Foires aux Questions

Qu'est-ce que la Ligne d'assistance éthique d'Amex ?

La Ligne d'assistance éthique d'Amex est un outil confidentiel, en ligne et téléphonique, hébergé par NAVEX, Inc., un fournisseur de services tiers indépendant, et disponible à tout moment pour les collègues, les sous-traitants, les vendeurs / fournisseurs d'American Express et d'autres personnes pour soulever leurs préoccupations concernant une question éthique ou de conformité potentielle. Des exemples de ces questions comprennent, sans s'y limiter, les préoccupations ou les problèmes liés aux collègues ou aux dirigeants d'American Express et les principes du Code de conduite de l'entreprise, tels que l'information financière et la comptabilité, la corruption, la fraude ou d'autres activités criminelles, et la conduite en milieu de travail.

La Ligne d'assistance éthique d'Amex n'est pas le seul moyen de soulever des préoccupations - il s'agit d'une ressource supplémentaire pour les collègues et les sous-traitants qui peuvent également choisir de discuter de ces questions avec leurs dirigeants directs, le service Relations Collègues et Travail, le groupe Expérience des collègues, le service Conformité, le Bureau des Affaires Juridiques, ou autre comme cela est prévu dans les procédures locales de rapports. Si vous préférez ne pas signaler vos préoccupations à l'une de ces personnes (ou si vous n'êtes pas un collègue ou un sous-traitant) vous pouvez faire un rapport via la ligne d'assistance éthique d'Amex par téléphone ou sur le site Web.

Tous les rapports effectués via la Ligne d'assistance éthique d'Amex sont confidentiels et peuvent être effectués anonymement sur la plupart des marchés. Personne ne fera l'objet de mesures disciplinaires pour avoir soulevé des préoccupations de bonne foi.

Qui supervise la Ligne d'assistance éthique d'Amex et qui examine les préoccupations soulevées ?

Les rapports effectués dans le cadre de la ligne d'assistance éthique d'Amex (hébergée par un fournisseur de services tiers indépendant) sont envoyés à une équipe spécialisée d'American Express appelée le Bureau d'éthique d'Amex, qui a été créé en 2017. Ce bureau siège au sein du Bureau des Affaires Juridiques et se compose d'une petite équipe de collègues d'American Express qui ont été chargés de traiter des questions avec le plus haut niveau d'intégrité, de confidentialité et de discrétion. Les agents en charge de l'éthique d'Amex ne mènent pas d'enquêtes, mais veillent à ce que tous les rapports soient examinés rapidement et de manière confidentielle par le groupe approprié, comme les services Relations Collègues et Travail, Audit interne ou Sécurité mondiale afin que chaque question puisse être traitée de manière appropriée.

Le document, Que se passe-t-il lorsque vous faites un rapport ?, a des détails supplémentaires : Cliquez ici

Pourquoi avons-nous besoin de la Ligne d'assistance éthique d'Amex ?

American Express s'engage à ce que ses collègues agissent correctement. Agir avec intégrité et protéger la marque et la réputation de notre entreprise est le droit et la responsabilité de tous, peu importe votre place dans l'entreprise. Nous voulons que nos collègues se sentent à l'aise pour soulever des problèmes ou des préoccupations.

En créant des lignes de communication ouvertes et en proposant des outils confidentiels pour les collègues, les sous-traitants et d'autres personnes pour soulever leurs préoccupations sans crainte de représailles, nous pouvons promouvoir un environnement de travail positif et continuer à favoriser un milieu de travail sûr, sécurisé et éthique.

La Ligne d'assistance éthique d'Amex est-elle accessible à tous les collègues d'American Express ?

La ligne d'assistance éthique d'Amex est accessible 24h / 24, sept jours par semaine dans plusieurs langues par téléphone ou en ligne pour tous les collègues et sous-traitants d'American Express (la date de lancement peut varier selon le marché et peut faire l'objet d'une consultation locale). Vous pouvez accéder à la ligne d'assistance depuis n'importe quel téléphone ou ordinateur. Étant donné que le site Web est hébergé par un tiers, vous n'avez pas besoin d'utiliser l'ordinateur de votre entreprise ou de passer par The Square pour accéder au site.

Quel genre de situation dois-je signaler ?

La Ligne d'assistance éthique d'Amex est conçue pour soulever les préoccupations ou les questions concernant les questions d'éthique et de conformité, y compris celles relatives à un collègue ou un dirigeant d'American Express et aux principes énoncés dans le Code de conduite d'American Express, nos autres politiques d'entreprise ou les lois applicables.

Je ne sais pas si j'ai réellement observé/entendu une violation. Que dois-je faire ?

Vous êtes encouragé à soulever vos préoccupations à la Ligne d'assistance éthique d'Amex. Nous préférons un excès de précaution de votre part à votre silence.

Si je suis un collègue ou un sous-traitant et que j'ai un problème ou une préoccupation, ne devrais-je pas le signaler à mon responsable, au groupe Expérience des collègues ou au service Conformité ?

Lorsque vous observez un comportement qui soulève un problème ou une préoccupation liés aux principes contenus dans le Code de conduite, nos autres procédures d'entreprise ou les lois applicables, nous vous encourageons à le signaler sans crainte de représailles. Vous pouvez poser des questions ou soulever des préoccupations auprès de votre responsable direct, du service Relations Collègues et Travail, du groupe Expérience des collègues, du service Conformité, du Bureau des Affaires Juridiques ou autrement conformément à ce que prévoient les procédures locales de rapport. Nous reconnaissons toutefois qu'il peut y avoir des circonstances dans lesquelles vous n'êtes pas à l'aise pour signaler le problème de cette manière. C'est pourquoi nous avons créé la Ligne d'assistance éthique d'Amex.

Pourquoi devrais-je signaler une préoccupation potentielle ?

Agir avec intégrité et protéger la marque et la réputation de notre entreprise est le droit et la responsabilité de tout le monde, ce qui implique de prendre la parole quand quelque chose ne semble pas approprié. Ensemble, lorsque nous respectons notre Code de conduite, nous aidons à assurer un fonctionnement équitable et éthique de l'entreprise et à maintenir un environnement de travail sûr, sain et productif.

J'ai connaissance d'une conduite non éthique, mais elle ne m'impacte pas directement. Pourquoi devrais-je la signaler ?

Toute conduite contraire à l'éthique, à n'importe quel niveau, impacte finalement l'entreprise et tous les collègues. Si vous avez connaissance de cas d'inconduite potentielle ou de violations éthiques, considérez que vous remplissez votre devoir envers vous-même et vos collègues en la signalant.

American Express souhaite vraiment que je fasse ce signalement ?

Absolument. En fait, nous vous encourageons à signaler vos préoccupations. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, le bien comme le mal. Vous avez peut-être une connaissance initiale d'une activité susceptible d'être préoccupante. Vos rapports peuvent minimiser les effets négatifs potentiels sur l'entreprise et notre personnel. En outre, nous voulons que tous nos collègues sachent qu'ils sont habilités à et qu'ils ont la possibilité de s'exprimer et de prendre la parole en cas de problème ou de préoccupation.

Qu'est-ce qu'EthicsPoint ?

EthicsPoint est le nom de la ligne d'assistance et l'application de gestion des cas détenues et exploitées par NAVEX, Inc. qui a été retenue par American Express pour maintenir la ligne d'assistance éthique d'Amex et notre application de gestion des problèmes.

Comment remplir un rapport avec la Ligne d'assistance éthique d'Amex ?

La Ligne d'assistance éthique d'Amex vous permet de signaler une préoccupation ou un problème par téléphone ou en ligne. La Ligne d'assistance est disponible à tout moment et dans plusieurs langues. Elle est accessible depuis n'importe quel téléphone ou ordinateur. Les étapes faciles à suivre sont disponibles sur http://amex.ethicspoint.com.

Puis-je faire un rapport anonymement ?

Cela dépend du marché. Conformément aux lois locales applicables et aux mandats de l'entreprise, vous pouvez signaler une préoccupation ou une question anonymement par téléphone et en ligne.

Comment savoir si mon marché local permet les rapports anonymes ?

Si vous utilisez le site de la Ligne d'assistance éthique d'Amex et si vous faites un rapport depuis un marché qui permet des rapports anonymes, le système vous permettra de sélectionner cette option. Si vous faites un rapport depuis un marché où la loi locale n'autorise pas les rapports anonymes, le système n'offrira pas cette option.

Il en va de même lorsque vous appelez la Ligne d'assistance. Le représentant de l'appel vous informera si vous pouvez ou non faire un rapport anonymement en fonction de votre marché.

Et si je souhaite être identifié dans mon rapport ?

Il y a une section dans le rapport en ligne où vous pouvez vous identifier, si vous le souhaitez. Si vous appelez la Ligne d'assistance, vous pouvez donner au représentant de l'appel vos coordonnées.

Est-ce que cela permet de m'identifier ?

L'étude d'un rapport est généralement plus rapide et plus efficace lorsque les enquêteurs d'Amex sont en mesure d'assurer le suivi du rapport directement avec la personne qui a signalé le problème. Si vous vous êtes identifié(e), ils feront tout leur possible pour respecter votre confidentialité. Votre identité ne sera pas divulguée en dehors des personnes qui enquêtent sur votre préoccupation ou votre problème, sauf si cela est requis dans le cadre d'une procédure judiciaire, par les lois locales ou les mandats des entreprises locales. Notre Code de conduite stipule clairement que personne ne peut être puni pour avoir soulevé une préoccupation de bonne foi, et nous prenons cette question très au sérieux.

Où vont ces rapports ? Qui peut y accéder ?

Que les rapports soient réalisés en ligne ou par téléphone, ils sont enregistrés sur le serveur sécurisé et hébergé par NAVEX pour assurer leur confidentialité. Ces rapports sont mis à la disposition d'un petit groupe spécialisé au sein de l'organisation du conseil général appelé le Bureau d'éthique d'Amex. Les agents responsables de l'éthique d'Amex renverront les rapports aux enquêteurs appropriés au sein des services Relations Collègues et Travail, Audit interne ou Sécurité mondiale, qui sont chargés d'évaluer, d'enquêter et de résoudre les problèmes. Chaque membre du Bureau d'éthique Amex et les enquêteurs internes qui examinent et résolvent les rapports ont tous reçu une formation spécialisée pour assurer le traitement des préoccupations avec la plus grande confidentialité et les mêmes soins. Le document, Qu'est-ce qui se passe lorsque vous faites un rapport ? , contient des détails supplémentaires : Cliquez ici

Puis-je soumettre des documents étayant mon rapport lorsque je soulève une préoccupation ?

Le fait de soumettre des copies de tout document étayant votre rapport est extrêmement utile pour notre processus d'enquête. Si vous soumettez un rapport en ligne, vous aurez accès à un lien qui vous permet de télécharger les types de fichiers les plus courants.

Comment puis-je suivre la progression de mon rapport ?

Une fois que vous avez terminé de soulever votre préoccupation soit en ligne soit par téléphone, vous recevrez une clé de rapport et on vous demandera de créer un mot de passe. À l'aide de ces pièces d'identification uniques, vous pourrez suivre le rapport, soit en téléphonant à la Ligne d'assistance, soit en visitant le site. Vous devrez peut-être attendre quelques jours après votre soumission avant de pouvoir suivre la progression et de vérifier si vous devez soumettre des informations supplémentaires.

Que faire si je perds ma clé de rapport ou mon mot de passe ?

Si vous perdez votre clé de rapport ou votre mot de passe, vous devrez déposer un nouveau rapport. Cela nous permet de maintenir le plus haut niveau de confidentialité. Vous devez mentionner soit au téléphone, soit dans le formulaire en ligne que votre nouveau rapport se rapporte à celui présenté précédemment.

La Ligne d'assistance est-elle confidentielle ?

Oui. Vous devrez fournir les mêmes informations que vous fournirez dans un rapport Internet. Les représentants des appels sont employés par notre fournisseur de services tiers ; ce ne sont pas des collègues d'American Express. Le représentant des appels saisira vos réponses directement dans l'environnement sécurisé de la Ligne d'assistance éthique d'Amex. Les mêmes mesures de sécurité et de confidentialité seront appliquées aux rapports téléphoniques et à ceux effectués par le biais d'Internet.

D'après ce que j'ai compris, toute préoccupation que j'envoie depuis un ordinateur de l'entreprise génère un journal du serveur qui montre tous les sites Web avec lesquels mon ordinateur se connecte. Est-ce que ce journal ne m'identifiera pas comme le rapporteur ?

La Ligne d'assistance éthique d'Amex et le bureau d'éthique Amex ne génèrent ni ne maintiennent aucun journal de connexion interne avec des adresses IP. Si vous ne vous sentez pas à l'aise à l'idée d'accéder à la ligne d'assistance éthique Amex à partir de votre ordinateur de travail, vous pouvez y accéder à l'aide d'un ordinateur personnel (par exemple le vôtre ou celui d'un cybercafé, d'une bibliothèque, de la maison d'un ami, etc.). De plus, NAVEX est contractuellement engagé à ne pas traquer l'identité d'un rapporteur.

Je crains que les informations que je fournirai à la Ligne d'assistance éthique d'Amex ne finissent par dévoiler mon identité. Comment pouvez-vous m'assurer que cela n'arrivera pas ?

Tous les rapports seront maintenus avec le plus haut niveau de confidentialité. Si vous souhaitez conserver l'anonymat, la Ligne d'assistance éthique d'Amex est conçue pour préserver votre anonymat (si les lois locales le permettent). Pour garantir votre anonymat, vous - en tant que partie déclarante - devez prendre soin de ne pas donner de détails spécifiques susceptibles de vous identifier.

Et si mon supérieur direct ou d'autres dirigeants sont impliqués dans ma préoccupation ? Ne recevront-ils pas le rapport et ne vont-ils pas tout mettre en œuvre pour camoufler les faits ?

La Ligne d'assistance éthique d'Amex et les protocoles de distribution de rapports sont conçus de manière à ce que les parties impliquées ne soient pas informées et n'aient pas accès aux rapports dans lesquels elles ont été nommées.

Et si je me souviens d'un détail important à propos de l'incident après avoir fait part de ma préoccupation ?

Lorsque vous signalez une préoccupation via la Ligne d'assistance éthique d'Amex, soit en utilisant Internet ou par téléphone, vous recevez une clé de rapport unique et on vous demandera de sélectionner un mot de passe. Avec la clé du rapport et votre mot de passe, vous pouvez revenir à la Ligne d'assistance éthique d'Amex ultérieurement (par Internet ou par téléphone), et accéder au rapport d'origine pour ajouter plus de détails.

Que se passera-t-il si vous avez des questions à me poser sur mon rapport ?

Le site Web Amex de la Ligne d'assistance éthique d'Amex permet aux membres du Bureau d'éthique d'Amex ou aux enquêteurs internes de vous poser des questions, même si vous avez fait un rapport anonymement. Ce dialogue peut être utile pour que votre rapport puisse être examiné et étudié de manière appropriée et approfondie. Lorsque vous recevez votre clé de rapport, vous recevrez un délai estimé pour le traitement du rapport. Nous vous suggérons vivement de vérifier fréquemment dans ce délai pour voir si des questions ont été postées. Si vous vous êtes identifié(e) dans le rapport initial, un membre du Bureau éthique d'Amex ou un enquêteur interne peut vous contacter directement en utilisant les coordonnées que vous avez fournies.

Ces suivis des rapports sont-ils aussi sécurisés que le rapport initial ?

Oui, toutes les correspondances de la Ligne d'assistance éthique d'Amex respectent le même niveau de confidentialité que le rapport initial. Si vous choisissez de faire un rapport anonymement, les suivis sont traités de la même manière, dans la mesure permise par la loi locale.