Spørsmål og svar

Standardindustriens etikkhjelpelinje – Vanlige spørsmål

Hva er standardindustriens etikkhjelpelinje?

Standard industriens etikkhjelpelinje gjør det mulig for alle på tvers av våre virksomheter til å rapportere bekymringer eller oppsøke veiledning om prinsippene som er beskrevet i våre etiske retningslinjer, våre retningslinjer for bedrifter (inkludert påstått svindel, overgrep og annen oppførsel på arbeidsplassen), og relevante lover. Gitt den globale naturen til våre virksomheter, er hjelpelinjen tilgjengelig i et utvalg av språk.

Standardindustriens etikkhjelpelinje støttes av en uavhengig tredjeparts tjenesteleverandør, NAVEX, og dens saksbehandler program, EthicsPoint.

Hvorfor har vi en etikkhjelpeline?

Vi mener at det å opptre etisk og med integritet er avgjørende, og vi ønsker å motivere våre ansatte til å gjøre det rette og si fra hvis og når de har bekymringer. Standardindustriens etikkhjelpelinje gjør det mulig for ansatte og kontigente arbeidere på tvers av våre enheter å rapportere bekymringer eller atferd som er i opposisjon til prinsippene som er beskrevet i våre etiske retningslinjer, bedriftsretningslinjer og gjeldende lover. Der det er lovlig tillatt, kan rapporter sendes inn anonymt, og alle rapporter blir behandlet med den største konfidensialitet.

Rapportering - Generelt

Hvilke typer situasjoner bør jeg rapportere?

Du bør rapportere enhver aktivitet eller atferd som strider mot prinsippene som er beskrevet i våre etiske retningslinjer, bedriftsretningslinjer eller gjeldende lover. Dette omfatter, men er ikke begrenset til saker som gjelder:

Mangfold, likestilling og respekt på arbeidsplassen
Finansiell integritet og forretningsintegritet
Helse og miljøsikkerhet
Misbruk av personopplysninger eller bedriftsinformasjon
Fysisk og cybersikkerhet
Potensielle lovbrudd
Jeg vet ikke / annet

Hvorfor er det viktig å rapportere en bekymring?

Brudd på våre etiske retningslinjer, retningslinjer for bedrifter og/eller loven kan sette våre ansatte og vår virksomhet i fare. Hver av oss har ansvaret for å opptre etisk og å ta opp observasjoner eller bekymringer vi har om uetisk eller upassende oppførsel på arbeidsplassen. Vi undersøker alle bekymringer for å sikre at sakene er riktig adressert og for å minimere potensialet for eventuelle negative konsekvenser for selskapet.

Hvordan rapporterer jeg en bekymring?

For ansatte som har en bekymring, rapporter det så snart som mulig. Bekymringer kan rapporteres direkte til din leder, personalavdelingen, internrevisjon, sikkerhet og/eller juridisk. Vær oppmerksom på at bekymringer knyttet til innsidehandel eller materiell ikke-offentlig informasjon utelukkende bør rettes til selskapets generaladvokat. For en fullstendig liste over interne ressurser som er tilgjengelige for deg, vennligst se våre Retningslinjer for rapportering.

Bekymringer kan også rapporteres via pc eller mobil på standardindustriens etikkhjelpelinje eller via telefon det lokale telefonnummeret til hjelpelinjen, som kan nås på standardindustries.ethicspoint.com. For ansatte som velger å rapportere bekymringsmeldingene dine via telefon, vil hjelpelinjerepresentantene skrive svarene dine direkte inn i hjelpelinjens sikre miljø.

For ansatte som ikke føler deg komfortabel med å rapportere en bekymring gjennom standardindustriens etikkhjelpelinje på arbeids-PC eller mobilenhet, kan du bruke en enhet utenfor arbeidsmiljøet for å få tilgang til hjelpelinjen.

Rapporter behandles med lik sikkerhet og konfidensialitet, uavhengig av om de er sendt inn via nett eller telefon.

Hva om jeg husker noe viktig om hendelsen etter at jeg rapporterte bekymringen?

Når du rapporterer en bekymring via standardindustriens etikkhjelpelinje, enten ved å bruke den elektroniske portalen eller via telefonhjelpelinjen, vil du motta en unik rapportnøkkel og blir bedt om å velge et passord. Med rapportnøkkelen og passordet ditt kan du gå tilbake til systemet igjen, enten via nett eller via telefon, for å få tilgang til den opprinnelige rapporten eller sende inn ytterligere detaljer.

Hvor går bekymringen min?

Når du rapporterer en bekymring på nett eller via telefon, legges den inn direkte i den sikre serveren til vår tredjepartsadministrator, NAVEX. Rapporten gjennomgås deretter av enkelte utpekte representanter fra den aktuelle virksomheten og funksjonen.

Hvem kan få tilgang til den rapporterte bekymringen?

Kun enkelte utpekte representanter innenfor den aktuelle virksomheten og funksjonen har tilgang til den rapporterte bekymringen. Bekymringen deles bare i den grad det er nødvendig for å undersøke og, om nødvendig, løse det rapporterte problemet. Der det er lovlig tillatt, kan rapporter sendes inn anonymt, og alle rapporter blir behandlet med den største konfidensialitet.

Rapporter sikkert og konfidensielt

Hvordan beskyttes personvernet mitt gjennom standardindustriens etikkhjelpelinje?

Der det er lovlig tillatt, kan rapporter sendes inn anonymt, og alle rapporter blir behandlet med den største konfidensialitet. Vår tredjeparts hjelpelinjeadministrator, NAVEX, har forbud mot å sjekke en rapportørs identitet. For å sikre din anonymitet ytterligere, unngå å inkludere detaljer som kan avsløre din identitet når du sender inn en bekymring.

Kan jeg rapportere en bekymring hjemmefra og fortsatt være anonym?

Uansett hvor og gjennom hvilken enhet du rapporterer en bekymring, vil identiteten din forbli beskyttet og skjult der det er tillatt i henhold til lokal lovgivning. Identifiserende informasjon, for eksempel IP-adresser, er utelukket fra rapporten for å opprettholde anonymitet og konfidensialitet. NAVEX er kontraktsmessig forpliktet til ikke å sjekke en rapportørs identitet.

Hjelper det hvis jeg identifiserer meg?

Det er vanligvis raskere og mer effektivt å undersøke en rapport hvis de som undersøker bekymringen kan følge opp saken direkte med personen som rapporterer saken. For ansatte som har identifisert deg, vil teamet gjøre sitt ytterste for å respektere din konfidensialitet. Din identitet vil ikke bli offentliggjort med mindre det er nødvendig for å gjennomføre en skikkelig undersøkelse, som kreves i løpet av rettssaker, eller som kreves av lokale lover eller lokale selskapsmandater.

Vi vil ikke tolerere noen form for represalier for å ha rapportert en bekymring i god tro.

Hvordan kan jeg følge opp statusen for en innsendt rapport?

Når du er ferdig med å rapportere bekymringen din, får du en rapportnøkkel (et referansenummer) og bedt om å opprette et passord. Du kan følge opp en rapport ved hjelp av rapportnøkkelen og passordet via standardindustriens etikkhjelpelinje eller ved å ringe hjelpelinjen.

Du må kanskje vente noen dager etter innsendingen før du kan følge fremdriften og sjekke om du blir bedt om mer informasjon. Du kan sjekke statusen for en rapport for å se om den er åpen eller er løst, men for å beskytte involverte parter kan ikke detaljer knyttet til undersøkelsen gis.

Hva om jeg mister rapportnøkkelen eller passordet mitt?

For å opprettholde det høyeste nivået av konfidensialitet, vil du bli bedt om å rapportere en ny bekymring For ansatte som mister enten rapportnøkkelen eller passordet ditt. Du bør nevne at den nye rapporten er relatert til en som er rapportert tidligere.

Tips og beste praksis

Jeg er oppmerksom på noen personer som er involvert i uetisk opptreden, men det påvirker ikke meg. Skal jeg rapportere saken?

Ja. All uetisk oppførsel, på alle nivåer, vil til syvende og sist skade selskapet og våre ansatte. For ansatte som blir gjort oppmerksom på noen hendelse av påstått misbruk eller et etisk brudd, bør du vurdere det som ditt ansvar å rapportere en bekymring.

Jeg er ikke sikker på om det jeg har observert eller hørt er et brudd på våre etiske retningslinjer, selskapets policy, gjeldende lovgivning eller om det er uetisk oppførsel, men det ser ikke riktig ut for meg. Hva skal jeg gjøre?

Rapporter din bekymring. Det er bedre å rapportere om en situasjon som viser seg å være harmløs enn å la en mulig uetisk eller ulovlig oppførsel gå upåaktet på grunn av usikkerhet.

Som nevnt i våre Retningslinjer for rapportering, er vi forpliktet til å opprettholde et miljø der enkeltpersoner kan rapportere, uten frykt for represalier, enhver oppførsel som de vet er eller mener å være i strid med selskapets retningslinjer eller policyer, eller lovene i hvert land der våre selskaper gjør forretninger.

Hva om min sjef eller andre ledere er involvert i en overtredelse? Vil de få rapporten?

Standardindustriens etikkhjelpelinje er utformet slik at impliserte parter ikke blir varslet om eller gitt tilgang til rapporter der de har blitt navngitt, med mindre det kreves av lokale lover.

Hva om du har spørsmål til meg om rapporten min?

De som er ansvarlige for å undersøke bekymringen din, kan legge ut spørsmål til deg i nettportalen, selv om du rapporterer anonymt. Når du mottar rapportnøkkelen, får du også en estimert behandlingstid for rapporten. Når den tiden har gått, anbefaler vi at du sjekker for å se om det er lagt ut noen spørsmål som kan bidra til undersøkelsen.

Er oppfølgingen like sikker som den opprinnelige rapporten?

All korrespondanse holdes like strengt fortrolig som den opprinnelige rapporten, og du fortsetter å være anonym i den utstrekning det er tillatt av lokal lov og selskapets policy.

Kan jeg fortsatt rapportere en bekymring hvis jeg ikke har tilgang til internett?

For ansatte som ikke har tilgang til, eller er ukomfortabel med å bruke en datamaskin eller mobil enhet, kan du ringe hjelpelinjen som er tilgjengelig 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Internasjonale oppringingsalternativer er tilgjengelige etter land på standardindustriens etikkhjelpelinje når du klikker på "Rapporter en bekymring."