Ligne d'assistance Amex Ethics - Forum aux questions les plus fréquentes

Qu'est-ce que la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics ?

La Ligne d'Assistance d'Amex Ethics est un outil confidentiel, en ligne et par téléphone, hébergé par NAVEX, Inc., un fournisseur de services tiers indépendant, disponible à tout moment (24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an) pour les collègues d'American Express (y compris les employés et les sous-traitants) et les parties externes, y compris les vendeurs/fournisseurs, les clients et autres, afin de faire part de leurs préoccupations concernant une question potentielle d'éthique ou de conformité. Les exemples de questions signalées à la Ligne d'Assistance comprennent, sans s'y limiter, les préoccupations liées à la conduite des collègues d'American Express et aux principes du Code de Conduite de la société, telles que les préoccupations en matière d'information financière et de comptabilité ; la corruption, la fraude ou d'autres activités criminelles ; les fautes dans les interactions avec la clientèle, y compris les activités de vente, de marketing, de publicité, de service après-vente et de recouvrement ; et d'autres questions liées à la conduite sur le lieu de travail.

Tous les signalements effectués par l'intermédiaire de la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics sont traités de manière confidentielle, ce qui signifie que les informations obtenues à partir du signalement initial ou au cours de l'enquête sont partagées exclusivement sur la base du besoin de savoir. Les signalements soumis à la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics peuvent être effectués de manière anonyme, si vous le souhaitez. Nul ne peut faire l'objet de représailles pour avoir signalé des problèmes en toute bonne foi. Chez American Express, vous pouvez vous exprimer en toute sécurité.

La Ligne d'Assistance d'Amex Ethics n'est pas la seule ressource ou le seul canal disponible pour faire part de ses préoccupations - il s'agit d'une ressource supplémentaire pour les collègues qui peuvent également choisir de discuter de ces questions avec leurs responsables directs, le service des relations avec les collègues et du travail, le groupe de l'expérience des collègues, le groupe de l'audit interne, la sécurité mondiale, la conformité, l'organisation du conseiller juridique général ou comme le prévoient les procédures locales de signalement. Si vous n’êtes pas à l’aise de faire part de vos préoccupations directement à l’une de ces ressources (ou si vous n’êtes pas un collègue), vous pouvez, comme indiqué ci-dessus, le signaler à la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics.

Qui supervise la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics et examine les préoccupations soulevées ?

Les signalements effectués par l’intermédiaire de la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics (hébergée par NAVEX, un fournisseur de services tiers indépendant) sont transmis au Bureau d’Amex Ethics, une équipe spécialisée au sein d’American Express qui trie et attribue les préoccupations signalées en vue d’une enquête. Le Bureau d’Amex Ethics fait partie du General Counsel’s Organization et est composé d’une petite équipe de collègues d’American Express qui ont été chargés de traiter les dossiers avec le plus grand niveau d’intégrité, de confidentialité et de discrétion et de confirmer que les préoccupations signalées ont été prises en compte. Les agents d’Amex Ethics ne mènent pas d’enquêtes. Ils confirment que tous les problèmes signalés sont rapidement examinés et traités par l'équipe de spécialistes appropriée, comme les relations entre collègues et les relations de travail, l'audit interne ou la sécurité mondiale.

Voir Qu'est-ce qui se passe lorsque vous faites une déclaration ? pour plus d'informations.

Pourquoi avons-nous besoin de la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics ?

American Express s’engage à faire ce qu’il faut pour ses collègues. Agir avec intégrité et protéger la marque et la réputation de notre entreprise est un droit et une responsabilité pour tous, peu importe où vous vous trouvez dans l’entreprise. Nous voulons que nos collègues se sentent à l’aise de soulever des problèmes ou des préoccupations, afin que nous puissions déterminer s’il y a une conduite chez American Express qui n’est pas conforme à la loi, à la réglementation, à la Politique de l’Entreprise ou à nos Valeurs de la Boîte Bleue, et si c’est le cas, y mettre fin et y remédier.

En créant des voies de communication ouvertes et en offrant des outils confidentiels à nos collègues et à d’autres personnes pour qu’ils puissent exprimer leurs préoccupations sans crainte de représailles, nous favorisons un environnement de travail positif et continuons de favoriser un milieu de travail éthique sûr, sécurisé et solide qui engendre la confiance entre tous les collègues ainsi qu’avec nos clients, nos actionnaires, nos fournisseurs et toutes les parties prenantes.

La Ligne d’Assistance d’Amex Ethics est-elle offerte à tous les collègues d’American Express?

La Ligne d’Assistance d’Amex Ethics est disponible 24 heures sur 24, sept jours sur sept, en plusieurs langues, par téléphone ou en ligne pour tous les collègues d’American Express, y compris les employés et les entrepreneurs. Elle est également mis à la disposition de nos parties prenantes externes, y compris nos clients, nos actionnaires, nos fournisseurs et d’autres personnes qui pourraient avoir des préoccupations au sujet d’une éventuelle question d’éthique ou de conformité. La Ligne d’Assistance est accessible dans le monde entier depuis n’importe quel téléphone ou ordinateur. Étant donné que le site Web est hébergé par un tiers, vous n'avez pas besoin d’utiliser l’ordinateur de votre entreprise ou de passer par The Square pour accéder au site.

Quel type de situations dois-je signaler ?

La Ligne d’Assistance d’Amex Ethics est conçue pour recevoir des préoccupations concernant d’éventuelles questions d’éthique et de conformité, y compris celles qui concernent un collègue d’American Express et les principes énoncés dans le Code de Conduite d’American Express, d’autres Politiques de la Société et nos Valeurs de la Boite Bleue ou les lois et règlements applicables. Les exemples incluent, sans s'y limiter, les préoccupations liées à l'information financière et à la comptabilité, la corruption, la fraude ou d'autres activités criminelles, la mauvaise conduite dans les interactions avec les clients, y compris les activités de vente, de marketing, de publicité, de service et de recouvrement, ainsi que d'autres problèmes de conduite sur le lieu de travail.

Je ne suis pas sûr que ce que j’ai observé/entendu est une violation. Que dois-je faire ?

En cas de doute, signalez votre préoccupation à la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics. Nous préférerions que vous fassiez preuve de prudence plutôt que de garder le silence.

Vous n’avez pas besoin de savoir ou de confirmer s’il y a effectivement une violation. Il est compréhensible que vous ne le sachiez peut-être pas avec certitude et que vous ne devriez à aucun moment mener votre propre enquête. Au lieu de cela, si vous soupçonnez une violation possible d’une loi, d’un règlement ou d’une politique, signalez-la et nos spécialistes en la matière enquêteront pour déterminer s’il y a une violation.

Si je suis un collègue et que j’ai un problème ou une préoccupation, ne devrais-je pas le signaler à mon responsable, au Groupe d'Expérience des Collègues ou au service de la Conformité ?

Lorsque vous observez un comportement qui soulève un problème ou une préoccupation liée aux principes contenus dans le Code de Conduite, les autres politiques de la Société ou les lois applicables, nous vous encourageons à le signaler sans crainte de représailles. Vous pouvez poser des questions ou faire part de vos préoccupations à votre supérieur direct, au service des Relations avec les Collègues et du Travail, au Groupe d'Expérience des Collègues, au Groupe d'Audit Interne, à la Sécurité Globale, à la Conformité, au General Counsel’s Organization ou à toute autre instance prévue par les procédures locales de signalement.

C’est à vous de décider quelle ressource ou quel canal vous choisissez en fonction de votre niveau de confort. Nous reconnaissons qu’il peut y avoir des circonstances où vous n’êtes pas à l’aise de faire part de vos préoccupations à l’une de ces ressources et, par conséquent, nous vous offrons la possibilité de faire part de vos préoccupations à la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics.

Pourquoi devrais-je signaler une préoccupation que je pourrais avoir ?

Agir avec intégrité et protéger la marque et la réputation de notre entreprise est un droit et une responsabilité pour tous, et cela signifie qu'il faut s'exprimer lorsque quelque chose ne va pas. Ensemble, lorsque nous respectons notre Code de Conduite, nous veillons à ce que l’entreprise fonctionne de manière équitable et éthique, nous maintenons un environnement de travail sûr, sain et productif pour tous et nous suscitons la confiance de tous nos collègues et de nos clients, actionnaires, fournisseurs et toutes les parties prenantes.

J’ai connaissance de certains comportements contraires à l’éthique, mais cela ne m’affecte pas. Pourquoi devrais-je les signaler ?

Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à la société et à tous les collègues. Si vous avez connaissance d'un cas de mauvaise conduite ou de violation de l'éthique, considérez qu’il est de votre devoir envers vous-même, vos collègues, nos clients, nos actionnaires, nos fournisseurs et toutes les parties prenantes de le signaler.

American Express veut-elle vraiment que je fasse un signalement ?

Oui, absolument. En fait, nous vous encourageons à signaler vos préoccupations. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise - les bonnes choses comme les mauvaises. Nous ne pouvons pas arrêter et remédier à une mauvaise conduite si nous n'en avons pas connaissance. Il se peut que vous ayez une première connaissance d'une activité qui peut être préoccupante. Votre signalement peut minimiser l'impact négatif potentiel sur l'entreprise, nos collègues et nos clients. En outre, nous voulons que tous nos collègues se sentent habilités et autorisés à s'exprimer et à parler sans crainte de représailles de tout comportement potentiellement incompatible avec la loi, la réglementation, nos politiques ou nos valeurs.

Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?

EthicsPoint est le nom des services d’assistance téléphonique et de l’application de gestion de cas détenus et exploités par NAVEX, Inc., un fournisseur tiers indépendant dont les services ont été retenus par American Express pour gérer la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics et notre application de gestion de cas.

Comment puis-je déposer un signalement en utilisant la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics ?

La Ligne d’Assistance d’Amex Ethics vous permet de signaler une préoccupation par téléphone ou sur un portail Web en ligne. La Ligne d’Assistance est disponible à tout moment (24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an) et en plusieurs langues. Elle peut être accessible dans le monde entier depuis n’importe quel téléphone ou ordinateur.

Puis-je faire un signalement de manière anonyme ?

Oui, vous pouvez signaler une préoccupation de manière anonyme par téléphone ou sur le portail web en ligne. Si vous choisissez de rester anonyme, ce qui est parfaitement acceptable, veuillez garder à l'esprit que nous avons besoin de suffisamment de détails pour enquêter sur votre problème. En l'absence d'informations suffisantes, l'entreprise peut être limitée ou empêchée d'enquêter sur le problème ou sur l'aide, le cas échéant, qu'elle peut apporter.

Par conséquent, si vous choisissez de signaler vos préoccupations de manière anonyme, veuillez fournir autant de détails que possible sur la conduite en question, qui est impliqué, qui pourrait être un témoin à qui nous pouvons parler et tout document justificatif disponible (que vous pouvez également soumettre). N’oubliez pas non plus de vous connecter à notre système à l’aide de la clé de signalement fournie et de votre mot de passe pour toute question que l’enquêteur pourrait vous poser et pour obtenir des mises à jour sur l’état du traitement de votre préoccupation.

Que faire si je souhaite être identifié dans mon signalement ?

Il est tout à fait acceptable de s’identifier lorsque vous signalez des préoccupations, ce qui permet également à l’enquêteur de vous contacter plus facilement si nécessaire en dehors de la base de données de la ligne d’assistance. Soyez assuré que tous les renseignements obtenus lorsque vous signalez une préoccupation, y compris votre identité, ainsi que les renseignements obtenus au cours de l’enquête sont toujours traités de manière confidentielle – ce qui signifie que les renseignements ne sont partagés que sur la base du besoin de savoir – que vous vous identifiiez ou que vous choisissiez de garder l’anonymat.

Il y a une section dans le portail Web en ligne où vous pouvez vous identifier, et si vous appelez la Ligne d’Assistance, vous pouvez fournir votre identité et vos coordonnées lorsque vous êtes invité à appeler représentant.

Est-ce que ça aide si je m’identifie ?

Oui, l'enquête est généralement plus rapide et plus efficace lorsque l'enquêteur est en mesure de suivre directement la personne qui a signalé le problème. Soyez assuré que tous les renseignements obtenus lorsque vous signalez une préoccupation, y compris votre identité, ainsi que les renseignements obtenus au cours de l’enquête sont toujours traités de manière confidentielle – ce qui signifie que les renseignements ne sont partagés que sur la base du besoin de savoir – que vous vous identifiiez ou que vous choisissiez de garder l’anonymat. Si vous vous êtes identifié, ils s'efforceront de respecter votre confidentialité. Votre identité ne sera pas divulguée en dehors des personnes qui enquêtent sur votre préoccupation ou votre problème, à moins que cela ne soit exigé dans le cadre d'une procédure judiciaire, par la législation locale ou par les mandats locaux de l'entreprise.

Comme indiqué dans notre code de conduite, personne ne peut faire l’objet de représailles pour avoir soulevé une préoccupation de bonne foi, et nous prenons cela très au sérieux. Chez American Express, vous pouvez vous exprimer en toute sécurité.

Où vont ces signalements ? Qui peut y accéder ?

Que les signalements soient faits en ligne ou par téléphone, ils sont documentés sur le serveur sécurisé de NAVEX, hébergé de manière indépendante, afin de garantir la confidentialité. Les signalements sont mis à la disposition d’un petit groupe spécialisé au sein du General Counsel’s Organization, appelé Bureau d’Amex Ethics Les agents d’Amex Ethics transmettent les signalements à des spécialistes en la matière désignés, à des enquêteurs au sein des Groupes de Relations avec les Collègues et de Travail, d'Audit Interne ou de la Sécurité Globale, qui sont chargés d’évaluer, d’enquêter et de résoudre les problèmes. Chaque membre du Bureau d’Amex Ethics et les enquêteurs internes qui examinent et résolvent les signalements ont tous reçu une formation spécialisée pour traiter les préoccupations avec la plus grande confidentialité et le plus grand soin.

Voir Qu'est-ce qui se passe lorsque vous faites une déclaration ? pour plus d'informations.

Puis-je soumettre des documents justificatifs lorsque je dépose une préoccupation ?

Le fait de soumettre des copies de documents, de photos, de courriels ou de captures d’écran de communications à l’appui de votre signalement est extrêmement utile à notre processus d’enquête. Si vous soumettez un signalement à la Ligne d’Assistance via le portail Web en ligne, vous aurez accès à un lien qui vous permettra de télécharger les types de fichiers les plus courants.

Comment puis-je suivre l'évolution de mon signalement ?

Une fois que vous avez terminé de déposer votre plainte en ligne ou par téléphone, vous recevrez une clé du signalement et serez invité à créer un mot de passe. À l’aide de ces pièces d’identité uniques, vous pourrez faire le suivi du signalement, soit en appelant la Ligne d’Assistance, soit en visitant le site Web. Vous devrez peut-être attendre quelques jours après votre soumission avant de pouvoir suivre les premiers progrès et vérifier si des informations supplémentaires vous sont demandées.

Que faire si je perds ma clé de signalement ou mon mot de passe ?

Si vous perdez votre clé de déclaration ou votre mot de passe, il vous sera demandé de déposer un nouveau signalement. Cela nous permet de maintenir le plus haut niveau de confidentialité. Vous devez mentionner, soit par téléphone, soit dans le formulaire en ligne, que votre nouveau signalement est liée à un signalement antérieur.

La fonction téléphonique de la Ligne d'Assistance est-elle confidentielle ?

Oui, c’est confidentiel. Nous n’enregistrons pas les appels et ne retraçons pas la source de quelque manière que ce soit. Il vous sera demandé de fournir par téléphone les mêmes informations que celles que vous donneriez dans un signalement soumis par le biais du portail web en ligne de la Ligne d'Assistance. Les préposés aux appels sont employés par NAVEX, notre fournisseur de services tiers ; ce ne sont pas des collègues d'American Express. Le préposé à l'appel saisira vos réponses directement dans l'environnement sécurisé de la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics. Les mêmes mesures de sécurité et de confidentialité seront appliquées aux rapports transmis par téléphone et par Internet.

Je crois comprendre que toute préoccupation que j'envoie depuis un ordinateur de l'entreprise génère un journal de serveur qui montre tous les sites Web auxquels mon ordinateur se connecte. Ce journal ne m'identifiera-t-il pas comme l'auteur du signalement ?

Soyez assuré que la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics et le Bureau d’Amex Ethics ne génèrent ni ne tiennent à jour de journaux de connexion internes contenant des adresses IP. De plus, NAVEX s’est engagée par contrat à ne pas rechercher l’identité d’une personne à l’origine d’un signalement. Néanmoins, si vous ne vous sentez pas à l’aise d’accéder à la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics à partir de votre ordinateur de travail, vous pouvez y accéder à l’aide de n’importe quel ordinateur personnel (comme le vôtre ou celui situé dans un cybercafé, à la bibliothèque, chez un ami, etc.)

Je crains que les informations que je fournis anonymement à la ligne d'assistance éthique d'Amex ne révèlent en fin de compte mon identité. Comment pouvez-vous m'assurer que cela ne se produira pas ?

Tous les signalements sont conservés avec le plus haut niveau de confidentialité. Si vous souhaitez garder l’anonymat, la Ligne d’Assistance d’Amex Ethics est conçue pour s’assurer que cela se produise. La Ligne d’Assistance d'Amex Ethics et le Bureau d’Amex Ethics ne génèrent ni ne tiennent à jour de journaux de connexion internes contenant des adresses IP, et NAVEX s’est engagé par contrat à ne jamais rechercher l’identité de la personne à l’origine d’un signalement. Pour garantir davantage votre anonymat, vous devez, en tant que personne signalant les faits, veiller à ne pas donner de détails si précis qu’ils ne pourraient concerner que vous.

Que faire si mon chef direct ou d'autres chefs sont impliqués dans ma préoccupation ? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et commencer à étouffer l'affaire ?

Les protocoles de la Ligne d'Assistance et de distribution des signalements d'Amex Ethics sont conçus de manière à ce que les parties impliquées ne soient pas informées ou n'aient pas accès aux signalements dans lesquels ils sont nommés.

Que faire si je me souviens de quelque chose d’important après avoir signalé ma préoccupation ?

Lorsque vous déposez une plainte auprès de la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics, que ce soit en utilisant le portail web en ligne ou par téléphone, vous recevez une clé de signalement unique et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Avec la clé de signalement et votre mot de passe, vous pouvez à tout moment retourner à la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics (via le portail web ou par téléphone) pour accéder au rapport original et ajouter des détails supplémentaires.

Qu'en est-il si vous avez des questions à me poser concernant mon rapport ?

Le site Internet de la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics permet aux membres du Bureau d'Amex Ethics ou aux enquêteurs internes de poser des questions à votre intention, même si votre signalement est anonyme. Ce dialogue peut être utile pour s'assurer que votre signalement peut être examiné et enquêté de manière appropriée et approfondie. Lorsque vous recevez votre clé de signalement et que vous créez un mot de passe lors de la soumission de votre signalement, vous recevez une estimation du délai de traitement du signalement. Nous vous suggérons fortement de verifier fréquemment pendant cette période pour voir si des questions ont été publiées. Si vous vous êtes identifié dans le signalement initial, un membre du Bureau d’Amex Ethics ou un enquêteur interne peut communiquer directement avec vous en utilisant les coordonnées que vous avez fournies.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que le signalement initial ?

Oui, toutes les communications de la Ligne d'Assistance d'Amex Ethics sont conservées dans la même stricte confidentialité que le signalement initial. Si vous choisissez de signaler de manière anonyme, les suivis sont traités de la même manière, dans la mesure permise par la législation locale.