INFORMAZIONI SUL SISTEMA EthicsPoint®
Che cos’è il sistema EthicsPoint®?
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione riservato che consente ai
dipendenti di riferire frodi, abusi e altre condotte inappropriate sul
posto di lavoro.
Perché è necessario un sistema come EthicsPoint?
In Flex, riteniamo che i nostri dipendenti siano la nostra risorsa più
importante. Creando canali di comunicazione aperti, possiamo promuovere
un ambiente di lavoro positivo e massimizzare la produttività. Inoltre,
le società quotate in borsa sono tenute per legge a disporre di un metodo
di segnalazione anonimo tramite cui gestire frodi contabili e di revisione,
violazioni del Codice di condotta aziendale o eventuali altre preoccupazioni.
Segnalazioni – Introduzione generale
Come posso presentare un rapporto?
I dipendenti possono presentare un rapporto in modo confidenziale via
telefono o tramite il sito web di EthicsPoint. È possibile fare rapporto
anche direttamente al proprio responsabile, al reparto sicurezza della
sede o alle Risorse umane.
Quale tipo di problemi devo segnalare?
I dipendenti devono riferire ogni violazione del nostro Codice di condotta
ed etica aziendale o ogni altra preoccupazione riscontrata. Essi sanno
cosa accade di positivo e negativo all’interno di Flex. I dipendenti possono
essere i primi a venire a conoscenza di un’attività che può essere motivo
di preoccupazione. Le loro segnalazioni possono minimizzare i potenziali
effetti negativi sulla società e sulle nostre persone.
Se riscontro una violazione, devo segnalarla al mio responsabile o alle RU e lasciare che siano loro a gestirla?
I dipendenti sono tenuti a riferire qualsiasi comportamento che ritengono
una violazione del nostro Codice. Queste preoccupazioni possono essere
segnalate al proprio responsabile diretto, alle RU, agli uffici Conformità
o Legale o ad altri membri del team dirigente. Sappiamo che in alcune circostanze
i dipendenti possono non trovarsi a proprio agio nel segnalare un problema
alla dirigenza. Con EthicsPoint, è possibile segnalare in modo confidenziale
e in forma anonima (se consentito dalle leggi locali).
Perché dovrei riferire ciò che so? Qual è l’utilità di questo comportamento per me?
Tutti noi abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo. Da questo
diritto deriva la responsabilità di agire in modo etico e di informare
le persone appropriate se qualcuno non si comporta in modo adeguato. Lavorando
insieme possiamo mantenere un ambiente sano e produttivo.
Dove vanno a finire questi rapporti? Chi può accedervi?
Per prevenire qualsiasi possibile violazione della sicurezza, i rapporti
sono inseriti direttamente su un server protetto di una terza parte. I
rapporti sono a disposizione solo del personale di Flex incaricato della
loro valutazione. Queste persone hanno ricevuto la formazione necessaria
su come mantenere rigorosamente riservati i rapporti.
Che cosa succede se il mio capo o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? Non si limiteranno a prendere il rapporto e iniziare a insabbiarlo?
Il sistema e i protocolli di distribuzione dei rapporti sono concepiti
in modo tale che le parti coinvolte non siano informate in merito, e non
possano avere accesso, ai rapporti in cui sono citate.
Che cosa accade se ricordo qualcosa dell’incidente dopo aver presentato il rapporto?
Quando presentano un rapporto, i dipendenti ricevono una chiave di rapporto
univoca e viene loro chiesto di inserire una password. Con la chiave del
rapporto e la password, i dipendenti possono accedere nuovamente al sistema
in qualsiasi momento, via telefono o Internet, e aprire il rapporto originale
per aggiungere ulteriori dettagli.
Che cosa accade se avete domande da farmi sul mio rapporto?
Il sistema consente ai rappresentanti della società che hanno esaminato
il rapporto di inviare eventuali domande al suo autore anche in caso di
segnalazione in forma anonima. In genere le domande di follow-up sono pubblicate
entro 4-6 giorni lavorativi.
Questi follow-up sui rapporti sono sicuri come il primo?
Sì. Tutta la corrispondenza è conservata con le stesse norme di riservatezza
del rapporto iniziale. Se desiderano farlo e se è consentito dalla legge
locale, i dipendenti possono mantenere il proprio anonimato.
Che cosa devo fare se il numero di telefono non è operativo?
Se il numero di telefono elencato in precedenza non funziona, assicurarsi
di inviare il rapporto online attraverso questo sito Web. Si prega di indicare
nel rapporto che il numero di telefono non ha funzionato come previsto.
Che cosa devo fare se il Paese in cui mi trovo non compare nel precedente elenco?
Qualora il servizio non sia disponibile nel proprio Paese di residenza,
si prega di presentare il rapporto online tramite questo sito Web. Nel
rapporto indicare che non sono disponibili istruzioni di chiamata per il
proprio Paese.
SICUREZZA E RISERVATEZZA DELLE SEGNALAZIONI
Posso presentare un rapporto da casa e mantenere comunque l’anonimato?
Ove consentito dalle leggi locali, i rapporti inviati da casa, dal computer
di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimarranno protetti e anonimi.
I portali Internet non identificano mai i visitatori in base al nome visualizzato
sullo schermo e per mantenere l’anonimato il sistema EthicsPoint elimina
ogni informazione di identificazione come gli indirizzi IP. Inoltre, gli
amministratori di EthicsPoint sono contrattualmente impegnati a non cercare
l’identità dei segnalanti.
Anche il numero verde della hotline telefonica è riservato e anonimo?
Sì, a condizione che le segnalazioni anonime siano consentite dalle leggi
locali. Ai dipendenti sarà chiesto di fornire le stesse informazioni che
fornirebbero in un rapporto presentato via Internet. Un intervistatore
terzo inserirà le risposte direttamente nell’ambiente sicuro di EthicsPoint.
Ai rapporti inviati tramite la hotline vengono applicate le stesse misure
di sicurezza e riservatezza impiegate per i rapporti presentati via Internet.
E se desidero essere identificato nel mio rapporto?
Se si desidera, nel rapporto è presente una sezione in cui è possibile
identificarsi.