Le service d’assistance en matière d’éthique FIS est un système de signalement confidentiel géré au nom de FIS par NAVEX et est fourni par FIS pour permettre à nos collègues et aux personnes extérieures à la société de poser des questions ou de signaler des violations réelles ou suspectées des politiques de la société, y compris le Code de déontologie et d’éthique de FIS (le « Code »), et des lois et des réglementations locales. Le service d’assistance en matière d’éthique de FIS offre la possibilité de signaler un incident de manière anonyme, lorsque la loi locale le permet.

En ce qui concerne les données que vous fournissez via le service d’assistance en matière d’éthique de FIS, Fidelity National Information Services, Inc. (« FIS ») est le contrôleur. L’adresse de FIS est 347 Riverside Avenue, Jacksonville, FL 32202, États-Unis d’Amérique.

L’utilisation du service d’assistance en matière d’éthique est entièrement volontaire, de même que vous pouvez utiliser divers autres canaux pour signaler votre préoccupation (par exemple, en déposant un signalement auprès de votre supérieur hiérarchique, du bureau du personnel , ou du service juridique, de la conformité et des affaires générales en envoyant un e-mail au bureau d’éthique de FIS à fisethicsoffice@fisglobal.com).

Dans certains pays, FIS peut uniquement accepter les signalements via le service d’assistance en matière d’éthique qui concernent des questions financières, comptables, d’audit ou de corruption. Si votre préoccupation concerne un sujet qui, en vertu de la législation locale, ne peut pas être accepté par FIS via le service d’assistance en matière d’éthique, vous devrez contacter le bureau d’éthique de FIS à l’adresse fisethicsoffice@fisglobal.com .

N’oubliez pas que les informations que vous fournirez à votre sujet ou concernant vos collègues ou n’importe quel aspect du fonctionnement de FIS sont susceptibles d’avoir des répercussions pour autrui. FIS vous invite donc à ne communiquer que des informations qui sont, à votre connaissance, exactes et factuelles.

FIS a une politique stricte de non-représailles pour tout signalement fait de bonne foi, même s’il s’avère plus tard être incorrect. En faisant un signalement de bonne foi ou en participant à une enquête, nos collègues ne doivent pas craindre d’être licenciés ou de subir des représailles de quelque nature que ce soit. Aux fins de signaler des violations réelles ou présumées du Code ou de toute loi, règle ou réglementation applicable, « bonne foi » est définie comme le fait d’avoir des motifs raisonnables, au moment où le signalement est fait, sur la base des circonstances et des informations disponibles, et de croire que les informations contenues dans le signalement sont vraies. Cependant, fournir sciemment des informations fausses ou trompeuses peut entraîner des conséquences, y compris des procédures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement.

Sauf si vous choisissez de rester anonyme, là où la loi locale le permet, il vous sera demandé de fournir les informations suivantes :

• Prénom et nom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone

De plus, FIS vous demandera de fournir le nom et le titre de toutes les personnes sur lesquelles vous faites un signalement ainsi qu’une description de la violation présumée de la loi ou des règles (y compris les pièces jointes, le cas échéant, qui soutiennent votre signalement).

FIS vous demandera aussi des informations au sujet de votre emplacement et du lieu où l’incident a eu lieu afin que toutes les lois locales applicables puissent être appliquées lors de la collecte d’informations et de toute enquête. FIS vous demandera également des informations sur l’heure à laquelle l’incident s’est produit et comment vous en avez pris connaissance. FIS pourra également recueillir des informations auprès d’autres personnes au cours d’une éventuelle enquête ultérieure.

Si vous fournissez des informations dans un clavardage en direct, le contenu du clavardage peut être enregistré ou sauvegardé.

Les informations que vous fournissez seront traitées de manière confidentielle dans la mesure permise par la loi et dans la mesure du possible pour mener une enquête approfondie sur vos préoccupations. Nous vous encourageons à vous identifier afin de faciliter tout suivi nécessaire.

Lorsque vous aurez terminé votre signalement, un code de signalement vous sera communiqué et vous serez invité à créer un mot de passe. Vous aurez besoin des deux pour accéder au problème que vous avez signalé.

Sauf indication contraire de votre part ou sauf si la loi l’exige, les questions et signalements déposés via le service d’assistance en matière d’éthique ne seront utilisés et examinés que par les personnes qui ont besoin d’accéder aux informations pour remplir leurs fonctions professionnelles. Les signalements du service d’assistance en matière de l’éthique de FIS sont transmis par NAVEX au bureau d’éthique de FIS aux fins d’un examen plus approfondi.

Le bureau d’éthique de FIS analysera les informations que vous communiquerez et pourra lancer une enquête. Dans certains cas, si la nature des allégations l’exige, l’affaire sera transférée au bureau du personnel pour qu’il mène une enquête conformément à ses protocoles d’enquête standard.

Votre coopération et votre assistance dans toute enquête peuvent être nécessaires pour procéder à un examen approfondi de vos préoccupations. Si une enquête indique qu’une violation des politiques de la société (y compris du Code) ou des lois ou réglementations en vigueur a eu lieu, FIS prendra les mesures jugées appropriées selon les circonstances.

Selon la nature du problème, le bureau d’éthique de FIS peut communiquer la question ou le signalement au personnel approprié de FIS pour faciliter l’enquête et la résolution de votre signalement, comme le personnel du bureau des ressources humaines, du service de la conformité juridique et des affaires générales, du service interne, du service de sécurité de l’information et/ou du service des finances.

Selon la nature de l’affaire, il se peut que FIS ne soit pas en mesure de partager avec vous le résultat de son enquête.

Veuillez noter que, dans certaines circonstances, les personnes que vous identifiez via le service d’assistance en matière d’éthique peuvent être informées du fait qu’un signalement a été effectué. Dans la mesure du possible, FIS ne vous identifiera pas ; cependant, il peut être nécessaire de divulguer votre identité afin d’enquêter pleinement sur vos préoccupations. Toutes les personnes que vous identifiez auront le droit de répondre ou de corriger les informations que vous signalez.

FIS interdit les représailles contre toute personne qui fait un signalement via le service d’assistance en matière d’éthique ou participe à une enquête connexe. Les représailles constituent une grave violation de la politique. Les personnes qui se livrent à des représailles seront soumises à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Si vous pensez faire l’objet de représailles, vous devez immédiatement le signaler au bureau du personnel ou au bureau d’éthique à l’adresse fisethicsoffice@fisglobal.com.

Veuillez ne fournir aucune donnée révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, des informations concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne ou des informations financières (telles que les numéros de compte bancaire ou les informations de carte de paiement), sur vous-même ou sur une autre personne, à moins que ces données ne constituent un élément clé de votre signalement.

FIS traite vos données à caractère personnel pour :

• administrer le service d’assistance en matière d’éthique, évaluer les signalements faits via le service d’assistance en matière d’éthique et en faire le suivi ;
• enquêter sur les violations présumées ;
• prendre toutes les mesures de suivi nécessaires à l’issue d’une enquête ;
• créer des signalements anonymes pour l’équipe de la direction et le comité d’audit du conseil d’administration de FIS.

Dans le cadre de l’exploitation du service d’assistance en matière d’éthique, FIS s’appuie sur les fondements juridiques suivants pour le traitement des données à caractère personnel :

• Votre consentement au traitement du signalement que vous avez soumis (il s’agit de données à caractère personnel qui vous identifient en tant qu’auteur de signalement) ;
• Notre intérêt légitime à enquêter sur votre signalement et à prendre des mesures de suivi à la fin de cette enquête (cela concerne les données à caractère personnel qui identifient les personnes qui font l’objet de votre signalement). Notre intérêt légitime consiste à nous assurer que FIS est au courant de toutes les violations présumées des lois/réglementations applicables et de notre Code, d’y réagir et de protéger notre marque et notre réputation.
• Dans certains cas, FIS traite également les données à caractère personnel soumises au service d’assistance en matière d’éthique pour respecter les obligations légales de FIS (par exemple, la législation en matière de lancement d’alerte) et/ou parce que ce traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Les données à caractère personnel sont collectées pour les finalités mentionnées ci-dessus (ou à des fins secondaires auxquelles elles sont étroitement liées, comme leur stockage) et ne seront partagées que sur la base du strict besoin de les connaître avec :

• Le personnel désigné du bureau d’éthique de FIS, qui est responsable de l’administration et de la gestion du service d’assistance en matière d’éthique ;
• Le personnel de FIS chargé d’enquêter sur les allégations d’actes répréhensibles signalés via le service d’assistance en matière d’éthique et/ou de prendre les mesures nécessaires pour donner suite à toute enquête, comme l’engagement de procédures disciplinaires ou de poursuites judiciaires (par exemple, le personnel du bureau du personnel ou des services juridique, de la conformité et des affaires générales) ;
• Les autorités publiques, les agences gouvernementales, réglementaires ou fiscales lorsqu’il est nécessaire de se conformer à une obligation légale ou réglementaire à laquelle l’entité de FIS concernée est soumise, dans la mesure permise par la législation locale applicable ;
• NAVEX qui gère le service d’assistance en matière d’éthique au nom de FIS ;
• Les auditeurs légaux, les auditeurs des comptes et/ou le conseiller juridique externe engagés par FIS.

Les appels et les signalements en ligne via le service d’assistance en matière d’éthique sont reçus au nom de FIS par NAVEX. NAVEX est basé aux États-Unis et possède des serveurs situés dans différents pays.

Les droits d’accès détaillés ci-dessus impliquent le transfert de données à caractère personnel dans diverses juridictions (y compris des juridictions en dehors de l’Union européenne) où FIS opère. FIS traitera vos données à caractère personnel conformément à la loi applicable dans votre juridiction. Lorsque FIS transfère vos données à caractère personnel, FIS veillera à ce qu’un niveau de protection adéquat soit fourni pour ces données en utilisant une ou plusieurs des approches suivantes :

• Les transferts internes de données à caractère personnel avec les filiales de FIS sont régis par un accord intra-groupe de traitement et de transfert de données qui comprend des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, un addendum britannique sur les transferts internationaux, ainsi que des clauses modèles émises dans d’autres pays pour légitimer les transferts de données ;
• Le transfert de données à caractère personnel avec le fournisseur externe qui exploite le service d’assistance en matière d’éthique (NAVEX) est régi par un accord de traitement des données qui comprend les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne et un addendum de transfert international au Royaume-Uni. NAVEX est également certifié en vertu du cadre de protection des données UE-États-Unis.

En ce qui concerne le traitement des questions et des signalements via le service d’assistance en matière d’éthique, vous disposez des droits suivants en matière de confidentialité et de protection des données :

• Vous pouvez demander l’accès, la rectification, la mise à jour ou la suppression de vos données à caractère personnel ;
• Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, demander à FIS de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel ou demander la portabilité de vos données à caractère personnel ;
• Si FIS a collecté et traité vos données à caractère personnel avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des exceptions autorisées ou requises en vertu des lois applicables sur la protection des données. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement effectué par FIS avant votre retrait, ni le traitement de vos données à caractère personnel effectué sur la base de motifs de traitement licites autres que le consentement ;
• Vous avez le droit de porter plainte auprès d’une autorité de protection des données concernant la collecte et l’utilisation par FIS de vos données à caractère personnel ;
• Si vous habitez en Chine, vous avez le droit de demander à FIS d’expliquer les règles énoncées dans la présente Note d’information relative à la confidentialité des données (droit d’expliquer les règles de traitement). Les proches parents d’une personne décédée ont le droit d’accéder aux données à caractère personnel de la personne décédée, d’en faire des copies, de les rectifier ou de les supprimer, à moins que la personne décédée n’en ait convenu autrement avant son décès.

Vos droits peuvent être limités, par exemple, si répondre à une demande révèle des données à caractère personnel concernant une autre personne, ou si le traitement est requis par la loi.

Pour exercer l’un de vos droits en matière de confidentialité et de protection des données énoncés ci-dessus, veuillez cliquer ici pour remplir le formulaire des droits des personnes concernées de FIS ou envoyer un e-mail au bureau de protection de la vie privée & des données de FIS via DataRights@fisglobal.com .

FIS ne tolère aucune représailles contre quiconque exerce de bonne foi l’un de ces droits.

FIS conservera les informations que vous soumettez conformément à la politique de gestion des dossiers et au calendrier de conservation des dossiers de FIS.

Toutes les informations que vous communiquerez et qui ne seront pas nécessaires pour répondre à vos questions ou aux fins de l’enquête relative à votre préoccupation pourront être supprimées ou archivées, conformément à la législation locale. Par ailleurs, une fois que FIS aura répondu à vos questions ou que l’enquête sera terminée, toutes les informations que vous aurez soumises seront supprimées ou archivées, conformément à la législation locale. FIS peut conserver des questions et des signalements anonymisés à des fins statistiques.

FIS utilise des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel. FIS met en œuvre des contrôles d’accès appropriés afin que vos données à caractère personnel ne soient accessibles qu’en cas de besoin.

Pour plus d’informations sur les mesures de sécurité appliquées par NAVEX dans le cadre du service d’assistance en matière d’éthique, veuillez lire la Déclaration de confidentialité de NAVEX.

Si vous avez des questions, des préoccupations, des commentaires ou des plaintes sur la manière dont FIS traite vos données à caractère personnel, veuillez contacter le bureau de protection de la vie privée et des données de FIS à l’adresse Privacyoffice@fisglobal.com . Sinon, vous avez également le droit de soumettre une plainte à une autorité de surveillance compétente de votre pays.

Le délégué à la protection des données et le représentant de FIS (Fidelity Information Services Operations GmbH) peuvent être contactés via Data.Protection@fisglobal.com .