimas por razones estadísticas.

FIS utiliza medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales. FIS cuenta con controles de acceso adecuados para que solo sea posible acceder a sus datos personales cuando sea necesario.

Para obtener más información sobre las medidas de seguridad aplicadas por NAVEX en la Línea de Ayuda Ética, lea la declaración de privacidad de NAVEX .

Si tiene alguna pregunta, inquietud, comentario o queja sobre la forma en que FIS trata sus datos personales, póngase en contacto con la Oficina de Privacidad y Protección de Datos de FIS escribiendo a privacyoffice@fisglobal.com . También tiene la opción de presentar una queja ante una autoridad de control competente en su país.

Puede ponerse en contacto con el responsable y delegado de protección de datos de FIS (Fidelity Information Services Operations GmbH) escribiendo a Data.Protection@fisglobal.com .