INFORMAZIONI SUL SISTEMA EthicsPoint®
Che cos’è il sistema EthicsPoint®?
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione confidenziale che consente ai dipendenti di segnalare frodi,
abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro.
Perché abbiamo bisogno di un sistema come EthicsPoint?
Noi di Flex crediamo che i nostri dipendenti siano la nostra risorsa più importante.
Creando canali di comunicazione aperti, possiamo promuovere un ambiente di lavoro positivo e massimizzare la produttività.
Inoltre, le società quotate in borsa sono tenute per legge a disporre di un veicolo di segnalazione anonimo per affrontare
le frodi contabili e di revisione, le violazioni del nostro Codice di condotta aziendale o qualsiasi altro problema.
REPORTISTICA – GENERALE
Come faccio a fare una segnalazione?
È possibile inviare una segnalazione in modo confidenziale per telefono o tramite il sito web di EthicsPoint.
Puoi anche fare una segnalazione direttamente al tuo manager, alla sicurezza del sito,
alle risorse umane o inviarci un'e-mail all'indirizzo
compliance.counts@flex.com.
Che tipo di problemi devo segnalare?
L'utente è tenuto a segnalare qualsiasi violazione del nostro Codice di condotta ed etica aziendale
o qualsiasi altro problema che possa avere. Sai cosa sta succedendo in Flex, sia nel bene che nel male.
Potresti avere una conoscenza iniziale di un'attività che potrebbe essere motivo di preoccupazione.
La tua reportistica può ridurre al minimo il potenziale impatto negativo sull'azienda e sul nostro personale.
Se vedo una violazione, devo segnalarla al mio manager o alle risorse umane e lasciare che se ne occupino loro?
L'utente è tenuto a segnalare qualsiasi comportamento che ritenga violi il nostro Codice.
Puoi portare queste preoccupazioni al tuo manager diretto, alle risorse umane, alla conformità,
all'ufficio legale o ad altri membri del team di gestione. Riconosciamo che potrebbero esserci circostanze
in cui non ti senti a tuo agio nel segnalare il problema alla direzione. Con EthicsPoint,
è possibile effettuare segnalazioni in modo confidenziale e anonimo (ove consentito dalle leggi locali).
Perché dovrei segnalare ciò che so? Cosa ci guadagno?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo.
Con questo diritto arriva la responsabilità di agire in modo etico e di far
sapere alle persone appropriate se qualcuno non sta agendo in modo appropriato.
Lavorando insieme, possiamo mantenere un ambiente sano e produttivo.
Dove vanno a finire questi rapporti? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono inserite direttamente in un server sicuro di terze parti
per prevenire ogni possibile violazione della sicurezza.
I rapporti sono disponibili solo per persone specifiche di Flex che sono incaricate di valutare il rapporto.
Queste persone hanno avuto una formazione per mantenere questi rapporti nella massima riservatezza.
Cosa succede se il mio capo o altri manager sono coinvolti in una violazione? Non riceveranno il rapporto e inizieranno un insabbiamento?
Il sistema e i protocolli di distribuzione dei report sono progettati in modo che le parti
coinvolte non vengano informate o non venga concesso l'accesso ai report in cui sono state nominate.
Cosa succede se mi ricordo qualcosa dell'incidente dopo aver presentato la denuncia?
Quando invii una segnalazione, riceverai una chiave di segnalazione univoca e ti verrà chiesto di inserire una password.
Con la chiave di segnalazione e la password, è possibile accedere al sistema in qualsiasi momento,
per telefono o tramite il sito web, e accedere al rapporto originale e aggiungere ulteriori dettagli.
Cosa succede se avete domande per me riguardo alla mia segnalazione?
Il sistema consente al rappresentante dell'azienda che ha esaminato la tua segnalazione
di pubblicare domande per te, anche se la segnalazione è anonima.
Le domande di follow-up vengono solitamente inviate entro 4-6 giorni lavorativi.
Questi follow-up sulle segnalazioni sono sicuri come il primo?
Sì. Tutta la corrispondenza è mantenuta con la stessa riservatezza del rapporto iniziale.
L'utente può continuare a rimanere anonimo, se lo desidera e laddove consentito dalla legge locale.
Cosa devo fare se il numero di telefono non funziona?
Se il numero di telefono sopra indicato non funziona,
si prega di effettuare la segnalazione online attraverso questo sito web.
Si prega di indicare nella segnalazione che il numero di telefono non funzionava.
Cosa devo fare se il paese in cui mi trovo non è elencato sopra?
Se non c'è servizio per la tua posizione, ti preghiamo di effettuare la tua
segnalazione online attraverso questo sito web. Si prega di indicare nel rapporto
che le istruzioni di composizione per il paese in cui ci si trova non erano disponibili.
SICUREZZA E RISERVATEZZA DELLE SEGNALAZIONI
Posso sporgere denuncia da casa e rimanere anonimo?
Una segnalazione da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimarrà sicura e anonima,
ove consentito dalle leggi locali. Un portale Internet non identifica mai un visitatore in base al nome utente e il sistema
EthicsPoint elimina le informazioni identificative, come l'indirizzo IP, in modo da mantenere l'anonimato.
Inoltre, gli amministratori di EthicsPoint si impegnano contrattualmente a non perseguire l'identità di un segnalante.
Anche il numero verde è confidenziale e anonimo?
Sì, a condizione che la segnalazione anonima sia consentita dalle leggi locali.
All'utente verrà chiesto di fornire le stesse informazioni che fornirebbe in un report basato sul sito Web.
Un intervistatore di terze parti digiterà le risposte direttamente nell'ambiente sicuro di EthicsPoint.
Ai report basati su hotline vengono applicate le stesse misure di sicurezza e riservatezza applicate durante l'invio dei report basati sul sito web.
Cosa succede se voglio essere identificato con la mia segnalazione?
C'è una sezione nel rapporto in cui puoi identificarti, se lo desideri.