Foire aux questions sur le service d’assistance en matière d’éthique de FIS via EthicsPoint
Signalements – Généralités
Sécurité et confidentialité des signalements
Conseils et bonnes pratiques
Foire aux questions sur le service d’assistance en matière d’éthique de FIS via EthicsPoint
Les pratiques commerciales et la conduite éthiques sont une priorité absolue chez FIS, comme en témoigne notre Code de déontologie et d’éthique (le « Code ») . Le comportement éthique et les valeurs de la société ont un impact sur l’ensemble de nos activités, y compris notre réputation auprès des clients et des actionnaires, nos relations avec les fournisseurs, nos communications avec les agences de réglementation et nos interactions avec nos collègues sur le lieu de travail. Nos valeurs sont la manière dont nous travaillons ensemble pour atteindre quotidiennement notre objectif : Diriger avec intégrité, Être le changement et Gagner en tant qu’équipe unie. .
Chez FIS, nous mettons l’accent sur l’intégrité et nous nous exprimons lorsque nous avons des inquiétudes. FIS applique une tolérance zéro en matière de représailles.
Qu’est-ce que le service d’assistance en matière d’éthique de FIS ?
EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par notre fournisseur tiers, NAVEX, pour aider toute personne ayant une relation de travail avec FIS à s’exprimer et à signaler des actes répréhensibles. Grâce à EthicsPoint, vous pouvez faire un signalement confidentiel et avoir la possibilité de rester anonyme.
Pourquoi un système tel qu’EthicsPoint est-il nécessaire ?
En créant des canaux de communication ouverts, tels que le service d’assistance en matière d’éthique de FIS et le bureau d’éthique de FIS ( fisethicsoffice@fisglobal.com ), nous promouvons un environnement de travail positif pour Être le changement et maximiser la productivité afin de Gagner en tant qu’équipe unie. Un système de signalement efficace étaye les efforts que nous déployons pour instaurer une culture de l’intégrité et de l’éthique dans notre prise de décisions. Cela permet également à la société d’être informée des préoccupations ou des soupçons de conduite contraire à l’éthique et de prendre des mesures pour remédier à ces comportements.
Signalements – Généralités
Qui peut faire des signalements ?
Toute personne ayant une relation de travail avec FIS, que ce soit en tant qu’employé(e), entrepreneur, client, fournisseur ou autre tiers, peut faire part de ses préoccupations ou de toute mauvaise conduite présumée concernant FIS ou ses employés via le service d’assistance en matière d’éthique de FIS ou directement à notre bureau d’éthique ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
Est-il vrai que les signalements peuvent aussi bien être effectués par Internet que par téléphone ?
Oui, des canaux de signalement par téléphone et Internet sont disponibles. Vous pourrez peut-être également demander une réunion en personne via le service d’assistance en matière d’éthique de FIS.
Quel type de situations dois-je signaler ?
Exemples de problèmes qui doivent être signalés à le service d’assistance en matière d’éthique de FIS :
- Violation du Code ou de toute politique ou norme de FIS.
- Violation de toute loi, réglementation ou règle, y compris le vol, le détournement de fonds ou tout autre comportement criminel.
- Conflits d’intérêts, délits d’initiés ou transactions déloyales.
- Falsification de tout rapport de temps de travail ou des registres de la société, fraude, mauvaise conduite financière ou comptable ou pratiques d’audit douteuses.
- Pots-de-vin et/ou corruption qui incluent, sans toutefois se limiter aux violations de la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (Foreign Corrupt Practices Act) et de la loi anglaise sur la corruption (Bribery Act).
- Représailles.
- Toute autre faute grave de la part des gestionnaires, collègues, sous-traitants, fournisseurs ou vendeurs.
Si je constate une violation, ne devrais-je pas simplement la signaler à mon supérieur, à la sécurité ou au bureau du personnel pour les laisser s’en occuper ?
Lorsque vous observez un comportement contraire à l’éthique, nous souhaitons que vous en parliez et que vous le signaliez.
Vous pouvez faire part de vos préoccupations directement à votre supérieur direct, ou à un autre membre de l’équipe de direction, du bureau du personnel ou du bureau d’éthique de FIS ( fisethicsoffice@fisglobal.com ).
Nous reconnaissons cependant qu’il peut y avoir des circonstances dans lesquelles vous pourriez être plus à l’aise de signaler vos préoccupations via le service d’assistance en matière d’éthique de FIS.
Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement de travail éthique, productif et respectueux des lois, règlements et politiques. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent l’existence de la société tout entière.
La direction souhaite-t-elle réellement que je signale les problèmes ?
Absolument. En réalité, nous avons même besoin que vous fassiez un signalement. Vous savez ce qui se passe dans notre société, le positif comme le négatif. Vous pouvez être la première personne à avoir connaissance d’une activité préoccupante. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur la société et sur vos collègues. Les suggestions constructives permettent d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de la société.
Où ces signalements sont-ils envoyés ? Quelles personnes y ont accès ?
Les signalements via le service d’assistance en matière d’éthique de FIS sont saisis directement sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint situé aux États-Unis.
Notre service d’assistance en matière d’éthique et notre site Web sont gérés par une organisation externe indépendante, NAVEX ( www.navex.com ).
Une fois que vous avez signalé un problème à notre service d’assistance en matière d’éthique, celui-ci est transmis au responsable de l’éthique et à un membre de l’équipe d’éthique pour examen. Le responsable des audits reçoit également une copie du signalement. L’affaire est ensuite confiée à un enquêteur principal. Les enquêtes sont menées de manière confidentielle ; les informations relatives à une enquête ne seront partagées ou communiquées par l’enquêteur qu’à ceux qui ont un besoin légitime d’être informés de l’enquête.
Ce système n’est-il pas seulement la preuve que l’on me surveille ?
Non. Le système EthicsPoint s’inscrit dans notre culture d’entreprise en nous permettant de garantir un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme éthique, à nous communiquer vos suggestions constructives et à nous faire part de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace et cet outil se montre très performant à cet égard. Nous avons sélectionné avec soin le meilleur système d’envoi de signalements ; un outil en mesure non seulement de répondre à nos obligations en matière de déontologie, mais aussi de garantir un environnement de signalement sain.
Puis-je faire un signalement dans une autre langue ?
Oui, la plupart des langues sont prises en charge par le site Web. Tous les appels sont reçus par un interlocuteur parlant l’anglais ; cependant, vous pouvez poursuivre l’appel dans une autre langue.
Sécurité et confidentialité des signalements
Si j’ai bien compris, chaque signalement que j’enverrai depuis un ordinateur de la société générera un journal de serveur qui indiquera tous les sites Internet auxquels mon ordinateur se connecte. Ce journal ne m’identifiera-t-il pas comme l’auteur du signalement ?
NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal de connexion interne contenant des adresses IP, par conséquent aucune information susceptible de relier votre ordinateur à EthicsPoint ne sera disponible. Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez en utiliser un autre à l’extérieur de votre lieu de travail (cybercafé, domicile d’un ami, etc.) et envoyer votre signalement via le site Internet sécurisé d’EthicsPoint. Il s’agit de la méthode la plus utilisée, comme l’indiquent les statistiques de NAVEX : moins de 12 % des signalements sont soumis durant les horaires de bureau.
Est-il possible d’effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant l’anonymat ?
Les signalements envoyés depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP de manière à conserver l’anonymat.
J’ai peur que les informations que je pourrais fournir à EthicsPoint ne dévoilent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que ce ne sera pas le cas ?
Le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre identité si vous choisissez de faire un signalement anonyme. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupont » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... »
Est-ce que les appels au numéro vert du service d’assistance en matière d’éthique sont également confidentiels et anonymes ?
Oui. Lors d’un signalement par téléphone, il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que celles que vous fourniriez lors d’un signalement par Internet. . Quelle que soit la méthode utilisée pour faire un signalement, celui-ci est sécurisé et confidentiel.
Mon appel sera-t-il enregistré ?
Non, mais des notes seront prises pour créer un signalement.
Que dois-je faire si je souhaite décliner mon identité dans mon signalement ?
L’une des rubriques du rapport de signalement vous permet de dévoiler votre identité, si vous souhaitez la décliner.
Conseils et bonnes pratiques
J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais ils ne me concernent pas. Pourquoi devrais-je prendre la peine de les signaler ?
Notre société a opté pour la déontologie. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société et à tous ses collaborateurs, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales ayant éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Si, par conséquent, vous avez connaissance de comportements contraires à la déontologie ou de violations éthiques, il est de votre devoir de les signaler.
Je ne suis pas certain que ce que j’ai observé ou entendu constitue la violation d’une politique de la société ou implique un comportement contraire à l’éthique, mais cela ne me semble pas approprié. Que dois-je faire ?
Vous devez effectuer un signalement. Nous préférons que vous signaliez une situation bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à l’éthique parce que vous aviez des doutes.
Que faire si mon supérieur hiérarchique ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et tenter d’étouffer l’affaire ?
Le système et le processus de transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties nommées ne soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux rapports.
Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir envoyé mon signalement ? Ou si la société a d’autres questions à me poser à son sujet ?
Lorsque vous signalez une préoccupation, vous recevez un numéro unique choisi au hasard appelé « clé de signalement » et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint, en ligne ou par téléphone, et accéder à votre signalement initial pour ajouter des informations ou répondre aux questions posées par le membre de la société chargé de le traiter. Nous vous encourageons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de la société. Tout dialogue avec la société restera anonyme, sauf si vous choisissez de divulguer votre identité.
Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que la première communication ?
Toutes les correspondances avec EthicsPoint font l’objet d’une confidentialité stricte, tout comme le signalement initial, ainsi que la possibilité de rester anonyme.
Que dois-je faire si j’ai oublié ma clé de signalement ou le mot de passe que j’ai créé ?
Si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe, vous devrez effectuer un nouveau signalement afin de garantir la confidentialité et la sécurité du système. Veuillez indiquer dans le nouveau signalement qu’il fait référence à un problème ou à une question déjà envoyé.
Si je n’ai pas accès à Internet, est-il quand même possible de signaler un problème ?
Vous pouvez envoyer un signalement depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Si vous désirez faire votre signalement autrement que par Internet, vous pouvez appeler le service d’assistance en matière d’éthique, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.
Soyez un exemple étincelant : faites ce qui est juste et exprimez-vous !
Nous voulons savoir ce que vous avez à communiquer. N’oubliez pas qu’aucun problème ne peut être résolu sans être porté à l’attention de quelqu’un. Si vous constatez ou soupçonnez une violation de notre Code , des politique de la société ou de la loi, il est de votre devoir de vous exprimer et de le signaler à la direction, au bureau du personnel ou au service d’assistance en matière d’éthique. Le service d’assistance en matière d’éthique est accessible à toute personne ayant une relation professionnelle avec la société.
De plus, vous pouvez contacter le bureau d’éthique de FIS à fisethicsoffice@fisglobal.com pour lui faire part de vos préoccupations. FIS applique une tolérance zéro en matière de représailles.